Nun kommen wir zu einem wichtigen Schritt:
Sie müssen der Anwendung den Dateipfad „beibringen“, in dem die Dateien abgelegt werden sollen. Hier müssen Sie als Nutzer von DATEV Unternehmen online den Pfad des DATEV Belegtransfers und des gewünschten Belegtyps hinterlegen.
Wir empfehlen Ihnen hierfür die folgende Vorgehensweise:
- Suchen Sie im Windows™-Explorer den passenden Dateipfad des Belegtransfers.
- Kopieren Sie die Adresse des Dateipfads (rechte Maustaste, im Kontextmenü „Adresse kopieren“ wählen).
- Fügen Sie die Adresse in das Feld „Dateipfad“ im Fenster „Einstellungen zum automatischen Speichern“ aus der Zwischenablage ein.
Anschließend setzen Sie hinter den Dateipfad einen Backslash. Danach klicken Sie auf „Platzhalter“. Die auswählbaren Platzhalter bieten Ihnen die Möglichkeit, Dateinamen vorzugeben.
In unserem Beispiel wollen wir jede einzelne Datei mit einem eindeutigen Dateinamen versehen. Wir haben uns für das folgende Format entschieden: Aktuelles Jahr – aktueller Monat – aktueller Tag des Monats – aktuelle Uhrzeit.
Unser Ziel erreichen wir durch die Wahl der folgenden Platzhalter, die wir jeweils durch einen Bindestrich trennen: $(YYYY)-$(MM)-$(DD)-$(hh)-$(mm)-$(ss).
Eine Datei, die am 17. Mai 2022 um 14:30Uhr und 25 Sekunden gescannt wird erhält somit die folgende Bezeichnung: 2022-05-17-14-30-25.
Die Dateien erhalten durch diese Vorgehensweise stets einen eindeutigen und nachvollziehbaren Dateinamen. Sie verhindern dadurch außerdem das Überschreiben von Dateien durchneue Scans.
Hinter die Platzhalter setzen Sie einen Punkt und die Dateiendung für den gewünschten Dateityp. In unserem Fall wollen wir im PDF-Format scannen. Deshalb beenden wir die Pfadbezeichnung mit „.pdf“ (siehe auch rote 1 im Bild).
Hinweis 1: Durch die Eingabe einer anderen Dateiendung können Sie auch andere Dateiformate nutzen. Für digitale Buchführung mit Unternehmen online eignet sich nach wie vor besonders gut das TIFF-Format. Um dieses zu nutzen, beenden Sie die Pfadbezeichnung einfach mit „.tiff“ anstatt mit „.pdf“.
Hinweis 2: Der Dateipfad kann bei Ihnen selbstverständlich abweichen.
Abschließend bestätigen wir die vorgenommenen Einstellungen mit einem Klick auf den Button „OK“ (siehe rote 2 im Bild).