
Upload Mail von DATEV schnell einrichten und Belege hochladen
DATEV Upload Mail – Die Wunderwaffe für das Hochladen von Belegen in die Cloud-Anwendung DATEV Unternehmen online. Das Werkzeug für den rasend schnellen Belegupload eröffnet den Nutzern von Unternehmen online ungeahnte Möglichkeiten: Eine starke Automatisierung der Upload-Vorgänge ist für alle User in greifbarer Nähe. Belege aller Art lassen sich mit einem Klick einfach an die Plattform der DATEV weiterleiten. In unserem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie die Einrichtung des Tools schnell und einfach funktioniert. Darüber hinaus geben wir Ihnen weitere Tipps zu dem praktischen Software-Werkzeug.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: Aktualisiert am 15.08.2022
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- Lesezeit: 8 Minuten
DATEV Upload Mail – Überblick
Bei DATEV Upload Mail handelt es sich um einen praktischen Zugangsweg zu DATEV Unternehmen online. Das Upload-Tool wurde von der Genossenschaft im Januar 2020 freigegeben. Es dient der komfortablen Weiterleitung von einzelnen Belegen in den Formaten PDF, TIF und TIFF.
Zuerst war es nur möglich, PDF-Dateien mit Upload Mail nach Unternehmen online weiterzuleiten. Mittlerweile werden auch Mail-Anhänge im TIF- oder TIFF-Format unterstützt. Insbesondere bietet sich das Tool an, um Rechnungen, die per E-Mail in den genannten Dateiformaten im Unternehmen eingehen, schnell an DATEV Unternehmen online (DUO) weiterzuleiten.
Die Belege werden einfach an eine eigene Zieladresse im Rechenzentrum weitergeleitet. Dabei wird die angehängte Datei aus der E-Mail extrahiert und in Unternehmen online gespeichert. Eine Authentifizierung ist bei dem Verfahren lediglich bei der Einrichtung erforderlich. Das bedeutet, dass auch eine Weiterleitung aus der E-Mail-App Ihres Smartphones problemlos möglich ist.
Das Tool kann leicht von Ihnen eigenständig eingerichtet werden. Mit diesem Beitrag stellen wir Ihnen einen Einrichtungsleitfaden für Upload Mail zur Verfügung.
Wir gehen in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung gemeinsam mit Ihnen durch den Einrichtungsprozess. Außerdem stellen wir alles anhand von Bildern dar. Die Screenshots können Sie übrigens durch Anklicken vergrößern.
Der Einrichtungsleitfaden zu DATEV Upload Mail
#1: Prüfen Sie die Voraussetzungen für die Einrichtung von Upload Mail
Damit Sie Sie DATEV Upload Mail einrichten und nutzen können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Sie benötigen natürlich einen Vertrag für DATEV Unternehmen online. Außerdem müssen Sie über ein Zugangsmedium der DATEV verfügen. Zugangsmedien sind die DATEV SmartCard, der DATEV mIdentity oder DATEV SmartLogin.
Des Weiteren müssen Ihnen für Ihr jeweiliges Zugangsmedium Standardrechte für Belege in der Rechteverwaltung online erteilt worden sein.
Sofern Sie bereits zuvor Belege nach Unternehmen online übertragen haben, sollten diese Voraussetzungen eigentlich erfüllt sein. Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich an Ihr Steuerberatungsbüro. Dort wird man Ihnen sicher weiterhelfen können.
#3: Beleganwendung auswählen und öffnen
Klicken Sie oben rechts auf den Button „Anwendungen“. Es öffnet sich ein Menü mit den verschiedenen Anwendungen von Unternehmen online. Wählen Sie den Menüpunkt „Belege“, um im nächsten Schritt die Startseite Belege zu öffnen.
Anschließend präsentiert sich Ihnen die Startseite Belege. Klicken Sie dort im oberen Bereich auf den Button „Einstellungen“. Dieser ist mit einem Symbol in Form eines Schraubenschlüssels versehen.
#5: Die einfache Konfiguration von Upload Mail
Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Geben Sie dort zuerst Ihre Absenderadresse ein. Das ist die E-Mail-Adresse, von der Sie zukünftig Mails mit Anhängen eines Belegtyps an Ihr gesondertes Empfängerpostfach in DATEV Unternehmen online versenden wollen. Dann bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie im zweiten Schritt auf den grünen Button „Bestätigungs-E-Mail verschicken“ klicken.
Anschließend erhalten Sie zum Abschluss die folgende Bestätigungsmeldung. Bitte folgen Sie der Aufforderung und prüfen Sie Ihre E-Mails.
In dem E-Mail-Postfach Ihrer Absenderadresse finden Sie nun eine Mail von DATEV Unternehmen online. In dieser werden Sie aufgefordert, die Absenderadresse zu bestätigen. Klicken Sie hierzu auf den grünen Button „Absenderadresse bestätigen“.
In Unternehmen online können Sie nun in den Einstellungen von Upload Mail feststellen, dass die Einrichtung abgeschlossen ist. Sie finden dort Ihre Zieladresse für den jeweiligen Belegtypen vor. Daneben erkennen Sie dort die „Berechtigte Absender-Adresse“.
Außerdem wurde Ihnen eine weitere E-Mail mit Informationen zur Nutzung von der DATEV übersandt. Unser Tipp an dieser Stelle: Bitte lesen Sie diese Informationen!
Ferner können Sie die lange Zieladresse ganz einfach in Ihr Adressbuch übernehmen, indem Sie die angehängte Visitenkarte im Anhang der Mail öffnen.
Beispiel aus der Praxis:
Die Muster GmbH erhält Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten per E-Mail.
Die Lieferanten senden ihre Rechnungen in Form von PDF-Anhängen an die Muster GmbH an deren spezielle neue E-Mail-Adresse Rechnungseingang@Muster-GmbH.de.
Diese (nur für Eingangsrechnungen zu verwendende) E-Mail-Adresse wurde den Lieferanten kürzlich schriftlich von der GmbH mitgeteilt. Im Rahmen der Konfiguration trägt der Geschäftsführer der GmbH diese
E-Mail-Adresse als Absenderadresse ein.Er schließt die Konfiguration ab, indem er auf den Button „Bestätigungs-E-Mail verschicken“ klickt.
Anschließend schaut er in sein E-Mail-Postfach.
Dort findet er eine Mail von DATEV Unternehmen online vor, die an die E-Mail-Adresse Rechnungseingang@Muster-GmbH.de gerichtet wurde.
In dieser Mail klickt er auf den grünen Button mit der Beschriftung „Absenderadresse bestätigen“.
Die neue Zieladresse übernimmt er durch Anklicken der Visitenkarte, die sich im Anhang der anschließend in seinem E-Mail-Postfach aufpoppenden Mail befindet.
Nun kann der Geschäftsführer nach Rechnungsprüfung digital erhaltene Eingangsrechnungen schnell und einfach an das in Unternehmen online eingerichtete Postfach weiterleiten.
Unser Fazit zu DATEV Upload Mail und weitere Tipps
Ein einfaches Tool, das Sie leicht selbst einrichten können
Wir beurteilen die Einführung von Upload Mail als enorm hilfreich. Endlich kann der User Belege per E-Mail hochladen und Rechnungen einfach weiterleiten. Hierdurch lässt sich die Buchführung stark automatisieren und der Buchführungsprozess vereinfachen. Es dürfte jetzt auch für den letzten Skeptiker keinen plausiblen Grund mehr geben, auf die Vorzüge von Unternehmen online zu verzichten. Da Belege jeglicher Art ohne vorheriges „Einloggen“ selbst mit dem Smartphone hochgeladen werden können, gibt es keinen Grund mehr, weiterhin auf Pendelordner zu setzen. Dabei ist es nach unserer Meinung nunmehr sogar vollkommen egal, ob Sie überhaupt über einen Scanner und einen PC verfügen. Ein Smartphone reicht völlig.
Und noch etwas ist wirklich prima: Sie benötigen keine Administrator-Rechte für die Einrichtung von Upload Mail. Somit benötigen Sie keine Hilfe Ihres Steuerberatungsbüros hierbei. Nutzen Sie einfach diesen Artikel als Einrichtungsleitfaden. Dann sollte eigentlich alles klappen.
Wenn Sie Probleme im Anmeldungsprozess haben
Wie immer gibt es natürlich auch bei dieser praktischen Anwendung anscheinend Kinderkrankheiten. Die DATEV berichtet von einem sporadisch auftauchenden Phänomen. So kann es wohl hin und wieder vorkommen, dass die Bestätigung der Absender-E-Mail-Adresse nicht durch Anklicken des Buttons in der Bestätigungs-Mail durchgeführt werden kann. Dabei wird keine Weiterleitung zu Unternehmen online durchgeführt.
In derartigen Fällen kopieren Sie einfach den Hyperlink durch Rechtsklick auf den Button und Auswahl von “Hyperlink kopieren” im Kontextmenü. Diesen Link fügen Sie in Ihren Browser ein und melden sich mit einem Zugangsmedium (DATEV mIdentity, DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin) in DATEV Unternehmen online an. Hierdurch bestätigen Sie die Absender-E-Mail-Adresse auf manuellem Wege.
Buchführung automatisieren mit Scan to Mail
Diejenigen, die ein höheres Belegaufkommen haben, sollten jetzt unbedingt darüber nachdenken, wie sich ihre digitale Buchhaltung mit Upload Mail weiter automatisieren lässt. Dazu möchten wir Sie animieren, vielleicht über einen Scanner mit einer „Scan to Mail“- Funktionalität nachzudenken. Dabei scannen Sie Ihre Rechnungen und Ihr Scanner wird sie einfach direkt an Unternehmen online weiterleiten.
Wie Sie Zeit bei Ihren Ausgangsrechnungen sparen
Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per Mail versenden, setzen Sie die Ziel-E-Mail-Adresse für den Belegtyp „Ausgangsrechnungen“ von Upload Mail einfach in das Feld „BCC“. So schicken Sie die Rechnung in einem Schritt an Ihren Kunden und an Unternehmen online. Das gilt natürlich nur, wenn Sie nicht DATEV Auftragswesen online verwenden. Dort ist eine andere Bereitstellungslogik anzuwenden.
Regeln im Mail-Client für Automatisierung und Übersicht
Außerdem sollten Sie sich damit beschäftigen, wie Sie die Dinge um Ihre Buchführung herum automatisieren. Durch die Einrichtung sinnvoller Regeln im Mail-Programm halten Sie Ihr Postfach sauber. Hierfür richten Sie im Mail-Client bspw. für die Bestätigungsmails der DATEV entsprechende Ordner ein, in denen diese dann automatisiert abgelegt werden.
Automatisierung der Buchführung nicht übertreiben
Des Weiteren ist es unserer Ansicht nach nicht empfehlenswert, die Ziel-E-Mail-Adresse an Geschäftspartner (Lieferanten, etc.) weiterzugeben. Schließlich müssen Sie Belege vor dem Upload inhaltlich prüfen. Eine Prüfung die erst in Unternehmen online erfolgt, ist unserer Ansicht nach nicht sinnvoll. Hierbei gehen Sie verschiedene Prozessrisiken ein. Ein Beispiel: Ihr Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung über Leistungen, die er nie erbracht hat. Wenn diese Rechnung direkt in Unternehmen online landet, da der Lieferant sie an die Ziel-E-Mail-Adresse gesandt hat (die Sie ihm mitgeteilt haben), besteht bspw. die Gefahr, dass dieser Beleg bereits durch Ihren Steuerberater verbucht wird bevor Sie ihn inhaltlich geprüft haben.
Bei allen Bestrebungen, die Buchführung weiter automatisieren zu wollen, müssen Sie auch stets die GoBD im Auge behalten. Ihr Buchführungsprozess muss nachvollziehbar sein, Belege können Sie zwar einfach hochladen, die Belegbilder müssen aber immer gut lesbar sein. Im Zweifel sollten Sie sich unbedingt an ein Steuerbüro wenden, das Erfahrung mit der Digitalisierung der Prozesse des Rechnungswesens hat.
Probleme mit DATEV Upload Mail? Hier gibt es Hilfe!
Natürlich kann es sein, dass Sie an der einen oder anderen Stelle mal ein Problem mit DATEV Upload Mail haben. Schließlich handelt es sich um IT. :-)
Deshalb nachfolgend einige Quellen der DATEV, die Ihnen vielleicht weiterhelfen:
- Hilfe-Video der DATEV: DATEV Upload Mail – Aktivieren und konfigurieren
- Klick-Tutorial der DATEV zur Einrichtung von Upload Mail und dem Senden von digitalen Belegen nach DATEV Unternehmen online mit dem Tool
- Hilfe-Dokument der DATEV mit Informationen für Systemadministratoren
- Umfassendes Hilfe-Dokument der DATEV zum Senden von digitalen Belegen per E-Mail mittels DATEV Upload Mail
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Hochladen von Belegen mit DATEV Upload Mail
Für die Nutzung von DATEV Upload Mail fallen keine zusätzlichen Kosten an. Das Tool ist in Ihrem Vertrag für DATEV Unternehmen online enthalten.
DATEV Upload Mail unterstützt die Dateiformate PDF, TIF und TIFF.
Pro E-Mail können mit DATEV Upload Mail bis zu 50 Dokumente übermittelt werden.
Die maximale Datei-Größe darf beim Einsatz von DATEV Upload Mail maximal 20 MB betragen.
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