
Rechnungen digitalisieren / Papierbelege digitalisieren: Tipps


Scannen Sie die Seiten Ihrer Belege und Rechnungen, die Sie digitalisieren wollen, immer in der richtigen Reihenfolge.
Ordnung muss sein, auch im Digitalen!
Schließlich würden Sie Ihre Papierbelege auch nicht vor der Ablage in einen physischen Ordner mischen.

Sorgen Sie dafür, dass die Belegbilder stets „richtig herum“ erscheinen. Das nachträgliche Drehen von Bildern, die „auf dem Kopf stehen“ gehört ebenfalls nicht unbedingt zu den Tätigkeiten, mit denen man seinen Tag verbringen möchte.

Bitte fassen Sie niemals mehrere Rechnungen zu einer Datei zusammen. Dadurch kommt es bei der digitalen Buchführung ebenfalls zu einem erheblichen Mehraufwand: Die einzelnen Belege müssen umständlich voneinander getrennt werden. Gegebenenfalls ist der Einsatz zusätzlicher Tools erforderlich. Das kann man sich wirklich sparen!

Noch ein wichtiger Tipp zum Abschluss dieses Kapitels: Achten Sie auf Vollständigkeit!
Beispiel: Wenn eine Rechnung drei Seiten umfasst, scannen Sie drei Seiten. Nicht eine Seite, nicht zwei Seiten, sondern alle drei Seiten! Sie ersparen sich selbst (und allen anderen Menschen, die irgendwann mit Ihrer Buchführung zu tun haben) durch die strikte Einhaltung des Grundsatzes der Vollständigkeit viel Stress. Anderenfalls ist Ihre Buchführung nämlich nicht ordnungsgemäß.