Verfahrensdokumention GoBD (neu 2024)2024-02-19T13:20:06+01:00
verfahrensdokumentation vom steuerberater

Verfahrensdokumentation nach GoBD

In diesem Artikel erfahren Sie u.a.

  • was eine Verfahrensdokumentation ist,
  • wer eine Verfahrensdokumentation braucht,
  • welche Arten dieser Dokumentationen es gibt,
  • wie sie aussehen müssen,
  • was sie beinhalten sollten und
  • wo Sie eine Musterverfahrensdokumentation finden.

Außerdem geben wir Ihnen wichtige Tipps und Hinweise für die Umsetzung der Verfahrensdokumentation und ihre Erstellung.

  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Vollständig überarbeitet am 19.02.2024

  • Bitte beachten Sie stets unseren Haftungsausschluss im Impressum, der auch für unsere Fachartikel gilt.

  • Lesezeit: 24 Minuten

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

(GoBD, Randziffer 152)

Umfassende Informationen zu den GoBD finden Sie übrigens in unserem GoBD-Leitfaden.

Das Wichtigste kurz zusammengefasst in Stichpunkten:
  • Definition Verfahrensdokumentation: Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses, genaue Definition in Randziffer 152 der GoBD (oder weiter oben).

  • Verfahrensdoku ≈ Handbuch der Rechnungswesenprozesse im Unternehmen.

  • Enthält auch eine Beschreibung der Nebenprozesse des Rechnungswesens.

  • Außerdem enthalten: Kontrollfunktion zur Qualitätssicherung.

  • Ziel Verfahrensdokumentation: Gewährleistung Nachvollziehbarkeit + Nachprüfbarkeit von Fibu und Belegablage. Sachverständiger Dritter (Betriebsprüfer!) soll Rechnungswesen des Unternehmens gut verstehen und schneller prüfen können.

  • Jeder Unternehmer / Selbstständige muss eine Verfahrensdokumentation nach GoBD vorhalten.

Inhalt einer Verfahrensdokumentation nach GoBD

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Typische Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

Das Wichtigste kurz zusammengefasst in Stichpunkten:
  • Inhalt einer Verfahrensdoku:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation
  • Internes Kontrollsystem (IKS)

Anforderungen an Verfahrensdokumentationen

Das Wichtigste kurz zusammengefasst in Stichpunkten:
  • Anforderungen an eine Verfahrensdoku:

  • Muss verständlich sein.
  • Muss die Belegerfassung, -verarbeitung und -aufbewahrung im Unternehmen umfassend darstellen.
  • Muss über die im Unternehmen eingesetzten IT-Systeme und die Maßnahmen zum Schutz vor Verfälschung / Verlust von Belegen und Daten Auskunft geben.
  • Muss Prozessse lückenlos dokumentieren und versioniert werden (Aufbewahrung!), außerdem stets der Wahrheit entsprechen.
  • Deutlich erhöhte Ansprüche an Verfahrensdokumentationen im E-Commerce / Onlinehandel.

Arten von Verfahrensdokumentationen

Von einer vorschnellen Umsetzung des Ersetzenden Scannens (so wird das Digitalisieren von Papierbelegen und ihre anschließende Vernichtung genannt) raten wir Ihnen ausdrücklich ab!

Ohne die vollständige Erfüllung der Bedingungen der Finanzverwaltung ist das Scannen und Wegwerfen von Buchführungsbelegen ein Himmelfahrtskommando.

Wenn Sie nicht wirklich wissen, was Sie tun, kann diese Art der Befreiung vom lästigen Papier im Prüfungsfall sehr teuer werden.

Das Wichtigste kurz zusammengefasst in Stichpunkten:
  • Zu den Verfahrensdokumentationsarten:

  • Es existieren in der Praxis drei unterschiedliche Arten von Verfahrensdokumentationen:

    • Verfahrensdokumentation zur Belegablage,
    • Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen und
    • Verfahrensdokumentation zur Kassenführung.
  • Daneben erwähnenswert: Corona-Dokumentation.
  • Links zu Musterdokumentationen finden Sie weiter oben (jeweils unter der Überschrift „Wo gibt es …?“)
  • Denken Sie daran: In den meisten Fällen benötigen Unternehmer mehrere unterschiedliche Verfahrensdokumentationen.

Sie sind unsicher bei der eigenen Verfahrensdokumentation?

Nehmen Sie unsere Beratungsleistungen zum Thema GoBD Verfahrensdokumention in Anspruch. Gemeinsam räumen wir alle Unklarheiten aus dem Weg.

Gründe für eine Verfahrensdokumentation

Übersicht: Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Bereiche Vorteile
Innerbetriebliche Prozesse
(allgemein)
  • Prozesse werden optimiert, da sie überdacht werden.
  • Sie erkennen leichter Schwachstellen und Risiken.
  • Ihre internen Abläufe und Verfahren werden transparent – für Sie selbst und für Ihre Mitarbeiter.
  • Sie vermeiden ggf. Störfälle in Ihren Prozessabläufen und
  • minimieren Ihr Fehlerrisiko.

⇒ Verbessertes Qualitäts- und Risikomanagement.

Mitarbeiter und Führung
  • Optimierung des Mitarbeitereinsatzes durch Definition eindeutiger Prozessverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten.
  • Neuen Mitarbeitern wird der Einstieg in Ihr Unternehmen erleichtert (verbessertes Onboarding).
  • „Kopfmonopole“ einzelner Mitarbeiter werden vermieden.

⇒ Besseres Wissensmanagement.

Einsatz von Hard- und Software
  • Das Erarbeiten einer Verfahrensdokumentation bietet Ihnen die Chance, anlassbezogen den Stand Ihrer IT zu überprüfen.
  • Im Zuge der Arbeit an der Dokumentation können  Sie sich mit neuen Technologien (bspw. Vernetzung, Cloud, Automatisierung) beschäftigen.

⇒ Gelegenheit, die Weichen für die Zukunft zu stellen.

Haftung
  • Eine gelebte Verfahrensdokumentation bietet die Chance, Vorwürfen von Vorsatz und Fahrlässigkeit fundiert entgegenzutreten. (Voraussetzung hierfür: Die geschilderten Prozessabläufe müssen der Realität entsprechen. Außerdem empfehlenswert: Regelmäßige Kontrollen und deren Dokumentation.)
  • Vermeidung von Buchführungsmängeln.

⇒ Minimierte Haftung durch die Verfahrensdoku.

Betriebsprüfung
  • Vorlage einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung vermeidet Diskussionen und Schätzungen.

⇒ Verfahrensdoku bereitet optimal auf die BP vor.

Umsetzung / Erstellung der Verfahrensdokumentation

Professionelle Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation gesucht?

Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation nach den GoBD (FAQ)

Wer unterstützt mich bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation?2023-06-20T16:57:36+02:00

Professionelle Hilfestellung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation erhalten Sie von einer Steuerberatungskanzlei. Bei der Auswahl einer geeigneten Kanzlei sollten Sie darauf achten, dass diese einen Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT) beschäftigt. Derartige Fachassistenten sind aufgrund Ihrer Ausbildung Fachleute für Verfahrensdokumentationen und Prozesse im digitalen Rechnungswesen.

Wie muss eine Verfahrensdokumentation beschaffen sein?2022-09-17T13:06:02+02:00

Sie muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Siehe Randziffer 151 der GoBD.

Was sind die Ziele einer Verfahrensdokumentation aus Sicht der Finanzverwaltung?2022-04-13T21:47:39+02:00

Aus Sicht der Finanzverwaltung soll der Außenprüfung, also dem Betriebsprüfer, ein ausreichendes Verständnis für die EDV-Systeme und die Buchführung des zu prüfenden Unternehmens verschafft werden. Außerdem soll der Betriebsprüfer ein Verständnis darüber erlangen, ob und inwieweit die GoBD (und damit die Ordnungsmäßigkeitskriterien) durch das Unternehmen eingehalten werden. Ferner soll der Datenzugriff im Rahmen der Betriebsprüfung erleichtert werden.

Wonach bestimmt sich der Umfang einer Verfahrensdokumentation?2022-04-13T21:48:37+02:00

Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Verfahrensdokumentation bestimmt sich danach, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Siehe GoBD, Randziffer 151.