Kassenführung: So geht´s richtig

Nach dem Gesetz – § 146 Absatz 1 Satz 2 der Abgabenordnung (kurz: AO) – sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben jeden Tag festzuhalten.

Da die AO ein sog. Mantelgesetz ist, das Angelegenheiten regelt, die für alle übrigen Steuergesetze gelten sollen, müssen sich alle Steuerpflichtigen daran halten. Für Sie bedeutet dies, dass Sie Ihre Kassenaufzeichnungen täglich vornehmen müssen, um nicht gegen einen wichtigen Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung zu verstoßen.

Nur bei Kassen ohne Verkaufspersonal beanstandet die Finanzverwaltung es prinzipiell nicht, wenn diese nicht täglich ausgezählt werden, sondern erst bei Leerung. Kassen ohne Verkaufspersonal findet man z.B. bei

• sog. „Vertrauenskassen“ (bspw. beim Gemüseverkauf am Feldrand),
• Fahrscheinautomaten,
• Waren- und Dienstleistungsautomaten.

Eigentlich klar und logisch, trotzdem für viele Unternehmer ein Problem: Bei baren Geschäftsvorfällen – somit auch bei der Kasse – gibt es naturgemäß keine Kontoauszüge, wie bspw. bei der Bank, auf die man (also der Unternehmer selbst und das Finanzamt) sich verlassen kann. Vielmehr müssen Sie Ihre Barumsätze selbst aufzeichnen, Kassenbestände selbst ermitteln. Deshalb ist eine sorgfältige Kassenführung wichtig.

Wenn Sie Ihre Kasse korrekt führen

• vermeiden Sie ggf. Steuernachzahlungen wg. Hinzuschätzungen,
• erhalten Sie einen guten Überblick über Ihre (Bar-)Umsätze,
• können Sie Betrugsversuche durch kriminelle Mitarbeiter leichter aufdecken.

Seit vielen Jahren legen die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung einen Schwerpunkt auf die Prüfung von Bargeschäften und Kassen.

Dabei wird bei Finanzamtsprüfungen in diesem Zusammenhang ein Schwerpunkt auf die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gelegt.

Die Fixierung des Finanzamtes auf Barumsätze kommt nicht von ungefähr: Bargeld wird gern in betrügerischer Absicht am Fiskus vorbei eingenommen. Hierbei wird dem Erfindungsreichtum scheinbar keine Grenze gesetzt. So beklagte sich die OECD bereits in 2013 in Ihrem Bericht zur  Umsatzverkürzung mittels elektronischer Kassensysteme darüber, dass es durch Methoden zur Umsatzverkürzung in Verbindung mit elektronischen Kassensystemen weltweit zu gewaltigen Steuerausfällen käme.

Jedenfalls zog auch in der Bundesrepublik Deutschland der Gesetzgeber die Daumenschrauben an: Ein Strauß aus ständig steigenden Dokumentationspflichten, sog. „Technischen Sicherheitseinrichtungen“ (kurz: TSE) und Kassen-Nachschauen durch Amtsträger der Finanzbehörden legt die Latte für Deutschlands Unternehmer mittlerweile merklich höher als bisher.

Wenn ein Betrieb ins Gewicht fallende Barumsätze hat, muss dieser eine Geschäftskasse führen. Dies gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob es sich bei dem Betrieb um ein bilanzierendes Unternehmen oder einen Einnahmen-Überschussrechner handelt.

Auch, wenn wir uns wiederholen (siehe oben unter #1):

Sie müssen Ihre Kasse täglich führen! Und zwar:

• Jeden
• einzelnen

Vorgang, der Ihre Kasse berührt.

Außerdem muss Ihre Kassenführung

• korrekt,
• der Wahrheit entsprechend und
• geordnet (chronologisch)

erfolgen.

Achten Sie immer auf die sog. Kassensturzfähigkeit: Es muss sich zu jedem Zeitpunkt genau so viel Geld in Ihrer Kasse befinden, wie es in Ihren Baraufzeichnungen oder Ihrem Kassenbuch steht.

Kein Grundsatz ohne Ausnahme. Diese Lebensweisheit lässt sich auch auf die Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung anwenden. Denn es gibt eine einzige Möglichkeit für Sie, auf die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls verzichten zu können:

Wenn es Ihnen nachweislich

• technisch,
• betriebswirtschaftlich und
• praktisch

unmöglich ist, Ihre einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen.

Diese Ausnahmeregelung des § 146 Absatz 1 Satz 3 AO besagt, dass es Ihnen nicht zumutbar ist, die Einzelaufzeichnungspflicht umzusetzen, wenn Sie

• Waren
• an eine Vielzahl
• von Ihnen nicht bekannten Personen
• gegen Barzahlung

verkaufen.

Der Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen setzt übrigens voraus, dass die Identität der Käufer regelmäßig nicht von Bedeutung ist.

Eine weitere Voraussetzung ist, dass Sie für die Kassenführung kein elektronisches Aufzeichnungssystem, also keine elektronische Registrierkasse, nutzen. Denn für diese gilt, dass sie zwingend ihre Kasseneinzeldaten aufzeichnen können müssen (vgl. hierzu § 146 Absatz 1 Satz 4 AO).

Somit findet die Ausnahmeregelung nur Anwendung, wenn Sie Ihre Kasse ohne Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems führen, Sie also eine „offene Ladenkasse“ haben.

Um es in diesem Zusammenhang klar und deutlich zu sagen:

In Deutschland besteht keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen!
(Siehe hierzu AEAO (Anwendungserlass zur Abgabenordnung) zu § 146 Nr. 3.1: „Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.“)

Sie können eine sog. offene Ladenkasse führen. Der Aufwand in diesem Zusammenhang ist allerdings unserer Ansicht nach mit vergleichsweise hohem Aufwand verbunden.

Im Grunde genommen versteht man unter einer offenen Ladenkasse die Führung der Kasse unter Nutzung von

• Geldladen,
• Schubladen,
• Dosen,
• Schachteln,
• Geldkassetten oder
• ähnlichen Behältnissen,

in denen das Bargeld ohne Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel aufbewahrt wird.

Die Finanzverwaltung versteht unter einer offenen Ladenkasse eine „summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne technische Hilfsmittel“. Nachzulesen ist dies im AEAO zu § 146 Nr. 2.1.4.

Unternehmen, die mehrere offene Ladenkassen haben, müssen Aufzeichnungen für jede einzelne Kasse führen.

Obwohl die Kassenführung mittels offener Ladenkasse simpel und ggf. archaisch anmutet: Sie dürfen hierbei nicht ungenau arbeiten!
So sind auch hier keine Rundungen oder Schätzungen zulässig.

Darüber hinaus müssen sie auch hier Umsätze mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen getrennt aufzeichnen.

Nochmals: Eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme wie bspw. Registrierkassen existiert in der Bundesrepublik Deutschland bisher nicht.

Dienstleistungsbetriebe mit offener Ladenkasse, die die obigen Grundvoraussetzungen (Dienstleistungen an eine Vielzahl von unbekannten Kunden, die bar bezahlen) erfüllen, müssen trotzdem Einzelaufzeichnungen führen, wenn

• ihr Kundenkontakt ungefähr der Dauer ihrer Dienstleistung entspricht und
• ihre Kunden normalerweise individuell Einfluss auf die Ausübung der Dienstleistung nehmen können.

Beispiele für derartige Dienstleister sind zu finden bei Ärzten, Physiotherapeuten und Friseuren.

Wenn Sie Ihre täglichen Einnahmen nur summarisch ermitteln können und diese nicht mit Bons / Kassenzetteln oder einer Registrierkasse abstimmen können, müssen Sie zum einen eine tägliche Kassenbestandsaufnahme vornehmen. Daraus müssen Sie dann zwingend Ihre Tageseinnahmen (auch Tageslosung genannt) mit Hilfe eines Kassenberichts rechnerisch ermitteln.

Möglicherweise sind Sie mittlerweile schon vollkommen verzweifelt, weil Ihnen die Dokumentationspflichten beim Führen Ihrer Kasse schon überbordend erscheinen. Darum denken wir, dass es an der Zeit für eine gute Nachricht ist. Denn der Bundesfinanzhof hat 16.12.2016 entschieden, dass die Erstellung eines Zählprotokolls für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nicht verpflichtend ist.

Jedoch müssen wir uns an dieser Stelle wieder unbeliebt bei unseren Lesern machen. Da es die Beweiskraft ungemein stärkt, empfehlen wir jedem Unternehmer, unbedingt täglich ein Kassenzählprotokoll zu erstellen. Hierdurch können Sie sehr einfach nachweisen, dass Sie Ihren Geldbestand am Tagesende sorgsam ermittelt haben. Sinnvoll erscheint – sofern möglich – die den täglichen Bargeldbestand der Kasse zu zweit zu zählen. Die Einhaltung des Vieraugenprinzips sollten Sie durch Unterschriften der zählenden Personen dokumentieren.

Der Betriebsprüfer prüft Ihre Kassenführung und möchte Umsätze hinzu schätzen? Obwohl Sie immer alle Kasseneinnahmen ordnungsgemäß für die  Steuer angegeben haben? Lassen Sie es gar nicht erst soweit kommen. Führen Sie regelmäßig freiwillige Aufzeichnungen, die belegen, dass Sie sich stets steuerehrlich verhalten haben. Machen Sie sich bitte klar: Um eine umfassende Dokumentation kommen Sie nicht herum.

Wenn Prüfer Ihren Betrieb unter die Lupe nehmen, analysieren sie meist die Daten Ihres Unternehmens mittels einer speziellen Software. Diese offenbart viele Auffälligkeiten innerhalb des Prüfungszeitraums. So werden beispielsweise besonders umsatzschwache Tage genauso identifiziert wie besonders umsatzstarke Zeiten oder Lücken in fortlaufenden Rechnungsnummern.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr Betrieb – ein kleines aber feines Einzelhandelsgeschäft in Hamburg-Eppendorf, Sie haben keinerlei Angestellte – wird geprüft. Der vom Betriebsprüfer zu untersuchende Zeitraum (Prüfungszeitraum) reicht vom 01.01.2018 bis zum 31.12.2020. Nach einiger Zeit kommt der freundliche Amtsträger auf Sie zu und fragt Sie, warum Sie in der Zeit vom 14. März bis zum 04. April 2019 so niedrige Umsätze in Ihrer Kasse angegeben haben. Das könne doch irgendwie nicht angehen. Hand aufs Herz: Können Sie dem Herrn hierfür sofort eine plausible Antwort geben? Wohl kaum. Sollten Sie aber. Anderenfalls bekommen Sie sonst wahrscheinlich ganz allmählich ein Problem.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, freiwillig ein Betriebstagebuch zu führen. In diesem sollten Sie alle Besonderheiten dokumentieren, die sich auf Ihren Umsatz auswirken:

Beispielsweise…

• Tage, an denen der Zugang zu Ihrem Ladengeschäft erschwert wurde wegen einer Baustelle.
• Außergewöhnliche Tage, an denen Sie hohe Einnahmen hatten (z.B. verkaufsoffene Sonntage).
• Tage, an denen Sie Ihren Laden wegen Krankheit geschlossen halten mussten.
• Die Saison, in der Sie wegen des ständigen Regens kaum Sommerbekleidung verkaufen konnten (die Sie dann später „verramschen“ mussten).
• Diebstähle, Betrug, …

Auch eine Corona-Dokumentation dürfte ggf. hilfreich sein.

In verschiedenen Branchen ist es naheliegend, dass Produkte, die üblicherweise an Kunden verkauft werden, vom Unternehmer und seiner Familie selbst verbraucht werden.

Beispiele:

• Shampoo bei Friseuren,
• Cremes bei Kosmetikbetrieben,
• Speisen und Getränke in der Gastronomie

Hier sollte darauf geachtet werden, dass diese Entnahmen / Eigenverbräuche sauber dokumentiert und verbucht werden. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Ihre Einnahmen einem zu hohen Wareneinsatz gegenüber stehen.

• Merkblatt Kassenführung (PDF)
• Informationen für das Taxi- und Mietwagengewerbe (PDF)

• Broschüre des LSWB zur Kassenführung (PDF)