NAPS2 - Belege scannen für DUO

Eine – englischsprachige – Dokumentation des Tools stellt der Entwickler auf seiner Support-Seite zur Verfügung. Unserer Ansicht nach ist die Software jedoch so einfach und intuitiv bedienbar, dass eine umfangreiche Anleitung wirklich entbehrlich ist. Wer diese dennoch benötigt und Schwierigkeiten mit der englischen Sprache hat, sollte zur Übersetzung einfach auf Tools wie den Google Übersetzer nutzen.

Nach dem Aufruf des Programms öffnet sich dessen Startbildschirm. Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Scanner mit Ihrem PC verbunden und eingeschaltet ist.

Klicken Sie zuerst auf „Profile“ (im Bild durch eine rote 1 gekennzeichnet). Sodann öffnet sich ein kleines Fenster. Dort klicken Sie bitte auf „Neu“ (im Bild durch eine rote 2 gekennzeichnet).

Unsere Situation:

Wir nutzen in unserem Beispiel einen Einzugscanner vom Typ Canon DR-C125, den wir mittels lokaler TWAIN-Schnittstelle mit unserem PC verbinden. Ferner wollen wir Belege des Rechnungseingangs im Format A4 in schwarz-weiß mit einer Auflösung von 300 dpi digitalisieren.

Das müssen wir tun (siehe hierzu auch die roten Ziffern im Bild):

1. Im Feld „Angezeigter Name“ den gewünschten Belegtyp „Rechnungseingang“ eintragen.
2. Den Twain-Treiber wählen.
3. Unseren Scanner durch Klick auf den Button „Gerät wählen“ hinterlegen.
4. Den Papiereinzug auf „Einzug“ einstellen.
5. Die Farbtiefe definieren (Einstellung in unserem Fall: „Schwarz-Weiß“)
6. Die Seitengröße auf „A4 (210×297 mm) festlegen.
7. Die Auflösung von 300 dpi wählen.
8. Bei „Erlaube automatisches Speichern“ ein Häkchen setzen.

Anschließend öffnet sich das Fenster „Einstellungen zum automatischen Speichern“, auf das wir im nächsten Schritt eingehen.

Nun kommen wir zu einem wichtigen Schritt:

Sie müssen der Anwendung den Dateipfad „beibringen“, in dem die Dateien abgelegt werden sollen. Hier müssen Sie als Nutzer von DATEV Unternehmen online den Pfad des DATEV Belegtransfers und des gewünschten Belegtyps hinterlegen.

Wir empfehlen Ihnen hierfür die folgende Vorgehensweise:

1. Suchen Sie im Windows™-Explorer den passenden Dateipfad des Belegtransfers.
2. Kopieren Sie die Adresse des Dateipfads (rechte Maustaste, im Kontextmenü „Adresse kopieren“ wählen).
3. Fügen Sie die Adresse in das Feld „Dateipfad“ im Fenster „Einstellungen zum automatischen Speichern“ aus der Zwischenablage ein.

Anschließend setzen Sie hinter den Dateipfad einen Backslash. Danach klicken Sie auf „Platzhalter“. Die auswählbaren Platzhalter bieten Ihnen die Möglichkeit, Dateinamen vorzugeben.

In unserem Beispiel wollen wir jede einzelne Datei mit einem eindeutigen Dateinamen versehen. Wir haben uns für das folgende Format entschieden: Aktuelles Jahr – aktueller Monat – aktueller Tag des Monats – aktuelle Uhrzeit.

Unser Ziel erreichen wir durch die Wahl der folgenden Platzhalter, die wir jeweils durch einen Bindestrich trennen: $(YYYY)-$(MM)-$(DD)-$(hh)-$(mm)-$(ss).

Eine Datei, die am 17. Mai 2022 um 14:30Uhr und 25 Sekunden gescannt wird erhält somit die folgende Bezeichnung: 2022-05-17-14-30-25.

Die Dateien erhalten durch diese Vorgehensweise stets einen eindeutigen und nachvollziehbaren Dateinamen. Sie verhindern dadurch außerdem das Überschreiben von Dateien durchneue Scans.

Hinter die Platzhalter setzen Sie einen Punkt und die Dateiendung für den gewünschten Dateityp. In unserem Fall wollen wir im PDF-Format scannen. Deshalb beenden wir die Pfadbezeichnung mit „.pdf“ (siehe auch rote 1 im Bild).

Hinweis 1: Durch die Eingabe einer anderen Dateiendung können Sie auch andere Dateiformate nutzen. Für digitale Buchführung mit Unternehmen online eignet sich nach wie vor besonders gut das TIFF-Format. Um dieses zu nutzen, beenden Sie die Pfadbezeichnung einfach mit „.tiff“ anstatt mit „.pdf“.

Hinweis 2: Der Dateipfad kann bei Ihnen selbstverständlich abweichen.

Abschließend bestätigen wir die vorgenommenen Einstellungen mit einem Klick auf den Button „OK“ (siehe rote 2 im Bild).

Es öffnet sich die Profilübersicht von NAPS2, in der Sie nun das erste Profil für den Belegtypen „Rechnungseingang“ vorfinden.

Durch Anklicken des Profils oder des „Scannen“-Buttons starten Sie den Scan-Vorgang.

Weitere Profile für andere Belegtypen richten Sie einfach entsprechend ein, indem Sie den Button „Neu“ anklicken und unserer Anleitung entsprechend abermals folgen.

Die Platzhalter – bspw. $(YYYY) – können im Fenster „Einstellungen zum automatischen Speichern“ (siehe u.a. oben in Schritt 3 dieses Quick-Guides) über den blauen Link „Platzhalter“ aufgerufen und in den Dateipfad eingefügt werden.

Praktisch im Zusammenhang mit der digitalen Buchführung ist, dass Sie bei NAPS2 im Bereich der erweiterten Profileinstellungen die Möglichkeit haben, Leerseiten zu unterdrücken.

Außerdem können Sie im Programm diverse Feinjustierungen hinsichtlich der Bildqualität vornehmen und in der Vorschau sogar umfangreiche Nachbearbeitungen bereits gescannter Belege durchführen.

Wer eine kostenlose Ersatzlösung für das Scan-Modul der DATEV sucht, ist bei NAPS2 sehr gut aufgehoben. Das Programm ist extrem einfach in Einrichtung und Handling und bietet einen Strauß an Einstellungsmöglichkeiten. Die Unterstützung von WIA- und TWAIN-Treibern macht das Tool im Vergleich zum abgekündigten Scan-Modul sogar noch wesentlich variabler einsetzbar.