Verfahrensdokumentation nach GoBD
Der umfassende Guide für Unternehmer

In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Komponenten:

• Allgemeine Beschreibung,
• Anwenderdokumentation,
• technische Systemdokumentation,
• Betriebsdokumentation und
• Internes Kontrollsystem (IKS).

Nachfolgend gehen wir näher auf die wichtigsten Inhalte ein.

Bitte beachten Sie: Art, Umfang und Inhalt einer Verfahrensdokumentation können stark variieren. Auch die genannten Komponenten können durchaus regelrecht „verschwimmen“.

Folgende Anforderungen werden an eine Verfahrensdokumentation grundsätzlich gestellt:

• Sie muss verständlich sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich anhand der Dokumentation in angemessener Zeit einen Überblick über das betreffende System verschaffen können.
• Aus ihr muss hervorgehen, wie die – insbesondere elektronischen – Belege in Ihrem Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Auf diese Fragen muss die Dokumentation Antworten geben:

• Wie werden die Belege und Dokumente im Betrieb erfasst, verarbeitet und aufbewahrt?
• Welche IT-Systeme werden im Unternehmen eingesetzt?
• Wie werden Belege und Daten davor geschützt, verfälscht zu werden und / oder verloren zu gehen?
• Wer hat Zugriff auf die Belege und die Daten?
• Durch welche internen Kontrollen wird sichergestellt, dass die im Unternehmen festgelegte Vorgehensweise eingehalten wird?

Ferner müssen Sie sicher stellen, dass das in der Verfahrensdokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis tatsächlich entspricht. Auch die jeweils eingesetzten Programmversionen müssen sich in ihr wiederfinden. Änderungen am System oder am Verfahren müssen Sie lückenlos dokumentieren. In diesem Zusammenhang muss die Verfahrensdokumentation versioniert werden. Alle Versionen sind stets aufzubewahren.
Im Kern bedeutet dies auch: Ihre Verfahrensdokumentation muss der Wahrheit entsprechen. Sie müssen ihren Inhalt tatsächlich leben“. Und zwar für den Zeitraum der gesamten Aufbewahrungsfrist.

Es existieren nicht nur Verfahrensdokumentationen für steuerliche Zwecke. Vielmehr wird man u. a. bspw. in der Pharmaindustrie mit derartigen Dokumentationen konfrontiert. Diese dienen natürlich insbesondere dem Qualitätsmanagement. Wir gehen in diesem Artikel nur auf die momentan am häufigsten anzutreffenden Verfahrensdokumentationen – jene im Zusammenhang mit den GoBD – ein.

Eine Verfahrensdokumentation zur Belegablage regelt und dokumentiert einen betrieblichen Prozess bezüglich der geordneten Ablage von Belegen. Die Verfahrensbeschreibung dient der Unterstützung der Beweiskraft der geordneten Belegablage.

Insbesondere wird in einer Verfahrensdokumentation zur Belegablage auf die folgenden Dinge eingegangen:

• Organisation des Belegeingangs:
  Welche Belegarten gehen auf welchen Wegen im Betrieb ein?
  Wer bearbeitet welche eingehenden Belege?
  Wie und von wem werden die Belege identifiziert und geprüft (inhaltliche Prüfung, Prüfung hinsichtlich formaler Anforderungen, bspw. für den Vorsteuerabzug)?
• Wie stellt das Unternehmen die Vollständigkeit der Belege sicher?
• Wer darf auf die Belege zugreifen?
• Wo werden die Belege abgelegt?
• Wer darf Belege am Ablageort hinzufügen?
• Welches Ordnungssystem nutzt das Unternehmen für die Belege?
• Wie schützt der Betrieb die Belege vor unberechtigten Zugriff und vor Verlust?
• Organisation der Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei:
  In welchen Rhythmen erhält das Steuerberatungsbüro die Belege zur weiteren Bearbeitung?
  Auf welchem Weg erhält der Steuerberater die Belege?
• Wie wird sichergestellt, dass die vorgenannten Punkte allen Prozessbeteiligten bekannt sind und von denen bei Zuständigkeit eingehalten werden?

Eine Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage finden Sie auf der Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (kurz: AWV e.V.) zum kostenlosen Download.

Wenn Sie Ihre Papierbelege durchgängig digitalisieren, stellen Sie sich früher oder später eine Frage: „Darf ich die digitalisierten Unterlagen jetzt eigentlich vernichten?“.

Die Antwort ist eigentlich relativ einfach: Die meisten papierhaften Belege dürfen Sie aus steuerlicher Sicht unter bestimmten Voraussetzungen auch ausschließlich auf Datenträgern aufbewahren. Genaue Auskunft gibt Ihnen hierzu § 147 Absatz 2 der Abgabenordnung. Allerdings sollten Sie unbedingt sehr genau darauf achten, welche Voraussetzungen nach dieser Vorschrift zu erfüllen sind. Von einer vorschnellen Umsetzung des ersetzenden Scannens (so wird das Digitalisieren von Papierbelegen und ihre anschließende Vernichtung genannt) raten wir Ihnen an dieser Stelle ausdrücklich ab! Ohne die vollständige Erfüllung der Bedingungen der Finanzverwaltung ist das Scannen und Wegwerfen von Buchführungsbelegen ein Himmelfahrtskommando. Wenn Sie nicht wirklich wissen was Sie tun, kann diese Art der Befreiung vom lästigen Papier im Prüfungsfall sehr teuer werden.

Wenn Sie Ihre Belege trotz der warnenden Worte immer noch ersetzend scannen möchten, halten Sie sich bitte an unsere nachfolgenden Ratschläge:

1. Suchen Sie sich erfahrene Berater, die Sie bei der Einführung des Ersetzenden Scannens unterstützen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und / oder Unternehmensberater, bspw. vom DATEV-Consulting, handeln.
2. Verwenden Sie eine spezielle Verfahrensdokumentation im Zusammenhang mit dem Ersetzenden Scannen. In dieser werden alle dazugehörigen Prozesse eindeutig dokumentiert. Durch die vollständige und korrekte Umsetzung der dokumentierten Prozessschritte können Sie nachweisen, dass Sie die Vorgaben der Finanzverwaltung einhalten.
   Eine Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen können Sie sich in einer mittlerweile aktualisierten Version 2.0 von der Website der Bundessteuerberaterkammer herunterladen. Diese spezielle Verfahrensdokumentation wurde gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt. Einen dazugehörigen und lesenswerten FAQ-Katalog mit den häufig gestellten Fragen zur Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen finden Sie ebenfalls auf der Seite der Bundessteuerberaterkammer zum Download. Dieser hat einen Stand vom Juni 2020.
3. Halten Sie sich in der betrieblichen Praxis peinlich genau an Ihre Dokumentation.
4. Überprüfen und aktualisieren Sie die Dokumentation in regelmäßigen Abständen.

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist insbesondere in bargeldintensiven Betrieben nicht leicht. Deshalb empfiehlt sich auch hier, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die fahrlässige oder gar vorsätzliche Fehler in diesem Bereich verhindert. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können dem Betriebsprüfer zeigen, wie sehr Sie sich bemühen, Ihre Kasse ordnungsgemäß zu führen.

In einer Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung werden die internen Abläufe und Schutzmaßnahmen aufgeführt, die im Zusammenhang mit der Kasse zur Anwendung kommen. Hierzu gehört u.a. eine eindeutige Kassieranweisung, aus der der Umgang mit der Kasse und dem Bargeld klar hervorgeht.

Wichtig ist insbesondere im Zusammenhang mit dieser Dokumentation eine Erwähnung: Seit einigen Jahren gibt es für die Finanzverwaltung die Möglichkeit, in Betrieben eine sog. Kassen-Nachschau durchzuführen (siehe hierzu § 146b der Abgabenordnung). Das bedeutet, dass Sie immer damit rechnen müssen, dass ein Prüfer des Finanzamtes Ihr Abrechnungssystem und die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenaufzeichnungen unangemeldet vor Ort prüfen kann. In einem derartigen Fall sollten Sie unbedingt eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung vorlegen können.

Wenn Sie für Ihre Verfahrensdokumentation zur Kasse eine Vorlage suchen: Beim Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) werden Sie fündig. Er stellt der interessierten Öffentlichkeit auf seiner Website die DFKA-Musterverfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung als Word™-Dokument kostenlos zum Download zur Verfügung.

Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen. Dieser Satz gilt insbesondere in Zeiten der Corona-Pandemie. Schließlich werden bzw. wurden  viele Unternehmen in dieser Krise mit behördlichen Auflagen konfrontiert und können bzw. konnten deshalb nicht wie gewohnt Ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen. Durch die gravierenden Einschränkungen kommt es natürlich zu eklatanten Abweichungen im Datenmaterial der Buchführung. Deshalb ist es empfehlenswert, Besonderheiten wie den Lock-Down, Quarantänesituationen, Zeiten der Kurzarbeit, etc. möglichst detailliert zu dokumentieren. So können Sie als Unternehmer im Falle einer Betriebsprüfung noch Jahre später problemlos nachweisen, worauf etwaige Unregelmäßigkeiten und Auffälligkeiten zurückzuführen sind. Zwar handelt es sich bei einer solchen Corona-Dokumentation nicht um eine der üblichen Verfahrensdokumentationen. Jedoch möchten wir sie Ihnen trotzdem ausdrücklich ans Herz legen. Auf der Website des Zentralverbands des deutschen Handwerks (ZDH) finden Sie eine Muster-Corona-Dokumentation zum Download.

Es kommt darauf an!
Auch, wenn die Antwort Sie nicht zufriedenstellt: Sie ist korrekt!

Wenn Sie die anfallenden Papierbelege tatsächlich ersetzend scannen möchten, benötigen Sie natürlich eine Verfahrensdokumentation für Ersetzendes Scannen. Sofern Sie noch nicht ganz so radikal vorgehen möchten, kommen Sie selbstverständlich an einer Verfahrensdokumentation für die Belegablage nicht vorbei. Allerdings behaupten wir, dass die meisten Unternehmer, die ersetzend scannen, trotzdem beide Verfahrensdokumentationen benötigen. Woran liegt das? Ganz einfach, hierfür gibt es zwei Gründe:

1. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie eben nicht alle Belege scannen und in Ihrem revisionssicheren Archiv für die Finanzbuchhaltung ablegen werden. Denken Sie beispielsweise an Notariatsurkunden, die einerseits nicht gerade scannerfreundlich sind. Andererseits sollten derartige Urkunden auch unbedingt im Original aufbewahrt werden, da sie rechtlich enorm bedeutsam sind. Also bleibt es hier bei der Papierablage.
2. Viele Belege müssen gar nicht mehr digitalisiert werden, da sie bereits originär in digitaler Form vorliegen. Ein Beispiel hierfür sind Telefonrechnungen, die heutzutage kaum noch in Papierform an den Kunden versandt werden. Vielmehr stellen die Telefongesellschaften die Rechnungen entweder zum Download in einem Portal bereit oder versenden sie als E-Mail-Anhang. Solche originär digitalen Belege müssen nicht mehr gescannt werden. Deshalb fällt der Umgang mit ihnen auch nicht unter die „Zuständigkeit“ der Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen.

Sie sehen, Sie benötigen selbst für das ersetzende Scannen üblicherweise mindestens zwei Verfahrensdokumentationen. Und damit nicht genug. Wenn Sie eine Kasse führen, kommt eine weitere Verfahrensdokumentation hinzu: Die Verfahrensdokumentation für die ordnungsgemäße Kassenführung. Hierauf waren wir bereits weiter oben eingegangen.

An die Verfahrensdokumentation von Unternehmen, die im E-Commerce / Onlinehandel tätig sind, sind deutlich erhöhte Ansprüche zu stellen. So sah es das Institut der Wirtschaftsprüfer bereits im Jahre 2003 in seiner Stellungnahme, die sich mit den „Grundsätzen ordungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce“ (kurz: IDW RS FAIT 2) befasst.

Begründet wird dies im Wesentlichen mit

• der weitgehenden maschinellen Abwicklung des E-Commerce ohne weitere manuelle Kontrollen und
• dem Fehlen physischer Belege.

Die Wirtschaftsprüfer sprechen in diesem Zusammenhang auch von sog. Kommunikationsrisiken und Verarbeitungsrisiken. Diese gilt es, durch geeignete Maßnahmen zu minimieren.

Zwar sprechen die Verfasser der GoBD davon, dass kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ebendieser nicht beeinträchtigt. Umgekehrt bedeutet dies jedoch, dass es bei einer solchen Beein­träch­ti­gung durchaus passieren kann, dass die Buchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen wird.

Auch, wenn man die Prüfungssituation als Steuerpflichtiger sportlich sehen möchte, empfiehlt es sich in jedem Fall, diese offene Flanke vorab zu schließen. Die Autoren dieses Artikels können aus der eigenen Praxis jedenfalls berichten, dass bisher jeder Betriebsprüfer freudig überrascht war, wenn ihm unaufgefordert eine Verfahrensdokumentation überreicht wurde. Man könnte auch davon sprechen, dass in diesen Momenten jeweils wertvolle Plus­punkte gesammelt wurden, die das weitere Verfahren positiv beeinflussten.

Denken Sie daran:

• Die Verfahrensdokumentation ist gemäß Rz. 160 GoBD vorlagepflichtig.
• Sie muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden (Rz. 35 GoBD).
• Sie muss historisiert werden. Das heißt: Änderungen Ihrer Prozesse führen zu einer Änderung und somit einer neuen Version Ihrer Verfahrensdokumentation. Dies ergibt sich aus Rz. 154 der GoBD.

Die Erstellung und tatsächliche Nutzung einer oder mehrerer Verfahrensdokumentationen bietet vielfältige Vorteile: Zum einen wird sich bei Ihnen als Unternehmer in steuerlicher Hinsicht ein gutes Gefühl einstellen. Schließlich sind Sie mit gut dokumentierten Prozessen vergleichsweise gut auf eine etwaige Betriebsprüfung in der Zukunft vorbereitet. Andererseits dienen die Dokumentationen einer strukturierten und erfolgsorientierten Unternehmensführung.

Auffällig ist, dass die außersteuerlichen Vorzüge in erdrückender Überzahl vorhanden sind. Deren großartiges Optimierungspotenzial sollten Sie als Unternehmenslenker wahrnehmen. Also: Nutzen Sie den Dokumentationsprozess und schöpfen Sie die sich hieraus ergebenden betriebswirtschaftlichen Vorteile aus!

Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin sollte eine Vertrauensperson sein, der Sie sich ohne Vorbehalte öffnen können. Nutzen Sie dieses Vertrauensverhältnis und das fachliche Expertenwissen für das Projekt Verfahrensdokumentation:

• Besprechen Sie vorab mit Ihrem Berater oder Ihrer Beraterin, welche Ziele Sie mit dem Beratungsprojekt verfolgen:
  • Wollen Sie nur „safe“ für das Finanzamt / die Betriebsprüfung sein oder
  • möchten Sie, dass in der Beratung zusätzlich auch Optimierungspotential für Ihre innerbetrieblichen Prozesse gehoben wird?
• Wir empfehlen Ihnen Letzteres:
  • Nutzen Sie den Steuerberater einerseits als Coach, der Sie auf problematische Vorgänge aufmerksam macht, die womöglich gegen „Tax Compliance“-Regeln verstoßen könnten und stellen Sie diese im Rahmen der Prozessaufnahme schnellstmöglich ab.
  • Andererseits sollten Sie den unabhängigen Blick und das Branchenwissen des Steuerberaters nutzen, um Ihre Prozesse zu modernisieren und zu verschlanken. Schließlich ist es in seinem Interesse, konkurrenzfähige Mandanten zu haben. Außerdem sollte er – wahrscheinlich im Gegensatz zu Ihnen selbst und Ihren Mitarbeitern – nicht von einer (vollkommen normalen) Betriebsblindheit betroffen sein. Denn nur durch eine ergebnisoffene Prozessberatung lassen sich Digitalisierung und Automatisierung sinnvoll umsetzen.
• Außerdem sollten Sie mit Ihrem Berater vereinbaren, dass er Sie regelmäßig daran erinnert, dass ggf. Kontrollen der Prozesse Ihrer digitalen Buchhaltung anstehen. Diese kann dann unter Umständen gemeinsam mit Ihnen durchführen und dokumentieren.