Controlling in kleinen Unternehmen – So sichern Sie Ihren Erfolg ab

KMU sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Kleine und mittlere Unternehmen tragen zudem maßgeblich zur Schaffung von Arbeitsplätzen und zur Stabilität der Wirtschaft bei. Doch gerade in einem schnelllebigen Geschäftsumfeld sind sie vielfältigen Herausforderungen ausgesetzt, sei es in Bezug auf Finanzmanagement, Ressourcenallokation oder strategische Planung.

In dem o.a. volatilen Umfeld kann Controlling ein wichtiger Anker für KMU sein:

Controlling ermöglicht Kleinunternehmen,

• ihre finanzielle Gesundheit zu überwachen,
• effizienter zu arbeiten und
• fundierte Entscheidungen zu treffen.

Controlling in KMU bedeutet,

1. die finanzielle Leistung des Unternehmens zu analysieren,
2. Budgets zu erstellen,
3. Ist-Zustände mit Soll-Werten zu vergleichen und
4. frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren.

Durch die Nutzung solider Controllinginstrumente kann der Mittelstand:

• Ressourcen effizienter nutzen:
  Indem sie ihre finanziellen Ressourcen besser verwalten, können KMU knappe Ressourcen optimal einsetzen und Verschwendung vermeiden.
• Chancen identifizieren:
  Controlling hilft, Chancen für Wachstum und Expansion zu erkennen und diese gezielt zu nutzen.
• Risiken minimieren:
  Es ermöglicht die Identifizierung und das Management von Risiken, um finanzielle Katastrophen zu verhindern.

Einige Gedanken unsererseits aus der Praxis zu KMU-Controlling: Controlling ist nach unserer Erfahrung auch für Kleinunternehmen unverzichtbar. Schließlich ist es nicht sinnvoll, betriebliche Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu treffen.

Vielmehr müssen Sie als Inhaberin oder Inhaber eines kleineren Unternehmens wissen,

• wie viel Sie mit welchen Produkten verdienen,
• welche Umsätze Sie mit welchen Kunden machen oder
• wie es um Ihre Wettbewerbsfähigkeit bestellt ist.

Controlling hilft KMU dabei,

• durch gesteigerte Transparenz
• rationale Entscheidungen zu treffen.

Controlling bietet KMU im Endeffekt die gleichen Vorteile wie großen Unternehmen.

So unterstützt es doch bei

• der Entwicklung und Festlegung einer unternehmerischen Strategie,
• der Festlegung und Definition der konkreten Unternehmensziele,
• der Erarbeitung von Maßnahmen, die der Zielerreichung dienen und
• der Korrektur von eventuellen Fehlern oder Fehlentwicklungen.

Kleine und mittlere Unternehmen sind bezüglich Controlling mit diversen Problemen konfrontiert. Die häufigsten Schwierigkeiten liegen in den folgenden Gründen:

• Mangel an personellen Kapazitäten – „was fehlt, ist der Controller“,
• in diesem Zusammenhang häufig auch die Konkurrenz zu größeren Betrieben (Kampf um Fachkräfte – „War for talents“),
• fehlende technische Ausstattung – es fehlt die geeignete Software.

Daneben mangelt es in Kleinunternehmen häufig am Verständnis für die Notwendigkeit von KMU-Controlling. Auf diesen Aspekt kommen wir nachfolgend zu sprechen.

Leider müssen wir an dieser Stelle aus unserer jahrzehntelangen Praxis von eher traurigen Erfahrungen berichten: Trotz der klaren Vorteile, die KMU-Controlling offensichtlich hat, stellen wir im Beratungsalltag permanent fest, dass kleine und mittlere Unternehmen ein solches meist nicht überhaupt nicht vorweisen können.

In der unternehmerischen Realität halten die kleinen Unternehmen bereits die Buchhaltung für lästig, wenn nicht gar für überflüssig. Tatsächlich herrscht in vielen kleinen Unternehmen sogar der Irrglaube vor, dass Controlling überflüssig und teuer ist.

Die Inhaberinnen und Inhaber der meisten kleineren Betriebe sind sogar ganz einfach der Meinung, dass ihr Steuerberater ihre Zahlen schon im Blick haben wird. Grundsätzlich haben sie hiermit recht.

Selbstverständlich ist das so. Das Problem liegt an dieser Stelle jedoch darin, dass die durchschnittlichen Mandantinnen und Mandanten von ihrem Steuerberater lediglich die Buchhaltung der Vergangenheit abwickeln lassen. Eine zukunftsorientierte Kommunikation und Planung ist mangels Beauftragung des Steuerberaters nur sehr selten anzutreffen.

Sofern die Buchhaltung vom Steuerberater in digitaler Form erstellt wird, ist diese zwar häufig schon wesentlich aktueller. Jedoch bewegt man sich immer noch in der Vergangenheit. Daneben orientiert man sich korrekterweise außerdem an handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, lässt so jedoch oftmals die betriebswirtschaftliche Realität außen vor.

Für viele KMU kann es eine Herausforderung sein, ein internes Controlling-Team aufzubauen und zu finanzieren. Hier bietet externes Controlling eine attraktive Lösung. Externe Experten können die Controlling-Funktion übernehmen und maßgeschneiderte Analysen und Empfehlungen liefern, ohne dass ein internes Team aufgebaut werden muss.

Externe Berater, die auf KMU-Controlling spezialisiert sind, können:

• Objektive Einsichten bieten:
  Sie bringen eine frische Perspektive und objektive Analysen in das Unternehmen ein, ohne von internen Interessen beeinflusst zu sein.
• Effizienz steigern:
  Durch den Einsatz bewährter Methoden und Tools können sie die Effizienz des Controlling-Prozesses verbessern.
• Beratung bieten:
  Externe Berater können nicht nur Daten analysieren, sondern auch strategische Empfehlungen geben, um das Unternehmen auf den richtigen Kurs zu bringen.

Suchen Sie das Gespräch mit dem externen Berater Ihres Vertrauens. Erörtern Sie gemeinsam, wie für Ihr Kleinunternehmen ein adäquates Controlling aufgesetzt werden kann.

Nutzen Sie das, was Sie ohnehin schon haben: Ihre Buchhaltung. Zwar ist diese vergangenheitsorientiert und (hoffentlich) gesetzeskonform. Jedoch lassen sich durch vergleichsweise einfache Anpassungen bzw. Umstellungen fast immer kurzfristig Optimierungen umsetzen.

Z.B. können Sie Ihre BWA individualisieren lassen, eine spezielle Branchen-BWA wie die BWA der DATEV für Bau und Handwerk nutzen oder gar monatlich die unfertigen Leistungen (oft auch als halbfertige Arbeiten) erfassen. Auch unterschiedliche statistische Buchungen können für viele Betriebe ungeahnten Mehrwert bieten.

Wie auch immer: In jedem Fall ist eine aktuelle und korrekte Buchhaltung eine gute Basis, auf die man sehr gut einen allmählichen Einstieg in das operative Controlling finden kann.

Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Berater, entwickeln Sie mit diesem eine einfache Planung, die Sie regelmäßig gemeinsam anpassen. Steigen Sie zusammen in das strategische Controlling ein.

Sie werden sehen: Ein Unternehmenscoach an Ihrer Seite verhilft Ihnen mit der Zeit zu mehr Leichtigkeit und Überblick bei der Unternehmensführung.