Belege digitalisieren: Der Ratgeber

Wollen wir ehrlich sein. Der beste Belegscan ist der, den Sie nicht durchführen müssen! Deshalb empfehlen wir Ihnen: Sorgen Sie dafür, dass Sie so wenige Papierbelege wie möglich digitalisieren müssen. Denn: Jeder Beleg, der bereits digital vorliegt, jede Rechnung die schon in digitaler Form bei Ihnen ankommt, muss nicht mehr digitalisiert werden!

• Ausgangsrechnungen:
  Geben Sie diese doch einfach als PDF-Datei aus, die Sie per E-Mail an Ihre Kundinnen und Kunden versenden. Wenn Sie mit DATEV Unternehmen online arbeiten können Sie die Rechnung dann mit der gleichen Mail über die BCC-Funktion (Blind Carbon Copy) an Ihr Postfach für die Ausgangsrechnungen Ihrer Fibu-Unterlagen im Rechenzentrum der DATEV versenden. Diese Funktionalität nennt man DATEV Upload Mail. Die Einrichtung von Upload Mail haben wir in einem anderen Artikel ausführlich beschrieben.
• Eingangsrechnungen:
  Richten Sie ein gesondertes E-Mail-Postfach mit eigener E-Mail-Adresse (z.B. „Eingangsrechnungen@…“) ein. Anschließend bitten Sie alle Lieferanten darum, Ihnen Rechnungen zukünftig nur noch als PDF-Anhang per Mail an diese Adresse zu übersenden. Die eingehenden Rechnungen überprüfen Sie dann wie gewohnt und leiten sie dann mittels Upload Mail an das Postfach für Eingangsrechnungen bei der DATEV weiter. Fertig! Große Anbieter stellen Ihnen Ihre Rechnungen in speziellen Rechnungsportalen bereit. Damit diese ohne viel Aufwand in Ihren Buchführungsunterlagen landen, müssen Sie Anbieter wie GetMyInvoices oder Invoicefetcher nutzen. Diese rufen Ihre Belege automatisiert ab und leiten sie über eine Schnittstelle an die DATEV weiter.
• Kassenbelege:
  Diverse Supermarktketten bieten Ihren Kundinnen und Kunden digitale Kassenbons an. Hier gibt es unterschiedliche Lösungsansätze, bspw. Übersendung per E-Mail oder eine Download-Möglichkeit. Zwar ist die Uneinheitlichkeit der Lösungsansätze noch ziemlich unbefriedigend. Jedoch kann es sich unserer Ansicht nach durchaus lohnen, sich hiermit zu beschäftigen, um (Thermo-) Papier zu vermeiden. Als Upload-Möglichkeiten stehen Ihnen jedenfalls die gleichen Verfahren zur Verfügung wie bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

Gute Erfahrungen haben wir beim Scannen von Belegen zur Ablage in DATEV Unternehmen online mit den folgenden Dateitypen gemacht:

• PDF und
• TIF / TIFF.

Für lexoffice sollte man hingegen eher die Dateitypen PDF, JPEG oder PNG nutzen.

Wir empfehlen Ihnen das Scannen im

• Schwarz-weiß-Modus mit einer
• Auflösung von 300 dpi.

Üblicherweise erhalten Sie so kleine Dateien mit guter Lesbarkeit. In Farbe sollten Sie Ihre Belege nur in absoluten Ausnahmefällen scannen. Denn hierdurch werden die Dateien unnötig groß.

Denken Sie immer daran: Große Belegdateien belegen mehr Speicherplatz (der deshalb meist auch mehr Geld kostet). Außerdem verlängern sich die Ladezeiten der Belegbilder.

Beispiele für Fälle, in denen Sie Ihre Belege farbig scannen sollten:

• Ein negativer Betrag wird in der Original-Rechnung in roter Schrift dargestellt (beispielsweise bei einer Gutschrift oder einer Rechnungskorrektur).
• Bearbeitungsvermerke auf dem Beleg haben wegen bestimmter innerbetrieblicher Regelungen unterschiedliche Farben.

Bitte beachten Sie zum farbigen Scannen auch weiter unten unsere Hinweise dazu, was Sie für das Finanzamt beachten sollten.

Es gibt einige Basics, die Sie beim Digitalisieren von Belegen auf jeden Fall beachten sollten. Wenn Sie diese ignorieren, werden Sie sich „keine Freunde machen“ (z.B. beim Steuerberater oder in der Betriebsprüfung).

Besonders wichtig ist, dass Sie immer alle Seiten einer Rechnung zusammenhängend in eine einzelne Datei scannen. Hierdurch ersparen Sie sich selbst oder Ihrem Steuerberatungsbüro lästiges und zeitaufwendiges nachträgliches Heften der verschiedenen Seiten. Beispiel: Sie erhalten von Ihrem Lieferanten eine Rechnung, die aus drei Seiten besteht. Diese drei Seiten scannen Sie so, dass daraus genau eine Datei entsteht.

Sehr wahrscheinlich werden Sie nicht auf Anhieb „den“ richtigen Scanner finden. Insbesondere nicht beim Elektronik-Discounter. Dort werden Sie lediglich langsame Geräte für Heimanwender antreffen. Damit werden Sie im professionellen Umfeld allerdings ganz sicher nicht glücklich.

Ein billiger und langsamer Scanner wird Ihnen erfahrungsgemäß früher oder später den letzten Nerv rauben.

Deshalb unser Tipp zum Scanner-Kauf: Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin. Klären Sie gemeinsam die Anforderungen ab.

Anschließend kontaktieren Sie einen Fachhändler und besprechen mit diesem Ihre Anforderungsliste.

Wenn Sie sich für einen Dokumentenscanner entscheiden, bitten Sie den Händler um eine unverbindliche Testphase von ein bis zwei Wochen. Dies ist erfahrungsgemäß im Fachhandel problemlos möglich. So vermeiden Sie einen Fehlkauf. Außerdem werden Sie auf diese Weise dauerhaft mehr Spaß beim Digitalisieren von Papierbelegen haben.

Beleg-Digitalisierung kann eine ganz entspannte und lockere Angelegenheit sein. Stress muss dabei wirklich nicht aufkommen. Die Zauberformel ist ganz einfach: Digitalisieren Sie Ihre Belege möglichst täglich! Lassen Sie nicht zu, dass sich größere Belegmengen ansammeln.

Das Vorgehen ist einfach:

Der Briefträger bringt Ihnen die Post. In dieser befinden sich Ihre Eingangsrechnungen.

Sie kontrollieren die Rechnungen auf Richtigkeit, scannen sie, laden sie in die Cloud und stempeln die Belege mit einem „Digitalisiert“-Stempel. So vermeiden Sie doppelte Belegscans.

Anschließend legen Sie die digitalisierten Papiere in einem Ordner mit A-Z-Register ab. Die weitere Bearbeitung der Rechnungen nehmen Sie digital vor.

Der Upload der Belegdateien im Zusammenhang mit DATEV Unternehmen online lässt sich übrigens durch den Einsatz der richtigen Tools stark automatisieren. Lesen Sie hierzu auch unseren Ratgeber-Artikel zum Belegtransfer V.5.

Sie sollten sich beim Scannen Ihrer Papierdokumente auf jeden Fall an die GoBD halten.

Nachfolgend die wichtigsten Aspekte, auf die die Finanzbehörde bei der „Bildlichen Erfassung von Papierdokumenten“ Wert legt (nachzulesen in den Randziffern 136 bis 139 des entsprechenden BMF-Schreibens):

1. Sie müssen das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation dokumentieren.
2. In einer Organisationsanweisung sollten Sie unter anderem das Folgende regeln:
   • Wer darf scannen?
   • Wann soll gescannt werden (bspw. direkt bei Posteingang oder erst später)?
   • Was soll durch die verschiedenen Scanvorgänge erfasst werden?
   • Wie wird die Qualität der Belegscans gewährleistet und kontrolliert?
   • Wie werden Fehler im Rahmen des Digitalisierungsprozesses protokolliert?
3. Für die Finanzbehörde ist eine vollständige Farbwiedergabe erforderlich, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt (z.B. bei Minusbeträgen in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs-, Zeichnungsvermerken, die in verschiedenen Farben auf den Belegen angebracht werden).
4. Für fiskalische Zwecke wird weder eine elektronische Signatur noch ein Zeitstempel gefordert.
5. Wichtig: Nach dem Scannen dürfen Sie nur noch mit dem elektronischen Dokument weiter arbeiten. Sie müssen sogar dafür sorgen, dass Sie Papierbelege nach dem Scannen dem weiteren Bearbeitungsvorgang entziehen.