Beleg - Was ist ein Beleg? Erläuterungen zu einem wichtigen Thema

Klären wir zuerst die drängendsten Fragen:

• Was ist ein Beleg? Was sind Belege?
• Wofür brauche ich einen Beleg?

Ein Beleg dient der Dokumentation eines Geschäftsvorfalls. Von Belegen spricht man in diesem Zusammenhang über alle Nachweise, die dieser Dokumentation dienen.

Belege sind z.B.

• Rechnungen (Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen),
• Kassenbons / Bons und
• Quittungen, aber auch
• Verträge und Kontoauszüge.

Bei einem Geschäftsvorfall handelt es sich um einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorgang. Dieser Vorgang dokumentiert / beeinflusst bzw. verändert innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn oder Verlust bzw. die Vermögenszusammensetzung eines Unternehmens. Näheres zu Geschäftsvorfällen finden Sie übrigens in Randziffer 16 der GoBD:

Hiernach sind Geschäftsvorfälle rechtliche und wirtschaftliche Vorgänge, die den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen in einem bestimmten Zeitabschnitt dokumentieren, beeinflussen oder verändern.

Belege bilden die Grundlage für sämtliche Buchungen im Rahmen der Buchhaltung. Nur, um es gleich richtig zu stellen: Dies gilt bei der digitalen Buchhaltung natürlich genauso wie bei der papierhaften Buchhaltung.

Nach Randziffer 61 der GoBD besteht der Zweck der Belege darin, „den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen“.

In diesem Zusammenhang spricht auch von der „Belegfunktion“. Mit dieser werden wir uns weiter unten noch näher beschäftigen.

Nur um es klar zu stellen: Es kommt nicht darauf an, ob ein solcher Nachweis als „Beleg“ bezeichnet wird.

Sicher haben Sie schon mal von dieser Regel gehört. Wahrscheinlich wurden Sie – zu Recht – von Ihrem Steuerberater darauf hingewiesen.

Schließlich müssen nach dem sog. Belegprinzip alle Buchungen oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen durch einen Beleg nachgewiesen sein beziehungsweise werden können (GoBD, Rz. 31).

Ohne Beleg zu buchen ist also keine gute Idee. Deshalb erhalten Sie in einigen Buchführungssystemen auch Warnhinweise, wenn Sie einen Buchungssatz nicht mit einem Belegbild verbunden haben (z. B. in lexoffice).

Belege lassen unterschiedlich einteilen bzw. gruppieren. Sie existieren als

• Belege in digitaler Form und als
• Belege in Papierform.

Daneben können können Sie Belege einteilen in

• Fremdbelege / externe Belege und
• Eigenbelege / interne Belege.

Fremdbelege sind diejenigen Belege, die von außen an das Unternehmen herangetragen werden. Deshalb werden sie auch externe Belege genannt.

Beispiele für Fremdbelege / externe Belege:

• Rechnungen anderer Unternehmen (Eingangsrechnungen),
• Gutschriften anderer Firmen (Eingangsgutschriften),
• Kontoauszüge,
• Darlehensauszüge,
• Steuerbescheide.

Eigenbelege / interne Belege muss das Unternehmen selbst erstellen, wenn keine Fremdbelege vorliegen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um die Fälle, in denen ein Fremdbeleg verloren gegangen ist. In derartigen Situationen wird der Eigenbeleg zum Notbeleg oder Ersatzbeleg. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Nutzung von Eigenbelgen als Not- oder Ersatzbeleg um eine absolute Ausnahme handeln sollte.

Eigenbelege werden zudem auch ganz allgemein als interne Belege bezeichnet.

Weitere Situationen, in denen Eigenbelege erstellt werden müssen (Beispiele):

• Unternehmensinterne Sachverhalte,
• Vorgänge des Geldtransits zwischen Kasse und Bank sowie
• Entnahme- oder Einlagevorgänge.

Damit Sie es leichter mit Ihren Eigenbelegen haben, nutzen Sie doch einfach das Muster eines Eigenbeleges in unserem Downloadbereich.

Die denkbaren Belegarten können so vielfältig wie das Leben sein. Deshalb fällt es uns an dieser Stelle auch schwer, Ihnen hierfür eine abschließende Aufzählung für alle Arten von Belegen zu liefern.

Einige Arten von Belegen, die wir selbst als extrem praxisrelevant erachten – ohne Anspruch auf Vollständigkeit :

• Aufträge und Auftragsbestätigungen,
• Belege über Barzahlungen (Quittungen),
• Bescheide (z.B. über Steuern, Abgaben oder Gebühren),
• Eingangsrechnungen,
• Ausgangsrechnungen,
• Rechungskorrekturen (Gutschriften),
• Gutscheine,
• Kontoauszüge (überwiegend die für betriebliche Konten, in bestimmten Fällen allerdings auch die für Privatkonten),
• Lieferscheine,
• Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen („Lohnzettel“),
• Verträge und deren Anlagen,
• Zahlungsbelege.

Nachfolgend erläutern wir Ihnen, was die Finanzverwaltung dazu meint. Sie hat sich in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, einem wichtigen Erlass des Bundesfinanzministeriums, dazu geäußert.

Hinsichtlich der Erfüllung der Belegfunktion wird zwischen Papierbelegen und elektronischen Belegen unterschieden.

Bei Papierbelegen ist es erforderlich, dass

• Angaben zur Kontierung,
• zum Ordnungskriterium für die Ablage und
• zum Buchungsdatum

auf dem Beleg gemacht werden.

Bei elektronischen Belegen können Sie die Belegfunktion erfüllen, indem Sie

• die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung herstellen oder
• eine elektronische Verknüpfung vornehmen (bspw. durch einen eindeutigen Index oder einen Barcode).

Empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe erhalten übrigens erst mit dem Kontierungsvermerk und ihrer Verbuchung die Funktion eines Buchungsbelegs.

In Randziffer 77 der GoBD hat sich die Finanzverwaltung dazu geäußert, welche Inhalte ein Beleg aufzuweisen hat. Wir haben diese in der nachfolgenden Übersicht für Sie zusammengestellt. Nutzen Sie sie einfach als Checkliste.