Verfahrensdokumentation nach GoBD

Vereinfacht gesagt, handelt es sich bei einer Verfahrensdokumentation um eine Art Hand­buch für die Prozesse des Rechnungswesens in einem Unternehmen.

In dieser Dokumentation werden auch die dazugehörigen Nebenprozesse beschrieben. Hierbei handelt es sich z.B. um die Rech­nungs­schreibung und die Zeiterfassungen (sog. Neben­systeme).

Daneben sollen Kontrollmechanismen installiert werden, die die Qualität der Prozesse gewährleisten.

Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Buchführung und Belegablage zu gewährleisten.

Einem sachverständigen Dritten – insbesondere dem steuerlichen Betriebsprüfer – soll durch die Verfahrensdokumentation ermöglicht werden, die mit dem betrieblichen Rechnungswesen zusammenhängenden Prozesse, Verfahren und Vorgänge in angemessener Zeit nachvollziehen und prüfen zu können.

Klarer ausgedrückt: Der Prüfer soll die Prozesse, Verfahren und Vorgänge durch die Dokumentation leichter verstehen können und somit seine Prüfung schneller abschließen können.

In einer Verfahrensdokumentation zur Belegablage wird insbesondere auf die folgenden Dinge eingegangen:

• Organisation des Belegeingangs:
  Welche Belegarten gehen auf welchen Wegen im Betrieb ein?
  Wer bearbeitet welche eingehenden Belege?
  Wie und von wem werden die Belege identifiziert und geprüft (inhaltliche Prüfung, Prüfung hinsichtlich formaler Anforderungen, bspw. für den Vorsteuerabzug)?
• Wie stellt das Unternehmen die Vollständigkeit der Belege sicher?
• Wer darf auf die Belege zugreifen?
• Wo werden die Belege abgelegt?
• Wer darf Belege am Ablageort hinzufügen?
• Welches Ordnungssystem nutzt das Unternehmen für die Belege?
• Wie schützt der Betrieb die Belege vor unberechtigten Zugriff und vor Verlust?
• Organisation der Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei:
  In welchen Rhythmen erhält das Steuerberatungsbüro die Belege zur weiteren Bearbeitung?
  Auf welchem Weg erhält der Steuerberater die Belege?
• Wie wird sichergestellt, dass die vorgenannten Punkte allen Prozessbeteiligten bekannt sind und von denen bei Zuständigkeit eingehalten werden?

Wenn Sie Ihre Belege trotz der warnenden Worte immer noch ersetzend scannen möchten, halten Sie sich bitte an unsere nachfolgenden Ratschläge:

1. Suchen Sie sich erfahrene Berater, die Sie bei der Einführung des Ersetzenden Scannens unterstützen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und / oder Unternehmensberater, bspw. vom DATEV-Consulting, handeln.
2. Verwenden Sie eine spezielle Verfahrensdokumentation im Zusammenhang mit dem Ersetzenden Scannen. In dieser werden alle dazugehörigen Prozesse eindeutig dokumentiert. Durch die vollständige und korrekte Umsetzung der dokumentierten Prozessschritte können Sie nachweisen, dass Sie die Vorgaben der Finanzverwaltung einhalten.
3. Halten Sie sich in der betrieblichen Praxis peinlich genau an Ihre Dokumentation.
4. Überprüfen und aktualisieren Sie die Dokumentation in regelmäßigen Abständen.

Im Zusammenhang mit dieser Dokumentation ist es uns wichtig, das Folgende zu erwähnen:

Seit einigen Jahren gibt es für die Finanzverwaltung die Möglichkeit, in Betrieben eine sog. Kassen-Nachschau durchzuführen (siehe hierzu § 146b der Abgabenordnung).

Das bedeutet, dass Sie immer damit rechnen müssen, dass ein Prüfer des Finanzamtes Ihr Abrechnungssystem und die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenaufzeichnungen unangemeldet vor Ort prüfen kann.

In einem derartigen Fall sollten Sie unbedingt eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung vorlegen können.

In Ihrer Corona-Dokumentation sollten Sie Besonderheiten, von denen Ihr Betrieb während der Pandemie betroffen war, wahrheitsgemäß und möglichst detailliert darstellen.

Beispiele hierfür:

• den Lock-Down,
• Quarantänesituationen,
• Zeiten der Kurzarbeit, etc.

So können Sie als Unternehmer im Falle einer Betriebsprüfung noch Jahre später problemlos nachweisen, worauf etwaige Unregelmäßigkeiten und Auffälligkeiten zurückzuführen sind. Zwar handelt es sich bei einer solchen Corona-Dokumentation nicht um eine der üblichen Verfahrensdokumentationen. Jedoch möchten wir sie Ihnen trotzdem ausdrücklich ans Herz legen.

Zwar sprechen die Verfasser der GoBD davon, dass kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ebendieser nicht beeinträchtigt.

Umgekehrt bedeutet dies jedoch, dass es bei einer solchen Beein­träch­ti­gung durchaus passieren kann, dass die Buchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen wird.

Auch, wenn man die Prüfungssituation als Steuerpflichtiger sportlich sehen möchte, empfiehlt es sich in jedem Fall, diese offene Flanke vorab zu schließen.

Die Autoren dieses Artikels können aus der eigenen Praxis jedenfalls berichten, dass bisher jeder Betriebsprüfer freudig überrascht war, wenn ihm unaufgefordert eine Verfahrensdokumentation überreicht wurde. Man könnte auch davon sprechen, dass in diesen Momenten jeweils wertvolle Plus­punkte gesammelt wurden, die das weitere Verfahren positiv beeinflussten.

Denken Sie daran:

• Die Verfahrensdokumentation ist gemäß Rz. 160 GoBD vorlagepflichtig.
• Sie muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden (Rz. 35 GoBD).
• Sie muss historisiert werden. Das heißt: Änderungen Ihrer Prozesse führen zu einer Änderung und somit einer neuen Version Ihrer Verfahrensdokumentation. Dies ergibt sich aus Rz. 154 der GoBD.

Die schriftliche Aufnahme der Prozesse im erweiterten Rechnungswesen bietet die Chance, diese gleichzeitig zu überdenken. Sie birgt die Gelegenheit, über eingefahrene und un­wirt­schaft­liche Gewohnheiten nachzudenken.

Die intensive gedankliche Auseinandersetzung mit allen Arbeitsschritten und Techniken führt erfahrungsgemäß dazu, die Abläufe wesentlich zu verbessern und zu beschleunigen. Bessere und transparentere betriebliche Prozesse führen zu höheren Erlösen, niedrigeren Kosten und damit mehr Gewinn.

Qualität ist heutzutage nicht nur wichtig im Zusammenhang mit Leistungen, die gegenüber Kunden erbracht werden. Die Qualität interner Prozesse strahlt auf den gesamten Betrieb aus.

Deshalb sollte man auch ein Augenmerk auf scheinbar unwichtige Verwaltungsbereiche wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Belegablage zu haben. Ein wichtiger Baustein, der hierbei unterstützt, ist die Verfahrensdokumentation.

Eventuelle Risiken lassen sich durch das integrierte IKS besser managen. Es dient der Überwachung innerhalb Ihres Unternehmens. Ziel ist es, Gesetzesverstößen vorzubeugen bzw. diese zu erkennen.

Insbesondere als GmbH-Geschäftsführer können Sie hierdurch Ihren gesetzlichen Verpflichtungen zu einer verantwortungsvollen Unternehmensführung und Kontrolle nachkommen. Die Vorteile sollten Ihnen klar sein: Sie minimieren Ihre persönlichen Haftungsrisiken.

Daneben vermeiden Sie durch die Dokumentation Buchführungsmängel, die Sie sonst womöglich leicht übersehen würden. Ein weiterer Vorteil, der Ihre Haftung minimiert.

Die Reflexion der innerbetrieblichen Prozesse führt meist zu einer Schärfung des Blicks auf die vorhandene IT-Landschaft. Schwächen der eingesetzten Hard- und Software werden aufgedeckt, Schulungsbedarf der Anwender erkannt.

Ggf. bietet sich an, eine nicht mehr zeitgemäße Ausstattung auszutauschen, um zukunfts­fähige Technologien wie bspw. moderne Cloud-Services zu nutzen.

In Zeiten des Fachkräftemangels gilt es, den bestehenden Personalstamm optimal zu nutzen. Sauber durch eine Verfahrensdokumentation festgeschriebene Prozesse verhindern die viel zitierten „Kopfmonopole“ von aktuell im Betrieb beschäftigten Mitarbeitern.

Diese fallen tatsächlich immer wieder in Urlaubszeiten und während der alljährlichen Grippeperiode negativ auf. Dann müssen Unternehmen ihren Kunden häufig eingestehen, ihnen nicht den zu Recht erwarteten Service angedeihen lassen zu können. Der Grund hierfür besteht üb­licher­weise darin, dass ausgerechnet die Person, die diesen Service beherrscht, krank ist oder im Urlaub weilt.

Zudem erleichtert die Dokumentation die Einarbeitung neuen Personals, da man sich zu­mindest im Kaufmännischen verbindlich auf einheitliche Prozesse geeinigt hat und diese auch für jeden nachvollziehbar und wegen der Schriftform nachlesbar sind.