Ein ungeliebter Erlass des BMF

Am 01. Januar 2015 traten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz „GoBD“ in ihrer ersten Version in Kraft. Durch die GoBD modernisierte das BMF andere, zuvor geltende Grundsätze zur Buchführung mittels EDV, zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Das Ministerium reagierte damit sowohl auf Forderungen der Wirtschaft, als auch auf die rasante allgemeine Digitalisierung mit ihren technologischen und soziologischen Entwicklungen.

Die Vorschriften des Erlasses gelten für jedes Unternehmen, das seine unternehmerischen Prozesse – wie auch immer geartet – in IT-gestützter Form abbildet bzw. seinen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten hierdurch nachkommt, unabhängig von der Unternehmensgröße. Konkret heißt dies, dass bereits kleinste Unternehmen, die in Form einer „One-Man-Show“ betrieben werden, von der Verwaltungsanweisung betroffen sind.

Weit überwiegend stellen die GoBD eine Sammlung von teilweise bereits seit Jahrzehnten geltenden Gesetzen, Rechtsauffassungen und Grundsätzen rund um den Bereich der Buchführung dar. An diese halten sich die Betriebe im Wesentlichen schon lange. Daneben liefert die Verwaltungsvorschrift, auf deren 184 Randziffern an dieser Stelle gar nicht näher eingegangen werden soll, einige Klarstellungen. Für diese ist die buchhalterische Praxis eigentlich auch ziemlich dankbar. Trotzdem fühlen sich insbesondere KMU von der Büro­kra­tie gegängelt.

GoBD – Die Auswirkungen

Nach einer gewissen Schamfrist von einigen Jahren, die der Ausbildung einer neuen, digital-affinen Generation von Betriebsprüfern diente, sind die GoBD allmählich im Prüfungsalltag angekommen. Hinsichtlich der konsequenten und sicheren Anwendung war zwar bisher ein gewisses Gefälle vom Süden der Republik hin zum Norden feststellbar. All den Unter­neh­mern, die den Erlass weiterhin stoisch ignorieren, kann man jedoch mittlerweile verlässlich zurufen: „Die Einschläge kommen näher!“.

Was ist damit gemeint? Aus Kollegenkreisen innerhalb der Steuerberaterschaft hört man immer häufiger von Hinzuschätzungen durch Prüfer aufgrund des Vorliegens formeller Mängel im Rahmen der Buchführung. Diese negativen steuerlichen Auswirkungen dürften sich zumindest überwiegend verhältnismäßig einfach verhindern lassen, wenn sich die Unternehmer intensiv um eine Angelegenheit kümmern würden, die sich wie ein roter Faden durch das BMF-Schreiben zu den GoBD zieht: Die Verfahrensdokumentation.

Verfahrensdokumentation – Was versteht man darunter?

Eine Verfahrensdokumentation stellt vollständig und schlüssig den organisatorisch und technisch gewollten Prozess des eingesetzten Datenverarbeitungsverfahrens in einem Unternehmen dar. Sie besteht in der Regel aus den folgenden Komponenten:

  • Allgemeine Beschreibung,
  • Anwenderdokumentation,
  • technische Systemdokumentation,
  • Betriebsdokumentation und
  • Internes Kontrollsystem (IKS).

Es ist sicher zu stellen, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem der Praxis tatsächlich entspricht. Auch die jeweils eingesetzten Programmversionen müssen sich in ihr wiederfinden. Dies bedeutet, dass ihr Inhalt „tatsächlich gelebt“ werden muss; und zwar für den Zeitraum der gesamten Aufbewahrungsfrist.

Vereinfacht gesagt handelt es sich bei einer Verfahrensdokumentation um eine Art Hand­buch für das betriebliche Rechnungswesen und seine Nebenprozesse wie z.B. die Rech­nungs­schreibung und die Zeiterfassungen (sog. Neben­systeme). Daneben sollen Kontrollmechanismen installiert werden, die die Qualität der Prozesse gewährleisten. Dies geschieht im Rahmen des oben bereits erwähnten IKS.

Eine Musterverfahrensdokumentation für die Belegablage können sich Interessierte hier kostenlos auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) herunterladen.

Warum KMU eine Verfahrensdokumentation anfertigen sollten

Weitsichtigen Unternehmern sollten mindestens fünf wichtige Gründe einfallen, weswegen eine Verfahrensdokumentation für Ihren Betrieb nützlich sein könnte. Diese sollen nachfolgend kurz skizziert werden.

1. Eine Verfahrensdokumentation dient der Vermeidung von Diskussionen und Schätzungen im Betriebsprüfungsfall

Zwar sprechen die Verfasser der GoBD davon, dass kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ebendieser nicht beeinträchtigt. Umgekehrt bedeutet dies jedoch, dass es bei einer solchen Beein­träch­ti­gung durchaus passieren kann, dass die Buchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen wird.

Auch, wenn man die Prüfungssituation als Steuerpflichtiger sportlich sehen möchte, empfiehlt es sich in jedem Fall, diese offene Flanke vorab zu schließen. Die Autoren dieses Artikels können aus der eigenen Praxis jedenfalls berichten, dass bisher jeder Betriebsprüfer freudig überrascht war, wenn ihm unaufgefordert eine Verfahrensdokumentation überreicht wurde. Man könnte auch davon sprechen, dass in diesen Momenten jeweils wertvolle Plus­punkte gesammelt wurden, die das weitere Verfahren positiv beeinflussten.

2. Eine Verfahrensdokumentation unterstützt die innerbetriebliche Prozessoptimierung

Die schriftliche Aufnahme der Prozesse im erweiterten Rechnungswesen bietet die Chance, diese gleichzeitig zu überdenken. Sie birgt die Gelegenheit, über eingefahrene und un­wirt­schaft­liche Gewohnheiten nachzudenken. Die intensive gedankliche Auseinandersetzung mit allen Arbeitsschritten und Techniken führt erfahrungsgemäß dazu, die Abläufe wesentlich zu verbessern und zu beschleunigen. Um den Nutzen auf den Punkt zu bringen: Bessere betriebliche Prozesse gehen meist Hand in Hand mit höheren Erlösen, niedrigeren Kosten und damit mehr Gewinn.

3. Eine Verfahrensdokumentation hilft beim Qualitätsmanagement

Qualität ist heutzutage nicht nur wichtig im Zusammenhang mit Leistungen, die gegenüber Kunden erbracht werden. Die Qualität interner Prozesse strahlt auf den gesamten Betrieb aus. Deshalb empfiehlt sich, auch ein Augenmerk auf scheinbar unwichtige Verwaltungs­angelegenheiten wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Belegablage zu haben. Ein wichtiger Baustein, der hierbei unterstützt, ist die Verfahrensdokumentation. Daneben lassen sich durch das integrierte IKS eventuelle Risiken besser managen.

4. Eine Verfahrensdokumentation kann die IT-Nutzung optimieren

Die Reflexion der innerbetrieblichen Prozesse führt meist zu einer Schärfung des Blicks auf die vorhandene IT-Landschaft. Schwächen der eingesetzten Hard- und Software werden aufgedeckt, Schulungsbedarf der Anwender erkannt.

Ggf. bietet sich an, eine nicht mehr zeitgemäße Ausstattung auszutauschen, um zukunfts­fähige Technologien wie bspw. moderne Cloud-Services zu nutzen.

5. Eine Verfahrensdokumentation vereinfacht das Wissensmanagement

In Zeiten des Fachkräftemangels gilt es, den bestehenden Personalstamm optimal zu nutzen. Sauber durch eine Verfahrensdokumentation festgeschriebene Prozesse verhindern die vielzitierten „Kopfmonopole“ von aktuell im Betrieb beschäftigten Mitarbeitern. Diese fallen tatsächlich immer wieder in Urlaubszeiten und während der alljährlichen Grippeperiode negativ auf. Dann müssen Unternehmen ihren Kunden häufig eingestehen, ihnen nicht den zu Recht erwarteten Service angedeihen lassen zu können. Der Grund hierfür besteht üb­licher­weise darin, dass ausgerechnet die Person, die diesen Service beherrscht, krank ist oder im Urlaub weilt.

Zudem erleichtert die Dokumentation die Einarbeitung neuen Personals, da man sich zu­mindest im Kaufmännischen verbindlich auf einheitliche Prozesse geeinigt hat und diese auch für jeden nachvollziehbar und wegen der Schriftform nachlesbar sind.

Fazit

Die Erstellung und tatsächliche Nutzung einer Verfahrensdokumentation bietet vielfältige Vorteile: Neben der Tatsache, dass sich in steuerlicher Hinsicht ein gewisses Sicher­heits­gefühl beim Unternehmer einstellen wird – er ist vergleichsweise gut auf eine etwaige Betriebsprüfung in der Zukunft vorbereitet – weist dieses Verhalten verschiedene Vorzüge auf, die einer strukturierten und erfolgsorientierten Unternehmensführung dienlich sind. Auffällig ist, dass die außersteuerlichen Vorzüge in erdrückender Überzahl vorhanden sind. Deren großartiges Optimierungspotenzial sollten alle Unternehmenslenker wahrnehmen und den sich ergebenden betriebswirtschaftlichen Nutzen ausschöpfen.

Fragen? Jetzt anrufen: 040 800085170