Digitaler Personalfragebogen mit DATEV – Der Guide

Sie befinden sich in DATEV Personaldaten online im Bereich der Mitarbeiterübersicht. Oberhalb der Mitarbeiterliste finden Sie ein grünes Kreuz, das mit „Mitarbeiter anlegen“ beschriftet ist. Wenn Sie hierauf klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit einem Formular, in dem Sie die grundlegenden Mitarbeiterdaten erfassen können. Zum Beispiel

• Eintrittsdatum,
• Vor- und Familienname, sowie
• Geschlecht.

Außerdem wird Ihnen der Beschäftigungsbetrieb angezeigt. Sofern mehrere mögliche Beschäftigungsbetriebe vorhanden sind, sollten Sie eine entsprechende Auswahl vorfinden. In derartigen Fällen wählen Sie bitte über das Dropdown-Menü denjenigen Betrieb, in dem Ihr neuer Mitarbeiter überwiegend beschäftigt ist. Sofern ein Betrieb in der Anzeige fehlt, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin.

Wenn Sie die Ihnen vorliegenden Grunddaten eingegeben haben, klicken Sie unten rechts auf den grünen Button „Anlegen“.

Anschließend wird eine neue Oberfläche geöffnet. Außerdem erhalten Sie eine Meldung, dass die Person im System angelegt wurde.

Klicken Sie zunächst auf den Button „Daten zur Beschäftigung bearbeiten“. Sie finden diesen auf der rechten Bildschirmseite im unteren Teil des Bereichs „Beschäftigung“.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie bitte alle Felder ausfüllen, soweit Sie entsprechende Angaben machen können. Dies sollte eigentlich problemlos möglich sein. Einen Großteil des Datenmaterials benötigen Sie ohnehin zum Abschluss des Arbeitsvertrages. Zu diesen Daten gehören u.a.

• die Berufsbezeichnung des neuen Mitarbeiters,
• die Form des geschlossenen Arbeitsvertrages (befristet oder unbefristet in Vollzeit oder Teilzeit),
• die wöchentliche Arbeitszeit sowie die vereinbarte Arbeitszeit an den einzelnen Arbeitstagen,
• der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers pro Jahr,
• das monatliche Bruttogehalt,
• ggf. der Stundenlohn,
• die Zahlungsart des Gehaltes (per Scheck, bar oder per SEPA-Überweisung).

Durch das Speichern aus Schritt 2 gelangen Sie wieder zur Übersichtsseite des Mitarbeiters. Dort finden Sie auf der linken Seite einen Bereich mit der  Überschrift „Persönliches“. Dieser bietet Ihnen drei grundlegende Optionen:

1. Sie können direkt auf den grünen Button „Personalfragebogen bereitstellen“ klicken. Hierfür müssen Sie natürlich die E-Mail-Adresse Ihres neuen Beschäftigten kennen. Wenn Sie diese Option wählen, kann ihr Mitarbeiter alle Daten zu seiner Person selbst im digitalen Personalfragebogen erfassen. Dies ist ungemein praktisch.
2. Alternativ können Sie als Arbeitgeber durch Klick auf den Button „Persönliche Daten bearbeiten“ die erforderlichen Daten des Mitarbeiters eingeben. Dies sollten Sie nach unserer Ansicht möglichst gemeinsam mit dem Mitarbeiter machen.
3. Sie entscheiden sich für eine Mischform der beiden letzten Punkte: Sie erfassen so viele persönliche Daten (siehe 2.), wie Ihnen vorliegen. Wenn Sie nicht mehr weiter wissen, speichern Sie die Daten ab und senden dem Mitarbeiter anschließend den digitalen Personalfragebogen wie unter 1. beschrieben.

In allen Fällen sollte unbedingt darauf geachtet werden, die Onlineformulare des digitalen Personalfragebogens möglichst vollständig auszufüllen. So vermeiden Sie spätere Nachfragen durch Ihr Steuerberatungsbüro.

Wenn Sie nun alle o.a. Unterlagen griffbereit haben, können Sie den Link Ihres Arbeitgebers beruhigt öffnen.

Bitte machen Sie mindestens zu allen Punkten des Fragebogens Angaben, die mit einem Sternchen (*) versehen sind. Bei den betreffenden Feldern handelt es sich um Pflichtangaben, die unbedingt für die Erstellung Ihrer Lohnabrechnung benötigt werden.

Bitte achten Sie darauf, genaue Angaben zu machen. Beispiel: Die Angabe „AOK“ im Feld „Gesetzliche Krankenkasse“ reicht nicht aus, da es diverse unterschiedliche Ortskrankenkassen gibt. Sie werden hier auch durch die Software unterstützt, die Ihnen verschiedene Krankenkassen zur Auswahl anbietet, sobald Sie die ersten Buchstaben tippen.

Zum Abschluss des Erfassungsvorgangs klicken Sie bitte unten rechts auf den Button „Versenden“. Hierdurch übermitteln Sie Ihre lohnrelevanten Daten an Ihren Arbeitgeber.

Eine (wirklich große) abschließende Bitte: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber kurz persönlich, telefonisch oder per Mail darüber, dass Sie im die Daten übermittelt haben. Leider erhält er hierzu aktuell noch keine automatisierte Mitteilung von der DATEV. Nach unseren Informationen plant das Softwarehaus die Freigabe einer E-Mail-Benachrichtigung in dem betreffenden Programm DATEV Personaldaten für das dritte Quartal 2023. Wir werden Sie in diesem Beitrag über den Fortschritt in dieser Angelegenheit informieren.

Das war es schon! Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Nun müssen Sie lediglich noch die Daten des Mitarbeiters für Ihr Steuerberatungsbüro freigeben. Dies muss zwingend vor der Lohnabrechnung geschehen. Ansonsten ist es der Steuerberatungskanzlei nicht möglich, den Mitarbeiter in der Abrechnung zu berücksichtigen.

Klicken Sie für die Freigabe der Mitarbeiterdaten zum Abschluss auf den grünen Button „Mitarbeiter freigeben“. Sie finden diesen auf Ihrem Bildschirm rechts unten.