Digitale Buchhaltung – Der Ratgeber2023-05-10T14:49:40+02:00
Zwei Menschen scannen Belege für die digitale Buchhaltung
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  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Aktualisiert am 10.05.2023

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  • Lesezeit: 6 Minuten

Digitale Buchhaltung, verständlich erläutert

Vorteile digitaler Buchhaltung

Weitere Lösungen zum digitalen Buchhaltungsprozess

Analoge Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung – Was sind die Unterschiede?

Vergleich zwischen analoger und digitaler Buchhaltung

Wer seine Buchhaltung bisher analog abgewickelt hat, möchte wahrscheinlich gern wissen, was die analoge Buchhaltung von der digitalen Buchhaltung unterscheidet. Das verstehen wir selbstverständlich. Deshalb haben wir nachfolgend eine Übersicht zum Vergleich beider Methoden erstellt.

Analoge Buchhaltung

  • Viel Papier

  • Geprägt durch das Abheften der Papierbelege in Ordner (üblicherweise Pendelordner)

  • Zeitraubender, meist monatlicher Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierungen werden handschriftlich auf dem Papierbeleg vorgenommen und müssen anschließend abgetippt werden

  • Hoher Platzbedarf für die Aufbewahrung der Unterlagen
  • Häufig langwierige Belegsuche in der Masse der Papierunterlagen

Digitale Buchhaltung

  • Papierarm, ggf. papierlos

  • Digitale und revisionssichere Ablage der notwendigen Belege und Daten in der Cloud

  • Schneller, bei Bedarf sogar laufender Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierung direkt am elektronischen Beleg,  fest mit diesem Beleg verbunden, zusätzliches Abtippen entfällt

  • Alle Unterlagen befinden sich in der Cloud, kein Platzbedarf

  • Leicht auffindbare Belege durch Suchmechanismen

Tipps: Wie Sie digitale Buchhaltung richtig einführen

  1. Informieren Sie Ihren Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin, dass Sie gern auf digitale Fibu umstellen möchten.
  2. Besprechen Sie mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin auch, welche Software in diesem Zusammenhang zum Einsatz kommen soll. Achten Sie hierbei auf die GoBD-Konformität der Software.
  3. Schaffen Sie, sofern noch nicht vorhanden, die nötige Hardware an. Ggf. können Sie auch hierzu Tipps von Ihrer Steuerberatungskanzlei bekommen.
  4. Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck. Die neuen Buchhaltungsprozesse müssen sich erst allmählich einspielen und etablieren. Mit ziemlicher Sicherheit müssen sie auch von Zeit zu Zeit angepasst und optimiert werden. Holen Sie auch hierzu Ihre Berater mit ins Boot. Denn: Durch gute Kommunikation gelangen Sie leichter zu funktionierenden kaufmännischen Prozessen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welches Equipment benötige ich für den Einstieg in die digitale Buchhaltung?2022-11-24T23:24:23+01:00

Um den Einstieg in die digitale Buchhaltung problemlos zu meistern, sollten Sie die folgenden Dinge anschaffen bzw. nutzen:

  • Einen handelsüblichen PC / ein handelsübliches Notebook und
  • einen möglichst schnellen Dokumentenscanner, der über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügt.
  • Außerdem sollten Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen.

Genauere Informationen rund um das Digitalisieren von Belegen finden Sie in unserem Ratgeber „Belege digitalisieren: Tipps, Tricks, Empfehlungen“.

Ist digitale Buchhaltung teurer als analoge Buchhaltung?2022-11-24T23:24:21+01:00

Digitale Buchhaltung verursacht zwar einerseits Kosten für Hard- und Software. Andererseits sparen Sie jedoch Zeit, Papier, Raumkosten, Wegekosten und ggf. Versandkosten.

Erfahrungsgemäß wirken sich insbes. die Zeiteinsparungen besonders vorteilhaft aus. Die eingesparte Zeit kann Ihrerseits genutzt werden, um zusätzlichen Umsatz in Ihrem Kerngeschäft zu generieren.

In der Gesamtbetrachtung erweist sich die digitale Buchhaltung im Vergleich zur analogen Buchhaltung somit als günstiger.