Digitale Buchhaltung – Der Ratgeber2024-02-25T18:59:32+01:00
Zwei Menschen scannen Belege für die digitale Buchhaltung mit dem Smartphone
  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Überarbeitet am 25.02.2024

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  • Lesezeit: 7 Minuten

Was ist digitale Buchhaltung?

Das Wichtigste kurz zusammengefasst in Stichpunkten:
  • Digitale Buchhaltung ≈ analoger Buchhaltungsprozess mit Papier wird digital abgewickelt.
  • Papierbelege werden durch Scannen in Belegbilder umgewandelt. Diese werden in der Cloud gespeichert, gebucht und dabei mit einem Beleglink zum Buchungssatz versehen.
  • Bereits digital vorliegende Buchhaltungsdaten werden direkt weiterverarbeitet.
  • Ziele der digitalen Buchhaltung:

    • Medienbruchfreier Prozess,
    • Automatisierung,
    • Mehrwerte für das Unternehmen schaffen.

Analoge Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung – Was sind die Unterschiede?

Vergleich zwischen analoger und digitaler Buchhaltung

Analoge Buchhaltung

  • Viel Papier

  • Geprägt durch das Abheften der Papierbelege in Ordner (üblicherweise Pendelordner)

  • Zeitraubender, meist monatlicher Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierungen werden handschriftlich auf dem Papierbeleg vorgenommen, müssen abgetippt werden

  • Hoher Platzbedarf für die Aufbewahrung der Unterlagen
  • Häufig langwierige Belegsuche in der Masse der Papierunterlagen

Buchhaltung digital

  • Papierarm, ggf. papierlos

  • Digitale und revisionssichere Ablage der notwendigen Belege und Daten in der Cloud

  • Schneller, bei Bedarf sogar laufender Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierung direkt am elektronischen Belegbild, fest mit diesem Beleg verbunden, Abtippen entfällt

  • Alle Unterlagen befinden sich in der Cloud, kein Platzbedarf

  • Leicht auffindbare Belege durch Suchmechanismen

Digitale Buchhaltung – Vorteile

Das Wichtigste kurz zusammengefasst in Stichpunkten:
  • Digitale Buchhaltung – Vorteile
  • Jederzeitige und sichere Verfügbarkeit der Buchführungsdaten.

  • Prozessautomatisierung und geringerer Zeitaufwand.
  • Platzersparnis bei der Archivierung von Buchhaltungsunterlagen.
  • Gesteigerte Aktualität der Buchführungsauswertungen.

  • Reduzierung von Kosten durch digitale Buchhaltung.
  • Medienbruchfreie Prozesse.

Wollen auch Sie die Vorteile einer digitalen Buchhaltung genießen?

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Digitale Buchhaltung in der Praxis – Checkliste mit Tipps

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welches Equipment benötige ich für den Einstieg in die digitale Buchhaltung?2023-08-16T21:38:24+02:00

Um den Einstieg in die digitale Buchhaltung problemlos zu meistern, sollten Sie die folgenden Dinge anschaffen bzw. nutzen:

  • Einen handelsüblichen PC / ein handelsübliches Notebook und
  • einen möglichst schnellen Dokumentenscanner, der über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügt.
  • Außerdem sollten Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen.
Ist digitale Buchhaltung teurer als analoge Buchhaltung?2022-11-24T23:24:21+01:00

Digitale Buchhaltung verursacht zwar einerseits Kosten für Hard- und Software. Andererseits sparen Sie jedoch Zeit, Papier, Raumkosten, Wegekosten und ggf. Versandkosten.

Erfahrungsgemäß wirken sich insbes. die Zeiteinsparungen besonders vorteilhaft aus. Die eingesparte Zeit kann Ihrerseits genutzt werden, um zusätzlichen Umsatz in Ihrem Kerngeschäft zu generieren.

In der Gesamtbetrachtung erweist sich die digitale Buchhaltung im Vergleich zur analogen Buchhaltung somit als günstiger.