DATEV Belegtransfer V.5 – neuer Belegtransfer2022-05-19T21:57:28+02:00
frau nutzt den neuen datev belegtransfer version 5
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  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Kleine Änderungen am 02.05.2022

  • Bitte beachten Sie stets unseren Haftungsausschluss im Impressum, der auch für unsere Fachartikel gilt.

Funktionalitäten Belegtransfer V.3.7X („alt“) Belegtransfer V.5X („neu“)
Anmeldung via DATEV SmartLogin App nicht möglich möglich
Automatische Verzeichnisüberwachung möglich möglich
Englisches Sprachpaket nicht vorhanden vorhanden
Mehrere Unternehmen gleichzeitig anlegen nicht möglich möglich
Optimierung für 4k-Auflösung nicht vorhanden vorhanden
Verwaltung von Sendeterminen möglich nicht möglich
Möglichkeit, Belege zu scannen (mittels DATEV Scan-Modul) vorhanden nicht vorhanden
Reihenfolge der Belege beim Upload erhalten möglich möglich
Übertragung strukturierter Daten mittels XML-Schnittstelle online möglich möglich

Unser persönliches Fazit: Grundsätzlich weist der neue DATEV Belegtransfer durchaus positive Aspekte auf. Insbesondere die Möglichkeit der Anmeldung mittels DATEV SmartLogin ist sinnvoll. Außerdem wurde mit dem Sprachpaket in Englisch ein lange geäußerter Wunsch der Anwender endlich umgesetzt.

Kritisch betrachten wir die Abkündigung des von vielen Usern liebgewonnenen Scan-Moduls. Diejenigen Nutzer, die nicht über eine ausgeprägte IT-Affinität verfügen werden hiervon nicht sonderlich begeistert sein. Sie werden nicht umhin kommen, sich nach einer Alternative zum DATEV Scan-Modul umzusehen.

Nun öffnet sich das aufgeräumt wirkende Tool. Sofern Sie über ein Zugangsmedium (SmartLogin, SmartCard oder mIdentity) zur Authentifizierung verfügen, können Sie sich durch einen Klick auf den Button „Anmelden“ in der DATEV-Cloud anmelden.

datev-belegtransfer-v.5-nach-programmstart

Es öffnet sich ein Browserfenster. Wählen Sie Ihr Anmeldeverfahren. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Weiter“.

bildschirm-mit-auswahl-des-anmeldeverfahrens-datev-login

Wenn die folgende Meldung erscheint, haben Sie sich erfolgreich angemeldet. Nun können Sie das Fenster Ihres Browsers wieder schließen.

meldung-belegtransfer-5-authentifizierung-und-autorisierung-abgeschlossen

Achtung!
Beachten Sie, dass die Sitzung des Belegtransfers 30 Tage lang bestehen bleibt, wenn

  • Sie Ihren Rechner nicht herunterfahren / neu starten,

  • das Tool nicht aktiv beenden oder

  • sich aktiv abmelden.

verzeichnisse-anlegen-im-datev-belegtransfer-v.5

Das standardmäßig angelegte Basisverzeichnis können Sie problemlos durch einen Klick auf das gelbe Symbol an der rechten Seite ändern. Suchen Sie sich einfach einen Datenpfad nach Ihren Wünschen heraus.

Unter der folgenden Rubrik („Benennung der Verzeichnisse“) können Sie mithilfe eines Dropdown-Menüs zwischen fünf verschiedenen Varianten wählen, wie Sie die Unternehmens-Verzeichnisse benennen möchten. Als Kanzlei nutzen wir stets „Berater-Nr.-Mandanten-Nr.“.

Ablage von Quelldateien

Unsere Empfehlung: Quelldateien nicht sofort löschen lassen!

Lassen Sie die Quelldateien nicht sofort löschen. Unserer Ansicht nach ist es sinnvoll, die Quelldateien in ein Archiv-Verzeichnis verschieben zu lassen. Bei Übertragungsproblemen (bspw. infolge von Wartungsarbeiten im Rechenzentrum der DATEV) haben Sie so die Möglichkeit, die Dateien später erneut an Unternehmen online zu übertragen. Sofern gewünscht, können Sie die lokal archivierten Dateien nach einigen Tagen automatisiert löschen lassen.

Am Schluss beenden Sie den Vorgang durch einen Mausklick auf den Button „Speichern“.

Jetzt öffnet sich das Folgefenster, in dem Sie die Unternehmen auswählen können, für die Sie Verzeichnisse anlegen möchten. Ihre Auswahl treffen Sie durch das Setzen eines Hakens auf der rechten Seite. Wir entscheiden uns in unserem Beispielfall für die Muster GmbH und bestätigen unsere Auswahl mit einem Klick auf „Weiter“.

unternehmen-in-belegtransfer-5-auswaehlen-um-verzeichnisse-anzulegen

Nun müssen Sie zwei Dinge entscheiden:

  1. Für welche Belegtypen wollen Sie Verzeichnisse anlegen?
  2. Welche Art von Daten möchten Sie übertragen?

Die Belegtypen wählen Sie wieder ganz einfach durch das Setzen von Haken unter „Verzeichnis anlegen“ aus.

Es werden Ihnen an dieser Stelle nur die Belegtypen angezeigt, die in Unternehmen online vorhanden sind. Neue Belegtypen müssen zwingend dort angelegt werden („Belegübersicht“ → „Einstellungen“ → „Belegtypen“ → „Verwalten“)

Sofern Sie strukturierte Daten über die DATEV XML-Schnittstelle online uploaden möchten, schieben Sie bitte den Schieberegler unter „als XML-Schnittstelle konfigurieren“ nach rechts.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie das Verzeichnis als XML-Schnittstelle konfigurieren, können Sie hierüber nur strukturierte Daten übertragen. Beim Versuch andere Dateien zu übertragen erhalten Sie die Meldung „Nicht unterstützter Dateityp für XML-Schnittstelle online“.

In derartigen Situationen müssen Sie sich damit behelfen, den Schieberegler bei der Einstellung „XML-Schnittstelle online“ nach links zu schieben. Anschließend können Sie Ihre Dateien hochladen.

belegtypen-bei-einrichtung-belegtransfer-auswaehlen

Häufige Fragen zum DATEV Belegtransfer V.5X

Welche Belegtypen unterstützt der DATEV Belegtransfer V.5X?2022-05-02T19:10:49+02:00

DATEV Belegtransfer in der Version V.5 unterstützt den Upload der folgenden Dateitypen:

  • BMP
  • CSV
  • DOC
  • DOCX
  • GIF
  • JPG
  • JPEG
  • MSG
  • ODS
  • ODT
  • PDF (inkl. ZUGFeRD)
  • PKCS7
  • PNG
  • RTF
  • TIF
  • TIFF
  • TXT
  • XLS
  • XLSX
  • XML (inkl. XRechnung)
  • ZIP
Kann ich den neuen Belegtransfer auch als Apple™-User nutzen?2022-04-10T19:58:49+02:00

Nein, dies ist leider nicht möglich. Eine Installation des DATEV Belegtransfers ist Microssoft™-Anwendern vorbehalten. Lesen Sie hierzu auch weiter oben unsere Ausführungen zu den Installationsvoraussetzungen des Belegtransfers 5.

Wofür bietet sich der Belegtransfer besonders an?2022-04-10T19:57:29+02:00

Der Belegtransfer eignet sich unserer Ansicht nach insbesondere für alle Szenarien zur Automatisierung bzw. Beschleunigung im Rahmen der Buchführung:

Beispielsweise

  • Überwachung von Verzeichnissen und automatischer Upload von Belegen, die in diese verschoben oder gescannt werden.
  • Upload von strukturierten Daten, die mit Informationen zur Verbuchung angereichert sind.
Muss ich den neuen Belegtransfer nutzen?2022-04-10T19:58:02+02:00

Früher oder später werden Sie dies wohl tun müssen. Zumindest, wenn Sie von den Funktionalitäten profitieren möchten.

Bis Oktober 2022 können Sie jedoch noch die alte Version des Belegtransfers nutzen. Sie finden den Belegtransfer V.3.7X (inklusive der Zusatzkomponente DATEV-Scan-Modul) zum Download auf der Website der DATEV.

Welches Zugangsmedium der DATEV benötige ich für die Nutzung des Belegtransfer V.5X?2022-04-10T19:56:19+02:00

Der Belegtransfer V5.X unterstützt die folgenden Zugangsmedien der DATEV:

  • DATEV SmartLogin,
  • DATEV SmartCard,
  • DATEV mIdentity.