Alternativen zum DATEV Scan-Modul
DATEV Scan-Modul – Ein insbesondere bei kleinen Unternehmen beliebtes Tool zur Digitalisierung von Belegen im Zusammenhang mit Unternehmen online wurde zum 01.10.2022 eingestellt. Auch das Web-Scanning in Upload online entfiel zu diesem Termin. Grund genug für jeden, der auf digitale Buchhaltung setzt, sich die eine oder andere Alternative anzuschauen. In unserem Artikel setzen wir uns damit auseinander, welche Tools in Frage kommen. Außerdem geben wir Ihnen Tipps und zeigen Ihnen, wo Sie weitere Informationen zum Thema finden.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
- Datum: Aktualisiert 22.03.2024
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- Lesezeit: 4 Minuten
Scan-Modul Alternativen – Wieso?
Hintergrund: Scan-Funktionen wurden eingestellt
Im Oktober 2021 informierte die DATEV erstmalig über eine sog. „Leistungsänderung“. Diese betrifft das bisher in DATEV Belegtransfer enthaltene Scan-Modul und die Web-Scanning-Komponente in DATEV Upload online. Beide Scan-Funktionen wurden zum 27.10.2022 eingestellt.
Warum stellte die DATEV die Scan-Funktionalitäten ein?
Die Genossenschaft begründet ihre Entscheidung zur Abkündigung des Scan-Moduls und des Web-Scannings / ihren Scan-Ausstieg wie folgt:
- Sie ist der Überzeugung, dass elektronische Rechnungsformate zunehmend an Relevanz gewinnen, also immer weniger Papier digitalisiert wird.
- Ferner erkennt sie, dass es am Markt immer mehr Scan-Alternativen gibt.
- Die DATEV möchte in Zeiten des Fachkräftemangels keine Kapazitäten mehr für dieses Thema binden, sondern ihre Entwickler lieber zukunftsorientiert einsetzen. Hierzu muss man wissen, dass die Entwicklung und Wartung einer Scan-Lösung für viele verschiedene Hersteller-Modelle und Betriebssysteme natürlich sehr arbeitsintensiv und herausfordernd ist.
Folgen der Einstellung der Scan-Funktionen
Sie können seit dem 01.10.2022 keine Belege mehr über die Scan-Funktion in DATEV-Belegtransfer und DATEV Upload online digitalisieren, da diese Funktion seit diesem Termin nicht mehr zur Verfügung steht.
Was Sie als Nutzer der Funktionen spätestens jetzt tun sollten
- Lesen Sie diesen Artikel (und alle verlinkten Artikel) – vollständig!
- Überdenken Sie Ihre Prozesse und besprechen Sie diese mit Ihrem steuerlichen Berater oder Ihrer steuerlichen Beraterin.
- Verzichten Sie auf das Scannen, wo immer es geht.
- Setzen Sie eine neue Scan-Software ein. Wir geben Ihnen hier genügend Tipps.
- Nutzen Sie DATEV Upload-Mail. Dieses Tool eignet sich besonders für alle Rechnungen, die Sie als E-Mail-Anhang erhalten.
- Machen Sie sich mit dem neuen DATEV Belegtransfer V.5 vertraut.
Eine Downloadmöglichkeit haben wir verlinkt, weitere Informationen finden Sie weiter unten. - Wechseln Sie schnellstmöglich auf die neuen Tools, für die Sie sich entschieden haben. Längeres Warten führt doch nur zu unnötigem Stress.
Scan-Modul Alternativen bei DATEV
Lösungen der DATEV zur Belegdigitalisierung
Selbstverständlich können Sie an dieser Stelle von der Nürnberger Genossenschaft keine großartigen Neuigkeiten erwarten. Vielmehr bietet Ihnen diese Tools an, die grundsätzlich bereits seit Jahren bekannt sind. Trotzdem wollen wir sie Ihnen unbedingt nennen und kurz vorstellen. Schließlich haben alle Tools eines gemein: Sie sind kostenlos.
- DATEV Belegtransfer – Lesen Sie hierzu unseren gesonderten Artikel zu dem Programm zum Übertragen von Belegen nach Belege online. Eine Downloadmöglichkeit finden Sie weiter oben.
- DATEV Upload Mail – Das Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, digitale Belege per E-Mail an Ihren Bestand in Unternehmen zu senden. Einen umfassenden Artikel hierzu finden Sie im Hilfe-Center der DATEV. Unseren eigenen Artikel, in dem wir uns insbesondere mit der Einrichtung der praktischen Anwendung beschäftigen, haben wir ebenfalls oben verlinkt.
- DATEV Upload mobil – Hierbei handelt es sich um eine App für Ihr Smartphone, mit der Sie Belege nach DATEV Unternehmen online übertragen können. Voraussetzung ist DATEV SmartLogin.
DATEV Upload mobil finden Sie im Google™ Play Store und im App Store von Apple™.
Angebote auf dem DATEV-Marktplatz zum Scannen
Einsatz der scannereigenen Software als Alternative
Nutzung der Software Ihres Scannerherstellers
Praktisch jeder Scanner verfügt über eine eigene Scan-Software. Unsere Empfehlung: Installieren Sie die Software Ihres Herstellers und richten Sie diese so ein, dass Sie Ihre Belegbilder in die verschiedenen Belegverzeichnisse des DATEV Belegtransfers scannen. Von dort aus werden die Belegbilder dann direkt an die DATEV übertragen.
Wie finden Sie Scansoftware Ihres Herstellers? Ganz einfach! Entweder diese wurde bei der Einrichtung Ihres Scanners bereits auf Ihrem Rechner installiert. Dann suchen Sie dort bitte nach diesem Programm und richten es entsprechend Ihren Bedürfnissen ein.
Sofern Sie keine Scansoftware auf Ihrem PC finden, downloaden Sie diese bitte von der Herstellerseite im Internet und installieren Sie nach den Vorgaben.
Eine gute Anleitung der DATEV zur Einrichtung von Scan-Software der Hersteller Canon, Fujitsu und Brother kann evtl. hilfreich für Sie sein.
Andere Scan-Software einsetzen
NAPS2 (Not Another PDF Scanner 2)
Eine einfache Scan-Software, die wir im Zusammenhang mit dem Scan-Ausstieg der DATEV getestet haben, ist NAPS2. Es handelt sich dabei um eine freie Open Source-Lösung. Wir haben der DATEV Scan-Modul Alternative NAPS2 einen eigenen Artikel gewidmet, den wir Ihnen an dieser Stelle unbedingt ans Herz legen möchten.
Informationen der DATEV zum Scanausstieg
Seite der DATEV zum Scan-Ausstieg mittlerweile nicht mehr online
Die DATEV hatte eine umfangreiche Seite zur Leistungsänderung in Verbindung mit dem Scan-Modul und dem Webscanning in DATEV Upload online veröffentlicht. Dort fanden Sie vielfältige Informationen und Lösungsansätze zum Thema, u. a. auch als Video. Diese Seite ist online mittlerweile – nach dem nunmehr vollzogenen Scan-Ausstieg – nicht mehr verfügbar.