belege digitalisieren - papierbelege digitalisieren
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  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Update am 02.05.2022

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  • Lesezeit: 8 Minuten

Papierbelege digitalisieren – Tipps

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alle seiten einer rechnung immer in eine datei scannen

Scannen Sie die Seiten Ihrer Belege immer in der richtigen Reihenfolge.

Ordnung muss sein, auch im Digitalen!
Schließlich würden Sie Ihre Papierbelege auch nicht vor der Ablage in einen physischen Ordner mischen.

alle seiten eines beleges immer in der richtigen reihenfolge scannen beim papierbelege digitalisieren

Sorgen Sie dafür, dass die Belegbilder stets „richtig herum“ erscheinen. Das nachträgliche Drehen von Bildern, die „auf dem Kopf stehen“ gehört ebenfalls nicht unbedingt zu den Tätigkeiten, mit denen man seinen Tag verbringen möchte.

belege immer richtig herum scannen

Bitte fassen Sie niemals mehrere Rechnungen zu einer Datei zusammen. Dadurch kommt es bei der Buchführung ebenfalls zu einem erheblichen Mehraufwand: Die einzelnen Belege müssen umständlich voneinander getrennt werden. Gegebenenfalls ist der Einsatz zusätzlicher Tools erforderlich. Das kann man sich wirklich sparen!

papierdokumente digitalisieren: nicht alle belege in eine datei scannen

Noch ein wichtiger Tipp zum Abschluss dieses Kapitels: Achten Sie auf Vollständigkeit!

Beispiel: Wenn eine Rechnung drei Seiten umfasst, scannen Sie drei Seiten. Nicht eine Seite, nicht zwei Seiten, sondern alle drei Seiten! Sie ersparen sich selbst (und allen anderen Menschen, die irgendwann mit Ihrer Buchführung zu tun haben) durch die strikte Einhaltung des Grundsatzes der Vollständigkeit viel Stress. Anderenfalls ist Ihre Buchführung nämlich nicht ordnungsgemäß.

Digitalisieren von Belegen – Technik

Systematisch digitalisieren – Prozesse optimieren

Papierdokumente digitalisieren – Formalitäten

Papierbelege digitalisieren – Checkliste

  • Ausgangs- / Eingangsrechnungen per Mail
  • Ggf. digitale Kassenbons nutzen

  • Automatisierungslösung wegen Portaldownloads
  • Professioneller Scanner (vorab ausgiebig testen)

  • Richtig scannen:
    Vollständig, schwarz-weiß, 300 dpi,
    richtige Reihenfolge, „richtig herum“

  • Papierdokumente regelmäßig digitalisieren, vorzugsweise täglich

  • An die Vorgaben der Finanzbehörde halten