Digitale Buchhaltung
Digitale Buchhaltung bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile:
Unter anderem
- Zeitersparnis,
- besseren Überblick über Ihre Kennzahlen,
- aktuellere Auswertungen und
- Möglichkeiten, Kosten einzusparen.
Erfahren Sie in diesem Ratgeber,
- wie digitale Buchhaltung funktioniert,
- welche Möglichkeiten sich Ihnen durch diese eröffnen und
- was bei der praktischen Umsetzung der digitalen Buchführung zu beachten ist.
Unsere Tipps unterstützen Sie bei der Einführung der Online-Buchhaltung, auf die FAQs erhalten Sie verständliche Antworten.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: Überarbeitet am 25.02.2024
Bitte beachten Sie stets unseren Haftungsausschluss im Impressum, der auch für unsere Fachartikel gilt.
- Lesezeit: 7 Minuten
Was ist digitale Buchhaltung?
Digitale Buchhaltung - Definition
Unter digitaler Buchhaltung versteht man die digitale Abwicklung des bisher papierhaft und analog abgewickelten Buchhaltungsprozesses.
Wie funktioniert digitale Buchhaltung?
Bei der digitalen Buchhaltung werden einerseits analoge Werte in digitale Formate umgewandelt und anschließend buchhalterisch weiterverarbeitet: Papierbelege werden gescannt und in die Cloud hochgeladen. Dort erhalten die durch das Scannen erzeugten Belegbilder jeweils eine einmalige und eindeutige Beleg-ID.
Die Belegbilder werden anschließend, wie früher die Papierbelege, gebucht. Der Buchungssatz – die Kontierung – wird hierbei durch einen Beleglink mit dem Belegbild verbunden.
Daten, die bereits in digitaler Form vorliegen (bspw. digitale Rechnungen oder Kontoauszugsdaten) können direkt in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden.
Ziel der digitalen Buchhaltung
Ziel der digitalen Buchhaltung ist es, einen medienbruchfreien Prozess zu erreichen, der möglichst weitgehend automatisiert abläuft. Außerdem sollen Ihrem Unternehmen durch eine möglichst papierlose Buchhaltung echte Mehrwerte verschafft werden.
Was umfasst der Prozess der digitalen Buchhaltung?
Die Digitalisierung des papierhaften Belegmaterials zählt genauso zum digitalen Buchführungsprozess wie die Weiterverarbeitung verschiedener Daten (bspw. Kontoauszugsdaten).
Da im Rahmen des gesamten Prozesses unterschiedliche Datenströme entstehen, eignet er sich besonders gut für die Zusammenarbeit verschiedener Personen und / oder Institutionen. So ist auch die digitale Buchhaltung mit dem Steuerberater in der Umsetzung problemlos möglich.
Weitere Tätigkeiten wie Fakturierung, Zahlungsabwicklungen, Mahnwesen und Lohn- und Gehaltsabrechnung können ebenfalls integriert werden.
- Digitale Buchhaltung ≈ analoger Buchhaltungsprozess mit Papier wird digital abgewickelt.
- Papierbelege werden durch Scannen in Belegbilder umgewandelt. Diese werden in der Cloud gespeichert, gebucht und dabei mit einem Beleglink zum Buchungssatz versehen.
- Bereits digital vorliegende Buchhaltungsdaten werden direkt weiterverarbeitet.
Ziele der digitalen Buchhaltung:
- Medienbruchfreier Prozess,
- Automatisierung,
- Mehrwerte für das Unternehmen schaffen.
Analoge Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung – Was sind die Unterschiede?
Analoge Buchhaltung
Viel Papier
Geprägt durch das Abheften der Papierbelege in Ordner (üblicherweise Pendelordner)
Zeitraubender, meist monatlicher Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro
Kontierungen werden handschriftlich auf dem Papierbeleg vorgenommen, müssen abgetippt werden
- Hoher Platzbedarf für die Aufbewahrung der Unterlagen
- Häufig langwierige Belegsuche in der Masse der Papierunterlagen
Buchhaltung digital
Papierarm, ggf. papierlos
Digitale und revisionssichere Ablage der notwendigen Belege und Daten in der Cloud
Schneller, bei Bedarf sogar laufender Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro
Kontierung direkt am elektronischen Belegbild, fest mit diesem Beleg verbunden, Abtippen entfällt
Alle Unterlagen befinden sich in der Cloud, kein Platzbedarf
Leicht auffindbare Belege durch Suchmechanismen
Digitale Buchhaltung – Vorteile
#1 - Immer verfügbare Daten - sicher und überall
Wenn Sie Ihre Finanzbuchführung digital und papierlos in der Cloud abwickeln, haben Sie einen entscheidenden Vorteil: Ihre Buchführungsdaten sind jederzeit verfügbar. Solange Sie über einen Internetzugang verfügen, können Sie sicher von jedem Ort auf der Welt auf alle relevanten Daten Ihres Unternehmens zugreifen. Dies gilt übrigens auch für das Datenmaterial der Lohnbuchhaltung. Die Sicherheit gewährleistet dabei moderne Buchhaltungssoftware wie DATEV Unternehmen online
#2 - Automatisierung von Prozessen und Zeitersparnis
Durch die digitale Abwicklung von Buchhaltungsarbeiten werden viele Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Beispielsweise müssen keine Ordner mehr zwischen Betrieb und Steuerberater hin- und herbewegt werden. Das spart
- Wegezeiten,
- ggf. Sprit oder
- Porto und
- schont nebenher noch die Umwelt.
Zahl- und Mahnprozesse können automatisiert werden. Ihr Vorteil: Sie und Ihre Mitarbeiter sparen Zeit für wichtigere Tätigkeiten.
Sie sehen also: Sie digitalisieren Ihre Buchhaltungsbelege nicht für das Finanzamt. Sie tun dies für den Erfolg Ihres Unternehmens.
#3 - Sichere und platzsparende Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen
Die Archivierung von Buchhaltungsbelegen kann sich für Sie zukünftig radikal ändern: Sofern Sie rechtssichere Prozesse etablieren (Stichworte: Digitalisierung, Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem), können Sie ggf. sogar Ihre Papierbelege nach dem Scannen vernichten. Man nennt dies auch „Ersetzendes Scannen“, da die digitalen Belegbilder die analogen Papierbelege ersetzen und deren Funktion übernehmen. Unser Tipp hierzu: Unbedingt vorher fachmännischen Rat (vom Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer) einholen.
#4 - Bessere Übersicht und aktuellere Auswertungen
Kennen Sie das auch? Sie erhalten von Ihrem Steuerberater jeden Monat veraltete Auswertungen (BWA, OPOS-Listen, Summen- und Salden-Listen) des vorletzten Monats. Damit ist jetzt Schluss.
Wenn Sie Ihre Unterlagen stets zeitnah scannen bzw. digital für die Verbuchung bereitstellen, können Sie aktuelle und aussagekräftige Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Offene-Posten-Listen erhalten, mit denen Sie vernünftig arbeiten können.
Unternehmerischer Überblick ist nur ein paar Mausklicks entfernt. Sie schaffen so auch eine wunderbare Grundlage für Ihr Controlling. Dieses können Sie dann später mit einer entsprechenden Controlling-Beratung problemlos skalieren.
#5 - Kostenersparnisse
Durch die digitale Buchführung reduzieren Sie die Archivierungskosten für Ihre Belege. Der Platzbedarf wird stark minimiert, Ihre Raumkosten verringert.
#6 - Prozesse ohne Medienbrüche
Mit digitaler Finanzbuchhaltung bleiben Sie am Puls der Zeit. Angebote und elektronische Rechnungen (z.B. im ZUGFeRD-Format) schreiben Sie in entsprechenden Modulen (bspw. Auftragswesen online). Hierdurch beschleunigen Sie Ihre Abläufe. Zahlungen und Lastschrifteinzüge führen Sie in einer integrierten Onlinebanking-Anwendung aus (z.B. Bank online). Schnittstellen zu gängigen Systemen vermeiden Medienbrüche.
- Digitale Buchhaltung – Vorteile
Jederzeitige und sichere Verfügbarkeit der Buchführungsdaten.
- Prozessautomatisierung und geringerer Zeitaufwand.
- Platzersparnis bei der Archivierung von Buchhaltungsunterlagen.
Gesteigerte Aktualität der Buchführungsauswertungen.
- Reduzierung von Kosten durch digitale Buchhaltung.
Medienbruchfreie Prozesse.
Digitale Buchhaltung in der Praxis
Umsetzung der digitalen Buchhaltung - so steigen Sie richtig ein
- Informieren Sie Ihren Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin, dass Sie gern auf digitale Fibu umstellen möchten.
- Besprechen Sie mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin auch, welche Software in diesem Zusammenhang zum Einsatz kommen soll. Achten Sie hierbei auf die GoBD-Konformität der Software.
- Schaffen Sie, sofern noch nicht vorhanden, die nötige Hardware an. Grundsätzlich benötigen Sie üblicherweise nicht viel mehr als einen PC, einen Scanner und einen schnellen Internetzugang. Daneben evtl. noch ein Zugangsmedium wie den DATEV mIdentity oder DATEV SmartLogin. Sicher erhalten Sie auch hierzu Tipps von Ihrer Steuerberatungskanzlei bekommen.
- Noch ein grundsätzlicher Tipp: Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck. Die neuen Buchhaltungsprozesse müssen sich erst allmählich einspielen und etablieren. Mit ziemlicher Sicherheit müssen sie auch von Zeit zu Zeit angepasst und optimiert werden. Holen Sie auch hierzu Ihre Berater mit ins Boot. Denn: Durch gute Kommunikation gelangen Sie leichter zu funktionierenden kaufmännischen Prozessen.
Ein digitales Kassenbuch nutzen
Setzen Sie das in der Anwendung integrierte Kassenbuch online ein, das Ihnen bspw. durch eine automatische Kassenminusprüfung bei der Einhaltung der GoBD hilft. In jedem Fall wird die richtige Kassenführung hierdurch wesentlich einfacher.
Bankgeschäfte im Prozess der digitalen Buchhaltung
Mittels der ebenfalls vorhandenen Onlinebanking-Software Bank online können Sie problemlos Ihren gesamten betrieblichen Zahlungsverkehr abwickeln. Bezahlen Sie Ihre Lieferantenrechnungen direkt vom Belegbild oder ziehen Sie Lastschriften über Ihre Kundenrechnungen ein. Daneben bieten Ihnen elektronische Bankauszüge einfache, übersichtliche und automatisierbare Kontrollmöglichkeiten.
Rechnungen online schreiben und in den digitalen Buchhaltungsprozess integrieren
Mit dem auf kleine Unternehmen abgestimmten Zusatzmodul DATEV Auftragswesen online schreiben Sie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungserinnerungen in einem System. Das Programm fügt sich nahtlos in die Buchhaltungssoftware DATEV Unternehmen online ein. Mittlerweile existieren jedoch viele Alternativen am Markt. Als Anwender haben Sie die Qual der Wahl: So bieten neben vielen anderen Anbietern bspw. auch lexoffice und easybill Möglichkeiten, online Rechnungen zu schreiben.
Digitale Buchhaltung in der Praxis – Checkliste mit Tipps
Intensiv mit den Prozessen beschäftigen. Hilfreich ist hierbei die Unterstützung durch einen FAIT (Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse).
Vernünftige Hard- und Software nutzen. Lassen Sie sich vor der Anschaffung möglichst von einem kompetenten Fachhändler / Techniker beraten. Fragen Sie nach Teststellungen.
- Regelmäßig Belege digitalisieren. Belegberge sind enorm demotivierend. Außerdem führen sie dazu, dass die Auswertungen nicht aktuell sein können.
Schnittstellen nutzen. Sofern Sie DATEV-Nutzer sind, finden Sie entsprechende Partnerlösungen auf dem DATEV-Marktplatz. Als Nutzer von lexoffice sollten Sie sich mit den Erweiterungen und Apps der verschiedenen Partner beschäftigen.
GoBD einhalten, Verfahrensdokumentation umsetzen / erstellen. Dann gibt es weniger Stress während der Betriebsprüfung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Um den Einstieg in die digitale Buchhaltung problemlos zu meistern, sollten Sie die folgenden Dinge anschaffen bzw. nutzen:
- Einen handelsüblichen PC / ein handelsübliches Notebook und
- einen möglichst schnellen Dokumentenscanner, der über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügt.
- Außerdem sollten Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen.
Digitale Buchhaltung verursacht zwar einerseits Kosten für Hard- und Software. Andererseits sparen Sie jedoch Zeit, Papier, Raumkosten, Wegekosten und ggf. Versandkosten.
Erfahrungsgemäß wirken sich insbes. die Zeiteinsparungen besonders vorteilhaft aus. Die eingesparte Zeit kann Ihrerseits genutzt werden, um zusätzlichen Umsatz in Ihrem Kerngeschäft zu generieren.
In der Gesamtbetrachtung erweist sich die digitale Buchhaltung im Vergleich zur analogen Buchhaltung somit als günstiger.