ZUGFeRD - Das E-Rechnungsformat!
ZUGFeRD – ein geniales Dateiformat, das bereits seit 2014 existiert. Mit Einführung schrittweisen verpflichtenden Einführung der E-Rechnung in Deutschland erhält dieses Format nun wohl endlich den Schub, den es schon lange verdient. Lesen Sie hier alles, was Sie in der praktischen Anwendung über das ZUGFeRD-Format wissen müssen.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: 21.09.2024.
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- Lesezeit: 3 Minuten
ZUGFeRD – Ein Überblick
Was ist ZUGFeRD? ZUGFeRD und seine Bedeutung
Beim ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein vom Forum elektronische Rechnung (FeRD) entwickeltes Datenformat, das branchenübergreifend für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch zur Verfügung steht.
Das Format basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN16931. Zudem berücksichtigt es ab Version 2.0 die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3).
Das ZUGFeRD-Format kann im B2B-, B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden.
Wofür steht die Abkürzung ZUGFeRD?
Das Akronym ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Was ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)?
Beim Forum elektronische Rechnung Deutschland, abgekürzt FeRD, handelt es sich um die zentrale Anlaufstelle für die Wirtschaft in Sachen elektronische Rechnungen.
Gegründet wurde das Forum im Jahr 2010 unter anderem unter Beteiligung von Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramtes und der Spitzenverbände der Wirtschaft. Die Gründung ging auf einen Beschluss der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) zurück.
Unter anderem setzt sich das Forum elektronische Rechnung Deutschland für die Etablierung eines Ökosystems in Deutschland ein. Daneben pflegt es einen regen Austausch zum Thema E-Rechnung weltweit, insbesondere mit EU-Mitgliedstaaten.
Aktueller Leiter des FeRD ist Ivo Moszynski von der DATEV eG. Die Mitglieder des Forums können der Liste der FeRD-Mitglieder entnommen werden.
Was zeichnet das ZUGFeRD-Format aus?
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Datenformat. Man spricht auch von einem sog. Containerformat.
ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Der Rechnungsversand einer ZUGFeRD-Rechnung erfolgt als PDF-Dokument, das die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Dieses PDF-Dokument enthält ein inhaltlich identisches XML-Dokument, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Der Vollständigkeit halber: Beim weiter oben erwähnten und im ZUGFeRD-Format eingesetzten PDF/A-3 handelt es sich um die dritte Norm des Langzeitarchivierungsformates PDF/A.
ZUGFeRD basiert somit auf einem
- internationalen,
- öffentlichen,
- herstellerunabhängigen
Standard, der die dauerhafte Visualisierung des Rechnungsbildes sicherstellt.
Welche Vorteile hat das ZUGFeRD-Format?
Der erste Vorteil des ZUGFeRD-Formats besteht darin, dass sein XML-Teil erlaubt, Rechnungsdaten in strukturierter Form zu übermitteln. Die Daten können aufgrund der Standardisierung automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Maschinenlesbarkeit. Eine Texterkennung (OCR – Optical Character Recognition) wie bei gescannten Papierrechnungen entfällt somit bei der Verarbeitung von Belegen im ZUGFeRD-Format.
Des Weiteren sind ZUGFeRD-Rechnungen aufgrund des Einsatzes des gängigen PDF-Formats problemlos menschenlesbar.
Ist ZUGFeRD eine Anwendungssoftware?
ZUGFeRD ist keine Anwendungssoftware, sondern eine Übersetzung von europäischen rechtlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931).
Die Implementierung von ZUGFeRD erfolgt vielmehr über Standardsoftwaresysteme oder durch hauseigene IT-Abteilungen. Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits.
- Jede ZUGFeRD-Rechnung hat zwei Bestandteile.
Erster Bestandteil:
Menschenlesbarer Teil der Rechnung in Form einer PDF/A-3-Datei.Zweiter Bestandteil:
Maschinenlesbarer Teil der Rechnung in Form einer als Anhang der PDF-Datei eingebetteten XML-Datei.
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