zwei frauen schütten belege in einen papierkorb
StartseiteIRatgeberIBeleg – Was ist ein Beleg?

Was ist ein Beleg – Überblick

  • Wir merken uns:

Belege werden zur Dokumentation der Geschäftsvorfälle eines Unternehmens benötigt. Sie sind der Nachweis für die Vorgänge, die in der Realität geschehen und dienen als Grundlage für alle Buchungen.

Belege – Einteilungen und Arten

Grafik zur Einteilung von Belegen
Belege begegnen uns als Fremd- und Eigenbelege jeweils in digitaler Form und in Papierform

Belegfunktion – vertiefende Informationen

Aufstellung mit Anforderungen zur Erfüllung der Belegfunktion
Die Belegfunktion ist für elektronische Belege und Papierbelege auf unterschiedliche Weise zu erfüllen

Anforderungen an den Beleg nach den GoBD

Inhalte, die ein Beleg haben muss Begründungen und Informationen
1. Belegnummer:

Diese muss eindeutig sein. Geeignet sind lt. Finanzverwaltung z.B.

  • Index,
  • Paginiernummer,
  • Dokumenten-ID oder
  • eine fortlaufende Rechnungsausgangsnummer.
Die Angabe ist zwingend, um die Einzelaufzeichnungspflicht, das Vollständigkeitsgebot und das Ordnungsprinzip von § 146 Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung zu erfüllen.

Außerdem dient die eindeutige Belegnummer als Kriterium der Vollständigkeitskontrolle.

Eine Zuordnung und Identifizierung von Belegen lediglich aus dem Belegdatum oder anderen Merkmalen ist im Regelfall nicht möglich.

Die Verwendung einer Fremdbelegnummer ist erlaubt, sofern mit dieser eine eindeutige Zuordnung möglich ist.

2. Belegaussteller und Belegempfänger Beide Angaben sind zwingend auf einem Beleg zu machen, sofern diese zu den branchenüblichen Mindestaufzeichnungspflichten gehören und keine Aufzeichnungserleichterungen existieren.
3. Betrag und Mengenangaben / Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt. Diese Angaben sind zwingend erforderlich, um Veränderungen von Anlage- und Umlaufvermögen sowie von Eigen- und Fremdkapital dokumentieren zu können.
4. Währungsangabe und Wechselkurs (nur bei Fremdwährungsfällen) Begründung: Der Buchungsbetrag muss (korrekt) ermittelt werden.
5. Belegdatum Auch hierbei handelt es sich um eine zwingend zu machende Angabe. Begründet ist dies im Prinzip der Zeitgerechtheit. Dieses ergibt sich, wie schon bei Punkt 1, aus § 146 Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung.

Das Belegdatum dient als Identifikationsmerkmal für eine chronologische Erfassung. Außerdem handelt es sich bei Bargeschäften üblicherweise um den Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls.

Ggf. ist sogar zusätzlich die Belegzeit zu erfassen (bei umfangreichem Beleganfall).

6. Angabe des verantwortlichen Ausstellers (soweit ein solcher vorhanden ist) Beispielsweise kann dies der Kassenbediener sein.
7. Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
Hierzu verweist die Finanzverwaltung auf zwei ältere Urteile:

Bitte nicht vergessen: Umsatzsteuerliche Rechnungsinhalte

Wichtig ist, dass Sie neben den o.a. Beleganforderungen nach den GoBD die umsatzsteuerlichen Rechnungsanforderungen im Blick haben. Im Folgenden haben wir Ihnen zwei Links hinterlegt, die Sie zu praktischen Checklisten führen, anhand derer Sie Ihre Vorsteuerabzugsberechtigung prüfen können:

Noch Fragen zu Belegen?

Jetzt Beratungstermin vereinbaren: 040 800085170