Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit den GoBD

Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit steuerlichen Angelegenheiten sind (insbesondere für Unternehmer) ein „alter Hut“. Sie gelten nicht erst seit Einführung der GoBD. Damit diese Pflichten nicht vergessen werden, werden sie und ihre gesetzlichen Grundlagen wie bspw. die Abgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz von der Finanzverwaltung in dem Erlass umfangreich erläutert.

Im Groben (etwa: „alles zehn Jahre aufbewahren“) sind diese Regelungen der deutschen Bevölkerung wohl im Zusammenhang mit Papierunterlagen hinreichend bekannt. Jedem ist klar, dass Betriebsprüfer auch Unterlagen benötigen, die sie prüfen können.

Wichtig ist das Folgende: Nach den GoBD erstreckt sich die Aufbewahrungspflicht auch auf

• Daten,
• Datensätze,
• elektronische Dokumente und
• elektronische Unterlagen,

die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind. Die Aufbewahrungspflicht umfasst somit auch Ihre digitale Buchhaltung.

Sie sind in dieser Form aufzubewahren, eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nicht zulässig. Außerdem dürfen sie nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Vielmehr müssen sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar elektronisch erhalten bleiben.
Beispielhaft nennt die Verwaltung per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format und eingescannte Papierbelege.

Unbedingt möchten wir auf die Aufbewahrung von E-Mails eingehen:

• Nach Randziffer 121 der GoBD sind E-Mails, die einen Handels- oder Geschäftsbrief darstellen oder als Buchungsbeleg genutzt werden, in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
• E-Mails, die nur als Transportmittel dienen – bspw. für eine angehängte elektronische Rechnung – sind hingegen nicht aufbewahrungspflichtig, da sie dann lediglich die Funktion eines Briefumschlages haben.
• Anders ist jedoch mit einer E-Mail, die einerseits als Anhang eine elektronische Rechnung enthält, andererseits aber auch noch weitergehende aufbewahrungspflichtige Informationen beinhaltet, zu verfahren: Hier müssen Sie sowohl die elektronische Rechnung, als auch die E-Mail in elektronischer Form aufbewahren.
  Beispiel: Sie erhalten von einem Lieferanten eine E-Mail mit einer angehängten PDF-Rechnung. In der E-Mail schreibt Ihnen der Lieferant ergänzend zur Rechnung, dass er Ihnen 3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewährt.
  Folge: Sie müssen in derartigen Fällen Rechnung und E-Mail in elektronischer Form aufbewahren.

In Rz. 120 des BMF-Schreibens wird eine einzige – in unseren Augen ziemlich abstruse – Ausnahme von der zwingenden elektronischen Aufbewahrung genannt. Diese Ausnahme gilt nur für den Fall, dass der Steuerpflichtige seinen Computer quasi als reine Schreibmaschine nutzt, also keinerlei Dokumente auf seinem System speichert. Sofern er allerdings Daten – auch nur teilweise – auf seinem PC aufbewahrt, ist die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Wir warnen Sie ausdrücklich vor dieser unglaubwürdigen Vorgehensweise, die ohnehin dokumentiert sein muss.