Was ist ab dem 01.01.2025 unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?

Nach der ab 01. Januar 2025 gültigen Fassung des deutschen Umsatzsteuergesetzes handelt es sich bei einer elektronischen Rechnung um „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG n.F.).

Das Format dieser neuen E-Rechnung muss der europäischen Norm 16931 entsprechen. In Deutschland sind dies die XRechnung und ZUGFeRD.

Übrigens: § 14 Absatz 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n.F. legt fest, dass das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist allerdings verständlicherweise, dass die bereits genannte Norm 16931 erfüllt sein muss.

Einige Punkte sind bei der E-Rechnung zu beachten. So sind

• die Echtheit ihrer Herkunft,
• die Unversehrtheit ihres Inhalts und
• ihre Lesbarkeit

zu gewährleisten.

„Lesbarkeit“ der Rechnung bedeutet hierbei, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von maschineller Lesbarkeit.

Infolge der maschinellen Auswertbarkeit kann die Datei mittels eines Visualierungstools in menschenlesbarer Form angezeigt werden.

(Randziffer 5 des BMF-Schreibens zur „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“ vom 15.10.2024)

Ein solches Tool („Viewer“) ist bspw. in DATEV Unternehmen online enthalten. Andere Anbieter sollten vergleichbare Werkzeuge in ihrem Portfolio haben.

Zum Ansehen der neuen E-Rechnungen eignet sich auch Quba, ein kostenlos downloadbarer E-Rechnungs-Viewer.

Eine umfangreichere Übersicht verschiedener E-Rechnungs-Viever finden Sie auf der Website des Bundesverbandes Software und Digitalisierung im Bauwesen.