GoBD von 2020 bis 2024
Außerdem finden Sie weiter unter auf der Seite eine GoBD-Checkliste zum Download und zwei Linktipps zu vertiefender Lektüre beim AWV und beim Bitkom.
Wichtig: Hinsichtlich der aktuellen Änderung der GoBD vom 11.03.2024 verweisen wir auf den letzten Teil unseres Leitfadens.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
- Datum: Überarbeitung am 04.06.2024
Bitte beachten Sie stets unseren Haftungsausschluss im Impressum, der auch für unsere Fachartikel gilt.
- Lesezeit (dieser Abschnitt): 5 Minuten
Inhalt 4. Teil unseres GoBD-Leitfadens
GoBD 2020
In diesem Abschnitt möchten wir auf die wichtigsten Neuerungen der in 2019 veröffentlichten Fassung der GoBD eingehen.
Nur kurz zur Sprachregelung: Mancher nennt diese Fassung GoBD 2019, weil sie in diesem Jahr veröffentlicht wurden. Andere sprechen hingegen von den GoBD 2020, da diese Neufassung ab 2020 gilt. Dem Letzteren schließen uns in diesem Artikel an.
Wir möchten Sie nicht mit kleinlichen fachlichen Details langweilen. Deshalb beschränken wir uns nachfolgend auf unsere persönlichen Highlights des Erlasses vom 28.11.2019 für KMU (kleine und mittlere Unternehmen). Wir führen nicht sämtliche unwichtigen Neuerungen auf.
Kleinstunternehmen sollen mit Augenmaß behandelt werden
Interessant erscheint uns die Aussage in Randziffer 19 der GoBD 2020. Hiernach soll die Erfüllung der Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig bei Unternehmen, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln und einen Jahresumsatz bis zu 17.500 Euro erzielen, „mit Blick auf die Unternehmensgröße zu erfüllen sein“. Hierbei handelt es sich wohl um ein kleines Zugeständnis der Finanzbehörde, die sich dem Vorwurf überbordender Bürokratie ausgesetzt sieht.
Tipp: Lesen Sie unbedingt auch unseren gesonderten Artikel zur neuesten Version der GoBD, die ab dem 01.04.2024 gilt. Zu diesem Themenbereich gibt es aktuelle Änderungen.
Empfehlung: Auch als kleines Unternehmen sofort an die GoBD halten
Nach unserer Überzeugung sollte man als steuerpflichtiger Kleinunternehmer trotz des o.a. Zugeständnisses jedoch Vorsicht walten lassen. Schließlich kann ein kleines Unternehmen sehr schnell wachsen. Dann hat man sicher weder Lust noch Zeit, sich an vernünftige und gobd-konforme Prozesse zu gewöhnen. Unsere Empfehlung: Halten Sie sich ab dem ersten Tag an das Regelwerk der GoBD.
Cloud-Systeme werden auch von den GoBD umfasst
In Randziffer 20 macht die Finanzverwaltung in der Neufassung ausdrücklich klar, dass auch Cloud-Systeme zu den DV-Systemen gehören. Dabei ist es vollkommen egal, ob Ihnen Hard- und Software selbst gehören, oder ob Sie diese von einem Anbieter mieten. Auch hier müssen Sie die Vorgaben des Erlasses erfüllen.
Kassenbuch: Unbare und bare Tagesgeschäfte dürfen unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam erfasst werden
In Randziffer 55 stellen die neuen GoBD – nach langem Streit in der Fachwelt – klar, dass es nicht zu beanstanden ist, wenn bare und unbare Tagesgeschäfte gemeinsam im Kassenbuch erfasst werden. In der Praxis taucht eine derartige Handhabung häufig auf, wenn Unternehmer (bspw. Frisöre) einerseits Bargeld einnehmen, andererseits jedoch auch EC-Kartenzahlungen ihrer Kunden akzeptieren. Diese wurden schon in der Vergangenheit häufig in die Kasse eingetragen.
Laut der neuen Verwaltungsanweisung müssen Sie jedoch beachten, dass
- Sie die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich machen müssen und diese
- unmittelbar danach nachvollziehbar auf ein gesondertes Konto umtragen.
Außerdem muss die Kassensturzfähigkeit Ihrer Kasse gegeben sein.
Unsere Meinung zum Eintragen von EC-Kartenumsätzen in das Kassenbuch
Unsere persönliche Meinung zu diesem Thema ist, dass wir das Eintragen von EC-Kartenumsätzen in das Kassenbuch nicht sinnvoll finden. Schließlich tauchen diese doch ohnehin auf Ihrem betrieblichen Bankkonto auf. Somit trägt der Eintrag in das Kassenbuch nicht gerade zur Übersichtlichkeit bei. Zudem verursacht diese Vorgehensweise lediglich Mehraufwand und kostet Zeit.
Smartphones zur bildlichen Erfassung von Belegen: Klarstellungen
Begrüßenswert ist, dass sich die GoBD 2020 in den Randziffern 130 und 136 auch zeitgemäß geben und die bildliche Erfassung von Belegen mit mobilen Geräten wie dem Smartphone erlauben. Vielmehr geht die Verwaltung sogar noch einen Schritt weiter: Sie dürfen Ihre Belege sogar auf Dienstreisen im Ausland mit dem Smartphone für Ihre digitale Buchhaltung scannen.
Ersetzendes Scannen ist erlaubt (unter bestimmten Voraussetzungen!)
In Randziffer 140 der GoBD 2020 findet sich jetzt die Klarstellung, dass Papierdokumente nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden dürfen. Dies gilt, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.
Wichtig: Sie benötigen für das Ersetzende Scannen zwingend eine detaillierte Dokumentation Ihrer Prozesse in diesem Zusammenhang. Diese Dokumentation muss außerdem „gelebt“ werden. Wir raten Ihnen ausdrücklich davon ab, das Ersetzende Scannen ohne Begleitung und Beratung durch einen Spezialisten zu praktizieren.
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Bonus: GoBD-Checkliste zum Download
Gehen Sie das Thema an!
Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick in Ihrem Unternehmen. Unsere GoBD-Checkliste soll Ihnen erste Anhaltspunkte darüber verschaffen, worum Sie sich noch intensiver kümmern müssen. Bitte beachten Sie: Unser Download kann nur ein erster Anstoß sein und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Jedes Unternehmen ist anders strukturiert, in jedem Betrieb gibt es andere Dinge, die relevant sind. Sinnvollerweise nutzen Sie die Checkliste als Grundlage für ein Beratungsgespräch mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.
Weiterer Bonus: Linktipps
Praxisleitfaden für Unternehmen vom AWV
Wenn Sie unseren Artikel bis hier gelesen haben, sind Sie wahrscheinlich wirklich interessiert am Thema GoBD. Für den Fall, dass Sie sich noch intensiver mit der Angelegenheit beschäftigen möchten, haben wir noch einen Lesetipp für Sie. Bei der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV e.V.) können Sie einen kostenlosen GoBD-Praxisleitfaden für Unternehmen bestellen, der seit dem 19.12.2023 in der Version 2.2 vorliegt. Die Autoren dieses empfehlenswerten Downloads geben Umsetzungsempfehlungen und gehen auf Praxisfragen im Zusammenhang mit den GoBD ein.
Der aktualisierte Leitfaden berücksichtigt nunmehr auch Änderungen von AO und EGAO, die auf dem sog. DAC 7-Umsetzungsgesetz basieren. Durch die Gesetzesanpassungen werden Prüfungserleichterungen ermöglicht, sofern im Betrieb ein wirksames Steuerkontrollsystem existiert.
GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme vom Bitkom e.V.
Die Website des Bitkom e.V. ist eine empfehlenswerte Anlaufstelle für alle Themen rund um IT. Wer sich für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) interessiert oder ein solches ggf. bereits einsetzt, sollte sich in diesem Zusammenhang auch um die Anforderungen der GoBD kümmern. Wir empfehlen Ihnen deshalb den Download der ebenfalls mittlerweile in der Version 2.1 vorliegenden GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme.