GoBD - Der Ratgeber für Unternehmer - mit Checkliste!
Die GoBD gelten bereits seit dem 01.01.2015. Hinter der Abkürzung GoBD verbergen sich ausgeschrieben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Erstmalig wurden sie am 14.11.2014 als koordinierter Ländererlass vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Seit dem 28.11.2019 gibt es eine Neufassung der GoBD.
Wenn Sie ein KMU betreiben, sind Sie hier richtig! Wir haben versucht, für Sie einen ultimativen Guide zu den GoBD zu verfassen, der verständlich geschrieben ist und Ihnen zeigt, worauf es ankommt. In unserem Leitfaden erfahren Sie unter anderem, für wen die GoBD gelten, was für Sie als Unternehmer zu beachten ist und wie Sie die Vorgaben der GoBD in der Praxis umsetzen. Am Ende des Artikels finden Sie Bonus-Material in Form einer Checkliste, die Ihnen den thematischen Einstieg in Ihrem Unternehmen erleichtern soll.
Grundlagen
GoBD - Was ist das?
Bei den GoBD handelt es sich um um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF) in Form eines koordinierten Ländererlasses. In diesem Erlass macht der Fiskus den deutschen Unternehmen Vorgaben für IT-gestützte Prozesse. GoBD ist die Abkürzung für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.
Zwar handelt es sich bei dem Erlass um eine Verwaltungsanweisung. Diese ist für die dem BMF nachgeordneten Dienststellen (Finanzämter, etc.) verbindlich. Deshalb kann man also feststellen: Die GoBD sind zunächst einmal ein Regelwerk für Finanzbeamte, kein Gesetz. Jedoch ist zu bedenken, dass diese Verwaltungsanweisung durch die Finanzbeamten – zu denen natürlich auch die Betriebsprüfer gehören – gegenüber den Steuerpflichtigen anzuwenden ist.
Um Sie jedoch gleich zu Beginn zu beruhigen: Im Wesentlichen sind die GoBD eine Zusammenstellung von gesetzlichen Grundlagen und Urteilen, die teilweise schon seit Jahrzehnten gelten. Einiges wurde an das Zeitalter der Digitalisierung angepasst. Das meiste sollte aber eigentlich altbekannt sein.
Die GoBD sind Nachfolger der GoBS und der GDPdU
Die GoBD treten einerseits an die Stelle der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), andererseits ersetzen sie ebenfalls die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
In erster Fassung wurden die GoBD am 14.11.2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Die neue Vesion der GoBD war am 11.07.2019 zunächst auf der Website des BMF öffentlich zugänglich gemacht worden. Wegen weiteren Abstimmungsbedarfs wurde diese jedoch kurzfristig wieder zurückgezogen. Seit dem 28.11.2019 ist die Neufassung des Erlasses nunmehr online abrufbar. Die Neuerungen der GoBD 2020 behandeln wir übrigens weiter unten gesondert.
Seit wann gelten die GoBD?
Die GoBD gelten in erster Fassung für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Die in 2019 veröffentlichten neuen GoBD ersetzen das bisherige BMF-Schreiben ab dem 01.01.2020.
Für wen gelten die GoBD / wer ist von den GoBD betroffen?
Die GobD gelten für jeden Unternehmer bzw. jedes Unternehmen, soweit diese ihre unternehmerischen Prozesse – wie auch immer geartet – in IT-gestützter Form abbilden bzw. ihren Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten hierdurch nachkommen. Dabei ist es egal, wie groß Ihr Unternehmen ist. Die GoBD gelten auch für Kleinunternehmer. Konkret heißt dies, dass bereits kleinste Unternehmen, die in Form einer „One-Man-Show“ betrieben werden, von der Verwaltungsanweisung betroffen sind.
Die GoBD gelten für Freiberufler (z. B. Architekten, Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Künstler, Rechtsanwälte, Steuerberater) genauso wie für gewerbliche Unternehmer jeglicher Art (z. B. Handwerker, Händler aller Art, Garten- und Landschaftsbaubetriebe, Fabrikanten).
Gelten die GoBD nur für bilanzierende Unternehmen?
Die Regelungen der GoBD sind unabhängig von der praktizierten Gewinnermittlungsart anzuwenden. Sie gelten also sowohl für sog. „Bilanzierer“, als auch für „Einnahmen-Überschussrechner“. Letztere ermitteln Ihren Gewinn, indem sie – vereinfacht ausgedrückt – ihre Einnahmen den angefallenen Ausgaben gegenüberstellen und eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung (manchmal auch EÜR genannt) machen.
Weitere Informationen
Welche Unterlagen sind von den GoBD betroffen?
Betroffen sind alle vom Unternehmer zu führenden Bücher und Aufzeichnungen nach
- steuerlichen und
- außersteuerlichen Vorschriften.
Außerdem gibt es weitere Vorschriften, die den Unternehmer verpflichten können. Diese sind ggf. eher gewerberechtlicher oder branchenspezifischer Natur.
Beispiele für steuerliche Vorschriften
Einkommensteuergesetz (EStG),
Abgabenordnung (AO).
Beispiele für außersteuerliche Vorschriften
Handelsgesetzbuch (HGB),
Aktiengesetz (AktG),
GmbH-Gesetz (GmbHG).
Beispiele für gewerberechtliche oder branchenspezifische Vorschriften
Apothekenbetriebsordnung,
Eichordnung,
Fahrlehrergesetz,
Gewerbeordnung,
Kreditwesengesetz,
Versicherungsaufsichtsgesetz.
Welche Systeme sind von den GoBD betroffen?
Die GoBD betreffen das gesamte Datenverarbeitungssystem (DV-System), das wiederum das Hauptsystem, Vor- und Nebensysteme sowie die Schnittstellen umfasst.
Das DV-System umfasst die Hard- und Software, mit der Daten und Dokumente
- erfasst,
- erzeugt,
- empfangen,
- übernommen,
- verarbeitet,
- gespeichert oder
- übermittelt
werden.
Der Begriff DV-System ist weit auszulegen, auf die Bezeichnung oder die Größe des Systems kommt es nicht an.
Beispiele für DV-Systeme
Finanzbuchführungssystem,
Anlagenbuchhaltung,
Lohnbuchhaltungssystem,
Kassensystem,
Warenwirtschaftssystem,
Zahlungsverkehrssystem,
Taxameter,
Geldspielgeräte,
elektronische Waagen,
Materialwirtschaft,
Fakturierung,
Zeiterfassung,
Archivsystem,
Dokumenten-Management-System (DMS).
Wer ist für die Einhaltung der GoBD verantwortlich?
Grundsätzlich ist ausschließlich der Steuerpflichtige selbst für die Einhaltung der GoBD-Vorgaben verantwortlich!
Dies gilt auch bei einer teilweisen oder gar vollständigen Auslagerung auf Dritte, wie bspw. auf einen Steuerberater oder ein Rechenzentrum.
Deshalb müssen Sie sich mit den Themen dieses Artikels auseinanderzusetzen. Schließlich kann ein Ignorieren – teilweise erst nach Jahren – weitreichende und unliebsame (= teure) Folgen nach sich ziehen.
Für viele Unternehmer ist es „höchste Eisenbahn“, sich ein funktionierendes Managementsystem für den Verwaltungsbereich zuzulegen.
Worum es im Kern geht: Ordnung halten!
Die Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen
Deutsche Betriebsprüfer haben ein grundsätzliches Problem: Ohne eine gewisse Ordnung des Steuerpflichtigen lassen sich seine Unterlagen nur sehr schlecht prüfen. Dies gilt unabhängig davon, ob diese Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen.
Damit Sie die Nerven der Betriebsprüfer schonen und damit sie die Prüfer des Finanzamts bei Laune halten, müssen Sie im Zusammenhang mit den zu führenden Büchern und Aufzeichnungen die folgenden Grundsätze beachten.
Grundsätze der GoBD, die Sie als Unternehmer beachten müssen, um Bücher und Aufzeichnungen ordnungsmäßig zu führen
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit / Nachprüfbarkeit und die
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung.
Letztere münden in die folgenden Grundsätze:
Grundsatz der Vollständigkeit,
Grundsatz der Richtigkeit,
Grundsatz der Zeitgerechtheit,
Grundsatz der Ordnung und
Grundsatz der Unveränderbarkeit.
1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Sie müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist dafür sorgen , dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle und der erforderlichen Aufzeichnungen nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Dies gilt auch für die dabei angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren. Letztlich müssen sich die Geschäftsvorfälle verfolgen lassen. Dies erreichen Sie dadurch, dass Sie alle Buchungen und Aufzeichnungen durch einen Beleg nachweisen können. Außerdem ist eine Verfahrensdokumentation bei der Einhaltung des Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sehr hilfreich.
2. Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Bücher und Aufzeichnungen müssen der Wahrheit entsprechen und klar und fortlaufend erledigt werden. Damit Ihnen dieses gelingt, müssen Sie die nachfolgenden Grundsätze beachten.
2.1 Grundsatz der Vollständigkeit
Sie müssen Ihre Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzeichnen. Dies nennt man auch Einzelaufzeichnungspflicht.
Der Einzelaufzeichnungspflicht unterliegen Sie nur dann nicht, wenn es Ihnen technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, Ihre einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. So ein Fall liegt beispielsweise vor, wenn Sie eine sog. offene Ladenkasse verwenden und Waren an eine Vielzahl von Personen gegen Barzahlung verkaufen, die Ihnen nicht bekannt sind. Wenn Sie im Zusammenhang mit derartigen Verkäufen hingegen eine elektronische Registrierkasse verwenden, unterliegen Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung der Einzelaufzeichnungspflicht. Näheres finden Sie hierzu unter Randziffer 39 der GoBD.
2.2 Grundsatz der Richtigkeit
Hierunter versteht man, dass die Geschäftsvorfälle inhaltlich zutreffend, also den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend, durch Belege abgebildet und aufgezeichnet werden. Anders ausgedrückt: Sie dürfen in Ihrer Buchführung nicht lügen.
2.3 Grundsatz der Zeitgerechtheit
Dieser Grundsatz der GoBD zielt darauf ab, dass Sie Ihre Geschäftsvorfälle nicht zu lange in der Schwebe halten dürfen, um sie womöglich später anders darstellen zu können.
Das BMF hält eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich.
Waren- und Kostenrechnungen, die Sie innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder einer dem üblichen Geschäftsbetrieb entsprechenden Zeit begleichen, müssen Sie nach Verwaltungsauffassung nicht kontokorrentmäßig erfassen.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind dagegen nach Randziffer 48 der GoBD täglich festzuhalten. Demnach müssen Sie Ihre Kasse täglich führen.
Übrigens: Die Erfassung von Geschäftsvorfällen ist etwas anderes als die Verbuchung. Die Verbuchung muss zwar zeitgerecht erfolgen, also in einem engen zeitlichen Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung (siehe hierzu Randziffer 45 der GoBD). Die Erfassung in einer Grundaufzeichnung oder einem Grundbuch wünscht sich die Verwaltung hingegen möglichst zeitnah nach seiner Entstehung. Nachlesen können Sie dieses in Randziffer 46 des Erlasses.
2.4 Grundsatz der Ordnung
Ordnung steht für Sortierung und den Zustand einer zielführenden Abfolge. Diesen Zustand wünscht sich auch die Finanzverwaltung. Sie erlaubt Ihnen nicht, dass Sie Ihre geschäftlichen Unterlagen planlos sammeln und aufbewahren.
Was sich der Gesetzgeber unter Ordnung/Geordnetheit vorstellt, ist seit langer Zeit klar: Die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens sind systematisch, übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar festzuhalten.
Es ist wichtig, dass Sie sich vor Augen halten, dass nicht jede Belegablage auch eine geordnete Belegablage darstellt.
Einige Negativ-Beispiele:
- Belege werden lose und ungeordnet in einem Behältnis (Schuhkarton, Wäschekorb, o. ä.) aufbewahrt und in dieser Form an das Steuerberatungsbüro übergeben oder selbst gebucht.
- Ein Unternehmer sammelt seine Belege in Ablagekörben o. ä., nummeriert diese jedoch nicht fortlaufend, auch eine weitergehende Erfassung durch den Unternehmer in Listen findet nicht statt. Einmal im Monat locht der Unternehmer die Belege und übergibt diese seinem Steuerberater zur Verbuchung.
Bei den vorstehenden Fällen mangelt es eindeutig an einer Belegsicherung. Die Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls ist nicht ausreichend sichergestellt.
In Randziffer 117 der GoBD macht die Finanzverwaltung Zugeständnisse gegenüber den Steuerpflichtigen: Sie schreibt ausdrücklich kein bestimmtes Ordnungssystem vor. Vielmehr macht sie Vorschläge für eine geordnete Ablage.
Hiernach kann diese beispielsweise nach
- Zeitfolge,
- Sachgruppen,
- Kontenklassen,
- Beleggruppen oder
- alphabetisch
erfolgen.
2.5 Grundsatz der Unveränderbarkeit - Allgemein
Nach diesem Grundsatz dürfen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht dergestalt verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Außerdem dürfen sie nicht so verändert werden, dass ein Betrachter nicht mehr feststellen kann, ob sie ursprünglich oder später gemacht wurden.
Die Unveränderbarkeit stellt eines der zentralen Themen des BMF-Schreibens dar. Eingesetzte DV-Verfahren sind so auszugestalten, dass keine Informationen mehr unterdrückt, ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen.
Vereinfacht ausgedrückt: Alles, was der Anwender eines EDV-Systems mit diesem anstellt, muss von diesem auch dauerhaft so protokolliert werden, dass alle Be- und Verarbeitungsschritte später eindeutig nachvollzogen werden können.
2.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit - Ablage im Dateisystem ist problematisch
Wichtig ist in diesem Zusammenhang Rz. 110 der GoBD: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“
Letztlich bedeutet dies, dass Sie als Unternehmer ein Dokumentenmanagementsystem einsetzen sollten, sofern sie elektronische Dokumente erstellen, abspeichern, versenden bzw. empfangen.
Entscheidend ist, dass Sie verinnerlichen: Nur das elektronische Dokument ist das Original!
Dies gilt auch für Rechnungen, die bspw. im PDF-Format empfangen werden, ganz gleich ob per E-Mail oder als Download von einer Website. Sie dürfen diese Rechnungen nach den GoBD eindeutig nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahren. Die Rechnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar (!) in elektronischer Form erhalten bleiben.
2.7 Grundsatz der Unveränderbarkeit - Officeformate
Auch Officeformate sind problematisch, da es in ihrer Natur liegt, veränderbar zu sein. Auch bei diesen müssen Sie als Anwender zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit ergreifen.
Nicht ausreichend ist eine Umwandlung in das PDF-Format, da auch PDF-Dateien veränderbar sind.
2.8 Grundsatz der Unveränderbarkeit - Die Quintessenz
„Einfache“ Ablage im Dateisystem:
Ist nach GoBD unzulässig ohne zusätzliche Maßnahmen.
Officeformate (bspw. Word™/Excel™):
Äußerst problematisch im Kontext der GoBD, da unprotokolliert lösch- und veränderbar. Die Anwendung zusätzlicher Maßnahmen ist erforderlich. Um die Unveränderbarkeit von Rechnungen zu gewährleisten sollten Sie nach unserer Überzeugung unbedingt vermeiden, Rechnungen mit Word oder Excel zu schreiben.
PDF-Dateien:
Sind veränderbar, genügen somit nicht ohne weiteres den Anforderungen der GoBD.
Dokumentenmanagementsysteme:
Genügen den Anforderungen der GoBD im Allgemeinen.
Weswegen Sie die Ordnungsmäßigkeitskriterien einhalten müssen: Der Datenzugriff der Finanzbehörde
Zu beachten ist wegen des Datenzugriffs, dass Sie Ihr DV-System schützen müssen. Sie müssen bspw. Datenverluste verhindern und unberechtigte Eingaben / Veränderungen verhindern. Diese wird in den Randziffern 103 ff. der GoBD klar gestellt. Deshalb sollten Sie unbedingt Virenschutz, Firewall, Datensicherung und Passwortmanagement in Ihrem Unternehmen professionalisieren. Machen Sie sich klar: Eine gute Pflege Ihres technischen Handwerkszeugs ist unabdingbar.
Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
Bei dieser Zugriffsform kann der Betriebsprüfer durch einen Nur-Lesezugriff Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nehmen, der quasi direkt am PC des Steuerpflichtigen oder seines beauftragten Dritten stattfindet. Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).
Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
Der Prüfer kann von Ihnen auch verlangen, dass Sie aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach bestimmten Vorgaben maschinell auswerten oder von einem beauftragten Dritten (z.B. von Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin) maschinell auswerten lassen. um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Der Prüfer kann allerdings nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der in Ihrem DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen.
Datenträgerüberlassung (Z3)
Probleme beim Datenzugriff und der Datenträgerüberlassung
In der Praxis hat sich gezeigt, dass der Datenzugriff / die Datenträgerüberlassung viele Unternehmen vor erhebliche Probleme stellt. Der Grund hierfür besteht darin, dass viele IT-Systeme nicht über geeignete Export-Schnittstellen verfügen, um dem Betriebsprüfer die gewünschten Daten zur Verfügung zu stellen. Vereinfacht ausgedrückt: Es existiert oftmals ein Schnittstellenproblem. Deshalb stellt das BMF auf seiner Website ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung zur Verfügung.
Die Datenträgerüberlassung in Verbindung mit einer gängigen Rechnungswesenanwendung (bspw. DATEV) stellt sich meist problemlos dar. Ein schwierigeres Unterfangen dürfte es nach wie vor sein, bspw. elektronischen Waagen entsprechendes Datenmaterial zu entlocken. Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, sich mit dem Thema rechtzeitig zu beschäftigen, nicht erst, wenn der Prüfer die Daten von Ihnen verlangt.
Was ist mit den Kosten, die Unternehmern zu Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitskriterien entstehen?
Bereits seit Jahrzehnten ist einhellige Rechtsauffassung, dass Unternehmer die entstehenden Kosten genauso in Kauf nehmen muss, wie alle anderen Aufwendungen, die sein Betrieb mit sich bringt. Dies entschied der Bundesfinanzhof bereits mit einem Urteil im Jahr 1968, das in den GoBD in der Randziffer 29 zitiert wird.
“Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden. Die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt.”
Gelten nicht erst seit Einführung der GoBD: Aufbewahrungspflichten
Aufbewahrung allgemein
Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit steuerlichen Angelegenheiten sind (insbesondere für Unternehmer) ein „alter Hut“. Damit diese Pflichten nicht vergessen werden, werden sie und ihre gesetzlichen Grundlagen wie bspw. die Abgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz von der Finanzverwaltung in dem Erlass umfangreich erläutert.
Im Groben (etwa: „alles zehn Jahre aufbewahren“) sind diese Regelungen der deutschen Bevölkerung wohl im Zusammenhang mit Papierunterlagen hinreichend bekannt. Jedem ist klar, dass Betriebsprüfer auch Unterlagen benötigen, die sie prüfen können.
Aufbewahrung elektronisch
Wichtig ist das Folgende: Nach den GoBD erstreckt sich die Aufbewahrungspflicht auch auf Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind.
Sie sind in dieser Form aufzubewahren, eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nicht zulässig. Außerdem dürfen sie nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Vielmehr müssen sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar elektronisch erhalten bleiben.
Beispielhaft nennt die Verwaltung per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format und eingescannte Papierbelege.
E-Mails und Ihre Aufbewahrung
Unbedingt möchten wir auf die Aufbewahrung von E-Mails eingehen:
- Nach Randziffer 121 der GoBD sind E-Mails, die einen Handels- oder Geschäftsbrief darstellen oder als Buchungsbeleg genutzt werden, in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
- E-Mails, die nur als Transportmittel dienen – bspw. für eine angehängte elektronische Rechnung – sind hingegen nicht aufbewahrungspflichtig, da sie dann lediglich die Funktion eines Briefumschlages haben.
- Anders ist jedoch mit einer E-Mail, die einerseits als Anhang eine elektronische Rechnung enthält, andererseits aber auch noch weitergehende aufbewahrungspflichtige Informationen beinhaltet, zu verfahren: Hier müssen Sie sowohl die elektronische Rechnung, als auch die E-Mail in elektronischer Form aufbewahren.
Beispiel: Sie erhalten von einem Lieferanten eine E-Mail mit einer angehängten PDF-Rechnung. In der E-Mail schreibt Ihnen der Lieferant ergänzend zur Rechnung, dass er Ihnen 3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewährt.
Folge: Sie müssen in derartigen Fällen Rechnung und E-Mail in elektronischer Form aufbewahren.
Es gibt auch (merkwürdige) Ausnahmen bei den Aufwahrungspflichten
In Rz. 120 des BMF-Schreibens wird eine einzige – in unseren Augen ziemlich abstruse – Ausnahme von der zwingenden elektronischen Aufbewahrung genannt. Diese Ausnahme gilt nur für den Fall, dass der Steuerpflichtige seinen Computer quasi als reine Schreibmaschine nutzt, also keinerlei Dokumente auf seinem System speichert. Sofern er allerdings Daten – auch nur teilweise – auf seinem PC aufbewahrt, ist die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Wir warnen Sie ausdrücklich vor dieser unglaubwürdigen Vorgehensweise, die ohnehin dokumentiert sein muss.
Formate
Vieles lässt sich heutzutage maschinell im Rahmen von Betriebsprüfungen auswerten. Dies erhöht die Effektivität der Prüfungstätigkeiten enorm. Deshalb legt die Verwaltung großen Wert darauf, dass möglichst keine Umwandlungen der Ursprungsformate des Datenmaterials vorgenommen werden.
So dürfen
- eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege nur im Originalformat,
- im Datenverarbeitungssystem erzeugte oder darin empfangene Daten nur im ursprünglichen Format und
- im DV-System erzeugte Dokumente jeglicher Art im Ursprungsformat
aufbewahrt werden (Randziffern 131 bis 133 des BMF-Schreibens).
Verschlüsselte Unterlagen sind der Verwaltung verständlicherweise in entschlüsselter Form zur Verfügung zu stellen ( Randziffer 134 der GoBD).
Scannen von Papierdokumenten
Das Scannen von Papierbelegen ist natürlich möglich. Das Bundesfinanzministerium spricht im neuen Erlass übrigens mittlerweile von der “Bildlichen Erfassung von Papierdokumenten”. Hierdurch wird letztlich auch das Fotografieren mit dem Smartphone eröffnet. Allerdings müssen Sie auch hierbei das genutzte Verfahren dokumentieren.
Sie dürfen Ihre Belege grundsätzlich in schwarz-weiß scannen. Nur, wenn der Farbe auf dem Beleg eine besondere Beweisfunktion zukommt (bspw. bei Minusbeträgen in roter Schrift), müssen Sie einen Farbscan durchführen.
Auch das sog. Ersetzende Scannen ist mittlerweile zulässig, allerdings nur unter Einhaltung strikter und genau dokumentierter Prozesse. Unsere ausdrückliche Empfehlung hierzu: Nutzen Sie dieses Verfahren nur in Verbindung mit einer eingehenden und regelmäßig wiederholten Beratung durch einen erfahrenen Steuerberater. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, im Falle einer Betriebsprüfung schwerwiegende Probleme mit dem Steuerprüfer zu bekommen.
Zieht sich wie ein roter Faden durch den Erlass: Die Verfahrensdokumentation
Aufgrund der Wichtigkeit haben wir uns entschlossen, einen gesonderten Artikel zum Thema der Verfahrensdokumentation zu verfassen. Rufen Sie Ihn einfach über den vorstehenden Link auf. Wir legen Ihnen den Text ausdrücklich ans Herz.
Die neuen GoBD 2020
In diesem Abschnitt möchten wir auf die wichtigsten Neuerungen der in 2019 veröffentlichten Neufassung der GoBD eingehen.
Nur kurz zur Sprachregelung: Mancher nennt diese Fassung GoBD 2019, weil sie in diesem Jahr veröffentlicht wurden. Andere sprechen hingegen von den GoBD 2020, da diese Neufassung ab 2020 gilt. Dem Letzteren schließen uns in diesem Artikel an.
Wir möchten Sie nicht mit kleinlichen fachlichen Details langweilen. Deshalb beschränken wir uns nachfolgend auf unsere persönlichen Highlights des neuen Erlasses für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) und führen nicht sämtliche unwichtigen Neuerungen auf.
Kleinstunternehmen sollen mit Augenmaß behandelt werden
Interessant erscheint uns die Aussage in Randziffer 19 der GoBD 2020. Hiernach soll die Erfüllung der Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig bei Unternehmen, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln und einen Jahresumsatz bis zu 17.500 Euro erzielen, “mit Blick auf die Unternehmensgröße zu erfüllen sein”. Hierbei handelt es sich wohl um ein kleines Zugeständnis der Finanzbehörde, die sich dem Vorwurf überbordender Bürokratie ausgesetzt sieht.
Allerdings sollte man nach unserer Überzeugung als steuerpflichtiger Kleinstunternehmer hier jedoch Vorsicht walten lassen. Schließlich kann ein kleines Unternehmen sehr schnell wachsen. Dann hat man sicher weder Lust noch Zeit, sich an vernünftige und gobd-konforme Prozesse zu gewöhnen. Unsere Empfehlung: Halten Sie sich ab dem ersten Tag an das Regelwerk.
Cloud-Systeme werden auch von den GoBD umfasst
In Randziffer 20 macht die Finanzverwaltung in der Neufassung ausdrücklich klar, dass auch Cloud-Systeme zu den DV-Systemen gehören. Dabei ist es vollkommen egal, ob Ihnen Hard- und Software selbst gehören, oder ob Sie diese von einem Anbieter mieten. Auch hier müssen Sie die Vorgaben des Erlasses erfüllen.
Kassenbuch: Unbare und bare Tagesgeschäfte dürfen unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam erfasst werden
In Randziffer 55 stellen die neuen GoBD – nach langem Streit in der Fachwelt – klar, dass es nicht zu beanstanden ist, wenn bare und unbare Tagesgeschäfte gemeinsam im Kassenbuch erfasst werden. In der Praxis taucht eine derartige Handhabung häufig auf, wenn Unternehmer (bspw. Frisöre) einerseits Bargeld einnehmen, andererseits jedoch auch EC-Kartenzahlungen ihrer Kunden akzeptieren. Diese wurden schon in der Vergangenheit häufig in die Kasse eingetragen.
Laut der neuen Verwaltungsanweisung müssen Sie jedoch beachten, dass
- Sie die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich machen müssen und diese
- unmittelbar danach nachvollziehbar auf ein gesondertes Konto umtragen.
Außerdem muss die Kassensturzfähigkeit Ihrer Kasse gegeben sein.
Unsere persönliche Meinung zu diesem Thema ist, das wir das Eintragen von EC-Kartenumsätzen in das Kassenbuch nicht sinnvoll finden. Schließlich tauchen diese doch ohnehin auf Ihrem betrieblichen Bankkonto auf. Somit trägt der Eintrag in das Kassenbuch nicht gerade zur Übersichtlichkeit bei. Außerdem verursacht diese Vorgehensweise lediglich Mehraufwand und kostet Zeit.
Smartphones zur bildlichen Erfassung von Belegen: Klarstellungen
Begrüßenswert ist, dass sich die GoBD 2020 in den Randziffern 130 und 136 auch zeitgemäß geben und die bildliche Erfassung von Belegen mit mobilen Geräten wie dem Smartphone erlauben. Vielmehr geht die Verwaltung sogar noch einen Schritt weiter: Sie dürfen Ihre Belege sogar auf Dienstreisen im Ausland mit dem Smartphone scannen.
Ersetzendes Scannen ist erlaubt (unter bestimmten Voraussetzungen!)
In Randziffer 140 der GoBD 2020 findet sich jetzt die Klarstellung, dass Papierdokumente nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden dürfen. Dies gilt, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen.
Wichtig: Sie benötigen für das Ersetzende Scannen zwingend eine detaillierte Dokumentation Ihrer Prozesse in diesem Zusammenhang. Diese Dokumentation muss außerdem “gelebt” werden. Wir raten Ihnen ausdrücklich davon ab, das Ersetzende Scannen ohne Begleitung und Beratung durch einen Spezialisten zu praktizieren.
