Upload Mail von DATEV schnell einrichten und Belege hochladen

Wir beurteilen die Einführung von Upload Mail als enorm hilfreich. Endlich kann der User Belege per E-Mail hochladen und Rechnungen einfach weiterleiten. Hierdurch lässt sich die Buchführung stark automatisieren und der Buchführungsprozess vereinfachen. Es dürfte jetzt auch für den letzten Skeptiker keinen plausiblen Grund mehr geben, auf die Vorzüge von Unternehmen online zu verzichten. Da Belege jeglicher Art ohne vorheriges „Einloggen“ selbst mit dem Smartphone hochgeladen werden können, gibt es keinen Grund mehr, weiterhin auf Pendelordner zu setzen. Dabei ist es nach unserer Meinung nunmehr sogar vollkommen egal, ob Sie überhaupt über einen Scanner und einen PC verfügen. Ein Smartphone reicht völlig.

Und noch etwas ist wirklich prima: Sie benötigen keine Administrator-Rechte für die Einrichtung von Upload Mail. Somit benötigen Sie keine Hilfe Ihres Steuerberatungsbüros hierbei. Nutzen Sie einfach diesen Artikel als Einrichtungsleitfaden. Dann sollte eigentlich alles klappen.

Wie immer gibt es natürlich auch bei dieser praktischen Anwendung anscheinend Kinderkrankheiten. Die DATEV berichtet von einem sporadisch auftauchenden Phänomen. So kann es wohl hin und wieder vorkommen, dass die Bestätigung der Absender-E-Mail-Adresse nicht durch Anklicken des Buttons in der Bestätigungs-Mail durchgeführt werden kann. Dabei wird keine Weiterleitung zu Unternehmen online durchgeführt.

In derartigen Fällen kopieren Sie einfach den Hyperlink durch Rechtsklick auf den Button und Auswahl von “Hyperlink kopieren” im Kontextmenü. Diesen Link fügen Sie in Ihren Browser ein und melden sich mit einem Zugangsmedium (DATEV mIdentity, DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin) in DATEV Unternehmen online an. Hierdurch bestätigen Sie die Absender-E-Mail-Adresse auf manuellem Wege.

Diejenigen, die ein höheres Belegaufkommen haben, sollten jetzt unbedingt darüber nachdenken, wie sich ihre digitale Buchhaltung mit Upload Mail weiter automatisieren lässt. Dazu möchten wir Sie animieren, vielleicht über einen Scanner mit einer „Scan to Mail“- Funktionalität nachzudenken. Dabei scannen Sie Ihre Rechnungen und Ihr Scanner wird sie einfach direkt an Unternehmen online weiterleiten.

Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per Mail versenden, setzen Sie die Ziel-E-Mail-Adresse für den Belegtyp „Ausgangsrechnungen“ von Upload Mail einfach in das Feld „BCC“. So schicken Sie die Rechnung in einem Schritt an Ihren Kunden und an Unternehmen online. Das gilt natürlich nur, wenn Sie nicht DATEV Auftragswesen online verwenden. Dort ist eine andere Bereitstellungslogik anzuwenden.

Außerdem sollten Sie sich damit beschäftigen, wie Sie die Dinge um Ihre Buchführung herum automatisieren. Durch die Einrichtung sinnvoller Regeln im Mail-Programm halten Sie Ihr Postfach sauber. Hierfür richten Sie im Mail-Client bspw. für die Bestätigungsmails der DATEV entsprechende Ordner ein, in denen diese dann automatisiert abgelegt werden.

Des Weiteren ist es unserer Ansicht nach nicht empfehlenswert, die Ziel-E-Mail-Adresse an Geschäftspartner (Lieferanten, etc.) weiterzugeben. Schließlich müssen Sie Belege vor dem Upload inhaltlich prüfen. Eine Prüfung die erst in Unternehmen online erfolgt, ist unserer Ansicht nach nicht sinnvoll. Hierbei gehen Sie verschiedene Prozessrisiken ein. Ein Beispiel: Ihr Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung über Leistungen, die er nie erbracht hat. Wenn diese Rechnung direkt in Unternehmen online landet, da der Lieferant sie an die Ziel-E-Mail-Adresse gesandt hat (die Sie ihm mitgeteilt haben), besteht bspw. die Gefahr, dass dieser Beleg bereits durch Ihren Steuerberater verbucht wird bevor Sie ihn inhaltlich geprüft haben.

Bei allen Bestrebungen, die Buchführung weiter automatisieren zu wollen, müssen Sie auch stets die GoBD im Auge behalten. Ihr Buchführungsprozess muss nachvollziehbar sein, Belege können Sie zwar einfach hochladen, die Belegbilder müssen aber immer gut lesbar sein. Im Zweifel sollten Sie sich unbedingt an ein Steuerbüro wenden, das Erfahrung mit der Digitalisierung der Prozesse des Rechnungswesens hat.