Buchhaltung beim Steuerberater erstellen lassen, ja oder nein? Immer wieder taucht diese Fragestellung auf. Inhaberinnen und Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen werden früher oder später mit diesem Thema konfrontiert. Für uns Grund genug, einen Artikel hierzu zu schreiben. Wir gehen auf die relevanten Vor- und Nachteile der Erstellung der Buchhaltung durch den Steuerberater ein. Sie dürfen sicher sein: Wir sind ehrlich und greifen dabei auf unsere jahrzehntelange Praxis-Erfahrung zurück und beschönigen nichts. Versprochen! Daneben geben wir Ihnen Tipps rund um die Buchhaltung – egal, für welche Lösung Sie sich letztlich entscheiden.
Buchhaltung vom Steuerberater – Die Vorteile
1. Mehr Zeit durch Delegation der Finanzbuchhaltung an einen Experten: Den Steuerberater
Machen wir uns nichts vor: Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen kostet Zeit. Da Zeit ein rares Gut ist, insbesondere für alle Selbstständigen, ist es sinnvoll sich als Unternehmer auf seine Stärken und das Kerngeschäft zu konzentrieren. In den seltensten Fällen gehört die Erstellung der Fibu zu den wirklichen Stärken eines Unternehmers. Vielmehr handelt es sich hierbei für die meisten wohl um eine eher ungeliebte Tätigkeit. Außerdem ist der durchschnittliche Inhaber eines Betriebes eher selten Experte in Sachen Buchhaltung. Der Steuerberater hingegen schon. Steuerberater erledigen Buchhaltungen in einem Bruchteil der Zeit, die ihre Mandantinnen und Mandanten benötigen würden. Die hierfür eingesparte Zeit können diese sinnvoller investieren: In ihr Kerngeschäft.
2. Hochwertige Buchführung und korrekte Zahlen
Steuerberater sind hochqualifizierte Experten mit umfassendem Wissen über Steuergesetze und Buchführungspraktiken. Sie gewährleisten eine fehlerfreie und professionelle Buchhaltung. Durch diese Expertise gewährleisten sie, dass Ihre Zahlen stimmen.
3. Verpflichtung des Steuerberaters zum Abschluss einer Vermögenschadenhaftpflichtversicherung
Ein Steuerberater ist – im Gegensatz zu einem gewerblichen Buchhalter – dazu verpflichtet, eine Vermögenschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen. Dies bedeutet, dass Sie als Unternehmer geschützt sind, falls es zu größeren Fehlern in der Buchführung kommt.
4. Besseres Verständnis Ihres eigenen Unternehmens
5. Frühzeitige Hinweise auf steuerliche Verpflichtungen
Steuerberater weisen Sie im Rahmen der Buchhaltungsarbeiten frühzeitig auf steuerliche Verpflichtungen hin, sodass Sie genügend Zeit haben, sich darauf vorzubereiten und mögliche Steuervorteile zu nutzen. Gleichzeitig bereitet Sie der Steuerberater im Rahmen der Buchführungstätigkeit quasi permanent auf eine früher oder später anstehende Betriebsprüfung vor. Dies geschieht u.a. auch durch seine Hinweise auf Themenbereiche wie die GoBD.
6. Optimierung von Steuergestaltungen
Ein Steuerberater kann Ihnen bei der Optimierung Ihrer Steuerstrategien helfen, um die Steuerlast zu minimieren und finanzielle Ressourcen freizusetzen. Wenn Sie ohnehin Ihre Steuererklärungen und Jahresabschlüsse vom Steuerberater erstellen lassen, ist es zudem sinnvoll, diesen auch die Buchhaltung machen zu lassen, da die Ergebnisse des Rechnungswesens so direkt in Ihre Steuererklärung fließen können. Letztlich ist es schließlich so, dass Buchhaltung und Steuern ohnehin meist nahezu untrennbar miteinander verwoben sind.
7. Optionale Zusatzleistungen: Reibungsloser Zahlungsverkehr / funktionierendes Mahnwesen
Als Nebenleistungen zur Buchhaltung durch den Steuerberater sind interessante Optionen möglich. So kann der Berater bspw. durch die Integration des Zahlungsverkehrs in die Buchführung Ihren Zahlungsprozess optimieren. Auch die Auslagerung des Mahnwesens ist denkbar. Sie werden hierdurch von weiteren unangenehmen und zeitraubenden Tätigkeiten entlastet.
8. Übersichtliche Auswertungen
Steuerberater erstellen übersichtliche Auswertungen, die an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden können. Diese betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) erleichtern die betriebswirtschaftliche Analyse Ihres Unternehmens. Dies gilt insbesondere für die grafischen Auswertungen, die ggf. bestehende Problematiken auf einfache Weise verdeutlichen.
9. Spezielle Auswertungen, die Ihnen weiterhelfen: Vorjahresvergleich und Branchenvergleich
Sie können Ihre aktuellen Zahlen mit denen der vom Steuerberater bei der Buchführung erstellten speziellen Auswertungen vergleichen: Vorjahresvergleich und Branchenbenchmarks helfen Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens besser einzuschätzen.
Buchhaltung vom Steuerberater – Mögliche Nachteile
1. Belege außer Haus
Sie müssen womöglich für kurze Zeit Ihre Belege aus der Hand geben. Sofern sie mit einer modernen digitalen Steuerberatungskanzlei zusammenarbeiten, entfällt diese Notwendigkeit, die man aus dem Zeitalter des sogenannten Pendelordners kennt.
2. Monatliche Buchungen
Viele Steuerberater buchen nur einmal im Monat, was in manchen Fällen zu selten sein kann. Allerdings bieten moderne Steuerberatungen wie MENTEL auch zeitnähere Buchführungsoptionen. Letztlich läuft es hierbei auf digitale Buchhaltung hinaus.
3. Kosten
Die Dienstleistungen eines Steuerberaters sind kostenpflichtig. Das heißt, sie kosten Geld. An dieser Stelle sollten Sie jedoch unbedingt bedenken, dass die Zeit und das Wissen, die Sie durch die Beauftragung eines Steuerberaters mit der Finanzbuchhaltung einsparen, den finanziellen Aufwand meist rechtfertigen.
Zwischenfazit
Insgesamt bietet die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erhebliche Vorteile, darunter Zeitersparnis, professionelle Qualität, finanzielle Sicherheit und ein tieferes Verständnis Ihres Unternehmens. Die Nachteile können durch moderne Technologien und eine gute Kommunikation mit dem Steuerberater minimiert werden. Letztendlich ist die Entscheidung, die Buchführung auszulagern, eine strategische Wahl, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten sein sollte.
Buchhaltung – Der Tipp: Selbst buchen, aber mit Unterstützung vom Steuerberater
Zeitgemäß als Selbstbucher mit lexoffice, DATEV und Co.
Ein heißer Tipp ist nach unserer Einschätzung die folgende Vorgehensweise: Sprechen Sie zuerst mit Ihrem Steuerberater, welche Buchhaltungssoftware er Ihnen als Selbstbucher empfehlen würde. Wichtig ist nach unserer Einschätzung, dass die Softwarelösung ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist, intuitiv, verständlich und zuverlässig ist. Außerdem muss sie über eine gute Schnittstelle zur Kanzleisoftware verfügen. Besonders Kanzleien, die über einen Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse verfügen, werden Sie diesbezüglich seriös und zuverlässig beraten können.
Je nach den vorhandenen Buchhaltungskenntnissen und Anforderungen setzen wir diesbezüglich momentan auf lexoffice oder auf DATEV-Software. Hier kennen wir uns aus. Deshalb können wir unsere Mandantinnen und Mandanten bei diesen Lösungen auch gut unterstützen. Genau diese Unterstützungsmöglichkeit durch den Steuerberater bzw. das Steuerberatungsbüro ist nach unserer Überzeugung enorm wichtig.
Selbstbucher: Ohne Fibu-Check geht nichts!
Eines muss Ihnen klar sein: Eine (vermeintlich) tolle Software allein reicht nicht aus, um die Buchhaltung selbst zu erledigen. Als Selbstbucher sollten Sie unbedingt einen regelmäßigen Fibu-Check Ihres Steuerberaters buchen. Ohne diesen geht nach unserer langjährigen Erfahrung in nahezu 100% aller Fälle nichts! Lassen Sie möglichst monatlich Ihre Buchhaltungsergebnisse vom Steuerbüro kontrollieren und reden Sie mit dem Steuerberater über Ihre Buchhaltung. Nutzen Sie die Gesprächstermine, um selbst dazu zu lernen und einen besseren Überblick über Ihr Unternehmen zu gewinnen. Nach unseren Erfahrungswerten werden die Beratungsgespräche mit der Zeit immer kürzer, da Sie allmählich immer professioneller agieren und üblicherweise immer seltener Belege fehlen. So schrumpfen mit der Zeit auch Ihre Kosten für die Buchführung.
Ein weiterer Vorteil: Die Auseinandersetzung mit den eigenen Zahlen ist ein wunderbarer Einstieg in die Controlling-Beratung, durch die Sie weitere Erkenntnisse für die Unternehmensführung ziehen können.
Fazit
Nach unserer Ansicht ist die letztgenannte Lösung für viele kleine und mittlere Unternehmen durchaus erwägenswert. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels, der sowohl Mandantinnen und Mandanten, als auch die Steuerberatungsbüros betrifft, kann sich die Lösung „Selbstbucher mit regelmäßigem Fibu-Check“ wirklich lohnen. Natürlich entstehen auch hierbei Kosten, diese sind jedoch meist überschaubar. Zudem wird Ihnen bei dieser Herangehensweise an das sagenumwobene Thema der Buchhaltung sehr schnell klar, worauf Sie zu achten haben und warum.
Abschließend möchten wir Ihnen noch mitteilen, wie wir bei MENTEL mit der Thematik der Buchhaltung umgehen.
Für uns kommt mittlerweile die Lösung des reinen Selbstbuchers, der jährlich seine Buchhaltungsergebnisse für die Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschluss zur Verfügung stellt, nicht mehr in Frage. Solche Mandatsanfragen lehnen wir ab. Erfahrungsgemäß ist die Qualität der selbst verbuchten Unterlagen in neun von zehn Fällen leider nicht abschlussreif. Der Aufwand für Abschlusserstellung gestaltet sich deshalb meist zu hoch, mit der Folge, dass die Kosten hierfür signifikant ansteigen. Dies kann nicht im Sinne unserer Mandanten sein.
Die letztgenannte Lösung für Selbstbucher inklusive Fibu-Check führen wir gern mit Ihnen durch. Jedoch sagen wir Ihnen klipp und klar: Regelmäßige persönliche Kommunikation zwischen Steuerberatungsbüro und Mandant ist das A und O! Feste Terminabsprachen sind in diesem Zusammenhang ein Muss. Hiervon profitieren alle Beteiligten.
Lediglich Mandantinnen und Mandanten in speziellen Branchen (bspw. im E-Commerce) empfehlen wir ausdrücklich das komplette Outsourcing der Buchhaltung an das Steuerberatungsbüro. Sinnvoll ist auch hier ein offenes Gespräch, für das wir stets zur Verfügung stehen. Denn nur, wenn alle Beteiligten sich auf einheitliche und verbindliche Buchhaltungsprozesse verständigen, geht die ausgelagerte Buchhaltung wirklich leicht von der Hand.