Meine Steuern von DATEV - Einkommensteuer, aber digital
Viele Unternehmer kennen die Situation: Bei den betrieblichen Steuern wie der Umsatzsteuer und der Gewerbesteuer gibt es meist keine große Nachzahlung, wenn die dazugehörigen jährlichen Steuererklärungen beim Finanzamt eingereicht werden. Bei der „Mutter der Steuererklärungen“, wie die Einkommensteuererklärung manchmal genannt wird, verhält es sich hingegen oftmals wie mit einer Wundertüte. Entweder erwartet den Steuerpflichtigen eine erfreuliche Erstattung oder eine niederschmetternde Nachzahlung. Der Grund hierfür liegt meist darin, dass verschiedene steuerwirksame Sachverhalte dem Steuerberater erst mit den Belegen für die Einkommensteuererklärung bekannt werden. Deshalb wurden diese auch nicht bei der Bemessung der bisherigen vierteljährlichen Steuervorauszahlungen berücksichtigt.
Abhilfe für das geschilderte Problem kann durch eine engere Zusammenarbeit mit dem Steuerberatungsbüro geschaffen werden. Ein einfaches Tool der DATEV ist die Grundlage hierfür: DATEV Meine Steuern.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: Überarbeitet am 08.02.2023
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- Lesezeit: 14 Minuten
Das Problem: So lief es mit der Einkommensteuererklärung bisher
Betriebliche Steuern: Im Griff!
Moderne Unternehmer wickeln Ihre betrieblichen Angelegenheiten wie die Lohnabrechnung und die (digitale) Finanzbuchhaltung heutzutage im regelmäßigen Austausch mit Ihrem Steuerberatungsbüro ab. Die Vorteile dieser Vorgehensweise liegen auf der Hand. Beispielhaft seien hier nur Aspekte wie weniger Papier und mehr Überblick durch zeitnahe und aktuelle Auswertungen genannt.
Diese Selbstständigen unterhalten sich mit Ihrem Berater nicht über veraltete Zahlen, sondern eher über die vom Vortag, Unternehmen online und vergleichbaren Anwendungen sei dank. Richtig genutzt, haben sie Ihren Betrieb im Griff, ganz allgemein betriebswirtschaftlich, aber auch in steuerlicher Hinsicht. Vorauszahlungen zu allen betrieblichen Steuern können genau berechnet werden: Die zur Umsatzsteuer üblicherweise mit einer kurzfristigen Genauigkeit von 100%, die zur Gewerbesteuer und zur Körperschaftsteuer wenigstens mit einer kurz- bis mittelfristigen sehr hohen Genauigkeit. Deshalb kommt es im Unternehmensbereich bei Abgabe der alljährlichen betrieblichen Steuererklärungen – sofern die Vorauszahlungen passgenau ermittelt und gezahlt wurden – kaum noch zu Überraschungen.
Im Kern ist diese Planungssicherheit und Verlässlichkeit an zwei Gründen festzumachen:
- Dem Einsatz moderner Technologie und
- einer engen Zusammenarbeit zwischen Unternehmer und Steuerberater.
Einkommensteuer: Ein komplexes Gebilde
Anders sieht es üblicherweise bei der Einkommensteuer aus. Dieser Steuer unterliegt das sog. Welteinkommen, vereinfacht gesagt also „alles, was man verdient“. Und das ist bei den meisten steuerpflichtigen Unternehmern und Unternehmerinnen eben mehr als das, was ihr Unternehmen abwirft. So mancher hat sich im Laufe der Zeit beispielsweise in seinem privaten Bereich das eine oder andere „Unternehmen neben dem Unternehmen“ in Form von Aktiendepots oder vermieteten Häusern und Eigentumswohnungen zugelegt.
Außerdem geht der Ehegatte womöglich einer nichtselbständigen Tätigkeit im Angestelltenverhältnis nach oder vermietet eine in seinem alleinigen Eigentum befindliche Wohnung. Auch das hier verdiente Geld fällt üblicherweise, im Falle der Zusammenveranlagung, in das zu versteuernde Einkommen, das der Einkommensteuer zu unterwerfen ist.
Die genannten Beispiele können natürlich nur einen Bruchteil der Konstellationen abbilden. Sie sollen hier auch nur stellvertretend für die überbordende Vielfalt der Lebenssachverhalte angeführt werden.
Neben der Einnahmenseite gibt es selbstverständlich auch Sachverhalte, die sich steuermindernd auswirken können. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit seien hier Dinge wie Sonderausgaben (z. B. bestimmte Versicherungsbeiträge) und außergewöhnliche Belastungen (z. B. Krankheitskosten) genannt. Aber auch Kinder können durch ihr bloßes Vorhandensein die Einkommensteuerbelastung verringern.
Sie merken schon, die Angelegenheit mit der Einkommensteuer ist ziemlich komplex. Schließlich sieht das Leben eines jeden anders aus. Der Eine hat Kinder, der Andere nicht. Der Eine vermietet einen Wohnblock und hat drei Lebensversicherungen, für die er Beiträge zahlt, der Andere verfügt nur über eine private Haftpflichtversicherung. Und so mancher Selbstständige verteilt alle einkommensteuerrelevanten Zahlungen auf drei verschiedene private und zwei weitere betriebliche Giro-Konten.
Der abenteuerliche Umgang mit der Einkommensteuererklärung
Infolge der Komplexität von Einkommensteuererklärungen hat sich über Jahrzehnte hinweg ein merkwürdiges Verhalten etabliert. Ein Mal im Jahr fängt halb Deutschland an, Belege für die Steuererklärung zu suchen. Anschließend werden diese in einem mehr oder weniger dicken Ordner der Steuerkanzlei zur Bearbeitung übersandt.
Meist kommt es dann noch zu verschiedenen Nachfragen, da eben doch noch einiges für eine korrekte Bearbeitung fehlt. Nach einer mehr oder weniger langen Bearbeitungszeit erhalten die Mandanten des Steuerbüros dann Klarheit über das, was Sie demnächst vom Finanzamt erwarten dürfen: Eine Nachzahlung oder eine Erstattung für das betreffende (längst vergangene) Veranlagungsjahr, womöglich eine nachträgliche Vorauszahlung und eine Festsetzung zukünftiger Vorauszahlungsbeträge.
Übrigens: Auch gut gemeinte Neuerungen des Gesetzgebers, wie die seit dem Veranlagungszeitraum 2017 geltende Belegvorhaltepflicht, haben nicht unbedingt zu einem großen Durchbruch im Zusammenhang mit der Zettelwirtschaft rund um die Einkommensteuer geführt.
Ernüchternde Ergebnisse
Ehrlicherweise muss man wohl sagen, dass kein verantwortungsbewusster Unternehmer die Buchführung seines Betriebes so unstrukturiert angehen würde wie die Belegsammlung seiner Einkommensteuererklärung. Das Ergebnis dieser antiquiert anmutenden Vorgehensweise lässt sich pauschal ziemlich einfach zusammenfassen: Für denjenigen, der mit Nachzahlungsbeträgen konfrontiert wird, ist die Situation meist wenig euphorisierend, für denjenigen der sich über eine Erstattung freuen darf, hingegen schon.
Das Vorgehen ist von einer starken Ballung und einer wenig zukunftsorientierten Handlung geprägt. Üblicherweise führt es daneben zu einer gewissen Steigerung des Stresspegels der mitwirkenden Personen.
Alles in allem kann man feststellen, dass die gleichmäßige Steuerung der Einkommensteuerbelastung – ob nun in Summe oder lediglich liquiditätstechnisch in Bezug auf Vorauszahlungen betrachtet – bei der bisherigen Organisation doch stark zu wünschen lässt.
Das Werkzeug: DATEV Meine Steuern
Mit DATEV Meine Steuern steht nun ein Werkzeug zur Verfügung, das dem Steuerpflichtigen wirklich das Leben vereinfachen kann.
Was ist dieses „Meine Steuern“ nun konkret? DATEV Meine Steuern ist nichts anderes als eine sichere Onlineplattform, auf die Sie Ihre Einkommensteuerbelege in gescannter Form übertragen können. Die digitalisierten Belege stehen dort sowohl Ihnen als Mandanten als auch dem Steuerberater zentral zur Verfügung. Nur der Mandant und das Steuerberatungsbüro haben Zugriff auf die Belegbilder.
Voraussetzungen für den Einsatz von DATEV Meine Steuern
Um Meine Steuern nutzen zu können, ist nicht viel erforderlich. Rufen Sie einfach Ihren Steuerberater an und bitten Sie ihn, Sie für das Portal MyDATEV zu registrieren. Das wird er sicher gern für Sie tun.
Außerdem benötigen Sie ein Zugangsmedium, damit Sie – nachdem Ihr Berater Ihnen die entsprechenden Rechte für DATEV Meine Steuern freigeschaltet hat – Zugriff auf das Portal erhalten und Belege in dieses einstellen können.
Bei einem solchen Zugangsmedium kann es sich entweder um
- einen DATEV mIDentity oder
- ein DATEV SmartLogin
handeln.
Die Lösung: Kontinuierliche Zusammenarbeit auch bei der Einkommensteuer
Durch nichts zu ersetzen: Teamwork zwischen Steuerberater und Mandant
Wer durch den Einsatz von Software Wunder erwartet, begibt sich unserer Ansicht nach auch im 21. Jahrhundert auf gefährliches Glatteis. Eine gute Software kann den Menschen zwar mehr oder weniger stark bei der Zielerreichung unterstützen und ihm gewisse Annehmlichkeiten angedeihen lassen. Allerdings kommt man bis heute nicht ohne positives Tun des Anwenders / der Anwender aus.
Was wollen wir damit sagen? Ohne Absprachen, planvolles Vorgehen, Regelmäßigkeit und Zeitnähe wird es auch bei der Verbesserung der Abläufe für die Einkommensteuer nicht gehen. In den vorgenannten vier Punkten liegen schließlich die Schlüssel zum Erfolg bei allen Angelegenheiten, die mit „Papierkram“ zu tun haben.
Dieses sollten aber zumindest diejenigen Unternehmer verinnerlicht haben, die seit Jahren die Vorteile mehr oder minder digitaler Buchführung kennen und schätzen. Insofern sind wir zuversichtlich und positiv gestimmt, dass sich auch die Dinge rund um die Einkommensteuer zu einem Besseren wenden können. Entscheidend wird eben auch hier eine enge Zusammenarbeit zwischen Steuerberatungsbüro und Mandant sein. Es fehlt halt nur noch ein geeignetes Tool, das für beide Seiten vorteilhaft einsetzbar ist.
DATEV mIDentity
Der DATEV mIDentity ist ein USB-Gerät, das als SmartCard-Leser für DATEV-SmartCards im SIM-Format dient. Ein mIDentity ist nur im Zusammenhang mit Windows™-Geräten lauffähig. In ganz seltenen Fällen kann es sich bei Ihrem Zugangsmedium auch noch um ein Lesegerät im Scheckkartenformat handeln.
DATEV SmartLogin
Hierbei handelt es sich um ein Authentifizierungsverfahren für DATEV Online-Anwendungen. Bei diesem erfolgt die Anmeldung mit der DATEV Smart-Login App, die Sie auf Ihrem Mobilgerät installieren müssen. Folgende Betriebssysteme werden unterstützt:
- Android und
- iOS.
Sofern Sie Unternehmen online nutzen, werden Sie bereits über ein Zugangsmedium verfügen. Als Windows™-User von Unternehmen online dürften Sie üblicherweise einen mIDentity haben, als Mac™-User ein SmartLogin.
Besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin, welches Zugangsmedium für Sie am meisten Sinn macht. Die Bestellung übernimmt das Steuerberatungsbüro für Sie. DATEV SmartLogin ist kostenlos, die Bestellung eines DATEV mIDentity und einer entsprechenden SIM-Card wird durch die DATEV hingegen bepreist.
Die kostenlose App DATEV SmartLogin finden Sie zum Download auf Ihr mobiles Endgerät bei Google Play (für Android) oder im App Store von Apple (für iOS).
Wie können Steuerbelege auf die Plattform hochgeladen werden?
– Mit dem Smartphone oder dem Tablet
Sie können Belege mit Ihrem Smartphone oder Ihrem Tablet digitalisieren und nach DATEV Meine Steuern hochladen. Alles, was Sie hierfür benötigen ist die kostenlose App DATEV Upload mobil, die Sie ebenfalls entweder bei Google Play (Android) oder im Apple App Store (iOS) downloaden können.
– Mit dem PC oder dem Mac™
Als Nutzer eines PC oder eines Mac™ digitalisieren Sie Ihre Belege mittels eines handelsüblichen Scanners und ziehen diese via Drag and Drop im Browser-Fenster in DATEV Meine Steuern.
Sofern Sie einen Beleg als Nutzer von DATEV Unternehmen online an DATEV Meine Steuern weitergeben möchten, ist auch dieses möglich. Hierfür öffnen Sie in DATEV Unternehmen online den Programmteil Belege online. In der Belegübersicht stehen Ihnen Ihre Belege zur Verfügung. Wählen Sie dort den gewünschten Beleg durch Anhaken aus, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ und wählen Sie dort „Belege an Steuern übergeben“.
Der grundlegende Ablauf in DATEV Meine Steuern
Damit Sie sich den grundlegenden Ablauf vom Digitalisieren der Einkommensteuerbelege bis zur fertigen Einkommensteuererklärung besser vorstellen können, haben wir eine kleine Info-Grafik erstellt. Diese sollte den Workflow eigentlich klar machen. Mit einem Klick darauf wird diese größer dargestellt.
Grundlegender Ablauf der Einkommensteuererklärung mit DATEV Meine Steuern
Praktische Vorgehensweise
Die praktische Vorgehensweise in der Anwendung DATEV Meine Steuern kann Ihnen am besten die DATEV selbst vorstellen. Informieren Sie sich, indem Sie sich das Hilfevideo der Genossenschaft ansehen: „Arbeiten mit DATEV Meine Steuern“. Weitere Informationen finden Sie in einem Hilfedokument der Nürnberger Genossenschaft.
Wie das ganze Potenzial freigesetzt werden kann
Grundsätzliche Vorteile für Mandanten
Den Nutzern von Unternehmen online sind die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberatungsbüro schon lange klar. Belege werden einmal gescannt und in die DATEV-Cloud hochgeladen, wo sie in einem digitalen Belegarchiv jederzeit verfügbar sind. Die weitergehende Ablage der Papierunterlagen muss nicht mehr nach den Vorgaben des Steuerberaters geschehen, sondern orientiert sich nach dem unternehmenseigenen Ablagesystem. Der Pendelordner hat mittlerweile nun wirklich endlich ausgedient.
Im Extremfall – beim sog. „Ersetzenden Scannen“ – verabschiedet sich das Unternehmen sogar vollkommen vom Papierbeleg. Diese Vorgehensweise ist zwar grundsätzlich möglich, allerdings auch zwingend an das Vorhandensein einer speziellen Verfahrensdokumentation mit strikt einzuhaltenden Prozessabläufen gekoppelt. Aufgrund der hohen Anforderungen und der erforderlichen Stringenz ist dieses Verfahren in der Praxis nach wie vor sehr selten anzutreffen. Unserer Ansicht nach sollte es auch auf keinen Fall ohne umfassende Beratung zum Einsatz kommen.
Aber auch schon bei der zweigliedrigen Herangehensweise (Papierablage auf der einen Seite und digitales Belegarchiv andererseits) überwiegen die Vorteile deutlich. Wer schon einmal nach einem bestimmten Beleg gesucht hat, weiß die Suchfunktionalität einer Ablage in der DATEV-Cloud zu schätzen.
Die genannten Pluspunkte lassen sich durch DATEV Meine Steuern nun allmählich auch auf den privaten Bereich übertragen. Einkommensteuerbelege werden kurzerhand bereits unterjährig in digitalisierter Form in das Portal hochgeladen. Anschließend können die Originale in der privaten Papierablage verschwinden, wo sie wahrscheinlich auch besser aufgehoben sind als im alljährlichen Ordner für die Steuerberatungskanzlei. Denn dieser Ordner pendelt letztlich auch immer wieder zwischen Kanzlei und Mandant hin und her, mit den allseits bekannten Vorgängen und Folgen: Zusammenstellen für das Steuerbüro, dorthin schaffen, Bearbeitung durch das Büro, Rücksendung zum Mandanten, wo der Inhalt des Ordners dann wieder vom Mandanten umsortiert werden darf.
Weitergehende Vorteile
Durch das Etablieren einer regelmäßigen Zusammenarbeit mit dem Steuerberatungsbüro rund um die Privatsphäre können die Vorteile, die Mandantinnen und Mandanten schon lange aus der betrieblichen Sphäre kennen, endlich auf den einkommensteuerlichen Bereich übertragen werden. Der „kurze Draht“ zum Steuerberater hilft nun auch hier, ruhiger schlafen zu können. Hierzu bedarf es natürlich auf der Mandantenseite der Verinnerlichung der Erkenntnis, dass eben auch eklatant viele private Vorkommnisse und Lebenssachverhalte steuerrelevant sein können.
Ohne diese Erkenntnis werden sie weiterhin das eine oder andere Mal in das offene Messer des Fiskus laufen. Deshalb sollte unbedingt häufiger das offene Gespräch mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin gesucht werden. Diese enge Zusammenarbeit wird untermauert durch einen vereinfachten Belegfluss. Beide Seiten sprechen miteinander über die gleiche Sache.
Infolge der Zeitnähe können genauere Hochrechnungen bezüglich der zu erwartenden Einkommensteuerbelastung erstellt werden. Fundierte Anpassungsanträge beim Finanzamt führen zu verkraftbaren und angemessenen Steuervorauszahlungen. So kann die Liquidität nun auch im Privaten aktiv gemanagt werden. Nachzahlungen, die so „niemand auf der Rechnung hatte“, sollten bei einer derartigen Zusammenarbeit der Vergangenheit angehören.
In fünf einfachen Schritten die Einkommensteuer optimieren
So optimieren Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater im Bereich der Einkommensteuer. Fünf einfache Schritte führen zum Erfolg. Zum Vergrößern bitte anklicken.
Infografik DATEV Meine Steuern – Optimierung der Einkommensteuer in fünf einfachen Schritten
Heften und Trennen in DATEV Meine Steuern
In der Dokumentenvorschau können mehrseitige PDF-Dokumente jetzt mittels der Funktion „Trennen“ in ihre Einzelseiten getrennt werden. Dabei ist zu beachten, dass nur Dokumente mit einer Seitenzahl von bis zu 30 Seiten mit der Trennfunktion bearbeitet werden können. Außerdem darf das einzelne Dokument eine Dateigröße von 10 MB nicht überschreiten.
Damit Dubletten vermieden werden, wird nach dem Trennen das ursprüngliche Dokument gelöscht.
Über die Funktion „Zusammenfügen“ können Sie nun mehrere Dokumente miteinander verschmelzen. Diese Funktionalität steht Ihnen ebenfalls in der Dokumentenvorschau zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass nur Dokumente des gleichen Steuerjahres und der gleichen Kategorie zusammengefügt werden können. Maximal können 10 Dokumente zu einem neuen Beleg verschmolzen werden, dessen Dateigröße 10 MB nicht überschreiten darf.
Das Trennen und Zusammenfügen von Dokumenten ist nur möglich, solange diese noch nicht mit einem Schlosssymbol versehen sind. Dieses Symbol erscheint, wenn ein Dokument von der Steuerberatungskanzlei bearbeitet wurde.
Unser Fazit zu DATEV Meine Steuern
DATEV Meine Steuern ist sicher noch keine perfekte Software und wir erkennen noch viel „Luft nach oben“. Beispielsweise würden wir uns aus Sicht einer Kanzlei Funktionalitäten wie automatische E-Mail-Benachrichtigungen hinsichtlich der Belegzugänge wünschen.
Jedoch sind wir der Überzeugung, dass sich die Nürnberger Genossenschaft auf dem richtigen Weg befindet. Und dabei ist sie sogar ziemlich fix. So wurde seit der ersten Version dieses Artikels u. a. eine Nachrichtenfunktion im Programm genauso verwirklicht wie die Möglichkeit der Bildung von Dokumentenkategorien. Wir legen deshalb allen Steuerpflichtigen die Nutzung dieses Tools ans Herz.
Natürlich wird es weiterhin Menschen geben, die sich auch im 21. Jahrhundert der Digitalisierung und ihren Vorzügen verschließen wollen. Diese sollten sich jedoch die eindeutigen Vorteile einer solchen Lösung vor Augen führen:
- Der gesamte Prozess rund um die Einkommensteuererklärung wird drastisch entzerrt. Dies geschieht – wie immer bei guten Digitalisierungslösungen – nicht durch komplizierte Technik, sondern durch eine smartere Organisation.
- Er wird deshalb für „weniger Schmerzen“ und mehr Ordnung im Leben der einkommensteuerpflichtigen Bürger und Bürgerinnen sorgen.
- Des Weiteren wird die Datenlage optimiert.
- Ferner ist auch im Privaten eine digitale Belegablage nicht zu verachten.
- Außerdem verhilft die erforderliche intensive und enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberatungsbüro zu einer gleichmäßigeren und im wahrsten Sinne des Wortes zunehmend berechenbaren Liquiditätsbelastung.
Wem diese Vorzüge nicht einleuchten, der muss sich halt – wie immer schon – damit abfinden, dass er fiskalischen Druck und selbst zugefügte Schmerzen hinnehmen muss. Denn Steuern lassen sich eben nur sehenden Auges gestalten. Eine steuerliche Gestaltung im Nachhinein ist hingegen eher etwas, was man als Utopie bezeichnen würde.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu DATEV Meine Steuern
Laut DATEV kann DATEV mit SmartLogin auf allen gängigen Betriebssystemen mit allen Browsern genutzt werden. Unter Windows™ 10 und Windows™ 11 werden die aktuellen Versionen von Microsoft Edge und Google Chrome unterstützt. Um Mozilla Firefox verwenden zu können, ist eine besondere manuelle Konfiguration des Browsers erforderlich. Hierzu stellt die DATEV eG eine entsprechende Anleitung zur Verfügung.
Sie können Belege, die Sie in DATEV Meine Steuern hochgeladen haben, solange löschen, bis diese durch die Steuerberatungskanzlei bearbeitet werden. Dann sind diese Beleg mit einem Schlosssymbol versehen.
Laden Sie Belege, die im Zusammenhang mit Zahlungen stehen, erst im Anschluss an die Zahlung hoch. Es gilt das Zu- und Abflussprinzip. Im Zweifel kontaktieren Sie Ihr Steuerberatungsbüro.
Kennzeichnen Sie gescannte Belege im Anschluss an den Scanvorgang (bspw. durch einen „Gescannt“-Stempel). Sie vermeiden dadurch mehrfach hochgeladene Belege.
Legen Sie gescannte und hochgeladene Papierbelege so in Ihrem privaten Ablagesystem ab, dass Sie diese problemlos wiederfinden. Ggf. werden im Rahmen der Steuerveranlagung Originalbelege durch das Finanzamt angefordert. Dies geschieht zwar nur selten, allerdings gilt grundsätzlich die sog. Belegvorhaltepflicht.