Digitale Buchhaltung2023-01-10T22:16:39+01:00
Steuerberater und Steuerberaterin bei der Auswertung einer digitalen Buchhaltung

Digitale Buchhaltung: Mit dem Steuerberater alles im Blick!

Digitale Buchhaltung mit dem Steuerberater bringt Ihrem Unternehmen viele Vorteile: Bspw. Zeitersparnis, besseren Überblick, aktuellere Auswertungen und Möglichkeiten, Kosten einzusparen. Informieren Sie sich auf dieser Seite darüber, wie die Digitalisierung der Buchhaltung mit dem Steuerberater funktioniert und welche Möglichkeiten sie Ihnen eröffnet. Lesen Sie außerdem, was bei der digitalen Buchführung zu beachten ist. Außerdem erfahren Sie, wie wir Sie bei der Etablierung papierloser Buchführungsprozesse unterstützen.

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1. Digitale Buchhaltung mit dem Steuerberater, verständlich erläutert
2. Sechs Vorteile digitaler Buchhaltung
3. Buchhaltung mit dem Steuerberater digitalisieren
4. Weitere Lösungen zum digitalen Buchhaltungsprozess
5. Selbstbucher: Wie Sie in der digitalen Buchhaltung mit dem Steuerbüro zusammenarbeiten
6. Bei Einsatz eines Shop-Systems / einer Warenwirtschaft
7. Analoge Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung – Was sind die Unterschiede?
8. Tipps zur Einführung einer digitalen Buchhaltung
9. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Digitale Buchhaltung mit dem Steuerberater, verständlich erläutert

Digitale Buchhaltung - Was versteht man darunter genau?

Digitale Buchhaltung bezeichnet die digitale Abwicklung des bisher papierhaft und analog abgewickelten Buchhaltungsprozesses.

Einerseits geht es dabei darum, analoge Werte in digitale Formate umzuwandeln und anschließend buchhalterisch weiterzuverarbeiten. Einfacher ausgedrückt: Papierbelege werden gescannt, die hierdurch erzeugten Belegbilder in Dateiform werden gebucht.

Andererseits werden Daten, die bereits in digitaler Form vorliegen (bspw. digitale Rechnungen oder Kontoauszugsdaten) direkt in der Buchhaltung weiterverarbeitet.

Ziel der digitalen Buchhaltung ist es, einen medienbruchfreien Prozess zu erreichen, der weitestgehend automatisiert abläuft und dem Unternehmen einen echten Mehrwert bietet. Die weitestgehende Automatisierung der Buchhaltung ist also das finale Ziel der digitalen Buchhaltung in der Praxis.

Was umfasst der digitale Buchführungsprozess?

Wie oben bereits beschrieben zählt die Digitalisierung des papierhaften Belegmaterials genauso zum digitalen Buchführungsprozess wie die Weiterverarbeitung verschiedener Daten (bspw. Kontoauszugsdaten).

Da im Rahmen des gesamten Prozesses unterschiedliche Datenströme entstehen, eignet er sich besonders gut für die Zusammenarbeit verschiedener Personen und / oder Institutionen. Man spricht hierbei auch von digitaler Kollaboration.

Beispielhaft kann hierfür die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberatungskanzlei genannt werden.

Je nach Ausgestaltung und Präferenz der am Prozess Beteiligten können weitere Nebentätigkeiten in den Buchführungsprozess aufgenommen werden und so die Daten und Verbindungen vorteilhaft genutzt werden. Beispiele für derartige vor- und nachgelagerte Tätigkeiten sind die Fakturierung, Zahlungsabwicklungen, das Mahnwesen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Darauf sollten Sie bei digitaler Buchhaltung in der Praxis achten

Damit digitale Buchhaltung in der praktischen Umsetzung gut funktioniert, sind nach unseren Erfahrungen einige Dinge zu beachten. Hier unsere Tipps:

  • Setzen Sie sich intensiv mit Ihren Prozessen auseinander. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Dinge im Bereich des Rechnungswesens in Ihrem Unternehmen nicht „rund“ laufen, ziehen Sie erfahrene Berater hinzu, die sich damit auskennen. Sinnvoll ist – auch hier – der Gang zum Steuerberater. Wir unterstützen Sie gern.
  • Nutzen Sie vernünftige Hard- und Software. Wer billig kauft, kauft meist zweimal. Sie werden sehen, ein guter Scanner kostet zwar mehr als beim Discounter. Dafür profitieren Sie bei jedem Einsatz von dessen Performance.
  • Digitalisieren Sie Ihre Belege regelmäßig, ggf. täglich. Vermeiden Sie unbedingt, Belegberge vor sich her zu schieben.
  • Verwenden Sie Schnittstellen. Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich gern an das Team von MENTEL.
  • Halten Sie die GoBD ein, insbesondere durch die Verwendung und Befolgung einer Verfahrensdokumentation.
  • Lesen Sie unsere weiteren Tipps zum Digitalisieren von Belegen.

Sechs Vorteile digitaler Buchhaltung

#1 - Digitale Buchhaltung ist immer verfügbar - sicher und überall

Wenn Sie Ihre Finanzbuchführung digital und papierlos in der Cloud abwickeln, haben Sie einen entscheidenden Vorteil: Ihre Buchführungsdaten sind jederzeit verfügbar. Solange Sie über einen Internetzugang verfügen, können Sie sicher von jedem Ort auf der Welt auf alle relevanten Daten Ihres Unternehmens zugreifen. Dies gilt übrigens auch für das Datenmaterial der Lohnbuchhaltung. Die Sicherheit gewährleistet dabei moderne Buchhaltungssoftware wie DATEV Unternehmen online.

#2 - Automatisierung von Prozessen / Zeitersparnis

Durch die digitale Abwicklung von Buchhaltungsarbeiten werden viele Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Beispielsweise müssen keine Ordner mehr zwischen Betrieb und Steuerberater hin- und herbewegt werden. Das spart

  • Wegezeiten,
  • ggf. Sprit oder
  • Porto.

Zahl- und Mahnprozesse können automatisiert werden. Ihr Vorteil: Sie und Ihre Mitarbeiter sparen Zeit für die wichtigere Tätigkeiten.

Denken Sie daran:  Sie digitalisieren Ihre Buchhaltungsbelege nicht für das Finanzamt. Sie tun dies für den Erfolg Ihres Unternehmens.

#3 - Sichere und platzsparende Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen

Die Archivierung von Buchhaltungsbelegen kann sich für Sie zukünftig radikal ändern: Sofern Sie rechtssichere Prozesse etablieren (Stichworte: Digitalisierung, Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem), können Sie ggf. sogar Ihre Papierbelege nach dem Scannen vernichten. Man nennt dies auch „Ersetzendes Scannen“, da die digitalen Belegbilder die analogen Papierbelege ersetzen und deren Funktion übernehmen.

Unsere dringende Empfehlung hierzu: Unbedingt vor der papierlosen Buchhaltung die Beratung des Steuerberaters in Anspruch nehmen. Im Ergebnis werden Sie in jedem Fall Platz und Raumkosten für die Archivierung sparen. Schließlich haben Sie ein sicheres digitales Archiv in der Cloud.

#4 - Mehr Übersicht und aktuelle Auswertungen

Kennen Sie das auch? Sie erhalten von Ihrem Steuerberater jeden Monat veraltete Auswertungen (BWA, OPOS-Listen, Summen- und Salden-Listen) des vorletzten Monats. Damit ist jetzt Schluss.

Wenn Sie Ihre Unterlagen stets zeitnah scannen bzw. digital für die Verbuchung bereit stellen, können Sie von MENTEL aktuelle und aussagekräftige Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Offene-Posten-Listen erhalten, mit denen Sie arbeiten können. Alles eine Frage der Absprache. Mehr unternehmerischer Überblick ist jedenfalls nur ein paar Mausklicks entfernt.

#5 - Enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberatungsbüro

Durch die gemeinsame Datenbasis der digitalen Buchführung optimieren Sie die Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei Ihres Vertrauens. Sie erhalten endlich die zeitnahe und umfassende Beratung, die Sie sich schon immer gewünscht haben. Wenn Sie endlich in den Genuss derartiger Vorzüge kommen wollen, ist die Digitalisierung der Buchhaltung geradezu Pflicht.

#6 - Digitale Buchhaltung - Ihr Wettbewerbsvorteil

Digitale Finanzbuchhaltung bietet Ihnen die Chance, am Puls der Zeit zu bleiben. Sie schreiben Angebote und elektronische Rechnungen (z.B. im ZUGFeRD-Format) in entsprechenden Modulen (bspw. Auftragswesen online) und beschleunigen so Ihre Abläufe. Zahlungen und Lastschrifteinzüge führen Sie einfach in der integrierten Onlinebanking-Anwendung aus (z.B. Bank online). Schnittstellen zu gängigen Systemen vermeiden Medienbrüche.

Buchhaltung mit dem Steuerberater digitalisieren

#1 – Digitalisieren Sie Ihre Belege und Dokumente

Scannen Sie Ihre Papierunterlagen (z.B. Eingangsrechnungen) mit einem handelsüblichen Scanner und laden Sie diese in die sichere DATEV-Cloud, wo sie sicher gespeichert werden. Die Belegbilder stehen Ihnen und uns jederzeit online zur Verfügung.

Übrigens: Natürlich können Sie Ihre Belege auch bequem mit Ihrem Smartphone digitalisieren. Die benötigte App ist kostenlos!

#2 – Leiten Sie bereits digital vorliegende Belege einfach weiter

Viele Belege liegen heutzutage bereits in Dateiform (bspw. als PDF) vor. Rechnungen, die Sie als Mailanhang erhalten, leiten Sie einfach an ein separates Postfach in DATEV Unternehmen online mittels Upload Mail weiter.

Andere Buchhaltungsbelege, die Ihnen schon digital vorliegen, laden Sie über Upload online oder mit Hilfe des Tools Belegtransfer in Ihren sicheren Bereich bei der DATEV hoch.

#3 – Wir buchen Ihre Belege, Sie erhalten aktuelle Auswertungen

Auf Basis der von Ihnen bereitgestellten Belegbilder erstellen wir Ihre Buchführung. Als Ergebnis unserer Arbeiten stellen wir Ihnen zeitnah aktuelle Auswertungen Ihrer Buchhaltung in Unternehmen online zur Verfügung.

Sie profitieren von  einem aussagekräftigen Reporting: U.a. OPOS-Listen und Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA), die das momentane wirtschaftliche Bild Ihres Unternehmens widerspiegeln. Weitere Auswertungen, bspw. zur Kostenrechnung, sind problemlos möglich. Sie können alles orts- und zeitunabhängig einsehen.

Weitere Lösungen zum digitalen Buchhaltungsprozess

#1 – Nutzen Sie ein digitales Kassenbuch

Setzen Sie das in der Anwendung integrierte Kassenbuch online ein, das Sie bspw. durch eine automatische Kassenminusprüfung bei der Einhaltung der GoBD unterstützt.

#2 – Führen Sie Zahlungen aus und prüfen Sie Ihre Bankumsätze

Mittels der ebenfalls vorhandenen Onlinebanking-Software Bank online können Sie problemlos Ihren gesamten betrieblichen Zahlungsverkehr abwickeln. Bezahlen Sie Ihre Lieferantenrechnungen direkt vom Belegbild oder ziehen Sie Lastschriften über Ihre Kundenrechnungen ein. Daneben bieten Ihnen elektronische Bankauszüge bieten Ihnen einfache, übersichtliche und automatisierbare Kontrollmöglichkeiten.

#3 – Schreiben Sie Ihre Rechnungen online

Mit dem auf kleine Unternehmen abgestimmten Zusatzmodul DATEV Auftragswesen online schreiben Sie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungserinnerungen in einem System. Das Programm fügt sich nahtlos in die Buchhaltungssoftware DATEV Unternehmen online ein.

Selbstbucher: Wie Sie in der digitalen Buchhaltung mit dem Steuerbüro zusammenarbeiten

#1 – Digitale Buchhaltung als DATEV Selbstbucher mit Unternehmen online selber machen

Buchen Sie als digitaler Buchhalter einfach mit der Software DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Diese Lösung bietet Ihnen professionelle Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zu verwalten und Ihre Buchhaltung in Ihrem Unternehmen selbst zu erledigen. Weitere Informationen zum Programm-Bundle finden Sie zum kostenlosen Download im DATEV-Shop.

#2 – Als Lexoffice Selbstbucher bei der digitalen Buchhaltung mit der Steuerberatungskanzlei zusammenarbeiten

Über den lexoffice Steuerberaterzugang sind wir mit Ihnen bzw. Ihrer Buchhaltung verbunden. Über diesen Zugang haben wir den Direktzugriff auf Ihre Daten und können diese über verschiedene Schnittstellen (z.B. csv-Export oder DATEV-Cloud-Services) übernehmen, um Ihren Jahresabschluss zu erstellen. Daneben können wir Sie im Rahmen des Datenzugriffs über den Steuerberaterzugang bei unterjährigen Fragestellungen unterstützen (beispielsweise, wenn Sie eine Beratung zu einer Finanzierung benötigen).

#3 – Nutzen Sie den Fibu-Check für eine korrekte Buchhaltung als Selbstbucher

MENTEL bietet Ihnen den Fibu-Check: Wir greifen nach Absprache mit Ihnen online auf Ihre Buchhaltung zu und überprüfen diese.

Ihre Vorteile:

  • Sie profitieren von unserem Fachwissen und erweitern Ihr persönliches Buchhaltungs-Knowhow.
  • Ihre Buchhaltungsdaten stimmen,
  • Sie können der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen und
  • die Buchhaltung bleibt trotzdem bei Ihnen im Haus.

Bei Einsatz eines Shop-Systems / einer Warenwirtschaft

Shop-System oder Warenwirtschaft über Schnittstellen in die digitale Buchhaltung einbinden

Shop-Systeme und Warenwirtschaftssysteme sind davon gekennzeichnet, dass Daten in großem Umfang bereits digital vorliegen. Deshalb wäre es nicht zielführend, diese abermals von Hand in das Buchhaltungssystem einzugeben. Vielmehr sollten die Daten dort über Schnittstellen importiert, steuerlich und buchhalterisch gewürdigt und anschließend ausgewertet werden.

Wir setzen hierfür – je nach Bedarf – entweder lokale Datei-Schnittstellen oder Cloud-Schnittstellen ein. Beispielhaft für Cloud-Schnittstellen seien an dieser Stelle die DATEV-Datenservices genannt (u.a. Rechnungsdatenservice und Buchungsdatenservice).

Durch diese Vorgehensweise wird Zeit gewonnen, die für die wirklich wichtigen Dinge genutzt werden kann: Für intensive Steuerberatung und Betriebswirtschaftliche Beratung. Hierdurch können wir Sie dabei unterstützen, schneller und zielgerichteter die richtigen Entscheidungen zu treffen und nicht mehr Steuern als nötig zu zahlen.

Es kann sein, dass Daten nicht ohne Anpassungen in die Buchhaltung importiert werden können. Möglich sind derartige Situationen bspw. bei einzelnen Zahlungsanbietern (z.B. eBay Payment). An dieser Stelle arbeiten wir mit unterschiedlichen Konvertern wie NEXUS von dekodi, mit dem wir bereits jahrelange Erfahrungen haben.

Übersicht mit drei möglichkeiten der zusammenarbeit mit einer steuerberatungskanzlei in der digitalen buchhaltung

Analoge Buchhaltung vs. digitale Buchhaltung – Was sind die Unterschiede?

Der Vergleich zwischen analoger und digitaler Buchhaltung

Wer seine Buchhaltung bisher analog abgewickelt hat, möchte wahrscheinlich gern wissen, was die analoge Buchhaltung von der digitalen Buchhaltung unterscheidet. Da wir Sie an dieser Stelle verstehen, haben wir nachfolgend eine Vergleichstabelle der beiden Methoden erstellt. Sehen Sie selbst:

Analoge Buchhaltung

  • Viel Papier

  • Geprägt durch das Abheften der Papierbelege in Ordner (üblicherweise Pendelordner)

  • Zeitraubender, meist monatlicher Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierungen werden handschriftlich auf dem Papierbeleg vorgenommen und müssen anschließend abgetippt werden

  • Hoher Platzbedarf für die Aufbewahrung der Unterlagen
  • Häufig langwierige Belegsuche in der Masse der Papierunterlagen

Digitale Buchhaltung

  • Papierarm, ggf. papierlos

  • Digitale und revisionssichere Ablage der notwendigen Belege und Daten in der Cloud

  • Schneller, bei Bedarf sogar laufender Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatungsbüro

  • Kontierung direkt am elektronischen Beleg,  fest mit diesem Beleg verbunden, zusätzliches Abtippen entfällt

  • Alle Unterlagen befinden sich in der Cloud, kein Platzbedarf

  • Leicht auffindbare Belege durch Suchmechanismen

Tipps zur Einführung einer digitalen Buchhaltung

  1. Informieren Sie Ihren Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin, dass Sie gern auf digitale Fibu umstellen möchten.
  2. Besprechen Sie mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin auch, welche Software in diesem Zusammenhang zum Einsatz kommen soll. Achten Sie hierbei auf die GoBD-Konformität der Software.
  3. Schaffen Sie, sofern noch nicht vorhanden, die nötige Hardware an. Ggf. können Sie auch hierzu Tipps von Ihrer Steuerberatungskanzlei bekommen.
  4. Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck. Die neuen Buchhaltungsprozesse müssen sich erst allmählich einspielen und etablieren. Mit ziemlicher Sicherheit müssen sie auch von Zeit zu Zeit angepasst und optimiert werden. Holen Sie auch hierzu Ihre Berater mit ins Boot. Denn: Durch gute Kommunikation gelangen Sie leichter zu funktionierenden kaufmännischen Prozessen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welches Equipment benötige ich für den Einstieg in die digitale Buchhaltung?2022-11-24T23:24:23+01:00

Um den Einstieg in die digitale Buchhaltung problemlos zu meistern, sollten Sie die folgenden Dinge anschaffen bzw. nutzen:

  • Einen handelsüblichen PC / ein handelsübliches Notebook und
  • einen möglichst schnellen Dokumentenscanner, der über einen automatischen Dokumenteneinzug verfügt.
  • Außerdem sollten Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen.

Genauere Informationen rund um das Digitalisieren von Belegen finden Sie in unserem Ratgeber „Belege digitalisieren: Tipps, Tricks, Empfehlungen“.

Ist digitale Buchhaltung teurer als analoge Buchhaltung?2022-11-24T23:24:21+01:00

Digitale Buchhaltung verursacht zwar einerseits Kosten für Hard- und Software. Andererseits sparen Sie jedoch Zeit, Papier, Raumkosten, Wegekosten und ggf. Versandkosten.

Erfahrungsgemäß wirken sich insbes. die Zeiteinsparungen besonders vorteilhaft aus. Die eingesparte Zeit kann Ihrerseits genutzt werden, um zusätzlichen Umsatz in Ihrem Kerngeschäft zu generieren.

In der Gesamtbetrachtung erweist sich die digitale Buchhaltung im Vergleich zur analogen Buchhaltung somit als günstiger.

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