Krisenmanagement für KMU - Sinnvoll handeln in der Krise

Ihr Steuerberater sollte üblicherweise zumindest einen tiefen Einblick in die finanzielle Lage Ihres Unternehmens haben. Schließlich macht er hoffentlich mindestens einmal monatlich Ihre Buchführung. Sollte er diese nur in einem größeren Intervall – vielleicht vierteljährlich oder gar jährlich – für Sie erledigen, handeln Sie und / oder Ihr Berater nicht unternehmerisch, sondern grob fahrlässig. Selbst der monatliche Turnus der Verbuchung Ihrer Belege ist aus vielen Gründen nicht empfehlenswert, besser ist eine wöchentliche oder gar tägliche Verbuchung. Diese ist heutzutage schließlich problemlos möglich. Digitale Tools wie Unternehmen online erleichtern die Abwicklung extrem und sorgen für Überblick.

Außerdem wissen die meisten Steuerberater zumindest ansatzweise gut über die private Situation ihrer Mandanten Bescheid. Dieses Wissen resultiert meist daraus, dass sie Ihre jährliche Einkommensteuererklärung erstellen. So kennen die Berater u.a. Ihre vermieteten Immobilien und die dahinter stehenden Finanzierungen. Auch Ihre Ersparnisse sind den Beratern bekannt, da Sie oftmals Ihre Kapitalerträge für Sie gegenüber dem Finanzamt erklären. Hierbei handelt es sich zwar meist um den Status Quo des vergangenen Jahres. Aber auch im privaten Bereich kommt es mittlerweile zu aktuelleren Betrachtungsmöglichkeiten. Hierfür muss lediglich die Online-Anwendung DATEV Meine Steuern bereits unterjährig zum Einsatz kommen.

Der Steuerberater kennt sich natürlich gut im Umgang mit den Finanzämtern, den Krankenkassen, den Agenturen für Arbeit (Arbeitsämter), den Banken und den Sparkassen aus. Er kennt die Gesetze, kann vermitteln, wichtige und begründete Anträge erstellen und ggf. Vorauszahlungen für Sie anpassen lassen. Mit ihm haben Sie prinzipiell  einen erfahrenen Moderator, Verhandler und Mediator an Ihrer Seite – auch, wenn er diese „Titel“ nicht unbedingt in seiner Berufsbezeichnung trägt.

Enormes Glück haben Sie, wenn Sie einen Steuerberater haben, der eine Zusatzqualifikation als Fachberater für Finanzwirtschaft und Controlling (DStV e.V.) hat. Hier dürfen Sie weitergehende betriebswirtschaftliche Kenntnisse erwarten. Diese Kenntnisse sind in der Krise Gold wert. Sie sollten Sie wirklich nutzen. Bei MENTEL Steuer- und Wirtschaftsberatung in Bönningstedt bei Hamburg finden Sie übrigens eine solche Fachberaterin, die Sie bspw. mit wertvollen Liquiditätsplanungen in der Krise wirksam unterstützen kann. Hier hat man sich schon vor Jahren auf Betriebswirtschaftliche Beratung und Digitalisierungsthemen spezialisiert.

Was Sie in diesem Artikel lesen, sind grundlegende Tipps und Gedanken zu den meisten akuten Krisensituationen, die rund um ein kleines oder mittleres Unternehmen auftreten können. Sie können vollständig, teilweise, schlimmstenfalls aber auch gar nicht auf Ihren speziellen Fall anwendbar sein. Allerdings sollten Sie wenigstens grundsätzliche Anregungen erhalten.

Man kann es gar nicht oft genug sagen. Deshalb sei es an dieser Stelle nochmals mit Nachdruck gesagt: Das Wichtigste in der Krise ist, dass Sie als Unternehmer bzw. Führungskraft Ruhe und Gelassenheit bewahren. Machen Sie sich bitte immer wieder klar: Ihre Professionalität ist in dieser Situation gefragt, nicht nur teilweise, sondern quasi im 360-Grad-Modus.

Beginnen wir mit den vielleicht unangenehmsten Dingen. Sie müssen unbedingt mit Ihrer Familie reden. Machen Sie es allen in Ihrem engsten Familienkreis freundlich aber bestimmt klar, die es intellektuell begreifen können: Jetzt ist Krise! Wir müssen alle an einem Strang ziehen!

Anschließend kommen Sie nicht um eine schonungslose Inventur Ihrer privaten Familien-Finanzen herum. Überlegen Sie bitte gemeinsam mit allen Familien-Mitgliedern, worauf sie verzichten können. Das Einsparpotenzial wird unterschiedlich hoch sein. Wer vor der Krise auf großem Fuß gelebt hat, kann natürlich auf viel mehr verzichten, als derjenige, der zeitlebens sparsam war.

Nachfolgend einige Anregungen aus unterschiedlichen Teilen der Privatsphäre:

• Überlegen Sie: Kommen Sie kurzfristig aus privaten Golf-/Tennis-/Fitness-Club-Mitgliedschaften heraus?
  Wenn ja, kündigen Sie diese umgehend. Fit halten können Sie sich zumindest temporär auch anders.
• Welches Abo wollten Sie ohnehin immer schon kündigen?
  Vielleicht ist es das eines Pay-TV-Senders, eines Streaming-Dienstes oder einer Zeitschrift. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt dafür. Sie werden in der nächsten Zeit ohnehin nicht dazu kommen, das Abonnement in Ruhe zu nutzen.
• Welche Versicherung ist wirklich erforderlich? Welche können Sie ggf. gefahrlos für eine gewisse Zeit beitragsfrei stellen lassen?
  Wichtig: Notieren Sie sich die Daten in Ihrem Kalender. Durch eine Wiedervorlagefunktion sollten Sie im Blick haben, was Sie später wieder aktivieren wollen. Die persönliche Versicherungssituation ist bei jedem anders. Allerdings erscheint es wichtig, in jedem Fall nicht auf die private Haftpflichtversicherung zu verzichten. Haftpflichtschäden, die Sie aus eigener Tasche begleichen müssen, können Sie jetzt wirklich nicht auch noch gebrauchen.
• Stellen Sie die privaten Finanzen auf den Prüfstand. Überlegen Sie sich ganz genau, welche private Anlage wirklich „versilbert“ werden sollte. Insbesondere bei der Altersvorsorge sollten Sie kritisch sein.
  Die private Immobilie ist erfahrungsgemäß für viele Menschen ein (leider oftmals voll finanziertes) Herzensthema. Sparen Sie dieses im Rahmen Ihrer Überlegungen nicht aus. Verhandeln Sie ggf. mit Ihrer Bank. Schlimmstenfalls denken Sie bitte über einen Verkauf nach. Allerdings kommt dieser in der Krise natürlich zur Unzeit, bringt deshalb nicht den erhofften Erlös und dauert meist sehr lange.
• Woher kann eventuell zusätzliches Einkommen in die Familienkasse fließen?
  Kann der Partner / die Partnerin eine Job annehmen? Können die Kinder, die sich in der Ausbildung befinden und noch kostenfrei bei Ihnen wohnen, vielleicht einen Obolus in die Haushaltskasse entrichten?
• Können Sie die bereits gebuchte Fernreise vielleicht noch zu günstigen Konditionen stornieren?
  Auch für diese haben Sie jetzt wahrscheinlich weder Kopf noch Zeit.
• Wie sieht es mit Ihren Einkaufsgewohnheiten aus? Muss es wirklich immer die teure Bio-Kost sein oder reicht für einige Monate der Gang zum Discounter? Sinnvollerweise ziehen Sie bei der Kleidung nun auch die günstige Angebotsware der sündhaft teuren Designerklamotte vor.

Sie sehen, es geht um schmerzhafte Einschnitte. Jetzt ist die Zeit, in der Sie auf viele lieb gewonnene Gewohnheiten verzichten müssen. Wahrscheinlich nicht nur Sie allein, vielmehr Ihre ganze Familie. Deshalb werden Sie auch familiär in der Krisenzeit sehr stark als guter Kommunikator gefordert sein. Sie werden sehen: Gute Kommunikation ist, nicht nur im Privaten, das A und O.

Wenn wir über die Unternehmensfinanzen reden, sprechen wir nicht einfach über den Saldo des geschäftlichen Bankkontos. Natürlich ist auch dieser Bestandswert wichtig. Jedoch ist hier noch weitaus mehr einzubeziehen. Das, was zur erfolgreichen Bewältigung der Lage erforderlich sein wird, sind Daten, Daten und nochmals Daten.

• Unumgänglich ist eine tagesaktuelle Buchführung.
  Wenn Sie sich bis heute mit Händen und Füßen dagegen gesträubt haben sollten: Werden Sie endlich wach! Ohne permanente Updates werden Sie nicht aus der misslichen Lage Ihres Unternehmens kommen. Schon in guten wirtschaftlichen Zeiten ist das Vernachlässigen der Buchführung ein schwerwiegender Managementfehler. In der Krise versetzt dieses Gebaren dem Betrieb mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit den Todesstoß.
  Nutzen Sie – sofern noch nicht etabliert – die digitalen Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
• Checken Sie Ihre offenen Posten.
  Analysieren Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater sowohl die Kunden (Debitoren), als auch die Lieferanten (Kreditoren). Wessen Zahlung fällt aus? Wen müssen Sie mahnen? Wer muss bis wann bezahlt werden?
• Ebenfalls im Zusammenhang mit den offenen Posten: Etablieren Sie ein stringentes und rechtskonformes Mahnwesen. Die „üblichen Verdächtigen“ rufen Sie am besten nett aber bestimmt persönlich an. Das erspart unnötige Postlaufzeiten. Außerdem machen Sie sich in diesem Zusammenhang Telefonnotizen, aus denen hervorgeht, wann Sie mit wem gesprochen haben und wann das Geld auf Ihrem Konto sein soll.
  Ein schriftliches Mahnwesen kann Ihr Steuerberatungsbüro realisieren. Gut gepflegte Stammdaten im Rahmen der Debitorenbuchhaltung sind die Basis hierfür. Schieben Sie das Thema nicht auf die lange Bank. Denn was Sie in der Krise am stärksten benötigen ist Cash.
• Setzen Sie sich mit Ihrem Berater zusammen und planen Sie Ihr Unternehmen.
  Diese Planung sollte in der Krise einen Zeitkorridor von drei bis sechs Monaten umfassen und Aufwendungen und Erträge genauso beinhalten wie die Liquidität, also die Mittelzuflüsse und die Mittelabflüsse.
• Stellen Sie sich darauf ein, Gespräche mit Kreditinstituten (also Banken oder Sparkassen) führen zu müssen oder Anträge für Fördermittel oder Zuschüsse stellen zu müssen. Hierfür benötigen Sie aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit hoher Aussagekraft genauso wie Jahresabschlüsse oder Einnahmenüberschussrechnungen der letzten Jahre. Auch die schon erwähnten Planungsrechnungen gehören standardmäßig zu den üblichen beizubringenden Unterlagen. Denken Sie daran: Vollständige Unterlagen beschleunigen Kreditverhandlungen und Zuschussanträge wesentlich. Und noch etwas: Seien Sie ehrlich im Umgang mit Ihren Geldgebern und Investoren. Spielen Sie nicht Verstecken mit ihnen, bleiben Sie stets bei der Wahrheit und machen Sie ausschließlich zutreffende Angaben.

Zu den Unternehmensfinanzen zählt auch die Kalkulation Ihrer Dienstleistungen und Produkte. Zu oft erlebt man, dass die Kalkulation von Betrieben darin besteht, einfach den gleichen Preis zu nehmen wie der Wettbewerb. Aber selbst, wenn es bei Ihnen hier nicht ganz so dramatisch aussieht: Stellen Sie die Preiskalkulation auf den Prüfstand, bereinigen Sie Ihr Angebotsportfolio genau dort, wo die Zahlen es nahe legen.