Controlling – Eine Disziplin, die im 21. Jahrhundert für Unternehmen wegen ständigen Wandels und zunehmender Informationsflut stetig an Bedeutung gewinnt. Ein gutes Controlling hilft der Unternehmensführung, durch das Sammeln, Verarbeiten und Auswerten von Informationen, unternehmerische Ziele klar herauszuarbeiten, diese zuverlässiger zu erreichen und Unternehmensprozesse sinnvoll zu steuern.

Wir beantworten Ihnen in diesem umfassenden und leicht verständlichen Guide die u. a. die folgenden Fragen:

  • Was versteht man unter Controlling?
  • Welche Aufgaben und Ziele kommen dem Controlling zu?
  • Welche Arten, Formen und Ausprägungen des Controllings gibt es?
  • Warum ist KMU Controlling wichtig? Was sind die Gründe dafür?

Lassen Sie uns gemeinsam einen „Deep Dive“ in die Controlling-Thematik machen.

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Controlling: Definitionen, Aufgaben, Ziele

Controlling Definition

Controlling ist ein Begriff, der aus dem Englischen stammt und so viel wie „Steuerung“ oder „Regelung“ bedeutet. Es ist also nicht einfach mit „Kontrolle“ gleichzusetzen, so wie es im deutschsprachigen Raum oftmals fälschlicherweise getan wird.

Im unternehmerischen Kontext versteht man unter Controlling eine systematische Vorgehensweise, um die Leistung eines Unternehmens zu planen, zu überwachen und zu steuern.

Weitere Definitionen des Controllings

Eine wirklich verbindliche und einheitliche Definition des Controllings existiert bisher nicht. Allerdings haben sich verschiedene Institutionen und Personen darum bemüht, greifbare und von der Fachwelt anerkannte Konzepte zu entwickeln.

So definiert der Internationale Controller Verein (ICV) es beispielsweise als „einen systematischen Managementprozess zur Planung, Koordination und Steuerung von Leistungspotenzialen.“

Hiernach ist es wichtig zu verstehen, dass Controlling keine reine Verwaltungsfunktion ist, sondern eine proaktive Rolle im Unternehmensmanagement einnimmt. Der ICV hat sein Verständnis von den Kernelementen des Controllings im Jahr 2012 in einem lesenswerten Grundsatzpapier niedergelegt.

Die beiden bekannten Controller Peter Horváth und Thomas Reichmann sehen in der Controlling-Disziplin hingegen die „Versorgung von Führungsverantwortlichen mit entscheidungsrelevanten Informationen.“.

Die hierfür relevanten Informationen sind diejenigen, die

  • der Ausrichtung des Unternehmens an wirtschaftlichen Zielen,
  • der Vorgabe einer Zielerreichung,
  • Soll-Ist-Vergleichen und
  • der Koordination des Entscheidungsprozesses

dienen.

Einfache und kurze Definition für Controlling

Da uns die o.a. Ansätze zu kompliziert klingen, versuchen wir nachfolgend eine praxistaugliche und verständliche Definition zu geben.

Damit wollen wir kurz und knapp auch die häufig gestellte Frage beantworten: Was versteht man unter Controlling? Nachfolgend unsere kurze Definition für Controlling.

Controlling Definition kurz und knapp
Zusammenfassung: Controlling Definition

Aufgaben des Controllings

Die Controlling-Aufgaben variieren je nach Größe und Aufstellung des jeweiligen Unternehmens. Gewisse Kernaufgaben sind jedoch allgemein üblich.

Aufgaben des Controllings sind typischerweise

  • die Sammlung und Bündelung von Informationen und Daten
    • aus den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens und
    • aus den Märkten,
  • deren Auswertung, Analyse und übersichtliche Aufbereitung zur Unterrichtung der Geschäftsführung,
  • die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung,
  • die Überwachung von Kennzahlen,
  • die Unterstützung der Unternehmensführung bei der
    • Definition,
    • Festlegung und
    • Erreichung von Zielen der Unternehmung,
  • Ergebniskontrollen / Zielkontrollen (bspw. durch Soll-Ist-Vergleiche),
  • Projektplanung, Projektkoordination und Projektsteuerung.

Ziele des Controllings - welche Zielsetzung wird verfolgt?

Die hauptsächliche Zielsetzung des Controllings besteht darin, die Unternehmensziele zu erreichen, indem die operativen Prozesse und Ressourcen optimal eingesetzt werden. Somit sollen Entscheidungen besser koordiniert und die Rationalität der Entscheidungen gesichert werden.

Unter anderem wird hierfür die finanzielle Situation, die Geschäftsentwicklung und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens genau analysiert. Auf diese Weise soll die Geschäftsleitung so frühzeitig wie möglich auf Veränderungen reagieren können.

Weitere Ziele bestehen in der Entlastung der Unternehmensführung von Tätigkeiten der Informationsbeschaffung, Planung und Kontrolle.

Controlling Ziele Übersicht - hauptsächliche Zielsetzung und weitere Ziele
Zusammenfassung / Übersicht: Ziele Controlling

System, Elemente und Bereiche des Controllings

Strategisches Controlling - Der erste von zwei Bereichen des Controllings

Strategisches Controlling dient der Betrachtung des Erfolgspotenzials, das sich einem Unternehmen langfristig bietet. Es kann als Zusammenfassung der Funktionen der

  • strategischen Planung,
  • strategischen Kontrolle und
  • strategischen Koordination

angesehen werden.

Strategisches Controlling - Definition

Mit dem strategischen Controlling soll der langfristige Erfolg des gesamten Unternehmens gesichert werden. Es hat üblicherweise einen langfristigen Zeithorizont von ca. drei bis fünf Jahren und ist hierarchisch der oberen Führungsebene zuzurechnen.

Man orientiert sich dabei primär in Richtung Umwelt, weniger nach innen. Um strategisches Controlling durchführen zu können, bedarf es deshalb beispielsweise umfassender Kenntnisse der Markt-, Konkurrenz- und Kundenverhältnisse.

Aufgaben und Ziele des strategischen Controllings

Ziele des strategischen Controllings sind

  • die Existenzsicherung des Unternehmens und
  • das sich bietende (und ggf. zu hebende) Erfolgspotenzial.

Die Dimensionen mit denen sich dieses Element des Controllings befasst, sind Chancen und Risiken sowie Stärken und Schwächen.

Der Leitsatz des strategischen Controllings ist „Do the right things“. Die Aufgabe des strategischen Controllings besteht somit darin, zu ergründen wie die richtigen Dinge getan werden können. Dies liegt darin begründet, dass sich das strategische Controlling sehr stark mit der Ausrichtung des Unternehmens auf seine Märkte und Zielgruppen beschäftigt.

Letztlich kümmert man sich hierbei auch sehr intensiv um das eigene Geschäftsmodell und die hierfür erforderlichen Unternehmensprozesse. Zur Umsetzung des strategischen Controllings bedient man sich anerkannter Instrumente. Diese Controllinginstrumente werden in der folgenden Übersicht aufgelistet.

Methoden des strategischen Controllings

(in Anlehnung an Prof. Dr. Mathias Graumann)

a) zur Analyse gegenwärtiger Potenziale

  • Szenario-Analyse

  • Marktanalyse / Wettbewerbsanalyse

  • Stärken-Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse)

  • Lücken-Analyse (Gap-Analyse)

b) zur Entwicklung von zukünftigen Strategien

  • Analyse des Produktlebenszyklus
  • Erfahrungskurven-Analyse

  • Portfolio-Analyse

Operatives Controlling - Der zweite Bereich des Controllings

Im Gegensatz zum oben beschriebenen strategischen Controlling konzentriert sich operatives Controlling auf kurz- bis mittelfristige Steuerungsfunktionen. Es dient somit dem laufenden Geschäft.

Operatives Controlling - Definition

Das operative Controlling gewährleistet die Zielrealisierung und Zielerreichungskontrolle auf Basis der Vorgaben des o.a. strategischen Controllings, das es somit ergänzt. Sein Planungshorizont umfasst ein Jahr, maximal zwei Jahre. Es befasst sich primär mit der internen Unternehmenssituation und konzentriert sich dabei auf die Leistungserstellung.

Aufgaben und Ziele des operativen Controllings

Die Konzentration des operativen Controllings liegt auf den Größen

  • Aufwand und Ertrag sowie
  • Kosten und Leistungen.

Dies liegt an den Zielgrößen, die ermittelt werden sollen:

  • Wirtschaftlichkeit,
  • Gewinn,
  • Rentabilität.

Aufgaben des operativen Controllings sind bspw.

  • die Analyse der nach Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern gegliederten Kosten- und Leistungsrechnung des Unternehmens,
  • das Kostenmanagement (z.B. in Form von Deckungsbeitragsrechnungen, und Break-even-Analysen) und
  • die Budgetierung.

Leitsatz des operativen Controllings ist „Do the things rights“.

Das operative Controlling ergänzt das strategische Controlling und ist ohne dieses nicht denkbar.

Methoden des operativen Controllings

(angelehnt an Prof. Dr. Mathias Graumann)

a) Rechnungslegungsorientiert

  • Jahresabschluss
  • Kostenrechnung
  • Kostenmanagement

b) Erfolgsrechnungsorientiert

  • Budgetierung und Budgetkontrolle
  • Berichtswesen

  • Investitionsplanung, Finanzplanung

Strategisches Controlling vs. operatives Controlling

Vergleich / Abgrenzung zwischen den beiden Controlling-Elementen

(ebenfalls in Anlehnung an Prof. Dr. Mathias Graumann)

Vergleichsmerkmal Strategisches Controlling Operatives Controlling
Zuständigkeit Unternehmensführung Alle Unternehmensstufen (Schwerpunkt:
mittleres Management)
Orientierung Primäre Ausrichtung an der Umwelt des Unternehmens Fokus auf die leistungserstellenden Prozesse innerhalb des Unternehmens
Zeitlicher Horizont drei bis fünf Jahre
(= langfristiger Horizont)		 max. zwei Jahre
(= kurz- / mittelfristiger Horizont)
Grad der Unsicherheit relativ hoch tendenziell niedriger
Art der betrachteten Probleme überwiegend unstrukturiert, mit einer gewissen Unschärfe versehen strukturiert, konkret, wiederholend
Alternativenspektrum weites Spektrum eingeschränktes Spektrum an Alternativen
Umfang konzentriert, wenige wichtige Problemstellungen umfassend, schließt alle funktionellen Unternehmensbereiche ein, integriert alle Teilpläne
Grad der Detailierung eher grober Natur starker Detailierungsgrad
Zielgrößen
  • Existenzsicherung
  • Erfolgspotenzial
  • Wirtschaftlichkeit
  • Gewinn
  • Rentabilität
Dimensionen
  • Chancen / Risiken
  • Stärken / Schwächen
  • Aufwand / Ertrag
  • Kosten / Leistungen
Leitsätze „Do the right things“ „Do the things right“

Arten des Controllings / Spezialisierungen

Je größer ein Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich in den einzelnen Fachbereichen Spezialisierungen des Controllings herausbilden. Nachfolgend eine beispielhafte Liste möglicher Vertiefungen / Arten des Controllings:

  • Finanz-Controlling,
  • Einkaufs-Controlling,
  • Vertriebs-Controlling,
  • Personal-Controlling,
  • Marketing-Controlling,
  • Produktions-Controlling,
  • Investitions-Controlling,
  • Projekt-Controlling.

Nach unserer Ansicht sollten sich KMU hierdurch keinesfalls verunsichern lassen. Vielmehr gilt es bei diesen darum, überhaupt ein funktionierendes Controlling aufzubauen.

Aufgaben des Controllings in der Praxis: Wie läuft alles praktisch ab?

Nachdem Sie jetzt viele theoretische Erkenntnisse über die Disziplin des Controllings gewonnen haben, fragen Sie sich bestimmt, wie das Ganze praktisch umgesetzt wird. An dieser Stelle kommt der sog. Controlling-Kreislauf ins Spiel. Nach unserer Meinung verdeutlicht er die vier Aufgaben des Controllings, man könnte an dieser Stelle auch von den vier Hauptaufgaben des Controllings sprechen, wirklich sehr anschaulich.

Der Controlling-Kreislauf, man spricht auch vom Controlling-Zyklus, besteht aus vier Schritten. Häufig wird in diesem Zusammenhang auch von den „vier (Haupt-) Aufgaben des Controllings“ gesprochen.
Die vier Schritte werden laufend in der gleichen Reihenfolge wiederholt:
  • Der Planung,
  • der Informationsversorgung,
  • der Kontrolle, sowie
  • der Steuerung.

Somit handelt es sich bei Controlling also um einen dynamischen, sich wiederholenden Prozess, der der zielgerichteten Unternehmenssteuerung dient.

1. Planung

Im Rahmen der Planungsphase wird zuerst die Vergangenheit betrachtet. Aus dieser werden dann mittels aktuell vorliegender Daten und Umweltzustände möglichst realistische Ziele und Pläne für die Zukunft des Unternehmens abgeleitet. Hierbei ist zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zielen zu unterscheiden.

Die Planungsziele / Soll-Vorgaben sollten „smart“ sein:

  • spezifisch – klar und präzise formuliert,
  • messbar – Fortschritt und Zielerreichung sollen anhand konkreter Messgrößen / Kriterien bewertbar sein,
  • attraktiv – Die Zielsetzung sollte für alle Beteiligten motivierend sein,
  • realistisch – unrealistische Ziele wirken der Umsetzbarkeit entgegen, da sie demotivierend sind,
  • terminiert – erforderlich sind eine Deadline und ein verbindlicher zeitlicher Rahmen.

2. Information: Berichterstattung / Reporting

Die Informationsversorgung lässt sich in vier Phasen unterteilen:

  • Ermittlung des Informationsbedarfs,
  • Informationsbeschaffung,
  • Informationsaufbereitung und
  • Informationsübermittlung.

Jede einzelne Phase ist wichtig, erfordert deshalb Abstimmung und Kommunikation. Aufgrund der Fortschritte in der elektronischen Datenverarbeitung wird die Informationsbeschaffung mittlerweile in vielen Unternehmen von der IT erledigt. Der Controller ist allerdings auch heutzutage mehr denn je sehr stark mit der Beurteilung der benötigten Daten, deren Eingrenzung und verständliche Aufbereitung beschäftigt. Hierzu bedarf es einer ausgeprägten betriebswirtschaftlichen Kompetenz.

3. Kontrolle und Analyse

Die vorgenommene Planung muss stets kontrolliert werden. Nur durch eine Analyse der Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Ergebnissen ist es möglich die Gründe hierfür nachzuvollziehen und zu verstehen.

Somit muss in diesem Schritt des Controlling-Kreislaufs auch

  • nach den Ursachen der Abweichungen und
  • nach Lösungen zur zukünftigen Vermeidung der Abweichungen

gesucht werden.

4. Steuerung und Optimierung

In diesem Schritt des Kreislaufs kommt es darauf an, Maßnahmen zu ergreifen, die ein Gegensteuern bezüglich der festgestellten Abweichungen gewährleisten. Die Steuerungs- und Optimierungsphase dient somit als Regulativ. Man orientiert sich hierbei üblicherweise an geeigneten Controlling-Kennzahlen.

Grafische Darstellung des Controlling-Kreislaufes Planung Information Kontrolle Steuerung

Weiterführendes: KMU und Controlling

In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kommt häufig die Frage auf, ob diese ein Controlling benötigen. Oftmals wird dieses als zu aufwändig angesehen. Diese Einstellung ist nach unserer Überzeugung grob fahrlässig.

Nach unserer Überzeugung ist ein funktionierendes Controlling auch für Kleinunternehmen unverzichtbar. Da uns das Thema wirklich am Herzen liegt, haben wir einen separaten Artikel über KMU-Controlling geschrieben, den Sie unbedingt lesen sollten. Dort beleuchten wir auch die Gründe, die für die Installation eines Controllings sprechen.