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GoBD - Der Leitfaden für Unternehmer - mit Checkliste!

Die GoBD gelten bereits seit dem 01.01.2015. Hinter der Abkürzung GoBD verbergen sich ausgeschrieben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Erstmalig wurden sie am 14.11.2014 als koordinierter Ländererlass vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Seit dem 28.11.2019 gibt es eine Neufassung der GoBD.
Wenn Sie ein KMU betreiben, sind Sie hier richtig! Wir haben versucht, für Sie einen ultimativen Guide zu den GoBD zu verfassen, der verständlich geschrieben ist und Ihnen zeigt, worauf es ankommt. In unserem Ratgeber erfahren Sie unter anderem, für wen die GoBD gelten, was für Sie als Unternehmer zu beachten ist und wie Sie die Vorgaben der GoBD in der Praxis umsetzen. Am Ende des Artikels finden Sie Bonus-Material in Form einer Checkliste, die Ihnen den thematischen Einstieg in Ihrem Unternehmen erleichtern soll.

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Grundlagen zu den GoBD
GoBD - Was ist das?
Die GoBD sind Nachfolger der GoBS und der GDPdU
Seit wann gelten die GoBD?
Für wen gelten die GoBD / wer ist von den GoBD betroffen?
Gelten die GoBD nur für bilanzierende Unternehmen?
Weitere Informationen zu den GoBD
Welche Unterlagen sind von den GoBD betroffen?
Welche Systeme sind von den GoBD betroffen?
Beispiele für DV-Systeme im Sinne der GoBD
Wer ist für die Einhaltung der GoBD verantwortlich?
Worum es im Kern geht: Ordnung halten!
Die Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen
Grundsätze der GoBD, die Sie als Unternehmer beachten müssen, um Bücher und Aufzeichnungen ordnungsmäßig zu führen
Weswegen Sie die Ordnungsmäßigkeitskriterien einhalten müssen: Der Datenzugriff der Finanzbehörde
Was ist mit den Kosten, die Unternehmern zu Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitskriterien entstehen?
Gelten nicht erst seit Einführung der GoBD: Aufbewahrungspflichten
Aufbewahrung allgemein
Aufbewahrung elektronisch
E-Mails und Ihre Aufbewahrung
Es gibt auch (merkwürdige) Ausnahmen bei den Aufwahrungspflichten
Datenformate
Scannen von Papierdokumenten
Zieht sich wie ein roter Faden durch den Erlass: Die Verfahrensdokumentation
Die neuen GoBD 2020
Kleinstunternehmen sollen mit Augenmaß behandelt werden
Cloud-Systeme werden auch von den GoBD umfasst
Kassenbuch: Unbare und bare Tagesgeschäfte dürfen unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam erfasst werden
Smartphones zur bildlichen Erfassung von Belegen: Klarstellungen
Ersetzendes Scannen ist erlaubt (unter bestimmten Voraussetzungen!)
Bonus: GoBD-Checkliste zum Download
Gehen Sie das Thema an!
Bonus Nr. 2: Linktipp
GoBD-Praxisleitfaden für Unternehmen vom AWV

  • Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger

  • Datum: Zuletzt überarbeitet am 27.12.2020
  • Bitte beachten Sie stets unseren Haftungsausschluss im Impressum, der auch für unsere Fachartikel gilt.

Grundlagen zu den GoBD

GoBD - Was ist das?

Bei den GoBD handelt es sich um um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF) in Form eines koordinierten Ländererlasses. In diesem Erlass macht der Fiskus den deutschen Unternehmen Vorgaben für IT-gestützte Prozesse. GoBD ist die Abkürzung für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Zwar handelt es sich bei dem Erlass um eine Verwaltungsanweisung. Diese ist für die dem BMF nachgeordneten Dienststellen (Finanzämter, etc.) verbindlich. Deshalb kann man also feststellen: Die GoBD sind zunächst einmal ein Regelwerk für Finanzbeamte, kein Gesetz. Jedoch ist zu bedenken, dass diese Verwaltungsanweisung durch die Finanzbeamten – zu denen natürlich auch die Betriebsprüfer gehören – gegenüber den Steuerpflichtigen anzuwenden ist.

Um Sie jedoch gleich zu Beginn zu beruhigen: Im Wesentlichen sind die GoBD eine Zusammenstellung von gesetzlichen Grundlagen und Urteilen, die teilweise schon seit Jahrzehnten gelten. Einiges wurde an das Zeitalter der Digitalisierung angepasst. Das meiste sollte aber eigentlich altbekannt sein.

Die GoBD sind Nachfolger der GoBS und der GDPdU

Die GoBD treten einerseits an die Stelle der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), andererseits ersetzen sie ebenfalls die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

In erster Fassung wurden die GoBD am 14.11.2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Die neue Vesion der GoBD war am 11.07.2019 zunächst auf der Website des BMF öffentlich zugänglich gemacht worden. Wegen weiteren Abstimmungsbedarfs wurde diese jedoch kurzfristig wieder zurückgezogen. Seit dem 28.11.2019 ist die Neufassung des Erlasses nunmehr online abrufbar. Die Neuerungen der GoBD 2020 behandeln wir übrigens weiter unten gesondert.

zeitliche anwendung gobd - seit wann gelten die gobd

Seit wann gelten die GoBD?

Die GoBD gelten in erster Fassung für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Die in 2019 veröffentlichten neuen GoBD ersetzen das bisherige BMF-Schreiben ab dem 01.01.2020.

Für wen gelten die GoBD / wer ist von den GoBD betroffen?

Die GobD gelten für jeden Unternehmer bzw. jedes Unternehmen, soweit diese ihre unter­nehmerischen Prozesse – wie auch immer geartet – in IT-gestützter Form abbilden bzw. ihren Buchführungs- und Aufbewahrungs­pflichten hierdurch nachkommen. Dabei ist es egal, wie groß Ihr Unternehmen ist. Die GoBD gelten auch für Kleinunternehmer. Konkret heißt dies, dass bereits kleinste Unternehmen, die in Form einer „One-Man-Show“ betrieben werden, von der Verwaltungsanweisung betroffen sind.

Die GoBD gelten für Freiberufler (z. B. Architekten, Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Künstler, Rechtsanwälte, Steuerberater) genauso wie für gewerbliche Unternehmer jeglicher Art (z. B. Handwerker, Händler aller Art, Garten- und Landschaftsbaubetriebe, Fabrikanten).

Gelten die GoBD nur für bilanzierende Unternehmen?

Die Regelungen der GoBD sind unabhängig von der praktizierten Gewinnermittlungsart anzuwenden. Sie gelten also sowohl für sog. „Bilanzierer“, als auch für „Einnahmen-Überschussrechner“. Letztere ermitteln Ihren Gewinn, indem sie – vereinfacht ausgedrückt – ihre Einnahmen den angefallenen Ausgaben gegenüberstellen und eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung (manchmal auch EÜR genannt) machen.

Weitere Informationen zu den GoBD

Welche Unterlagen sind von den GoBD betroffen?

Betroffen sind alle vom Unternehmer zu führenden Bücher und Aufzeichnungen nach

  • steuerlichen und
  • außersteuerlichen Vorschriften.

Außerdem gibt es weitere Vorschriften, die den Unternehmer verpflichten können. Diese sind ggf. eher gewerberechtlicher oder branchenspezifischer Natur.

Beispiele für steuerliche Vorschriften

  • Einkommensteuergesetz (EStG),

  • Abgabenordnung (AO).

Beispiele für außersteuerliche Vorschriften

  • Handelsgesetzbuch (HGB),

  • Aktiengesetz (AktG),

  • GmbH-Gesetz (GmbHG).

Beispiele für gewerberechtliche oder branchenspezifische Vorschriften

  • Apothekenbetriebsordnung,

  • Eichordnung,

  • Fahrlehrergesetz,

  • Gewerbeordnung,

  • Kreditwesengesetz,

  • Versicherungsaufsichtsgesetz.

Welche Systeme sind von den GoBD betroffen?

Die GoBD betreffen das gesamte Datenverarbeitungssystem (DV-System), das wiederum das Hauptsystem, Vor- und Neben­systeme sowie die Schnittstellen umfasst.

Das DV-System umfasst die Hard- und Software, mit der Daten und Dokumente

  • erfasst,
  • erzeugt,
  • empfangen,
  • übernommen,
  • verarbeitet,
  • gespeichert oder
  • übermittelt

werden.

Der Begriff DV-System ist weit auszulegen, auf die Bezeichnung oder die Größe des Systems kommt es nicht an.

Beispiele für DV-Systeme im Sinne der GoBD

  • Finanzbuchführungssystem,

  • Anlagenbuchhaltung,

  • Lohnbuchhaltungssystem,

  • Kassensystem,

  • Warenwirtschaftssystem,

  • Zahlungsverkehrssystem,

  • Taxameter,

  • Geldspielgeräte,

  • elektronische Waagen,

  • Materialwirtschaft,

  • Fakturierung,

  • Zeiterfassung,

  • Archivsystem,

  • Dokumenten-Management-System (DMS).

Wichtig bei allem, was Hard- und Software betrifft:

Die Finanzbehörde wird Ihnen gegenüber keine Aussage machen, ob etwas in diesem Bereich “gobd-konform” ist oder nicht. Außerdem wird Ihnen kein Finanzbeamter verbindlich testieren, dass Ihr Buchführungssystem ordnungsgemäß ist. Dies gilt sowohl im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen, als auch im Rahmen von sog. “Verbindlichen Auskünften”. Auch auf Zertifikate oder Testate von Softwareherstellern dürfen Sie sich nicht verlassen. Diese haben keinerlei Bindungswirkung für die Finanzbehörde. Nachlesen können Sie diese Auffassung in den Randziffern 179 bis 181 des Erlasses.

Wer ist für die Einhaltung der GoBD verantwortlich?

Grundsätzlich ist ausschließlich der Steuerpflichtige selbst für die Einhaltung der GoBD-Vorgaben verantwortlich!

Dies gilt auch bei einer teilweisen oder gar vollständigen Auslagerung auf Dritte, wie bspw. auf einen Steuerberater oder ein Rechen­zentrum.

Deshalb müssen Sie sich mit den Themen dieses Artikels auseinanderzusetzen. Schließlich kann ein Ignorieren – teilweise erst nach Jahren – weitreichende und unliebsame (= teure) Folgen nach sich ziehen.

Für viele Unternehmer ist es „höchste Eisenbahn“, sich ein funktionierendes Managementsystem für den Verwaltungsbereich zuzulegen.