Verfahrensdokumention GoBD (aktualisiert 2022)2022-11-17T21:13:14+01:00
verfahrensdokumentation vom steuerberater
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  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Letzte Erweiterung am 13.04.2022

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  • Lesezeit: 21 Minuten
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Grundlagen zur Verfahrensdokumentation

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Typische Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

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Arten von Verfahrensdokumentationen

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Gründe für eine Verfahrensdokumentation

Übersicht: Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Bereiche Vorteile
Innerbetriebliche Prozesse
(allgemein)
Prozesse werden optimiert, da sie überdacht werden. Sie erkennen leichter Schwachstellen und Risiken.
Ihre internen Abläufe und Verfahren werden transparent – für Sie selbst und für Ihre Mitarbeiter.
Sie vermeiden ggf. Störfälle in Ihren Prozessabläufen und minimieren Ihr Fehlerrisiko.
⇒ Verbessertes Qualitäts- und Risikomanagement.
Mitarbeiter und Führung Optimierung des Mitarbeitereinsatzes durch Definition eindeutiger Prozessverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten.
Neuen Mitarbeitern wird der Einstieg in Ihr Unternehmen erleichtert (verbessertes Onboarding).
Sie vermeiden „Kopfmonopole“ einzelner Mitarbeiter (besseres Wissensmanagement).
Einsatz von Hard- und Software Das Erarbeiten einer Verfahrensdokumentation bietet Ihnen die Chance, anlassbezogen den Stand Ihrer IT zu überprüfen.
So können Sie sich im Zuge der Arbeit an der Dokumentation mit neuen Technologien (bspw. Vernetzung, Cloud, Automatisierung) beschäftigen. Sie erhalten die Gelegenheit, die Weichen für die Zukunft zu stellen.
Haftung Eine gelebte Verfahrensdokumentation bietet Ihnen die Chance, Vorwürfen von Vorsatz und Fahrlässigkeit fundiert entgegenzutreten. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die geschilderten Pressabläufe der Realität entsprechen. Außerdem sollten regelmäßige Kontrollen durchgeführt und entsprechend dokumentiert werden.
Betriebsprüfung Wer dem Betriebsprüfer eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorlegen kann, vermeidet Diskussionen und Schätzungen.
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Tipps für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation

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Häufig gestellte Fragen zur Verfahrensdokumentation nach den GoBD (FAQ)

Wie muss eine Verfahrensdokumentation beschaffen sein?2022-09-17T13:06:02+02:00

Sie muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Siehe Randziffer 151 der GoBD.

Was sind die Ziele einer Verfahrensdokumentation aus Sicht der Finanzverwaltung?2022-04-13T21:47:39+02:00

Aus Sicht der Finanzverwaltung soll der Außenprüfung, also dem Betriebsprüfer, ein ausreichendes Verständnis für die EDV-Systeme und die Buchführung des zu prüfenden Unternehmens verschafft werden. Außerdem soll der Betriebsprüfer ein Verständnis darüber erlangen, ob und inwieweit die GoBD (und damit die Ordnungsmäßigkeitskriterien) durch das Unternehmen eingehalten werden. Ferner soll der Datenzugriff im Rahmen der Betriebsprüfung erleichtert werden.

Wonach bestimmt sich der Umfang einer Verfahrensdokumentation?2022-04-13T21:48:37+02:00

Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Verfahrensdokumentation bestimmt sich danach, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Siehe GoBD, Randziffer 151.