
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Der umfassende Guide für Unternehmer
Verfahrensdokumentation nach den GoBD. Fast jeder Unternehmer in Deutschland hat hiervon wohl schon gehört. Kaum einer weiß jedoch, was er sich unter einer Verfahrensdokumentation vorzustellen hat, ob er eine haben muss und was er von ihr hat. Wir geben Ihnen die Antworten und sagen Ihnen, was Sie als Unternehmer wissen müssen. Unter anderem erfahren Sie in diesem Artikel, wer eine Verfahrensdokumentation braucht. außerdem gehen wir darauf ein, welche Arten es gibt, wie sie aussehen muss, was sie beinhaltet sollte und wo Sie eine Musterverfahrensdokumentation finden. Daneben informieren wir Sie über die Vorteile eine solcher Dokumentation. Am Schluss geben wir Ihnen wichtige Tipps zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: Kleine Korrektur am 17.09.2023
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- Lesezeit: 21 Minuten
Grundlagen zur Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation nach den GoBD – Was ist das?
Eine Verfahrensdokumentation stellt vollständig und schlüssig den organisatorisch und technisch gewollten Prozess des eingesetzten Datenverarbeitungsverfahrens in einem Unternehmen dar.
Vereinfacht gesagt handelt es sich bei einer Verfahrensdokumentation um eine Art Handbuch für das betriebliche Rechnungswesen. Dabei werden auch die dazugehörigen Nebenprozesse beschrieben. Hierbei handelt es sich z.B. um die Rechnungsschreibung und die Zeiterfassungen (sog. Nebensysteme). Daneben sollen Kontrollmechanismen installiert werden, die die Qualität der Prozesse gewährleisten.
Die wesentlichen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Folgende Komponenten bilden in der Regel in Summe die Verfahrensdokumentation:
- Allgemeine Beschreibung,
- Anwenderdokumentation,
- technische Systemdokumentation,
- Betriebsdokumentation und
- Internes Kontrollsystem (IKS).
Nachfolgend gehen wir näher auf die wichtigsten Inhalte ein.
Bitte beachten Sie: Art, Umfang und Inhalt einer Verfahrensdokumentation können stark variieren. Auch die genannten Komponenten können durchaus regelrecht „verschwimmen“.
Allgemeine Beschreibung
Hier machen Sie allgemeine Angaben zu Ihrem Unternehmen. Ferner gehen Sie dort
- auf die dort vorhandenen steuerrelevanten Prozesse und
- deren Organisation ein.
Außerdem sollten Sie in der allgemeinen Beschreibung beispielsweise erläutern, für welchen Bereich die Verfahrensdokumentation Gültigkeit hat.
Anwenderdokumentation
Die Anwenderdokumentation enthält die Prozessdokumentation. Die Anwender können hier die Organisationsanweisungen zu den verschiedenen geschäftliche Prozessen ablesen. Insbesondere sollten Sie an dieser Stelle auf Themen wie die Datenerfassung und die Regeln für die Aufbewahrung eingehen.
Ferner gehören hierher:
- Benutzerhandbücher,
- Schnittstellenbeschreibungen und
- Skripte von Anwenderschulungen.
Technische Systemdokumentation
In der technischen Systemdokumentation wird dokumentiert, welche Hard- und Software in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Sofern Sie Sie Cloudlösungen einsetzen: Hier sollten Sie nähere Angaben dazu machen.
Weitere wichtige Punkte der technischen Systemdokumentation sind
- Datenzugriff durch den Betriebsprüfer,
- ggf. ausgelagerte Prozesse,
- E-Mail- und Dokumentenmanagement,
- Datenschutz und
- Datensicherung.
Machen Sie hier auch Angaben zur Datensicherheit:
Wie schützen Sie Ihre Daten vor
- Diebstahl,
- Untergang und Vernichtung,
- Unauffindbarkeit?
Wie verhindern Sie
- unberechtigte und ggf. ungewollte Eingaben,
- unberechtigte und ggf. ungewollte Veränderungen Ihres Datenmaterials?
Betriebsdokumentation
Anweisungen / Dokumentationen zu
- IT-Betrieb und
- IT-Sicherheit.
Gehen Sie auch auf Notfallpläne für Ihre IT ein.
Wie gewährleisten Sie bei Ausfall Ihres IT-Systems, dass Ihre Buchführung weiterhin ordnungsgemäß „läuft“?
Internes Kontrollsystem (IKS)
Das IKS dient der Sicherung der Prozessqualität. Stellen Sie dar, wie Sie diese durch organisatorische Regelungen und regelmäßige, ggf. stichprobenartige und zu dokumentierende Kontrollen gewährleisten.
Beschreiben Sie daneben insbesondere
- die Rollen von beteiligten Mitarbeitern im zu dokumentierenden Prozess,
- deren Kompetenzen und
- die verschiedenen Verantwortungsbereiche.
Typische Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Wer benötigt eine solche Dokumentation?
Die Frage, ob Sie eine Verfahrensdokumentation benötigen, lässt sich recht leicht beantworten. Wenn Sie ein Steuerpflichtiger sind, der Buchführungs- und / oder Aufzeichnungspflichten, sowie Aufbewahrungspflichten unterliegt, benötigen Sie eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation.
Heutzutage werden in jedem Unternehmen bzw. in dessen nächsten Umfeld verschiedenartige Datenverarbeitungssysteme eingesetzt.
Gemäß den GoBD müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens aus einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation ersichtlich sein. Dabei kommt es außerdem auf eine vollständige und schlüssige Darstellung an (siehe hierzu Randziffer 151 des BMF-Schreibens).
Somit müssen Sie als Unternehmer oder Selbstständiger grundsätzlich eine entsprechende Dokumentation vorhalten.
Anforderungen an die Verfahrensdokumentation - Was ist zu beachten?
Folgende Anforderungen werden an eine Verfahrensdokumentation grundsätzlich gestellt:
- Sie muss verständlich sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich anhand der Dokumentation in angemessener Zeit einen Überblick über das betreffende System verschaffen können.
- Aus ihr muss hervorgehen, wie die – insbesondere elektronischen – Belege in Ihrem Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Auf diese Fragen muss die Dokumentation Antworten geben:
- Wie werden die Belege und Dokumente im Betrieb erfasst, verarbeitet und aufbewahrt?
- Welche IT-Systeme werden im Unternehmen eingesetzt?
- Wie werden Belege und Daten davor geschützt, verfälscht zu werden und / oder verloren zu gehen?
- Wer hat Zugriff auf die Belege und die Daten?
- Durch welche internen Kontrollen wird sichergestellt, dass die im Unternehmen festgelegte Vorgehensweise eingehalten wird?
Ferner müssen Sie sicher stellen, dass das in der Verfahrensdokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis tatsächlich entspricht. Auch die jeweils eingesetzten Programmversionen müssen sich in ihr wiederfinden. Änderungen am System oder am Verfahren müssen Sie lückenlos dokumentieren. In diesem Zusammenhang muss die Verfahrensdokumentation versioniert werden. Alle Versionen sind stets aufzubewahren.
Im Kern bedeutet dies auch: Ihre Verfahrensdokumentation muss der Wahrheit entsprechen. Sie müssen ihren Inhalt tatsächlich leben“. Und zwar für den Zeitraum der gesamten Aufbewahrungsfrist.

Arten von Verfahrensdokumentationen
Nicht nur für steuerliche Zwecke
Es existieren nicht nur Verfahrensdokumentationen für steuerliche Zwecke. Vielmehr wird man u. a. bspw. in der Pharmaindustrie mit derartigen Dokumentationen konfrontiert. Diese dienen natürlich insbesondere dem Qualitätsmanagement. Wir gehen in diesem Artikel nur auf die momentan am häufigsten anzutreffenden Verfahrensdokumentationen – jene im Zusammenhang mit den GoBD – ein.
Verfahrensdokumentation zur Belegablage - Was beinhaltet sie? Wo findet man ein Muster?
Eine Verfahrensdokumentation zur Belegablage regelt und dokumentiert einen betrieblichen Prozess bezüglich der geordneten Ablage von Belegen. Die Verfahrensbeschreibung dient der Unterstützung der Beweiskraft der geordneten Belegablage.
Insbesondere wird in einer Verfahrensdokumentation zur Belegablage auf die folgenden Dinge eingegangen:
- Organisation des Belegeingangs:
Welche Belegarten gehen auf welchen Wegen im Betrieb ein?
Wer bearbeitet welche eingehenden Belege?
Wie und von wem werden die Belege identifiziert und geprüft (inhaltliche Prüfung, Prüfung hinsichtlich formaler Anforderungen, bspw. für den Vorsteuerabzug)? - Wie stellt das Unternehmen die Vollständigkeit der Belege sicher?
- Wer darf auf die Belege zugreifen?
- Wo werden die Belege abgelegt?
- Wer darf Belege am Ablageort hinzufügen?
- Welches Ordnungssystem nutzt das Unternehmen für die Belege?
- Wie schützt der Betrieb die Belege vor unberechtigten Zugriff und vor Verlust?
- Organisation der Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei:
In welchen Rhythmen erhält das Steuerberatungsbüro die Belege zur weiteren Bearbeitung?
Auf welchem Weg erhält der Steuerberater die Belege? - Wie wird sichergestellt, dass die vorgenannten Punkte allen Prozessbeteiligten bekannt sind und von denen bei Zuständigkeit eingehalten werden?
Eine Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage finden Sie auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (kurz: AWV e.V.) zum kostenlosen Download.
Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen
Wenn Sie Ihre Papierbelege durchgängig digitalisieren, stellen Sie sich früher oder später eine Frage: „Darf ich die digitalisierten Unterlagen jetzt eigentlich vernichten?“.
Die Antwort ist eigentlich relativ einfach: Die meisten papierhaften Belege dürfen Sie aus steuerlicher Sicht unter bestimmten Voraussetzungen auch ausschließlich auf Datenträgern aufbewahren. Genaue Auskunft gibt Ihnen hierzu § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung. Allerdings sollten Sie unbedingt sehr genau darauf achten, welche Voraussetzungen nach dieser Vorschrift zu erfüllen sind. Von einer vorschnellen Umsetzung des ersetzenden Scannens (so wird das Digitalisieren von Papierbelegen und ihre anschließende Vernichtung genannt) raten wir Ihnen an dieser Stelle ausdrücklich ab! Ohne die vollständige Erfüllung der Bedingungen der Finanzverwaltung ist das Scannen und Wegwerfen von Buchführungsbelegen ein Himmelfahrtskommando. Wenn Sie nicht wirklich wissen was Sie tun, kann diese Art der Befreiung vom lästigen Papier im Prüfungsfall sehr teuer werden.
Wenn Sie Ihre Belege trotz der warnenden Worte immer noch ersetzend scannen möchten, halten Sie sich bitte an unsere nachfolgenden Ratschläge:
- Suchen Sie sich erfahrene Berater, die Sie bei der Einführung des Ersetzenden Scannens unterstützen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und / oder Unternehmensberater, bspw. vom DATEV-Consulting, handeln.
- Verwenden Sie eine spezielle Verfahrensdokumentation im Zusammenhang mit dem Ersetzenden Scannen. In dieser werden alle dazugehörigen Prozesse eindeutig dokumentiert. Durch die vollständige und korrekte Umsetzung der dokumentierten Prozessschritte können Sie nachweisen, dass Sie die Vorgaben der Finanzverwaltung einhalten.
Eine Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen können Sie sich in einer mittlerweile aktualisierten Version 2.0 von der Website der Bundessteuerberaterkammer herunterladen. Diese spezielle Verfahrensdokumentation wurde gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt. Einen dazugehörigen und lesenswerten FAQ-Katalog mit den häufig gestellten Fragen zur Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen finden Sie ebenfalls auf der Seite der Bundessteuerberaterkammer zum Download. Dieser hat einen Stand vom Juni 2020. - Halten Sie sich in der betrieblichen Praxis peinlich genau an Ihre Dokumentation.
- Überprüfen und aktualisieren Sie die Dokumentation in regelmäßigen Abständen.
Verfahrensdokumentation zur Kassenführung
Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist insbesondere in bargeldintensiven Betrieben nicht leicht. Deshalb empfiehlt sich auch hier, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die fahrlässige oder gar vorsätzliche Fehler in diesem Bereich verhindert. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können dem Betriebsprüfer zeigen, wie sehr Sie sich bemühen, Ihre Kasse ordnungsgemäß zu führen.
In einer Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung werden die internen Abläufe und Schutzmaßnahmen aufgeführt, die im Zusammenhang mit der Kasse zur Anwendung kommen. Hierzu gehört u.a. eine eindeutige Kassieranweisung, aus der der Umgang mit der Kasse und dem Bargeld klar hervorgeht.
Wichtig ist insbesondere im Zusammenhang mit dieser Dokumentation eine Erwähnung: Seit einigen Jahren gibt es für die Finanzverwaltung die Möglichkeit, in Betrieben eine sog. Kassen-Nachschau durchzuführen (siehe hierzu § 146b der Abgabenordnung). Das bedeutet, dass Sie immer damit rechnen müssen, dass ein Prüfer des Finanzamtes Ihr Abrechnungssystem und die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenaufzeichnungen unangemeldet vor Ort prüfen kann. In einem derartigen Fall sollten Sie unbedingt eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung vorlegen können.
Wenn Sie für Ihre Verfahrensdokumentation zur Kasse eine Vorlage suchen: Beim Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) werden Sie fündig. Er stellt der interessierten Öffentlichkeit auf seiner Website die DFKA-Musterverfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung als Word™-Dokument kostenlos zum Download zur Verfügung.
Corona-Dokumentation
Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen. Dieser Satz gilt insbesondere in Zeiten der Corona-Pandemie. Schließlich werden bzw. wurden viele Unternehmen in dieser Krise mit behördlichen Auflagen konfrontiert und können bzw. konnten deshalb nicht wie gewohnt Ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen. Durch die gravierenden Einschränkungen kommt es natürlich zu eklatanten Abweichungen im Datenmaterial der Buchführung. Deshalb ist es empfehlenswert, Besonderheiten wie den Lock-Down, Quarantänesituationen, Zeiten der Kurzarbeit, etc. möglichst detailliert zu dokumentieren. So können Sie als Unternehmer im Falle einer Betriebsprüfung noch Jahre später problemlos nachweisen, worauf etwaige Unregelmäßigkeiten und Auffälligkeiten zurückzuführen sind. Zwar handelt es sich bei einer solchen Corona-Dokumentation nicht um eine der üblichen Verfahrensdokumentationen. Jedoch möchten wir sie Ihnen trotzdem ausdrücklich ans Herz legen. Auf der Website des Zentralverbands des deutschen Handwerks (ZDH) finden Sie eine Muster-Corona-Dokumentation zum Download.
Welche Dokumentation benötigen Sie für Ihr Unternehmen?
Es kommt darauf an!
Auch, wenn die Antwort Sie nicht zufriedenstellt: Sie ist korrekt!
Wenn Sie die anfallenden Papierbelege tatsächlich ersetzend scannen möchten, benötigen Sie natürlich eine Verfahrensdokumentation für Ersetzendes Scannen. Sofern Sie noch nicht ganz so radikal vorgehen möchten, kommen Sie selbstverständlich an einer Verfahrensdokumentation für die Belegablage nicht vorbei. Allerdings behaupten wir, dass die meisten Unternehmer, die ersetzend scannen, trotzdem beide Verfahrensdokumentationen benötigen. Woran liegt das? Ganz einfach, hierfür gibt es zwei Gründe:
- Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie eben nicht alle Belege scannen und in Ihrem revisionssicheren Archiv für die Finanzbuchhaltung ablegen werden. Denken Sie beispielsweise an Notariatsurkunden, die einerseits nicht gerade scannerfreundlich sind. Andererseits sollten derartige Urkunden auch unbedingt im Original aufbewahrt werden, da sie rechtlich enorm bedeutsam sind. Also bleibt es hier bei der Papierablage.
- Viele Belege müssen gar nicht mehr digitalisiert werden, da sie bereits originär in digitaler Form vorliegen. Ein Beispiel hierfür sind Telefonrechnungen, die heutzutage kaum noch in Papierform an den Kunden versandt werden. Vielmehr stellen die Telefongesellschaften die Rechnungen entweder zum Download in einem Portal bereit oder versenden sie als E-Mail-Anhang. Solche originär digitalen Belege müssen nicht mehr gescannt werden. Deshalb fällt der Umgang mit ihnen auch nicht unter die „Zuständigkeit“ der Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen.
Sie sehen, Sie benötigen selbst für das ersetzende Scannen üblicherweise mindestens zwei Verfahrensdokumentationen. Und damit nicht genug. Wenn Sie eine Kasse führen, kommt eine weitere Verfahrensdokumentation hinzu: Die Verfahrensdokumentation für die ordnungsgemäße Kassenführung. Hierauf waren wir bereits weiter oben eingegangen.
Was ist bei Verfahrensdokumentationen im E-Commerce / Onlinehandel zu beachten?
An die Verfahrensdokumentation von Unternehmen, die im E-Commerce / Onlinehandel tätig sind, sind deutlich erhöhte Ansprüche zu stellen. So sah es das Institut der Wirtschaftsprüfer bereits im Jahre 2003 in seiner Stellungnahme, die sich mit den „Grundsätzen ordungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce“ (kurz: IDW RS FAIT 2) befasst.
Begründet wird dies im Wesentlichen mit
- der weitgehenden maschinellen Abwicklung des E-Commerce ohne weitere manuelle Kontrollen und
- dem Fehlen physischer Belege.
Die Wirtschaftsprüfer sprechen in diesem Zusammenhang auch von sog. Kommunikationsrisiken und Verarbeitungsrisiken. Diese gilt es, durch geeignete Maßnahmen zu minimieren.
Sie sind unsicher bei der eigenen Verfahrensdokumentation?

Gründe für eine Verfahrensdokumentation
Warum auch kleine Unternehmen eine Verfahrensdokumentation benötigen
Als Inhaber eines Kleinbetriebs könnten Sie eventuell versucht sein, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für übertriebene Bürokratie zu halten. Vielleicht wollen Sie deshalb ganz einfach keine Dokumentation erstellen. Unser Tipp: Denken Sie gar nicht erst daran. Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, Randziffer 155 des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 genau zu lesen:
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, soweit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer Buchführungsunterlagen, DV-Systeme und Aufzeichnungen beeinträchtigt. Und dieser Mangel kann wiederum zum Verwerfen Ihrer Buchführung führen. Die Folge muss Ihnen klar sein. Es kommt zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Das wird teuer!
Also widmen Sie sich bitte lieber der vermeintlichen Bürokratie!
An alle Kleinunternehmer unter Ihnen: Bitte beachten Sie, dass auch Sie zur Verfahrensdokumentation verpflichtet sind. Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich nur um eine umsatzsteuerliche Vereinfachung. Auch für Sie gelten die üblichen unternehmerischen Verpflichtungen.
Die Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung
Zwar sprechen die Verfasser der GoBD davon, dass kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ebendieser nicht beeinträchtigt. Umgekehrt bedeutet dies jedoch, dass es bei einer solchen Beeinträchtigung durchaus passieren kann, dass die Buchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen wird.
Auch, wenn man die Prüfungssituation als Steuerpflichtiger sportlich sehen möchte, empfiehlt es sich in jedem Fall, diese offene Flanke vorab zu schließen. Die Autoren dieses Artikels können aus der eigenen Praxis jedenfalls berichten, dass bisher jeder Betriebsprüfer freudig überrascht war, wenn ihm unaufgefordert eine Verfahrensdokumentation überreicht wurde. Man könnte auch davon sprechen, dass in diesen Momenten jeweils wertvolle Pluspunkte gesammelt wurden, die das weitere Verfahren positiv beeinflussten.
Denken Sie daran:
- Die Verfahrensdokumentation ist gemäß Rz. 160 GoBD vorlagepflichtig.
- Sie muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden (Rz. 35 GoBD).
- Sie muss historisiert werden. Das heißt: Änderungen Ihrer Prozesse führen zu einer Änderung und somit einer neuen Version Ihrer Verfahrensdokumentation. Dies ergibt sich aus Rz. 154 der GoBD.
Innerbetriebliche Prozessoptimierung
Die schriftliche Aufnahme der Prozesse im erweiterten Rechnungswesen bietet die Chance, diese gleichzeitig zu überdenken. Sie birgt die Gelegenheit, über eingefahrene und unwirtschaftliche Gewohnheiten nachzudenken. Die intensive gedankliche Auseinandersetzung mit allen Arbeitsschritten und Techniken führt erfahrungsgemäß dazu, die Abläufe wesentlich zu verbessern und zu beschleunigen. Um den Nutzen auf den Punkt zu bringen: Bessere betriebliche Prozesse gehen meist Hand in Hand mit höheren Erlösen, niedrigeren Kosten und damit mehr Gewinn.
Qualitätsmanagement und Minimierung von Haftungsgefahren
Qualität ist heutzutage nicht nur wichtig im Zusammenhang mit Leistungen, die gegenüber Kunden erbracht werden. Die Qualität interner Prozesse strahlt auf den gesamten Betrieb aus. Deshalb empfiehlt sich, auch ein Augenmerk auf scheinbar unwichtige Verwaltungsangelegenheiten wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Belegablage zu haben.
Ein wichtiger Baustein, der hierbei unterstützt, ist die Verfahrensdokumentation. Daneben lassen sich durch das integrierte IKS eventuelle Risiken besser managen. Es dient der Überwachung innerhalb Ihres Unternehmens. Ziel ist es, Gesetzesverstößen vorzubeugen bzw. diese zu erkennen. Insbesondere als GmbH-Geschäftsführer können Sie hierdurch Ihren gesetzlichen Verpflichtungen zu einer verantwortungsvollen Unternehmensführung und Kontrolle nachkommen. Die Vorteile sollten Ihnen klar sein: Sie minimieren Ihre persönlichen Haftungsrisiken.
Optimierung der IT-Nutzung
Die Reflexion der innerbetrieblichen Prozesse führt meist zu einer Schärfung des Blicks auf die vorhandene IT-Landschaft. Schwächen der eingesetzten Hard- und Software werden aufgedeckt, Schulungsbedarf der Anwender erkannt.
Ggf. bietet sich an, eine nicht mehr zeitgemäße Ausstattung auszutauschen, um zukunftsfähige Technologien wie bspw. moderne Cloud-Services zu nutzen.
Besseres Wissensmanagement durch bessere Prozessdokumentation
In Zeiten des Fachkräftemangels gilt es, den bestehenden Personalstamm optimal zu nutzen. Sauber durch eine Verfahrensdokumentation festgeschriebene Prozesse verhindern die vielzitierten „Kopfmonopole“ von aktuell im Betrieb beschäftigten Mitarbeitern. Diese fallen tatsächlich immer wieder in Urlaubszeiten und während der alljährlichen Grippeperiode negativ auf. Dann müssen Unternehmen ihren Kunden häufig eingestehen, ihnen nicht den zu Recht erwarteten Service angedeihen lassen zu können. Der Grund hierfür besteht üblicherweise darin, dass ausgerechnet die Person, die diesen Service beherrscht, krank ist oder im Urlaub weilt.
Zudem erleichtert die Dokumentation die Einarbeitung neuen Personals, da man sich zumindest im Kaufmännischen verbindlich auf einheitliche Prozesse geeinigt hat und diese auch für jeden nachvollziehbar und wegen der Schriftform nachlesbar sind.
Fazit zur Verfahrensdokumentation nach den GoBD
Die Erstellung und tatsächliche Nutzung einer oder mehrerer Verfahrensdokumentationen bietet vielfältige Vorteile: Zum einen wird sich bei Ihnen als Unternehmer in steuerlicher Hinsicht ein gutes Gefühl einstellen. Schließlich sind Sie mit gut dokumentierten Prozessen vergleichsweise gut auf eine etwaige Betriebsprüfung in der Zukunft vorbereitet. Andererseits dienen die Dokumentationen einer strukturierten und erfolgsorientierten Unternehmensführung.
Auffällig ist, dass die außersteuerlichen Vorzüge in erdrückender Überzahl vorhanden sind. Deren großartiges Optimierungspotenzial sollten Sie als Unternehmenslenker wahrnehmen. Also: Nutzen Sie den Dokumentationsprozess und schöpfen Sie die sich hieraus ergebenden betriebswirtschaftlichen Vorteile aus!
Übersicht: Vorteile einer Verfahrensdokumentation
Bereiche | Vorteile |
---|---|
Innerbetriebliche Prozesse (allgemein) |
Prozesse werden optimiert, da sie überdacht werden. Sie erkennen leichter Schwachstellen und Risiken. Ihre internen Abläufe und Verfahren werden transparent – für Sie selbst und für Ihre Mitarbeiter. Sie vermeiden ggf. Störfälle in Ihren Prozessabläufen und minimieren Ihr Fehlerrisiko. ⇒ Verbessertes Qualitäts- und Risikomanagement. |
Mitarbeiter und Führung | Optimierung des Mitarbeitereinsatzes durch Definition eindeutiger Prozessverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten. Neuen Mitarbeitern wird der Einstieg in Ihr Unternehmen erleichtert (verbessertes Onboarding). Sie vermeiden „Kopfmonopole“ einzelner Mitarbeiter (besseres Wissensmanagement). |
Einsatz von Hard- und Software | Das Erarbeiten einer Verfahrensdokumentation bietet Ihnen die Chance, anlassbezogen den Stand Ihrer IT zu überprüfen. So können Sie sich im Zuge der Arbeit an der Dokumentation mit neuen Technologien (bspw. Vernetzung, Cloud, Automatisierung) beschäftigen. Sie erhalten die Gelegenheit, die Weichen für die Zukunft zu stellen. |
Haftung | Eine gelebte Verfahrensdokumentation bietet Ihnen die Chance, Vorwürfen von Vorsatz und Fahrlässigkeit fundiert entgegenzutreten. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die geschilderten Pressabläufe der Realität entsprechen. Außerdem sollten regelmäßige Kontrollen durchgeführt und entsprechend dokumentiert werden. |
Betriebsprüfung | Wer dem Betriebsprüfer eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorlegen kann, vermeidet Diskussionen und Schätzungen. |

Tipps für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Grundlegende Überlegungen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation
Eigentlich gibt es nur drei grundlegende Vorgehensweisen von Betreibern eines KMU in Sachen Verfahrensdokumentation:
- Sie erstellen keine Verfahrensdokumentation, da sie meinen, dass sie diese nicht benötigen.
- Sie erkennen die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation und erstellen diese quasi „im Alleingang“, d.h. ohne Hinzuziehung eines Beraters.
- Sie sehen die Verfahrensdokumentation ebenfalls als notwendig an. Allerdings ziehen diese Unternehmer aus unterschiedlichen Gründen ihren Steuerberater bei der Erstellung hinzu.
Tipp Nr. 1: Wenn Sie keine Verfahrensdokumentation erstellen wollen
Ganz ehrlich? Was soll man Ihnen raten? Denken Sie wenigstens nochmals über Ihre Entscheidung nach. Schließlich vergeuden Sie die Vorteile, die Sie aus einer Dokumentation ziehen können: Weniger Stress in der Betriebsprüfung, bessere Organisation, etc.
Unserer Erfahrung nach gehört die Anforderung der Verfahrensdokumentation mittlerweile nahezu zum Standard bei den steuerlichen Betriebsprüfungen. Wer keine Dokumentation vorlegt, handelt sich ziemlich sicher den ersten Minuspunkt auf der Liste des Prüfers ein.
Tipp Nr. 2: Wenn Sie Ihre Verfahrensdokumentation selbst erstellen wollen
Zuerst – Eine Verfahrensdokumentation muss keine Doktorarbeit werden. Beherzigen Sie einfach die folgenden Punkte. Sie sind zwar ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Jedoch lassen Sie sich gut als Checkliste für den Einstieg in das Thema nutzen.
- Fassen Sie sich kurz. Auch verständlich aneinander gereihte Stichwörter können – zumindest teilweise – ihren Zweck erfüllen.
- Formulieren Sie verständlich.
- Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
Nachfolgend einige Beispiele für erwähnenswerte Bereiche und üblicherweise zu klärende Fragen:- Rechnungseingang:
Digital (als Anhang zur E-Mail, Download aus einem Portal,…) und / oder in Papierform per Post?
Wie sind die Zuständigkeiten für den Posteingang, wer prüft die Eingangsrechnungen (Rechnungsprüfung)?
Weiterer Ablauf bis zur Buchhaltung (inkl. Zuständigkeiten)?
Wie werden die Rechnungen bezahlt (inkl. Zuständigkeiten)? - Rechnungsausgang:
Wer schreibt die Ausgangsrechnungen, mit welcher Software?
Welche Daten fließen in die Rechnungen ein (bspw. aus Stundenaufzeichnungen, Materialentnahmescheinen, Warenwirtschaft)?
Wie fließen diese Daten in die Rechnungen ein (manuell, automatisiert, über Schnittstellen)?
Wie gelangen die Ausgangsrechnungen zum Kunden (per Briefpost, als Mail-Anhang, über ein Portal, …)?
Wie kommen die Rechnungen in die Buchhaltung (z.B. in Papierform, gescannt, per E-Mail-Upload, …)? - Buchhaltungsbelege:
Wer legt die Belege wo und nach welchem System ab?
Wie erfolgt die Beleg-Archivierung?
Wer ist für die Buchhaltung zuständig (Verbuchung inhouse oder beim Steuerberater)?
Wie erfolgt die Bearbeitung der Buchhaltung (in Papierform oder digital, mit welchen Programmen – bspw. Lexoffice oder DATEV Unternehmen online)?
Wer hat Zugriff auf Belege und Buchhaltung? - Verträge:
Wie läuft das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen ab (Zuständigkeiten für Vertragsschlüsse, Vertragsprüfungen – inkl. umsatzsteuerlicher Voraussetzungen, Ablage, Archivierung und Überwachung)? - Zahlungsverkehr:
Wie läuft dieser in Ihrem Betrieb ab (inkl. Angaben zu zuständigen und befugten Personen)?
Nutzen Sie Onlinebanking oder Papierüberweisungen?
Wie betreiben Sie Onlinebanking (bspw. mittels einer gesonderten Bankingsoftware oder über die Website Ihrer Bank)? - Inventur:
Wer ist für diese zuständig, wie sind die Abläufe?
Wann wird die Inventur üblicherweise durchgeführt?
- Rechnungseingang:
- Nutzen Sie im Betrieb bereits vorhandene Unterlagen wie z.B. Arbeitsanweisungen, Software-Handbücher oder Schulungsunterlagen.
- Ein Bild sagt manchmal mehr als tausend Worte. Anstatt langer Prozessbeschreibungen sollten Sie an der einen oder anderen Stelle lieber auf Grafiken wie beispielsweise Ablaufdiagramme oder Screenshots zurückgreifen.
- Sofern Sie Mitarbeiter haben: Beziehen Sie diese in die Erstellung der Verfahrensdokumentation ein. Ggf. werden Sie sich wundern, wie einige Ihrer innerbetrieblichen Prozesse ablaufen.
- Führen Sie regelmäßige Kontrollen Ihrer Prozesse und Systeme (inkl. Software) durch und dokumentieren Sie diese.
- Wenn Sie merken, dass Sie an Ihre persönlichen Grenzen gelangen: Ziehen Sie Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin zu Rate. Investieren Sie lieber etwas in Beratung. Hierdurch eröffnet sich die Chance einer Prozessoptimierung.
Tipp Nr. 3: Verfahrensdokumentation mit Unterstützung des Steuerberaters erstellen
Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin sollte eine Vertrauensperson sein, der Sie sich ohne Vorbehalte öffnen können. Nutzen Sie dieses Vertrauensverhältnis und das fachliche Expertenwissen für das Projekt Verfahrensdokumentation:
- Besprechen Sie vorab mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin, welche Ziele Sie mit dem Beratungsprojekt verfolgen:
- Wollen Sie nur „safe“ für das Finanzamt / die Betriebsprüfung sein oder
- möchten Sie, dass in der Beratung zusätzlich auch Optimierungspotential für Ihre innerbetrieblichen Prozesse gehoben wird?
- Wir empfehlen Ihnen Letzteres:
- Nutzen Sie den Steuerberater einerseits als Coach, der Sie auf problematische Vorgänge aufmerksam macht, die womöglich gegen „Tax Compliance“-Regeln verstoßen könnten und stellen Sie diese im Rahmen der Prozessaufnahme schnellstmöglich ab.
- Andererseits sollten Sie den unabhängigen Blick und das Branchenwissen des Steuerberaters nutzen, um Ihre Prozesse zu modernisieren und zu verschlanken. Schließlich ist es in seinem Interesse, konkurrenzfähige Mandanten zu haben. Außerdem sollte er – wahrscheinlich im Gegensatz zu Ihnen selbst und Ihren Mitarbeitern – nicht von einer (vollkommen normalen) Betriebsblindheit betroffen sein. Denn nur durch eine ergebnisoffene Prozessberatung lassen sich Digitalisierung und Automatisierung sinnvoll umsetzen.
- Außerdem sollten Sie mit Ihrem Berater vereinbaren, dass er Sie regelmäßig daran erinnert, dass ggf. Kontrollen der Prozesse Ihrer digitalen Buchhaltung anstehen. Diese kann dann unter Umständen gemeinsam mit Ihnen durchführen und dokumentieren.
Häufig gestellte Fragen zur Verfahrensdokumentation nach den GoBD (FAQ)
Professionelle Hilfestellung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation erhalten Sie von einer Steuerberatungskanzlei. Bei der Auswahl einer geeigneten Kanzlei sollten Sie darauf achten, dass diese einen Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT) beschäftigt. Derartige Fachassistenten sind aufgrund Ihrer Ausbildung Fachleute für Verfahrensdokumentationen und Prozesse im digitalen Rechnungswesen.
Sie muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Siehe Randziffer 151 der GoBD.
Aus Sicht der Finanzverwaltung soll der Außenprüfung, also dem Betriebsprüfer, ein ausreichendes Verständnis für die EDV-Systeme und die Buchführung des zu prüfenden Unternehmens verschafft werden. Außerdem soll der Betriebsprüfer ein Verständnis darüber erlangen, ob und inwieweit die GoBD (und damit die Ordnungsmäßigkeitskriterien) durch das Unternehmen eingehalten werden. Ferner soll der Datenzugriff im Rahmen der Betriebsprüfung erleichtert werden.
Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Verfahrensdokumentation bestimmt sich danach, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Siehe GoBD, Randziffer 151.