Liquidität im Unternehmen verbessern – zehn Tipps

An dieser Stelle kommen wir wieder auf eine Angelegenheit zu sprechen, die Sie unbedingt verinnerlichen müssen. Es mag vielleicht banal klingen:

Sie müssen

• die Einzahlungen, die Ihr Unternehmen erhält, erhöhen und / oder
• die Einzahlungen, die Ihr Unternehmen erhält, schneller vereinnahmen.

Außerdem müssen Sie

• die Auszahlungen, die Ihr Unternehmen leistet, möglichst gering halten und / oder
• die Auszahlungen, die Ihr Unternehmen leistet, möglichst spät leisten.

Alle Maßnahmen zur Liquiditätsverbesserung basieren auf diesen einfachen Prinzipien.

Dieser Tipp ist essenziell. In der Praxis unserer Beratung erleben wir leider immer wieder, dass viele KMU ihn nicht beherzigen. Unserer Erfahrung nach schreiben viele kleine und mittlere Unternehmen ihre Rechnungen nicht umgehend nach der Leistungserbringung.

Insbesondere im Handwerk begegnen uns immer wieder Menschen, die spitzenmäßige Arbeit leisten und diese nicht schnell genug gegenüber ihren Auftraggebern abrechnen. Und dies oftmals sogar, obwohl sie vor Erbringung der Leistung nicht unerhebliche Materialkosten vorfinanziert haben. Allein diese Vorfinanzierung kostet dann häufig sogar noch so manchen Euro zusätzlich, da hierfür das Bankkonto überzogen werden musste.

Letzteres sollten Sie natürlich ohnehin grundsätzlich vermeiden, heutzutage allein aufgrund der signifikant Zinsen, die in diesem Fall zu Ihren Ungunsten wirken.

Grundsätzlich müssen Sie immer daran denken,

• dass der Zeitpunkt der höchsten Wertschätzung Ihrer Kundinnen und Kunden für Ihre erbrachte Leistung immer derjenige direkt nach deren erfolgreichem Abschluss ist,
• bei diesen demnach zu diesem Zeitpunkt immer die größte Zahlungswilligkeit bestehen dürfte,
• in Zahlungsschwierigkeiten steckende Kundinnen und Kunden meist auch Wochen später noch schleppend zahlen würden.

Deshalb fakturieren Sie bitte immer schnellstmöglich nach Leistungserbringung. Vermeiden Sie fragwürdige Rituale:

• Schreiben Sie Ihre Rechnungen nicht erst dann, wenn Sie schwindende Liquidität auf Ihrem Bankkonto wahrnehmen.
• Fakturieren Sie nicht nur zu bestimmten Zeitpunkten, die sich in Ihrem Unternehmen etabliert haben (bspw. wöchentliche oder monatliche Rechnungsschreibung).

Vielmehr sollten Sie versuchen, mit Ihren Auftraggebern

• Vorauszahlungen sowie
• Abschlagszahlungen nach Arbeitsfortschritt, also nach Fertigstellung der Teilleistungen

zu vereinbaren.

Über die Zahlungsbedingungen, zu denen Sie Leistungen mit Ihrem Unternehmen erbringen, sollten Sie sich bereits frühzeitig – möglichst bereits vor Betriebseröffnung – intensive Gedanken machen. Mit den Zahlungsbedingungen steuern Sie letztendlich den Zeitpunkt des Zufluss der Einzahlungen Ihrer Kundinnen und Kunden. Natürlich hängen Zahlungsbedingungen von verschiedenen Kriterien ab:

Beispielsweise von

• der Branchenüblichkeit,
• Ihrer Marktmacht,
• Verhandlungen zwischen Ihnen und Ihren Kunden,
• der Kundenfreundlichkeit verschiedener Verfahren.

Denkbar sind u.a. die folgenden Zahlungsbedingungen:

• Vorauszahlungen,
• Teilzahlungen im Voraus und nach Fortschritt erledigter Arbeiten,
• Zahlungen nach vorab vereinbartem Zahlungsplan,
• Zahlungen mit oder ohne Skonto,
• Zahlungen per Nachnahme oder per Lastschrifteinzug,
• Zahlungen mittels EC- oder Kreditkarte und
• Zahlungen über die Systeme verschiedener Zahlungsdienstanbieter (bspw. PayPal).

Außerdem sind einzelne Zahlungen mit unterschiedlichen Fristigkeiten kombinierbar. Hierbei sollten Sie jedoch auf die Praktikabilität achten. Definieren Sie unbedingt einen fixen Rahmen unterschiedlicher Zahlungsbedingungen, den Sie nicht permanent verändern. In unserer praktischen Erfahrung sind uns bereits Fälle von Unternehmen begegnet, in denen für unterschiedliche Kunden laufend neue Zahlungsziele eingeführt wurden. Dieses Verhalten, nahezu jeden Auftrag mit einem anderen Zahlungsziel abzuwickeln, führt zu einer nicht zu unterschätzenden Unübersichtlichkeit. Diese gilt es hinsichtlich der Liquiditätsthematik unbedingt zu verhindern.

Hinsichtlich der Anzahl der einzubindenden Zahlungsdienstleiter neigen insbesondere Onlinehändler zur Übertreibung. Um es klipp und klar zu sagen: Sie sollten hier keinesfalls jeden neuen Dienstleiter, der gerade neu auf den Markt strebt, in Ihr System einbinden. Bedenken Sie, dass praktisch für jeden Dienstleister Schnittstellen (u.a. zur Buchführung) eingerichtet werden müssen. Dies kostet Zeit, Geld und ggf. auch Nerven. Beschränken Sie sich auf zwei bis drei Zahlungsdienstleister, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Insbesondere in wirtschaftlich schlechten Zeiten ist ein gutes Mahnwesen zur Sicherstellung einer passablen Liquidität unabdingbar. Sie sollten hierauf keinesfalls verzichten und gnadenlos und zeitnah mahnen. Schließlich wollen Sie nicht unter der schlechten Zahlungsmoral Ihrer Kundinnen und Kunden leiden.

Mahnen Sie zudem regelmäßig. Wir empfehlen Ihnen wöchentliche Mahnläufe.

Sofern Sie das Problem haben, unter Zeitmangel zu leiden, sollten Sie das Mahnwesen outsourcen. Holen Sie sich doch auch an dieser Stelle bei Ihrem Steuerberatungsbüro.

Ab einer vorab zu definierenden Auftragshöhe sollten Sie für Neukunden vor Leistungserstellung eine Bonitätsprüfung durchführen. Dies kann über Bankauskünfte oder Wirtschaftsauskunfteien geschehen. Weitere Informationen zum Thema gibt Ihnen sicher Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin.

Ihnen muss klar sein: Die Investition in Anlagevermögen bindet liquide Mittel, die Ihnen ggf. auf dem Bankkonto fehlen könnten. Hinsichtlich der Investition in Produktionsanlagen sollten Sie deshalb unbedingt zuvor klären, ob deren Kauf wirklich erforderlich ist. Überlegen Sie, ob die Kapazitäten der Anlagen tatsächlich gut ausgelastet sein werden. Zur Überbrückung von Auftragsspitzen sollten Sie beispielsweise Möglichkeiten zur Miete bzw. zum Leasing von Anlagen erwägen.

Auch zum Anlagevermögen von KMU können wir aus unserer Beratungspraxis auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen. So können wir Ihnen von Unternehmerinnen und Unternehmern berichten, die hinsichtlich der Anschaffung von Anlagegütern geradezu kindliche Züge entwickeln. Es gibt tatsächlich Menschen, die nahezu von jeder Fachmesse die neuesten und modernsten Maschinen mitbringen. Egal, ob diese im Alltag des Betriebes tatsächlich „so richtig“ benötigt werden. Mit der Folge, dass mal wieder gebundenes Kapital herumsteht, das bereits mit der Fahrt vom Hof des Herstellers oder Händlers wesentlich weniger wert wurde.

Übrigens: Auch für das Vorratsvermögen gilt, dass Sie dessen Umfang möglichst gering halten sollten. Ihre Lieferfähigkeit sollte von diesem Anspruch aber natürlich keinesfalls eingeschränkt werden.  Also: Betreiben Sie stets ein ausgewogenes Vorratsmanagement, das eine laufende Kontrolle der Vorräte einschließt.

Leider erleben wir auch dies häufig: Durch eine nicht kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kommt es, vermeintlich „urplötzlich“ zu hohen Steuernachzahlungen, auf die der Unternehmer liquiditätsmäßig überhaupt nicht vorbereitet ist. Dabei ist durch ein wenig Aufmerksamkeit, saubere und regelmäßige Buchhaltung und stets angemessene Steuervorauszahlungen eine liquiditätsschonende Gestaltung der ungeliebten Zahlungen an die Finanzbehörden problemlos umsetzbar.

Eigentlich ist es ganz leicht: Leisten Sie weder zu hohe noch zu niedrige Vorauszahlungen. Ihr Steuerberater unterstützt Sie gern dabei.

Man könnte auch davon sprechen, dass Sie bitte immer Skonto ziehen, sofern dies nach den Zahlungsbedingungen Ihres Lieferanten möglich ist. Sie schonen auf diese Weise eindeutig Ihre Liquidität und können so mit der Zeit meist eine Menge Geld sparen.

Zudem sollten Sie daran denken, dass Sie sich als schneller Zahler durchaus beliebt machen bei Ihren Lieferanten und das Ansehen bei diesen steigern. Schließlich verbessern Sie durch Ihr Verhalten deren Liquidität. Sie pflegen praktisch nebenher Ihre Lieferantenbeziehungen.

Bedenken Sie stets, dass Ihnen das Geld in der Kasse oder auf dem betrieblichen Girokonto üblicherweise keine Zinsen bringt. Vermeiden Sie deshalb hier – in der Praxis leider immer wieder anzutreffende -unnötig hohe Bestände. Sie sollten lediglich angemessene Bestände auf diesen Konten vorhalten. Die nicht benötigte Liquidität sollten Sie möglichst kurzfristig, bspw. auf Tagesgeldkonten oder in Termingeldern, anlegen.

Bei der Kasse hat diese Vorgehensweise zudem einen weiteren positiven Aspekt: Sie machen die Kasse für Diebe uninteressant.