Alle Arbeitgeber, die die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ihrer Arbeitnehmer abrufen müssen, können ein Stück weit aufatmen. Seit Anfang Februar 2023 ermöglicht Ihnen die DATEV, die eAU kinderleicht mittels DATEV Personaldaten online von der Krankenkasse ihres Beschäftigten abzurufen. Sehen wir uns an, wie der Abruf in der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater praktisch funktioniert.

Inhalt

EAU als Arbeitgeber mit DATEV Personaldaten online abrufen- das ist grundsätzlich zu beachten

Zwei Dinge sind als Arbeitgeber beim Abruf der eAU mit DATEV Personaldaten grundsätzlich zu beachten:

Zuerst – Der Abruf der eAU bei der Krankenkasse ist stets erst einen Tag nach Überschreiten der Attestpflicht möglich. Dies ist üblicherweise der vierte Tag der Erkrankung des Arbeitnehmers.

Der zweite Punkt mag banal anmuten. Trotzdem ist seine Beachtung essenziell, damit der Abruf der eAU korrekt funktioniert. Die Daten in der Anwendung DATEV Personaldaten online (der Anwendung in der Cloud, die Sie als Mandant benutzen) und diejenigen im Lohnabrechnungsprogramm des Steuerberatungsbüros müssen identisch sein. Das bedeutet nichts anderes, als dass die Stammdaten in beiden Programmen korrekt und synchron sein müssen.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Mandant Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin die Mitarbeiterdaten in Personaldaten online stets freigeben. Der Steuerberater wiederum muss diese Daten monatlich vor der Lohnabrechnung in sein Lohnprogramm übernehmen. Nur so stehen ihm diese Daten für die Lohnabrechnung zur Verfügung.

Nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss die Steuerkanzlei die Lohndaten mit der Anwendung DATEV Personaldaten synchronisieren. Sonst können Sie als Mandant in der Cloud-Anwendung nicht auf die aktuellen Daten zugreifen.

EAU mit DATEV Personaldaten online abrufen - so gehen Sie vor (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

  • Schritt 1:
    Öffnen Sie DATEV Personaldaten online über den Button „Anwendungen“ (oben rechts im Browser). Wählen Sie den Punkt „Personaldaten“.
  • Schritt 2:
    Wählen Sie in der Mitarbeiterübersicht der Anwendung per Mausklick den Mitarbeiter aus, für den Sie den EAU-Abruf erstellen wollen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit drei Bereichen: „Persönliches“, „Beschäftigung und „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen“.
  • Schritt 3:
    Klicken Sie im Bereich „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen“ auf den Button „Attest anfordern / anzeigen“. Abermals öffnet sich ein neues Fenster.
  • Schritt 4:
    Im Bereich „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen “ wählen Sie zuerst auf der linken Seite aus dem ersten Dropdown-Menü die Art der Arbeitsunfähigkeit aus. Es kann sich hierbei um

    • eine Krankheit,
    • einen Arbeitsunfall / eine Berufskrankheit oder
    • eine stationäre Krankenhausbehandlung handeln.
  • Schritt 5:
    Daneben finden Sie das Feld „Krank von“. Dort wählen Sie über das Kalenderobjekt den Ihnen von Ihrem Mitarbeiter mitgeteilten Arbeitsunfähigkeitsbeginn. Sofern der Grund Ihres Abrufs eine Folgebescheinigung ist, erfassen Sie hier bitte den ersten Tag nach dem Ende der Erstbescheinigung.
  • Schritt 6:
    Wenn Ihnen das voraussichtliche End-Datum der Arbeitsunfähigkeit bekannt ist, erfassen Sie dieses bitte im folgenden Feld („Voraussichtlich bis (optional)“). Wie aus der Bezeichnung ersichtlich ist, handelt es sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld. Sie müssen das Feld also nicht unbedingt mit einem Datum füllen.
  • Schritt 7:
    Setzen Sie das Häkchen vor dem nächsten Punkt („Mitarbeiter hat über das Vorliegen eines Attests informiert“). Sie bestätigen hiermit, dass der Beschäftigte seiner Mitteilungspflicht nachgekommen ist.
  • Schritt 8:
    Durch den Klick auf den grünen Button auf der rechten Seite („Attest anfordern“) schließen Sie den Abruf der EAU-Bescheinigung bei der Krankenkasse ab.

Nach Abschluss des Vorgangs wird Ihnen der Status der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Programm angezeigt.

Über das Vorliegen der eAU werden Sie in der Cloud-Anwendung im Bereich „Hinweise“ (rechts neben der Mitarbeiterübersicht) informiert. Die Rückmeldung der Krankenkasse kann jedoch bis zu 14 Tage dauern.

Wenn Sie die eAU über DATEV Personaldaten online anfordern, steht diese mit der Rückmeldung automatisch auch im Lohnabrechnungsprogramm Ihres Steuerberatungsbüros zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Abruf der eAU – Kurzanleitung in Bildern

Personaldaten werden in DATEV Unternehmen online über den Button Anwendungen geöffnet

Öffnen von DATEV Personaldaten online, um den Abruf der eAU durchzuführen.

Durch Doppelklick einen Mitarbeiter aus der Mitarbeiterübersicht in DATEV Personaldaten für den EAU-Abruf auswählen

Wählen Sie durch Doppelklick in der Mitarbeiterübersicht von DATEV Personaldaten diejenige Person aus, für die Sie den Abruf der eAU durchführen wollen.

Im Bereich elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Attest anfordern anzeigen klicken

Im Bereich „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen“ auf den Button „Attest anfordern / anzeigen“ klicken.

Attest in DATEV Personaldaten bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers anfordern indem alle notwendigen Daten erfasst werden

Der Reihe nach alle erforderlichen Felder bearbeiten. Zum Abschluss auf „Attest anfordern“ klicken.

Video zum Abruf der eAU mit DATEV Personaldaten

Sie bevorzugen es, die Vorgehensweise zum mit Hilfe von bewegten Bildern zu erlernen? Kein Problem! Genießen Sie das Video der DATEV eG zum Abruf der eAU mittels DATEV Personaldaten.

Parallelnutzung von DATEV Personaldaten online und der Vorerfassung online: Was Sie beachten müssen

Wichtig:

  1. Verwenden Sie als Parallelnutzer der Anwendungen DATEV Personaldaten nur für den Abruf der eAU. Stammdatenänderungen und die Anlage neuer Mitarbeiter führen Sie bitte weiterhin in LODAS Vorerfassung online durch.
  2. Informieren Sie unbedingt Ihre Steuerberatungskanzlei vor der Lohnabrechnung, wenn Sie eAU-relevante Daten (z.B. die Krankenkasse) geändert oder einen Mitarbeiter neu angelegt haben. Die Kanzlei muss dann für Sie tätig werden. Erst anschließend werden alle Daten aus Vorerfassung online auch in DATEV Personaldaten angezeigt.