DATEV Personaldaten online, oftmals auch kurz DATEV Personaldaten genannt, ist ein relativ neues und innovatives Programm der Nürnberger Genossenschaft der Steuerberater für die Zusammenarbeit im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir sind der Ansicht, dass es sich hierbei um ein ziemlich charmantes Tool mit smarten Funktionen für die Kollaboration zwischen Steuerkanzlei und Mandanten handelt. Unter anderem können Sie damit Sofortmeldungen übermitteln und digitale Personalfragebögen nutzen. Deshalb stellen wir es Ihnen das Programm in diesem Beitrag vor. Legen wir los!
Wer kann DATEV Personaldaten online nutzen?
Zu Beginn möchten wir die nicht unerhebliche Frage klären, wer überhaupt DATEV Personaldaten online nutzen kann. Denn: Auch, wenn wir hier die ganze Zeit über von einem Programm sprechen: Richtiger wäre es, DATEV Personaldaten als Programmteil zu bezeichnen. Enthalten ist dieser Programmteil in der seit langer Zeit bekannten Anwendung DATEV Unternehmen online und dem vergleichsweise jungen DATEV Personal Add-on, das als Einstiegslösung in die Digitalisierung konzipiert wurde. Somit kommen Sie um die Nutzung eines der beiden Programme nicht herum.
Sofern Sie eines der Programme im Einsatz haben, den hier besprochenen Programmteil jedoch nicht vorfinden, sprechen Sie die Steuerberatungskanzlei Ihres Vertrauens an. Höchstwahrscheinlich müssen Ihnen von der Kanzlei die benötigten Rechte zur Nutzung freigeschaltet werden.
Ein Programm mit vielfältigen Funktionen: DATEV Personaldaten online
Seitens der DATEV wird das Cloud-Programm Personaldaten online lediglich als „Vorerfassungslösung“ bezeichnet, die die Zusammenarbeit zwischen dem Mandanten, dessen Arbeitnehmern und dem Steuerberater einfacher gestalten soll.
Selbstverständlich stimmt diese Einschätzung grundsätzlich. Jedoch sind wir der Ansicht, dass die Software damit nicht ausreichend gewürdigt wird. Schließlich handelt es sich um ein smartes Tool. Aufgrund seiner Funktionalitäten beschleunigt es viele Vorgänge im Zusammenhang mit der Bürokratie rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Außerdem spart es viel Papier ein.
Lassen Sie uns damit beginnen, den Funktionsumfang der Anwendung etwas genauer zu betrachten.
#1: Die Mitarbeiterübersicht
Nach Aufruf des Programms über die Schaltfläche „Anwendungen“ (oben rechts) öffnet sich die Mitarbeiterübersicht des Programms. Im linken Fenster werden die aktuell mittels der Anwendung verwalteten Beschäftigten aufgelistet. Im rechten Bereich finden Sie ein Fenster mit etwaigen Hinweisen und den Freigabestatus Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Freigabestatus informiert Sie darüber, inwieweit Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung freigegeben und somit an das Lohnabrechnungsprogramm Ihres Steuerberaters oder Ihrer Steuerberaterin übergeben wurden. Neue Mitarbeiter können über das grüne Pluszeichen angelegt werden.
Durch Klick auf die jeweilige Zeile des einzelnen Beschäftigten können dessen Daten eingesehen werden. Über die drei Punkte am rechten Rand des linken Fensters der Mitarbeiterübersicht können die einzelnen Mitarbeiter freigegeben. Daneben können solche Mitarbeiter, die noch nicht freigegeben wurden aus der Anwendung gelöscht werden. Durch die Löschung wird auch auch eine ggf. bereits erstellte Sofortmeldung automatisch storniert.

#2: Die Mitarbeiteranlage mit DATEV Personaldaten
Die wichtigsten Grunddaten (Eintrittsdatum, Vor- und Familienname, Geschlecht, eventuelle Titel, Namenszusätze oder Vorsatzwörter) neuer Beschäftigter können Sie in dem Fenster „Mitarbeiter anlegen“ eingeben. Zu diesem Fenster gelangen Sie, wie bereits oben beschrieben, durch Anklicken des grünen Kreuzes neben dem Begriff „Mitarbeiter anlegen“ in der Mitarbeiterübersicht.

Nach der Erfassung der Grunddaten kann ein digitaler Personalfragebogen an den Arbeitnehmer weitergeleitet werden (siehe nächster Abschnitt dieses Artikels). Alternativ bzw. ergänzend können Sie die persönlichen Mitarbeiterdaten und die Daten zur Beschäftigung selbst bearbeiten.
Im Anschluss an die vollständige Erfassung der Daten des neuen Mitarbeiters geben Sie diese für Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin frei. Mit dieser Freigabe erhält der steuerliche Berater Zugriff auf die Daten und kann mit diesen im Rahmen der Lohnabrechnung arbeiten.
#3: Digitale Personalfragebögen
Jeder kennt das Drama im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter: Damit die Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung vom Steuerbüro erstellt werden kann, werden viele Daten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt. Ohne all diese Angaben kann die lohnabrechnende Stelle weder Anmeldungen durchführen noch Abrechnungen anfertigen.
Bisher wurden die benötigten Daten meist umständlich telefonisch, per Fax oder per Mail an die Steuerkanzlei übermittelt. Außerdem nutzte man Personalfragebögen in Papierform, die meist mehr schlecht als recht ausgefüllt wurden.
Damit ist nun dank der Anwendung Personaldaten online Schluss. Arbeitgeber können ihren neuen Arbeitnehmern über dieses Programm einen Link zu einem digitalen Personalfragebogen zur Verfügung stellen, wahlweise in Deutsch oder Englisch. Diesen Fragebogen können die Beschäftigten dann online ausfüllen.
#4: Die Sofortmeldung mit DATEV Personaldaten
Hintergrund / Exkurs:
Seit Januar 2009 müssen Unternehmen in bestimmten Wirtschaftszweigen bei Eintritt eines neuen Arbeitnehmers auf elektronischem Wege eine sogenannte Sofortmeldung beim Rechenzentrum der Deutschen Rentenversicherung Bund abgeben.
Hiermit wird das Ziel verfolgt, die Schwarzarbeit in den nachfolgend aufgeführten betroffenen Branchen / Wirtschaftszweigen zu bekämpfen:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe,
- Schaustellergewerbe,
- Unternehmen der Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Messe- und Ausstellungsbauunternehmen,
- Fleischwirtschaft,
- Prostitutionsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe.
Wichtig: Die Sofortmeldung muss zwingend vor Beginn der Beschäftigung vorgenommen werden. Das Unterlassen der Sofortmeldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld bis zu 25.000,00 Euro belegt werden.
#5: Seit Februar 2023: Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung möglich
Seit dem 06.02.2023 ist es möglich, den Abruf von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) mit DATEV Personaldaten online durchzuführen. Die von den Krankenkassen zurückgemeldeten Daten werden in diesem Zuge automatisch in das Lohnprogramm des Steuerberatungsbüros übernommen. Lesen Sie deshalb auch unseren Artikel zum Abruf der eAU mittels DATEV Personaldaten.
#6: Seit 13. Juli 2023: Möglichkeit der Erfassung der Daten von Kindern der Mitarbeiter im Zusammenhang mit dem PUEG
Seit dem 13.07.2023 haben Nutzer von DATEV Personaldaten online die Möglichkeit, die für die korrekte Ermittlung des Arbeitnehmerbeitrags zur gesetzlichen Pflegeversicherung erforderlichen Kinderdaten in der Anwendung zu erfassen und als ASCII-Datei für die (sichere) Weitergabe an das Steuerberatungsbüro zu exportieren. Dies dient der Unterstützung bei der Umsetzung des seit dem 23.06.2023 rechtskräftigen Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes (PUEG). Nähere Informationen zum PUEG können Sie einer Pressemitteilung des Bundesministerium für Gesundheit entnehmen.
Das Dokument Nr. 1027483 des DATEV Hilfe Center informiert Sie über die detaillierte Vorgehensweise bei Erfassung und Datenexport.
Zusammenfassung
DATEV Personaldaten online ist ein Programmbestandteil von DATEV Unternehmen online, alternativ vom DATEV Personal Addon.
Es dient der Zusammenarbeit zwischen Mandanten, Arbeitnehmern und Steuerberatungsbüro und bietet die folgenden Funktionalitäten:
- Mitarbeiterübersicht,
- Mitarbeiteranlage,
- Digitale Personalfragebögen,
- Sofortmeldungen,
- seit dem 06.02.2023 eine Möglichkeit zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und
- seit dem 13.07.2023 eine Erfassungs- und Exportmöglichkeit der Kinderdaten von Beschäftigten.
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