DATEV Personaldaten online – Alle Infos zum Programm

Zu Beginn möchten wir die nicht unerhebliche Frage klären, wer überhaupt DATEV Personaldaten online nutzen kann. Denn: Auch, wenn wir hier die ganze Zeit über von einem Programm sprechen: Richtiger wäre es, DATEV Personaldaten als Programmteil zu bezeichnen. Enthalten ist dieser Programmteil in der seit langer Zeit bekannten Anwendung DATEV Unternehmen online und dem vergleichsweise jungen DATEV Personal Add-on, das als Einstiegslösung in die Digitalisierung konzipiert wurde. Somit kommen Sie um die Nutzung eines der beiden Programme nicht herum.

Sofern Sie eines der Programme im Einsatz haben, den hier besprochenen Programmteil jedoch nicht vorfinden, sprechen Sie die Steuerberatungskanzlei Ihres Vertrauens an. Höchstwahrscheinlich müssen Ihnen von der Kanzlei die benötigten Rechte zur Nutzung freigeschaltet werden.

Nach Aufruf des Programms über die Schaltfläche „Anwendungen“ (oben rechts) öffnet sich die Mitarbeiterübersicht des Programms. Im linken Fenster werden die aktuell mittels der Anwendung verwalteten Beschäftigten aufgelistet. Im rechten Bereich finden Sie ein Fenster mit etwaigen Hinweisen und den Freigabestatus Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Freigabestatus informiert Sie darüber, inwieweit Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung freigegeben und somit an das Lohnabrechnungsprogramm Ihres Steuerberaters oder Ihrer Steuerberaterin übergeben wurden. Neue Mitarbeiter können über das grüne Pluszeichen angelegt werden.

Durch Klick auf die jeweilige Zeile des einzelnen Beschäftigten können dessen Daten eingesehen werden. Über die drei Punkte am rechten Rand des linken Fensters der Mitarbeiterübersicht können die einzelnen Mitarbeiter freigegeben. Daneben können solche Mitarbeiter, die noch nicht freigegeben wurden aus der Anwendung gelöscht werden. Durch die Löschung wird auch auch eine ggf. bereits erstellte Sofortmeldung automatisch storniert.

Die wichtigsten Grunddaten (Eintrittsdatum, Vor- und Familienname, Geschlecht, eventuelle Titel, Namenszusätze oder Vorsatzwörter) neuer Beschäftigter können Sie in dem Fenster „Mitarbeiter anlegen“ eingeben. Zu diesem Fenster gelangen Sie, wie bereits oben beschrieben, durch Anklicken des grünen Kreuzes neben dem Begriff „Mitarbeiter anlegen“ in der Mitarbeiterübersicht.

Nach der Erfassung der Grunddaten kann ein digitaler Personalfragebogen an den Arbeitnehmer weitergeleitet werden (siehe nächster Abschnitt dieses Artikels). Alternativ bzw. ergänzend können Sie die persönlichen Mitarbeiterdaten und die Daten zur Beschäftigung selbst bearbeiten.

Im Anschluss an die vollständige Erfassung der Daten des neuen Mitarbeiters geben Sie diese für Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin frei. Mit dieser Freigabe erhält der steuerliche Berater Zugriff auf die Daten und kann mit diesen im Rahmen der Lohnabrechnung arbeiten.

Jeder kennt das Drama im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter: Damit die Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung vom Steuerbüro erstellt werden kann, werden viele Daten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin benötigt. Ohne all diese Angaben kann die lohnabrechnende Stelle weder Anmeldungen durchführen noch Abrechnungen anfertigen.

Bisher wurden die benötigten Daten meist umständlich telefonisch, per Fax oder per Mail an die Steuerkanzlei übermittelt. Außerdem nutzte man Personalfragebögen in Papierform, die meist mehr schlecht als recht ausgefüllt wurden.

Damit ist nun dank der Anwendung Personaldaten online Schluss. Arbeitgeber können ihren neuen Arbeitnehmern über dieses Programm einen Link zu einem digitalen Personalfragebogen zur Verfügung stellen, wahlweise in Deutsch oder Englisch. Diesen Fragebogen können die Beschäftigten dann online ausfüllen.