zwei frauen schütten belege in einen papierkorb

Beleg - Was ist ein Beleg? Erläuterungen zu einem wichtigen Thema

Belege sind im Rechnungswesen unerlässlich. Das ist allseits bekannt. Trotzdem tun sich viele Unternehmer äußerst schwer mit den Belegen für ihre Buchführung. Immer wieder fehlen in der Praxis Buchhaltungsbelege, egal ob es sich um Papierbelege handelt oder um digitale Belege. Grund genug für uns, einen verständlichen und umfassenden Artikel zum Thema zu schreiben. Lassen Sie uns gemeinsam tief in die scheinbar so trockene Thematik einsteigen!

  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Komplett überarbeitet am 13.03.2024

  • Bitte beachten Sie stets unseren Haftungsausschluss im Impressum, der auch für unsere Fachartikel gilt.

  • Lesezeit: 7 Minuten

Inhalt

Was ist ein Beleg – Überblick

Beleg - Definition

Ein Beleg dient der Dokumentation eines Geschäftsvorfalls. Von Belegen spricht man in diesem Zusammenhang über alle Nachweise, die dieser Dokumentation dienen.

In diesem Zusammenhang muss ergänzend der Begriff des Geschäftsvorfalls näher beleuchtet werden:

Bei einem Geschäftsvorfall handelt es sich um einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorgang. Dieser Vorgang dokumentiert / beeinflusst bzw. verändert innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn oder Verlust bzw. die Vermögenszusammensetzung eines Unternehmens.

Näheres zu Geschäftsvorfällen finden Sie in Randziffer 16 der GoBD:

Geschäftsvorfälle sind danach

  • rechtliche und wirtschaftliche Vorgänge,
  • die den Gewinn bzw. Verlust oder
  • die Vermögenszusammensetzung
  • in einem Unternehmen
  • in einem bestimmten Zeitabschnitt
  • dokumentieren,
  • beeinflussen oder
  • verändern.

Beispiele für Belege

Belege sind z.B.

  • Rechnungen (Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen),
  • Kassenbons / Bons und
  • Quittungen, aber auch
  • Verträge und Kontoauszüge.

Zweck und Bedeutung von Belegen

Nach Randziffer 61 der GoBD besteht der Zweck der Belege darin, „den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen“.

Dabei spricht auch von der „Belegfunktion“. Mit dieser werden wir uns weiter unten noch näher beschäftigen.

Zur Klarstellung: Es kommt nicht darauf an, ob ein solcher Nachweis als „Beleg“ bezeichnet wird.

Das Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg!

Sicher haben Sie schon mal von dieser Regel gehört. Wahrscheinlich wurden Sie – zu Recht – von Ihrem Steuerberater darauf hingewiesen.

Schließlich müssen nach dem sog. Belegprinzip alle Buchungen oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen durch einen Beleg nachgewiesen sein beziehungsweise werden können (GoBD, Rz. 31).

Ohne Beleg zu buchen ist also keine gute Idee. Deshalb erhalten Sie in einigen Buchführungssystemen auch Warnhinweise, wenn Sie einen Buchungssatz nicht mit einem Belegbild verbunden haben (z. B. in lexoffice).

Das Wichtigste kurz zusammengefasst in Stichpunkten:
  • Beleg dient Dokumentation eines Geschäftsvorfalls.

  • Geschäftsvorfall = Rechtlicher / wirtschaftlicher Vorgang, der den Gewinn / Verlust / die Vermögenszusammensetzung eines Unternehmens dokumentiert / beeinflusst / verändert.

  • ⇒ Belege = Alle Nachweise, die dieser Dokumentation dienen.

  • Beispiele für Belege: Rechnungen, Kassenbons / Bons, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge.

  • Belege dienen als Grundlage für alle Buchungen.

  • Nach dem Belegprinzip gilt: Keine Buchung ohne Beleg!

Belege – Einteilungen

Die möglichen Einteilungen von Belegen

Belege lassen sich unterschiedlich einteilen bzw. gruppieren.
Sie existieren grundsätzlich als

Daneben können Sie Belege einteilen in

  • Fremdbelege / externe Belege und
  • Eigenbelege / interne Belege.
Grafik zur Einteilung von Belegen
Belege begegnen uns als Fremd- und Eigenbelege jeweils in digitaler Form und in Papierform

Was sind Fremdbelege?

Fremdbelege sind diejenigen Belege, die von außen an das Unternehmen herangetragen werden. Deshalb werden sie auch externe Belege genannt.

Beispiele für Fremdbelege / externe Belege

Beispiele hierfür sind

  • Rechnungen anderer Unternehmen (Eingangsrechnungen),
  • Gutschriften anderer Firmen (Eingangsgutschriften),
  • Kontoauszüge,
  • Darlehensauszüge,
  • Steuerbescheide.

Was versteht man unter Eigenbelegen bzw. internen Belegen und was ist bei diesen zu beachten?

Eigenbelege / interne Belege muss das Unternehmen selbst erstellen, wenn keine Fremdbelege vorliegen. Hierbei handelt es sich beispielsweise um die Fälle, in denen ein Fremdbeleg verloren gegangen ist.

In derartigen Situationen wird der Eigenbeleg zum Notbeleg oder Ersatzbeleg. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Nutzung von Eigenbelegen als Not- oder Ersatzbeleg um eine absolute Ausnahme handeln sollte.

Weitere Situationen, in denen Eigenbelege erstellt werden müssen

Weitere Situationen, in denen Eigenbelege erstellt werden müssen, sind bspw.

  • Unternehmensinterne Sachverhalte,
  • Vorgänge des Geldtransits zwischen Kasse und Bank sowie
  • Entnahme- oder Einlagevorgänge.

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Arten von Belegen

Mögliche Belegarten

Die denkbaren Belegarten können so vielfältig wie das Leben sein. Eine abschließende Aufzählung für alle Arten von Belegen können wir Ihnen deshalb nicht liefern.

Allerdings einige Arten von Belegen, die wir selbst als extrem praxisrelevant erachten – ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

  • Aufträge und Auftragsbestätigungen,
  • Belege über Barzahlungen (Quittungen),
  • Bescheide (z.B. über Steuern, Abgaben oder Gebühren),
  • Eingangsrechnungen,
  • Ausgangsrechnungen,
  • Rechnungskorrekturen (Gutschriften),
  • Gutscheine,
  • Kontoauszüge (überwiegend die für betriebliche Konten, in bestimmten Fällen allerdings auch die für Privatkonten),
  • Lieferscheine,
  • Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen („Lohnzettel“),
  • Verträge und deren Anlagen,
  • Zahlungsbelege.

Belegfunktion

Warum Belegfunktion?

Weiter oben hatten wir ja schon kurz die Belegfunktion angesprochen. Nun wollen wir diese näher beleuchten.

Warum ist die Belegfunktion so wichtig? Ganz einfach: Weil die Belegfunktion die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen ist. Elementar ist es, dass Sie sich klarmachen: Die Belegfunktion gilt auch – unserer Meinung nach sogar gerade – bei Einsatz eines DV-Systems.

Wann wird die Belegfunktion erfüllt?

Nachfolgend erläutern wir Ihnen, was die Finanzverwaltung dazu meint. Sie hat sich in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, einem wichtigen Erlass des Bundesfinanzministeriums, dazu geäußert.

Hinsichtlich der Erfüllung der Belegfunktion wird zwischen Papierbelegen und elektronischen Belegen unterschieden.

So erfüllen Sie die Belegfunktion bei Papierbelegen

Bei Papierbelegen ist es erforderlich, dass

  • Angaben zur Kontierung,
  • zum Ordnungskriterium für die Ablage und
  • zum Buchungsdatum

auf dem Beleg gemacht werden.

So erfüllen Sie die Belegfunktion bei elektronischen Belegen

Bei elektronischen Belegen können Sie die Belegfunktion erfüllen, indem Sie

  • die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung herstellen oder
  • eine elektronische Verknüpfung vornehmen (bspw. durch einen eindeutigen Index oder einen Barcode). eines Buchungsbelegs.

Besonderheiten hinsichtlich der Belegfunktion bei Handels- oder Geschäftsbriefen

Empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe erhalten übrigens erst mit dem Kontierungsvermerk und ihrer Verbuchung die Funktion eines Buchungsbelegs.

Aufstellung mit Anforderungen zur Erfüllung der Belegfunktion
Die Belegfunktion ist für elektronische Belege und Papierbelege auf unterschiedliche Weise zu erfüllen

Beleganforderungen nach GoBD

Inhalte von Belegen

In Randziffer 77 der GoBD hat sich die Finanzverwaltung dazu geäußert, welche Inhalte ein Beleg aufzuweisen hat. Wir haben diese in der nachfolgenden Übersicht für Sie zusammengestellt. Nutzen Sie sie einfach als Checkliste.

Übersicht: Beleginhalte

Inhalte, die ein Beleg haben muss Begründungen und Informationen
1. Belegnummer:

Diese muss eindeutig sein. Geeignet sind lt. Finanzverwaltung z.B.

  • Index,
  • Paginiernummer,
  • Dokumenten-ID oder
  • eine fortlaufende Rechnungsausgangsnummer.
 Die Angabe ist zwingend, um die Einzelaufzeichnungspflicht, das Vollständigkeitsgebot und das Ordnungsprinzip von § 146 Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung zu erfüllen.

Außerdem dient die eindeutige Belegnummer als Kriterium der Vollständigkeitskontrolle.

Eine Zuordnung und Identifizierung von Belegen lediglich aus dem Belegdatum oder anderen Merkmalen ist im Regelfall nicht möglich.

Die Verwendung einer Fremdbelegnummer ist erlaubt, sofern mit dieser eine eindeutige Zuordnung möglich ist.
2. Belegaussteller und Belegempfänger Beide Angaben sind zwingend auf einem Beleg zu machen, sofern diese zu den branchenüblichen Mindestaufzeichnungspflichten gehören und keine Aufzeichnungserleichterungen existieren.
3. Betrag und Mengenangaben / Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt. Diese Angaben sind zwingend erforderlich, um Veränderungen von Anlage- und Umlaufvermögen sowie von Eigen- und Fremdkapital dokumentieren zu können.
4. Währungsangabe und Wechselkurs (nur bei Fremdwährungsfällen) Begründung: Der Buchungsbetrag muss (korrekt) ermittelt werden.
5. Belegdatum Auch hierbei handelt es sich um eine zwingend zu machende Angabe. Begründet ist dies im Prinzip der Zeitgerechtheit. Dieses ergibt sich, wie schon bei Punkt 1, aus § 146 Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung.

Das Belegdatum dient als Identifikationsmerkmal für eine chronologische Erfassung. Außerdem handelt es sich bei Bargeschäften üblicherweise um den Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls.

Ggf. ist sogar zusätzlich die Belegzeit zu erfassen (bei umfangreichem Beleganfall).
6. Angabe des verantwortlichen Ausstellers (soweit ein solcher vorhanden ist) Beispielsweise kann dies der Kassenbediener sein.
7. Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
 Hierzu verweist die Finanzverwaltung auf zwei ältere Urteile:

Bitte nicht vergessen: Umsatzsteuerliche Rechnungsinhalte

Wichtig ist, dass Sie neben den o.a. Beleganforderungen nach den GoBD die umsatzsteuerlichen Rechnungsanforderungen im Blick haben. Im Folgenden haben wir Ihnen zwei Links hinterlegt, die Sie zu praktischen Checklisten führen, anhand derer Sie Ihre Vorsteuerabzugsberechtigung prüfen können:

Sie haben noch Fragen zu Belegen?