MyDATEV Kommunikation, MyDATEV Kanzlei, MyDATEV Portal – die Namensgebung der Nürnberger Genossenschaft der steuerberatenden Berufsstände für ihre Cloudsoftware ist zugegebenermaßen manchmal ziemlich verwirrend. Trotzdem: Die Richtung stimmt. Nach und nach kommen immer mehr sinnvolle Anwendungen ins Portfolio, die die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant deutlich erleichtern.
Damit Sie wissen, wie Kollaboration gut funktionieren kann und was es mit MyDATEV Kanzlei und MyDATEV Kommunikation auf sich hat, haben wir diesen umfassenden Artikel geschrieben. Insbesondere fokussieren wir uns auf die Möglichkeiten, die sich Ihnen als Mandant durch die Nutzung von MyDATEV Kommunikation eröffnen.
Also! Lassen Sie uns einsteigen!
Inhalt
MyDATEV Kommunikation, Kanzlei und Portal – Einordnungen
Was ist MyDATEV Kanzlei?
MyDATEV Kanzlei ist eine umfassende Lösung, die speziell für Steuerberatungskanzleien entwickelt wurde, um die Zusammenarbeit mit Mandanten zu erleichtern.
Was zeichnet MyDATEV Kanzlei aus?
Die Anwendung weist die folgenden Merkmale auf:
- Zentraler Einstiegspunkt:
MyDATEV Kanzlei dient als zentraler Einstiegspunkt für die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten über das MyDATEV Portal (das Portal erreichen Sie über einen Link im Footer unserer Website). - Kommunikationsfunktionen:
MyDATEV Kanzlei ermöglicht den sicheren Austausch von Dokumenten, Aufgaben und Nachrichten mit Mandanten. - Integration:
Die Lösung integriert sich nahtlos in andere DATEV-Anwendungen wie DATEV Unternehmen online, DATEV Meine Steuern und DATEV Personal. - Sicherheit:
Der Datenaustausch und die Kommunikation erfolgen über das geschützte DATEV-Rechenzentrum in Deutschland. - Einfache Bedienung:
Die Anwendung ist intuitiv zu nutzen und bietet automatische Updates.
MyDATEV Kommunikation - Was ist das nun wieder?
Bei MyDATEV Kommunikation handelt es sich wiederum um einen Teil von MyDATEV Kanzlei. Dieser Teil fokussiert sich speziell auf die Kommunikationsaspekte. Hier sind die Hauptmerkmale der Anwendung:
- Nachrichten:
MyDATEV Kommunikation ermöglicht den sicheren Austausch von Nachrichten zwischen Kanzlei und Mandanten. - Dokumentenaustausch:
Das Tool bietet eine Plattform für den sicheren Austausch von Dokumenten. - Aufgabenverwaltung:
Es wird der Kanzleiseite ermöglicht, Aufgaben für die Mandanten zu erstellen. - Zugriff:
Die Kommunikationsfunktionen sind im MyDATEV Portal unter dem Menüpunkt „Kommunikation“ gebündelt. Die Anwendung ist sowohl auf Desktop-PCs als auch auf mobilen Endgeräten verfügbar.
Zwischenfazit
MyDATEV Kommunikation ist also ein integraler Bestandteil von MyDATEV Kanzlei, der die sichere und effiziente Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandanten ermöglicht.
MyDATEV Kommunikation im Detail
Welche Voraussetzungen gibt es für den Einsatz von MyDATEV Kommunikation durch Mandanten?
Für die Nutzung der Anwendung benötigen Sie
- Internetzugang,
- ein DATEV-Zugangsmedium
(DATEV SmartCard, DATEV mIdentity oder DATEV SmartLogin), - Google Chrome™, Microsoft Edge™ oder Firefox als Browser.
Einstieg in MyDATEV Kommunikation - So einfach geht's
- MyDATEV Kommunikation aufrufen: Öffnen Sie MyDATEV Kommunikation über diesen Link: https://collaboration.apps.datev.de
- Anmelden: Melden Sie sich mit Ihrem persönlichen Zugangsmedium auf der DATEV Login-Seite an.
- Ggf. Mandant auswählen: Wenn Sie mehrere Unternehmen / Mandate haben, wählen Sie bitte den entsprechenden Mandanten aus.
Kommunikationsfunktionen im Überblick – Ihr Cockpit
Nach dem Login sehen Sie die wichtigsten Bereiche auf einen Blick:
- Aufgaben: Hier finden Sie alle Aufgaben, die Ihnen von der Kanzlei zugewiesen wurden, inklusive Fälligkeitsdaten und relevanter Dokumente. Auch Freigaben von Steuererklärungen, die Ihr Steuerberater / Ihre Steuerberaterin für Sie erstellt hat, werden in diesem Abschnitt vorgenommen.
- Unterhaltungen: Neue Nachrichten der Steuerberatungskanzlei oder Ihre eigenen Anfragen finden Sie hier.
- Dokumente: Alle wichtigen Dokumente, die wir Ihnen von Ihrer Kanzlei zur Verfügung gestellt wurden, sind hier sicher hinterlegt.
Tipp: Mit einem Klick auf „Alle Dokumente anzeigen“, „Alle Unterhaltungen anzeigen“ und „Alle Aufgaben anzeigen“ gelangen Sie direkt in den jeweiligen Detailbereich.
Aufgaben in MyDATEV Kommunikation
Als Mandant können Sie die Aufgabenfunktion in MyDATEV Kommunikation nutzen, um
- Aufgaben einzusehen, die von der Kanzlei erstellt wurden,
- sich für Aufgaben, die in Ihrem Zuständigkeitsbereich liegen, eine Erinnerung einzustellen:
Erfassen Sie hierfür im Feld „Erinnerung“ ein Datum und klicken Sie auf „Speichern“. Zum ausgewählten Termin wird eine Mitteilung an den Zuständigen gesendet. Sie können eine bestehende Erinnerung auch wieder löschen. - Dateien zu einer Aufgabe hochzuladen:
Sofern Ihre Kanzlei Unterlagen von Ihnen benötigt, können Sie im Abschnitt „Dokumente“ per Drag and Drop Dateien hochladen. Alternativ können Sie für das Hochladen die Schaltfläche „Datei auswählen“ nutzen. - die Zuständigkeit für eine Aufgabe zu ändern:
Nutzen Sie hierfür das Feld „Zuständigkeit“. Dort können Sie – sofern vorhanden – eine Person aus der Liste auswählen und durch Klicken auf den „Speichern“-Button die Zuständigkeit ändern. Kanzlei-Mitarbeiter können Sie nicht ändern. - eine Aufgabe als erledigt markieren:
Sie können auf die gewünschte Aufgabe klicken und durch das Anklicken der Schaltfläche „Erledigen“ die Aufgabe als erledigt markieren.
Unterhaltungen führen – Schnell, sicher und unkompliziert mit der Steuerberatung chatten
- Neue Unterhaltung starten:
- Klicken Sie auf den Button „Unterhaltungen“.
- Wählen Sie „Neue Unterhaltung starten“.
- Geben Sie ggf. ein Thema, indem Sie ein Tagging vornehmen (bspw. „Allgemein“, „Steuern“, „Lohn“ oder „FIBU“), formulieren Sie einen Titel (wie einen Betreff in einer E-Mail) und verfassen Sie Ihre Nachricht.
- Fügen Sie bei Bedarf ein Dokument hinzu.
- Klicken Sie auf „Senden“.
- Antworten in bestehenden Unterhaltungen:
Wählen Sie einfach die entsprechende Unterhaltung aus der Liste aus, um eine neue Nachricht hinzuzufügen. - Wer ist beteiligt?
Alle Personen, die für Sie als Mandanten in MyDATEV Kommunikation freigeschaltet sind, können die Unterhaltung sehen und daran teilnehmen. Achtung! Das bedeutet auch, dass ggf. Ihre Mitarbeiter – sofern sie mit Rechten für MyDATEV Kommunikation ausgestattet sind – mitlesen können. Eine differenzierte Rechtevergabe ist aktuell nicht möglich.
Dokumente in MyDATEV Kommunikation: Das Wichtigste für Sie als Mandanten kurz zusammengefasst
- Maximale Anzahl von Dateien, die Sie in MyDATEV Kommunikation hochladen können: 100 Dateien mit einer Größe von jeweils maximal 20 MB.
- Unterstützte Datei-Formate:
bmp, csv, doc, docx, eml, gif, heic, jpeg, jpg, json, log, m4v, msg, odp, ods, odt, mp4, pdf, png, pptx, qt, rtf, tif, tiff, txt, xls, xlsx, xml, xps und zip. - Wo die Dateien gespeichert werden:
Dateien, die zu einer Unterhaltung hochgeladen werden, werden im Arbeitsbereich „Dokumente“ gespeichert. In der Unterhaltung existiert dann nur eine Verknüpfung zu der jeweiligen Datei. - Wie Sie ein Dokument aus einer anderen DATEV-Cloud-Anwendung an MyDATEV Kommunikation senden:
Es ist möglich ein Dokument aus einer anderen DATEV-Cloud-Anwendung (bspw. DATEV Meine Steuern) an MyDATEV Kommunikation zu senden. So gehen Sie vor: Aktivieren Sie in der Cloud-Anwendung das Kontrollkästchen am Zeilenanfang, klicken Sie dann in der markierten Zeile auf das Symbol „Aktionen“ und wählen Sie „Senden an“. Es öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie dort den Button der Anwendung „MyDATEV Kommunikation“. - Was passiert, wenn Sie Dokumente hochladen?
Die zuständigen Mitarbeiter der Kanzlei werden benachrichtigt und können auf die Dokumente zugreifen. - Können Dokumente gelöscht werden?
Dokumente können durch Kanzlei-Mitarbeiter gelöscht werden. Dies gilt übrigens auch entsprechend für Aufgaben und Unterhaltungen in der Anwendung. Wichtig: Gelöschte Objekte können nicht wieder hergestellt werden. Eine „Papierkorb-Funktion“ ist nicht vorhanden.
Wir bei MENTEL werden erledigte Aufgaben, Unterhaltungen und Dokumente in MyDATEV Kommunikation regelmäßig löschen, um einerseits eine vernünftige Übersichtlichkeit für alle Beteiligten zu gewährleisten und den belegten Speicherplatz nicht über Gebühr zu strapazieren.
- Wir empfehlen unseren Mandantinnen und Mandanten, Unterlagen bei Bedarf zeitnah herunterzuladen und ggf. zu sichern.
Bitte bedenken Sie:
MyDATEV Kommunikation dient der Kollaboration und ist keine Archivierungslösung! Steuerrelevante Belege gehören in die entsprechenden Lösungen (bspw. DATEV Meine Steuern, DATEV Unternehmen online / Belege online oder Lexware office)!
Benachrichtigungsfunktion in MyDATEV Kommunikation
Sie können in verschiedenen Fällen Benachrichtigungen der Anwendung erhalten. U.a. gibt es die Möglichkeit, eine Nachricht zu erhalten, wenn neue Dokumente, Aufgaben, Nachrichten oder Unterhaltungen vorliegen.
Ferner können Sie sowohl E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, als auch Benachrichtigungen innerhalb des Portals.
Auch eine Differenzierung der Nachrichtenfunktion in zeitlicher Hinsicht ist möglich. Sie können wählen, ob Sie
- sofort,
- stündlich,
- täglich,
- wöchentlich,
- monatlich oder
- nie
benachrichtigt werden wollen.
Wir empfehlen Ihnen dringend, möglichst alle Benachrichtigungen auf „Sofort“ zu setzen. So verpassen Sie nichts.Die Einstellungen können Sie in der Software oben rechts unter „Konto verwalten“ vornehmen. In der Kontoverwaltung klicken Sie dann bitte auf „Mitteilungen“.
Weitere Infos
Ein Informationsdokument der DATEV eG zu den Kommunikationsfunktionen im MyDATEV Portal unterstützt Sie in kompakter Form beim Einstieg in die für Sie neue Software.
Einige Neuerungen:
- Die Lösung DATEV Freizeichnung online wurde von der Genossenschaft eingestellt. Als Nachfolgelösung ist eine Lösung in MyDATEV Kanzlei integriert, diese eine komfortablere Freizeichnung von Steuererklärungen und E-Bilanzen ermöglicht.
- Am 01.07.2026 veröffentlichte die DATEV eine App-Version von DATEV Kommunikation, die die Nutzung auf mobilen Endgeräten ermöglicht. Diese ist in den gängigen App-Stores kostenlos erhältlich. Weitere Informationen gibt es in diesem Zusammenhang in einem Dokument der Nürnberger Genossenschaft.
Fazit
Eine vorteilhafte Anwendung für die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberatungskanzlei
- Effizienter und sicherer Dokumentenaustausch:
Sie können Dokumente einfach und sicher empfangen bzw. Ihrer Kanzlei zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. Das funktioniert sowohl auf dem Desktop, als auch auf Ihrem Smartphone, wo die Anwendung im Browser läuft. - Immer aktuell informiert:
Sie werden per E-Mail informiert, wenn die Kanzlei Ihnen ein Dokument, eine Aufgabe oder eine Nachricht übermittelt hat (bitte unsere Empfehlungen für die Benachrichtigungseinstellungen beachten). - Sichere Kommunikation:
Der Datenaustausch und die Kommunikation erfolgen über das ISO-zertifizierte DATEV-Rechenzentrum. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland. Somit sind hohe Sicherheitsstandards gewährleistet. - Aufgabenverwaltung:
Sie können Aufgaben einsehen, die Ihnen von der Kanzlei zugewiesen wurden, und sich für Aufgaben, für die Sie zuständig sind, eine Erinnerung einstellen. Ferner können Sie den Bearbeitungsstatus einsehen und Dateien hochladen. - Flexibilität:
Sie können die Kommunikationsfunktionen sowohl im Büro als auch unterwegs nutzen. - Mehr Übersicht:
MyDATEV Kommunikation ist ein hervorragender Ersatz für das bisherige „E-Mail-Ping-Pong“. Ihr E-Mail-Postfach wird übersichtlicher, da dort nur noch Benachrichtigungen eingehen. Die tatsächlich wichtigen Dinge finden Sie konzentriert in der Online-Software.
Sie sind bereits Mandant bei uns und haben noch weitere Fragen zu der Kollaborationslösung? Oder möchten Sie als Neu-Mandat die Vorzüge moderner Zusammenarbeit mit Ihrer digitalen Steuerberatung genießen?