DATEV Belegtransfer V.5 – Überblick
| Funktionalitäten | Belegtransfer V.3.7X („alt“) | Belegtransfer V.5X („neu“) |
|---|---|---|
| Anmeldung via DATEV SmartLogin App | nicht möglich | möglich |
| Automatische Verzeichnisüberwachung | möglich | möglich |
| Englisches Sprachpaket | nicht vorhanden | vorhanden |
| Mehrere Unternehmen gleichzeitig anlegen | nicht möglich | möglich |
| Optimierung für 4k-Auflösung | nicht vorhanden | vorhanden |
| Verwaltung von Sendeterminen | möglich | nicht möglich |
| Möglichkeit, Belege zu scannen (mittels DATEV Scan-Modul) | vorhanden | nicht vorhanden |
| Reihenfolge der Belege beim Upload erhalten | möglich | möglich |
| Übertragung strukturierter Daten mittels XML-Schnittstelle online | möglich | möglich |
Unser persönliches Fazit: Grundsätzlich weist der neue DATEV Belegtransfer durchaus positive Aspekte auf. Insbesondere die Möglichkeit der Anmeldung mittels DATEV SmartLogin ist sinnvoll. Außerdem wurde mit dem Sprachpaket in Englisch ein lange geäußerter Wunsch der Anwender endlich umgesetzt.
Kritisch betrachten wir die Abkündigung des von vielen Usern liebgewonnenen Scan-Moduls. Diejenigen Nutzer, die nicht über eine ausgeprägte IT-Affinität verfügen werden hiervon nicht sonderlich begeistert sein. Sie werden nicht umhin kommen, sich nach einer Alternative zum DATEV Scan-Modul umzusehen.
Nun öffnet sich das aufgeräumt wirkende Tool. Sofern Sie über ein Zugangsmedium (SmartLogin, SmartCard oder mIdentity) zur Authentifizierung verfügen, können Sie sich durch einen Klick auf den Button „Anmelden“ in der DATEV-Cloud anmelden.
Es öffnet sich ein Browserfenster. Wählen Sie Ihr Anmeldeverfahren. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Weiter“.
Wenn die folgende Meldung erscheint, haben Sie sich erfolgreich angemeldet. Nun können Sie das Fenster Ihres Browsers wieder schließen.
Achtung!
Beachten Sie, dass die Sitzung des Belegtransfers 30 Tage lang bestehen bleibt, wenn
Das standardmäßig angelegte Basisverzeichnis können Sie problemlos durch einen Klick auf das gelbe Symbol an der rechten Seite ändern. Suchen Sie sich einfach einen Datenpfad nach Ihren Wünschen heraus.
Unter der folgenden Rubrik („Benennung der Verzeichnisse“) können Sie mithilfe eines Dropdown-Menüs zwischen fünf verschiedenen Varianten wählen, wie Sie die Unternehmens-Verzeichnisse benennen möchten. Als Kanzlei nutzen wir stets „Berater-Nr.-Mandanten-Nr.“.
Ablage von Quelldateien
Unsere Empfehlung: Quelldateien nicht sofort löschen lassen!
Lassen Sie die Quelldateien nicht sofort löschen. Unserer Ansicht nach ist es sinnvoll, die Quelldateien in ein Archiv-Verzeichnis verschieben zu lassen. Bei Übertragungsproblemen (bspw. infolge von Wartungsarbeiten im Rechenzentrum der DATEV) haben Sie so die Möglichkeit, die Dateien später erneut an Unternehmen online zu übertragen. Sofern gewünscht, können Sie die lokal archivierten Dateien nach einigen Tagen automatisiert löschen lassen.
Am Schluss beenden Sie den Vorgang durch einen Mausklick auf den Button „Speichern“.
Jetzt öffnet sich das Folgefenster, in dem Sie die Unternehmen auswählen können, für die Sie Verzeichnisse anlegen möchten. Ihre Auswahl treffen Sie durch das Setzen eines Hakens auf der rechten Seite. Wir entscheiden uns in unserem Beispielfall für die Muster GmbH und bestätigen unsere Auswahl mit einem Klick auf „Weiter“.
Nun müssen Sie (bis zur Version 5.28 des Belegtransfers) für die nachfolgenden zwei Dinge entscheiden:
- Für welche Belegtypen wollen Sie Verzeichnisse anlegen?
- Welche Art von Daten möchten Sie übertragen?
Ab der Version 5.3 entfällt der an dieser Stelle dargestellte, relativ umständliche, Prozess. Lesen Sie hinsichtlich der neueren Versionen bitte einfach nach dem folgenden Bild weiter.
Die Belegtypen wählen Sie wieder ganz einfach durch das Setzen von Haken unter „Verzeichnis anlegen“ aus.
Es werden Ihnen an dieser Stelle nur die Belegtypen angezeigt, die in Unternehmen online vorhanden sind. Neue Belegtypen müssen zwingend dort angelegt werden („Belegübersicht“ → „Einstellungen“ → „Belegtypen“ → „Verwalten“)
Sofern Sie strukturierte Daten über die DATEV XML-Schnittstelle online uploaden möchten, schieben Sie bitte den Schieberegler unter „als XML-Schnittstelle konfigurieren“ nach rechts.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie das Verzeichnis als XML-Schnittstelle konfigurieren, können Sie hierüber nur strukturierte Daten übertragen. Beim Versuch andere Dateien zu übertragen erhalten Sie die Meldung „Nicht unterstützter Dateityp für XML-Schnittstelle online“.
In derartigen Situationen müssen Sie sich damit behelfen, den Schieberegler bei der Einstellung „XML-Schnittstelle online“ nach links zu schieben. Anschließend können Sie Ihre Dateien hochladen.
Userfreundliche Neuerung ab Version 5.3
Ab der Version 5.3 des Belegtransfers, die am 07.09.2023 erschienen ist, vereinfacht sich der Upload mittels des Tools für viele User erheblich. Ab dieser Version erkennt das Programm automatisch, ob Sie einen Upload via XML-Schnittstelle durchführen. Die bisher erforderliche und häufig kritisierte manuelle Einstellung entfällt nunmehr.
Bis zur Version 5.28 sind hingegen noch manuelle Konfigurationen durch das Setzen eines Schiebereglers erforderlich. Diese eher umständliche Einstellungsmöglichkeit können Sie im obigen Screenshot noch auf der rechten Seite erkennen.
Unsere Empfehlung: Installieren Sie schnellstmöglich die aktuellste Version.