Belege digitalisieren: Der Ratgeber

Diverse Supermarktketten bieten ihren Kundinnen und Kunden digitale Kassenbons an. Hier gibt es unterschiedliche Lösungsansätze, bspw. Übersendung per E-Mail oder eine Download-Möglichkeit.

Zwar ist die Uneinheitlichkeit der angebotenen Lösung noch ziemlich unbefriedigend. Jedoch kann es sich unserer Ansicht nach durchaus lohnen, sich hiermit zu beschäftigen, um (Thermo-) Papier zu vermeiden. Als Upload-Möglichkeiten stehen Ihnen jedenfalls die gleichen Verfahren zur Verfügung, wie bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

Beleg-Digitalisierung kann eine ganz entspannte und lockere Angelegenheit sein. Stress muss dabei wirklich nicht aufkommen. Die Zauberformel ist ganz einfach: Digitalisieren Sie Ihre Belege möglichst täglich! Lassen Sie nicht zu, dass sich größere Belegmengen ansammeln.

Das Vorgehen ist einfach:

1. Der Briefträger bringt Ihnen die Post. In dieser befinden sich Ihre Eingangsrechnungen.
2. Sie kontrollieren die Rechnungen auf Richtigkeit, scannen sie, laden sie in die Cloud und stempeln die Belege mit einem „Digitalisiert“-Stempel. So vermeiden Sie doppelte Belegscans.
3. Anschließend legen Sie die zuvor digitalisierten Papiere in einem Ordner mit A-Z-Register ab. Die weitere Bearbeitung der Rechnungen nehmen Sie digital vor.

Der Upload der Belegdateien im Zusammenhang mit DATEV Unternehmen online lässt sich übrigens durch den Einsatz der richtigen Tools stark automatisieren. Lesen Sie hierzu auch unseren Ratgeber-Artikel zum Belegtransfer V.5.

Sie sollten sich beim Scannen Ihrer Papierdokumente auf jeden Fall an die GoBD halten.

Nachfolgend die wichtigsten Aspekte, auf die die Finanzbehörde bei der „Bildlichen Erfassung von Papierdokumenten“ Wert legt (nachzulesen in den Randziffern 136 bis 139 des entsprechenden BMF-Schreibens):

1. Sie müssen das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation dokumentieren.
2. In einer Organisationsanweisung sollten Sie unter anderem das Folgende regeln:
   • Wer darf scannen?
   • Wann soll gescannt werden (bspw. direkt bei Posteingang oder erst später)?
   • Was soll durch die verschiedenen Scanvorgänge erfasst werden?
   • Wie wird die Qualität der Belegscans gewährleistet und kontrolliert?
   • Wie werden Fehler im Rahmen des Digitalisierungsprozesses protokolliert?
3. Für die Finanzbehörde ist eine vollständige Farbwiedergabe erforderlich, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt (z.B. bei Minusbeträgen in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs-, Zeichnungsvermerken, die in verschiedenen Farben auf den Belegen angebracht werden).
4. Für fiskalische Zwecke wird weder eine elektronische Signatur noch ein Zeitstempel gefordert.
5. Wichtig: Nach dem Scannen dürfen Sie nur noch mit dem elektronischen Dokument weiter arbeiten. Sie müssen sogar dafür sorgen, dass Sie Papierbelege nach dem Scannen dem weiteren Bearbeitungsvorgang entziehen.

Digitalisierung ist – wenn man den einschlägigen Softwareanbietern Glauben schenkt – ein Kinderspiel. Die Realität sieht leider vollkommen anders aus. Gerade in den digitalen Prozessen des Rechnungswesens muss man feststellen, dass das korrekte Scannen von Belegen nur ein kleiner Teil des großen Ganzen ist. Diverse Aspekte sind zu beachten: Steuerrecht, Handelsrecht, Betriebswirtschaft und IT. Ohne das notwendige Wissen schleichen sich leicht teure Fehler ein, die im Nachhinein oftmals nur schwer zu heilen sind.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, sich kompetente Unterstützung eines Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT) zu holen. Einen derartigen Fachassistenten finden Sie bspw. bei MENTEL Steuer- und Wirtschaftsberatung. Er kennt die Probleme in diesem Bereich. Außerdem kann er Sie bei der Auswahl eines geeigneten Belegscanners für Ihre Buchhaltung unterstützen. Daneben erhalten Sie von ihm tatkräftige Unterstützung bei der weiteren Einführung und Optimierung Ihrer digitalen Prozesse.