Digitale Buchhaltung – Der Ratgeber2023-08-27T18:06:14+02:00
Zwei Menschen scannen Belege für die digitale Buchhaltung mit dem Smartphone

Digitale Buchhaltung

Digitale Buchhaltung bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile: Zeitersparnis, besseren Überblick, aktuellere Auswertungen und Möglichkeiten, Kosten einzusparen. Erfahren Sie in unserem Ratgeber

  • wie digitale Buchhaltung funktioniert,
  • welche Möglichkeiten sich Ihnen durch diese eröffnen und
  • was bei der praktischen Umsetzung der digitalen Buchführung zu beachten ist.

Unsere Tipps unterstützen Sie bei der Einführung der Online-Buchhaltung, auf die FAQs erhalten Sie verständliche Antworten.

  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Aktualisiert am 16.08.2023

  • Bitte beachten Sie stets unseren Haftungsausschluss im Impressum, der auch für unsere Fachartikel gilt.

  • Lesezeit: 6 Minuten
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1. Digitale Buchhaltung, verständlich erläutert
2. Tipps: Erfolgreiche Umsetzung der digitalen Buchhaltung
3. Die Vorteile digitaler Buchhaltung
4. Weitere Tipps zur digitalen Buchhaltung in der Praxis
5. Analoge Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung – Was sind die Unterschiede?
6. Digitale Buchhaltung richtig einführen
7. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Digitale Buchhaltung, verständlich erläutert

Digitale Buchhaltung - Was ist das?

Unter digitaler Buchhaltung versteht man die digitale Abwicklung des bisher papierhaft und analog abgewickelten Buchhaltungsprozesses.

Dabei werden analoge Werte in digitale Formate umgewandelt und anschließend buchhalterisch weiterverarbeitet. Papierbelege werden gescannt, die hierdurch erzeugten Belegbilder in Dateiform werden gebucht.

Daten, die bereits in digitaler Form vorliegen (bspw. digitale Rechnungen oder Kontoauszugsdaten) können direkt in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden.

Ziel der digitalen Buchhaltung ist, einen medienbruchfreien Prozess zu erreichen, der möglichst weitgehend automatisiert abläuft und Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert verschafft. Im Idealfall ist die digitale Buchhaltung also eine papierlose Buchhaltung.

Was umfasst der Prozess der digitalen Buchhaltung?

Die Digitalisierung des papierhaften Belegmaterials zählt genauso zum digitalen Buchführungsprozess wie die Weiterverarbeitung verschiedener Daten (bspw. Kontoauszugsdaten).

Da im Rahmen des gesamten Prozesses unterschiedliche Datenströme entstehen, eignet er sich besonders gut für die Zusammenarbeit verschiedener Personen und / oder Institutionen. So ist auch die gemeinsame Abwicklung der digitalen Buchhaltung mit dem Steuerberater problemlos möglich.

Weitere Tätigkeiten wie Fakturierung, Zahlungsabwicklungen, Mahnwesen und Lohn- und Gehaltsabrechnung können ebenfalls integriert werden.

Tipps: Erfolgreiche Umsetzung der digitalen Buchhaltung

  • Intensiv mit den Prozessen beschäftigen. Hilfreich ist hierbei die Unterstützung durch einen FAIT (Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse).
  • Vernünftige Hard- und Software nutzen. Lassen Sie sich vor der Anschaffung möglichst von einem kompetenten Fachhändler / Techniker beraten.

  • Regelmäßig Belege digitalisieren.

  • Schnittstellen nutzen. Sofern Sie DATEV-Nutzer sind, finden Sie entsprechende Partnerlösungen auf dem DATEV-Marktplatz.

  • GoBD einhalten. Dann gibt es weniger Stress während der Betriebsprüfung.

Die Vorteile digitaler Buchhaltung

#1 - Immer verfügbar - sicher und überall

Wenn Sie Ihre Finanzbuchführung digital und papierlos in der Cloud abwickeln, haben Sie einen entscheidenden Vorteil: Ihre Buchführungsdaten sind jederzeit verfügbar. Solange Sie über einen Internetzugang verfügen, können Sie sicher von jedem Ort auf der Welt auf alle relevanten Daten Ihres Unternehmens zugreifen. Dies gilt übrigens auch für das Datenmaterial der Lohnbuchhaltung. Die Sicherheit gewährleistet dabei moderne Buchhaltungssoftware wie DATEV Unternehmen online.

#2 - Automatisierung von Prozessen und Zeitersparnis

Durch die digitale Abwicklung von Buchhaltungsarbeiten werden viele Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Beispielsweise müssen keine Ordner mehr zwischen Betrieb und Steuerberater hin- und herbewegt werden. Das spart

  • Wegezeiten,
  • ggf. Sprit oder
  • Porto und
  • schont nebenher noch die Umwelt.

Zahl- und Mahnprozesse können automatisiert werden. Ihr Vorteil: Sie und Ihre Mitarbeiter sparen Zeit für die wichtigere Tätigkeiten.

Denken Sie daran: Sie digitalisieren Ihre Buchhaltungsbelege nicht für das Finanzamt. Sie tun dies für den Erfolg Ihres Unternehmens.

#3 - Sichere und platzsparende Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen

Die Archivierung von Buchhaltungsbelegen kann sich für Sie zukünftig radikal ändern: Sofern Sie rechtssichere Prozesse etablieren (Stichworte: Digitalisierung, Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem), können Sie ggf. sogar Ihre Papierbelege nach dem Scannen vernichten. Man nennt dies auch „Ersetzendes Scannen“, da die digitalen Belegbilder die analogen Papierbelege ersetzen und deren Funktion übernehmen.

Unsere dringende Empfehlung hierzu: Unbedingt vor der papierlosen Buchhaltung die Beratung des Steuerberaters in Anspruch nehmen. Im Ergebnis werden Sie in jedem Fall Platz und Raumkosten für die Archivierung sparen. Schließlich haben Sie ein sicheres digitales Archiv in der Cloud.

#4 - Bessere Übersicht - aktuellere Auswertungen

Kennen Sie das auch? Sie erhalten von Ihrem Steuerberater jeden Monat veraltete Auswertungen (BWA, OPOS-Listen, Summen- und Salden-Listen) des vorletzten Monats. Damit ist jetzt Schluss.

Wenn Sie Ihre Unterlagen stets zeitnah scannen bzw. digital für die Verbuchung bereit stellen, können Sie aktuelle und aussagekräftige Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Offene-Posten-Listen erhalten, mit denen Sie arbeiten können. Alles eine Frage der Absprache oder der Umsetzung. Unternehmerischer Überblick ist nur ein paar Mausklicks entfernt. Sie schaffen so auch eine wunderbare Grundlage für Ihr Controlling. Dieses können Sie dann später mit einer entsprechenden Controlling-Beratung problemlos skalieren.

#5 - Kostenersparnisse

Durch die digitale Buchführung reduzieren Sie die Archivierungskosten für Ihre Belege. Der Platzbedarf wird stark minimiert, Ihre Raumkosten verringert.

#6 - Prozesse ohne Medienbrüche

Mit digitaler Finanzbuchhaltung bleiben Sie am Puls der Zeit. Angebote und elektronische Rechnungen (z.B. im ZUGFeRD-Format) schreiben Sie in entsprechenden Modulen (bspw. Auftragswesen online). Hierdurch beschleunigen Sie Ihre Abläufe. Zahlungen und Lastschrifteinzüge führen Sie in einer integrierten Onlinebanking-Anwendung aus (z.B. Bank online). Schnittstellen zu gängigen Systemen vermeiden Medienbrüche.

Finanzteam bei der digitalen Cloudbuchhaltung

Weitere Tipps zur digitalen Buchhaltung in der Praxis

#1 – Nutzen Sie ein digitales Kassenbuch

Setzen Sie das in der Anwendung integrierte Kassenbuch online ein, das Ihnen bspw. durch eine automatische Kassenminusprüfung bei der Einhaltung der GoBD hilft. In jedem Fall wird die richtige Kassenführung hierdurch wesentlich einfacher.

#2 – Führen Sie Zahlungen aus und prüfen Sie Ihre Bankumsätze

Mittels der ebenfalls vorhandenen Onlinebanking-Software Bank online können Sie problemlos Ihren gesamten betrieblichen Zahlungsverkehr abwickeln. Bezahlen Sie Ihre Lieferantenrechnungen direkt vom Belegbild oder ziehen Sie Lastschriften über Ihre Kundenrechnungen ein. Daneben bieten Ihnen elektronische Bankauszüge bieten Ihnen einfache, übersichtliche und automatisierbare Kontrollmöglichkeiten.

#3 – Schreiben Sie Ihre Rechnungen online

Mit dem auf kleine Unternehmen abgestimmten Zusatzmodul DATEV Auftragswesen online schreiben Sie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungserinnerungen in einem System. Das Programm fügt sich nahtlos in die Buchhaltungssoftware DATEV Unternehmen online ein. Mittlerweile existieren jedoch viele Alternativen am Markt. Als Anwender haben Sie die Qual der Wahl: So bieten neben vielen anderen Anbietern bspw. auch lexoffice und easybill Möglichkeiten, online Rechnungen zu schreiben.

Analoge Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung – Was sind die Unterschiede?

Vergleich zwischen analoger und digitaler Buchhaltung

Wer seine Buchhaltung bisher analog abgewickelt hat, möchte wahrscheinlich gern wissen, was die analoge Buchhaltung von der digitalen Buchhaltung unterscheidet. Das verstehen wir selbstverständlich. Deshalb haben wir nachfolgend eine Übersicht zum Vergleich beider Methoden erstellt.

Analoge Buchhaltung

  • Viel Papier

  • Geprägt durch das Abheften der Papierbelege in Ordner (üblicherweise Pendelordner)

  • Zeitraubender, meist monatlicher Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierungen werden handschriftlich auf dem Papierbeleg vorgenommen und müssen anschließend abgetippt werden

  • Hoher Platzbedarf für die Aufbewahrung der Unterlagen
  • Häufig langwierige Belegsuche in der Masse der Papierunterlagen

Digitale Buchhaltung

  • Papierarm, ggf. papierlos

  • Digitale und revisionssichere Ablage der notwendigen Belege und Daten in der Cloud

  • Schneller, bei Bedarf sogar laufender Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierung direkt am elektronischen Beleg,  fest mit diesem Beleg verbunden, zusätzliches Abtippen entfällt

  • Alle Unterlagen befinden sich in der Cloud, kein Platzbedarf

  • Leicht auffindbare Belege durch Suchmechanismen

Digitale Buchhaltung richtig einführen

  1. Informieren Sie Ihren Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin, dass Sie gern auf digitale Fibu umstellen möchten.
  2. Besprechen Sie mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin auch, welche Software in diesem Zusammenhang zum Einsatz kommen soll. Achten Sie hierbei auf die GoBD-Konformität der Software.
  3. Schaffen Sie, sofern noch nicht vorhanden, die nötige Hardware an. Ggf. können Sie auch hierzu Tipps von Ihrer Steuerberatungskanzlei bekommen.
  4. Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck. Die neuen Buchhaltungsprozesse müssen sich erst allmählich einspielen und etablieren. Mit ziemlicher Sicherheit müssen sie auch von Zeit zu Zeit angepasst und optimiert werden. Holen Sie auch hierzu Ihre Berater mit ins Boot. Denn: Durch gute Kommunikation gelangen Sie leichter zu funktionierenden kaufmännischen Prozessen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welches Equipment benötige ich für den Einstieg in die digitale Buchhaltung?2023-08-16T21:38:24+02:00

Um den Einstieg in die digitale Buchhaltung problemlos zu meistern, sollten Sie die folgenden Dinge anschaffen bzw. nutzen:

  • Einen handelsüblichen PC / ein handelsübliches Notebook und
  • einen möglichst schnellen Dokumentenscanner, der über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügt.
  • Außerdem sollten Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen.
Ist digitale Buchhaltung teurer als analoge Buchhaltung?2022-11-24T23:24:21+01:00

Digitale Buchhaltung verursacht zwar einerseits Kosten für Hard- und Software. Andererseits sparen Sie jedoch Zeit, Papier, Raumkosten, Wegekosten und ggf. Versandkosten.

Erfahrungsgemäß wirken sich insbes. die Zeiteinsparungen besonders vorteilhaft aus. Die eingesparte Zeit kann Ihrerseits genutzt werden, um zusätzlichen Umsatz in Ihrem Kerngeschäft zu generieren.

In der Gesamtbetrachtung erweist sich die digitale Buchhaltung im Vergleich zur analogen Buchhaltung somit als günstiger.

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