Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit den GoBD
Aufbewahrungspflichten sind Ihnen sicher schon längst bekannt. Ihre Papierbelege haben Sie schließlich schon immer ganz selbstverständlich für den Fall einer Betriebsprüfung aufbewahrt. Informieren Sie sich im 3. Teil unseres Ratgebers zu den GoBD, wie Sie diesbezüglich mit Ihren Daten umzugehen haben.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: Anpassungen am 03.06.2024.
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- Lesezeit (für diesen Abschnitt des Ratgebers): 4 Minuten
Inhalt 3. Teil unseres GoBD-Leitfadens
Aufbewahrungspflichten
Aufbewahrung allgemein
Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit steuerlichen Angelegenheiten sind (insbesondere für Unternehmer) ein „alter Hut“. Sie gelten nicht erst seit Einführung der GoBD. Damit diese Pflichten nicht vergessen werden, werden sie und ihre gesetzlichen Grundlagen wie bspw. die Abgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz von der Finanzverwaltung in dem Erlass umfangreich erläutert.
Im Groben (etwa: „alles zehn Jahre aufbewahren“) sind diese Regelungen der deutschen Bevölkerung wohl im Zusammenhang mit Papierunterlagen hinreichend bekannt. Jedem ist klar, dass Betriebsprüfer auch Unterlagen benötigen, die sie prüfen können.
Elektronische Aufbewahrung
- Daten,
- Datensätze,
- elektronische Dokumente und
- elektronische Unterlagen,
die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind. Die Aufbewahrungspflicht umfasst somit auch Ihre digitale Buchhaltung.
Sie sind in dieser Form aufzubewahren, eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nicht zulässig. Außerdem dürfen sie nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Vielmehr müssen sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar elektronisch erhalten bleiben.
Beispielhaft nennt die Verwaltung per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format und eingescannte Papierbelege.
E-Mails und Ihre Aufbewahrung
Unbedingt möchten wir auf die Aufbewahrung von E-Mails eingehen:
- Nach Randziffer 121 der GoBD sind E-Mails, die einen Handels- oder Geschäftsbrief darstellen oder als Buchungsbeleg genutzt werden, in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
- E-Mails, die nur als Transportmittel dienen – bspw. für eine angehängte elektronische Rechnung – sind hingegen nicht aufbewahrungspflichtig, da sie dann lediglich die Funktion eines Briefumschlages haben.
- Anders ist jedoch mit einer E-Mail, die einerseits als Anhang eine elektronische Rechnung enthält, andererseits aber auch noch weitergehende aufbewahrungspflichtige Informationen beinhaltet, zu verfahren: Hier müssen Sie sowohl die elektronische Rechnung, als auch die E-Mail in elektronischer Form aufbewahren.
Beispiel: Sie erhalten von einem Lieferanten eine E-Mail mit einer angehängten PDF-Rechnung. In der E-Mail schreibt Ihnen der Lieferant ergänzend zur Rechnung, dass er Ihnen 3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewährt.
Folge: Sie müssen in derartigen Fällen Rechnung und E-Mail in elektronischer Form aufbewahren.
Ausnahmen bei den Aufbewahrungspflichten
In Rz. 120 des BMF-Schreibens wird eine einzige – in unseren Augen ziemlich abstruse – Ausnahme von der zwingenden elektronischen Aufbewahrung genannt. Diese Ausnahme gilt nur für den Fall, dass der Steuerpflichtige seinen Computer quasi als reine Schreibmaschine nutzt, also keinerlei Dokumente auf seinem System speichert. Sofern er allerdings Daten – auch nur teilweise – auf seinem PC aufbewahrt, ist die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Wir warnen Sie ausdrücklich vor dieser unglaubwürdigen Vorgehensweise, die ohnehin dokumentiert sein muss.
Datenformate
Vieles lässt sich heutzutage maschinell im Rahmen von Betriebsprüfungen auswerten. Dies erhöht die Effektivität der Prüfungstätigkeiten enorm. Deshalb legt die Verwaltung großen Wert darauf, dass möglichst keine Umwandlungen der Ursprungsformate des Datenmaterials vorgenommen werden.
So dürfen
- eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege nur im Originalformat,
- im Datenverarbeitungssystem erzeugte oder darin empfangene Daten nur im ursprünglichen Format und
- im DV-System erzeugte Dokumente jeglicher Art im Ursprungsformat
aufbewahrt werden (Randziffern 131 bis 133 des BMF-Schreibens).
Verschlüsselte Unterlagen sind der Verwaltung verständlicherweise in entschlüsselter Form zur Verfügung zu stellen ( Randziffer 134 der GoBD).
Scannen von Papierdokumenten
Das Scannen von Papierbelegen ist natürlich möglich. Das Bundesfinanzministerium spricht im neuen Erlass übrigens mittlerweile von der „Bildlichen Erfassung von Papierdokumenten“. Hierdurch wird letztlich auch das Fotografieren mit dem Smartphone eröffnet. Allerdings müssen Sie auch hierbei das genutzte Verfahren dokumentieren.
Sie dürfen Ihre Belege grundsätzlich in schwarz-weiß scannen. Nur, wenn der Farbe auf dem Beleg eine besondere Beweisfunktion zukommt (bspw. bei Minusbeträgen in roter Schrift), müssen Sie einen Farbscan durchführen.
Auch das sog. Ersetzende Scannen ist mittlerweile zulässig, allerdings nur unter Einhaltung strikter und genau dokumentierter Prozesse. Unsere ausdrückliche Empfehlung hierzu: Nutzen Sie dieses Verfahren nur in Verbindung mit einer eingehenden und regelmäßig wiederholten Beratung durch einen erfahrenen Steuerberater. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, im Falle einer Betriebsprüfung schwerwiegende Probleme mit dem Steuerprüfer zu bekommen.
Roter Faden der GoBD: Die Verfahrensdokumentation
Aufgrund der Wichtigkeit haben wir uns entschlossen, einen gesonderten Artikel zur Verfahrensdokumentation zu verfassen. Rufen Sie Ihn einfach über den vorstehenden Link auf. Wir legen Ihnen den Text ausdrücklich ans Herz. Denn diese Angelegenheit zieht sich wie ein roter Faden durch die GoBD.