Wie arbeitet eine digitale Kanzlei?
Digitale Kanzlei??? Digitale Steuerberatung? Wie funktioniert das?
MENTEL Steuer- und Wirtschaftsberatung ist nach 2019 und 2020 nun auch in 2021 wieder “Digitale DATEV-Kanzlei“. Grund genug für uns, genauer zu erklären, wie eine digitale Kanzlei in der Steuerberatung arbeitet. Außerdem erfahren Sie, was uns bei MENTEL bewogen hat, neben den Beratungsthemen Steuern und Betriebswirtschaft einen nicht unerheblichen Schwerpunkt unserer Tätigkeit auf die Digitalisierung zu legen.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: Update 07.05.2021
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Digitale DATEV-Kanzlei
Digitale DATEV-Kanzlei - Das Label
Seit 2019 zeichnet die DATEV eG innovative Kanzleien mit einer hohen Digitalisierungsquote mit dem Label Digitale DATEV-Kanzlei aus. Dabei ist es erforderlich, dass sich die Kanzleien jährlich neu qualifizieren. MENTEL Steuer- und Wirtschaftsberatung erhielt das Label im Januar 2021 bereits zum dritten Mal in Folge.
Digitale DATEV-Kanzlei - Ihre Vorteile
Ihre Vorteile bei der Zusammenarbeit mit einer digitalen Kanzlei liegen auf der Hand:
- Lästige Bürotätigkeiten werden reduziert, Prozesse beschleunigt, die Auskunftsbereitschaft erhöht, die Steuerung der Liquidität optimiert.
- Die Qualität der Verarbeitungsergebnisse wird gesteigert. Die Folge ist ein korrektes Zahlenmaterial, das Ihnen als Unternehmer wirklichen Nutzen und Mehrwert bietet.
- Plötzlich werden Steuerplanungen möglich, von denen Sie bisher nur träumen konnten.
- Die Zukunftsorientierung rückt in den Vordergrund. Durch den Einsatz moderner Technologien werden gesicherte betriebswirtschaftliche Entscheidungen untermauert.
- Sie können sich darauf verlassen, dass die Kanzlei Erfahrungen in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat und Sie beim Einstieg in digitale Arbeitsmethoden tatkräftig und fundiert unterstützen kann.
Digitale Steuerberatung
MENTEL und digitale Steuerberatung: Wie es dazu kam
Im März des Jahres 2007 hatten wir, Steuerberaterin Nicole Mentel und Michael Repschläger, im Rahmen eines CeBIT®-Besuchs ein Schlüsselerlebnis. Auf der Messe in Hannover erlebten wir gemeinsam die Präsentation der Cloud-Lösung DATEV Unternehmen online (kurz: DUO). Wir erkannten damals sofort ein enormes Potential in der Steuerberatung, da Steuerberater und Mandant durch den Einsatz der Software näher zusammenrücken. Durch die Plattform, auf der beide Seiten gemeinsam am gesamten Rechnungswesen des Unternehmens arbeiten können, wird eine zeitnahe und zukunftsorientierte Beratung möglich. Heutzutage spricht man in diesem Zusammenhang häufig von Kollaboration.
MENTEL und digitale Steuerberatung: Wie es weiterging
Seit der damaligen Präsentation halten wir uns stets zu allen Themen der digitalen Steuerberatung und der digitalen Buchführung auf dem Laufenden. Mit der Kanzleigründung durch Nicole Mentel in 2010 war klar, dass sie zukünftig als digitaler Steuerberater mit ihren Mandanten zusammenarbeiten will. Wir bei MENTEL setzten uns das Ziel, die Mandanten möglichst umfassend betriebswirtschaftlich zu beraten. Seit 2013 wird die Kanzlei mittels eines revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems (DMS) nahezu papierlos organisiert. Seit 2017 ist Nicole Mentel auch Fachberaterin für Controlling und Finanzwirtschaft (DStV e.V.). In dem Steuerberatungsbüro am Stadtrand von Hamburg läuft die tägliche Arbeit dank verschiedener Software-Werkzeuge wie bspw. DATEV Meine Steuern oder DATEV Arbeitnehmer online mittlerweile fast ausschließlich digital.
Zusammenarbeit mit einer digitalen Kanzlei
Die wesentlichen Merkmale: Enge Zusammenarbeit und regelmäßige Kommunikation
Wer sein Rechnungswesen zukunftsfähig aufstellen will, muss sich von altbackenen und hinderlichen Prozessen verabschieden. Der monatlich für den Steuerberater zusammenzustellende Pendelordner gehört eindeutig der Vergangenheit an.
Unser Ziel ist es, Sie als Unternehmer zukunftsorientiert bei der Unternehmensführung zu unterstützen. Steuern sollen – soweit wie möglich – keine “Überraschungspakete” für Sie darstellen. Investitionen sollen mit unternehmerischer Weitsicht und betriebswirtschaftlich fundiert vorgenommen werden können. Hierfür ist eine enge Zusammenarbeit zwischen der digitalen Kanzlei und dem Mandanten unerlässlich. Dazu gehören regelmäßige Gespräche. Schließlich müssen beide Seiten über umfassende Informationen verfügen.
Als Faustregel können Sie davon ausgehen, dass wir mindestens ein Mal monatlich mit Ihnen über Ihre aktuellen betrieblichen Angelegenheiten sprechen. Für alle, die nicht so gern kommunizieren: Bei diesem monatlichen “Touchpoint” handelt es sich um das absolute und nicht verhandelbare Minimum. Darunter machen wir es nicht!
Der Einstieg in die digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten - Die Ist-Analyse
Am Anfang einer Zusammenarbeit steht immer eine Ist-Analyse Ihrer bisherigen innerbetrieblichen Abläufe. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollten Sie sich auf ein kleines Projekt einstellen. Dies gilt übrigens auch schon für Solo-Selbstständige.
Zu Beginn der Zusammenarbeit unterhalten wir uns mit Ihnen und erforschen dabei Ihre bisherigen innerbetrieblichen Abläufe. Gemeinsam erörtern wir, wie wir Ihre Prozessabläufe durch den Einsatz von Schnittstellen, Tools und Softwarelösungen optimieren können. Hierbei achten wir natürlich stets auf die Einhaltung der GoBD. Hin und wieder ist es erforderlich, eine bereits im Unternehmen eingesetzte Anwendung in den zukünftigen Prozess zu integrieren. Hierbei arbeiten wir gern mit Ihrem EDV-Partner / Ihrem Softwarehersteller zusammen. Sofern erforderlich, ziehen wir in umfangreicheren technischen Angelegenheiten ggf. andere Spezialisten hinzu.
Manchmal kann es aber auch sein, dass im Mandantenbetrieb ohnehin eine neue Software angeschafft werden soll. Hierbei kann die Suche auf dem DATEV-Marktplatz sinnvoll sein. Dort präsentieren DATEV-Softwarepartner und Anbieter von Anwendungen mit einer DATEV-Schnittstelle ihre Lösungen. Die dort vertretenen Programme gewährleisten ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen Unternehmen und Kanzlei.
In der nachfolgenden Infografik geben wir Ihnen einen beispielhaften Überblick dazu, welche Fragen wir Ihnen im Rahmen einer Ist-Analyse stellen könnten. Klicken Sie einfach auf die Infografik. Dann können Sie sich diese im PDF-Format herunterladen.
Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro - Wie geht es weiter?
Diese Frage lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Die einzige richtige Antwort muss lauten: “Es kommt darauf an.”
Schließlich kommen in jedem Mandantenunternehmen andere Prozesse und Programme zum Einsatz. Natürlich ist die Ausgangslage eines jeden Mandanten extrem unterschiedlich.
Manchmal wird im Betrieb eine spezielle Software eingesetzt, die exakt auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten ist. Hier setzen wir alles daran, deren “Spezialitäten” gedanklich zu durchdringen. Deshalb bieten wir den Mandanten beispielsweise an, an deren Softwareschulungen teilzunehmen. Nicht, weil wir selbst damit arbeiten wollten. Das ist ganz klar der Job der Unternehmen. Vielmehr geht es darum, dass wir ungenutzte Potenziale ausmachen wollen, die sich ggf. vorteilhaft in die gemeinsamen Prozesse integrieren lassen. Schließlich geht uns auch darum, KMU bei der digitalen Transformation zu unterstützen.
Mit einer digitalen Kanzlei zusammenarbeiten - Soll-Analyse und Prozesse
Branchenspezifische Besonderheiten – wie beispielsweise bei Bauleistern – begegnen uns quasi täglich. Deshalb müssen wir stets eine Fragestellung im Blick behalten: Welche Daten benötigt der jeweilige Mandantenbetrieb für eine betriebswirtschaftlich sinnvolle Unternehmensführung besonders? Hiernach fragen wir im Rahmen einer sog. Soll-Analyse. Dass die gesetzlichen Vorgaben von Steuerrecht und Handelsrecht im Rahmen des zukünftigen Prozesses erfüllt werden müssen, ist natürlich eine Selbstverständlichkeit.
Einen ersten Überblick zum Standardprozess der praktischen Zusammenarbeit können Sie der folgenden Infografik entnehmen. Allerdings ist es uns sehr wichtig, an dieser Stelle zu erwähnen, dass der Prozess auf vielerlei Art und Weise an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Er kann also in Ihrem Betrieb vollkommen anders aussehen. Viele Dinge können beschleunigt, einige sogar automatisiert werden. Schließlich geht es uns darum, Sie zeitnah bei Ihren unternehmerischen Entscheidungen unterstützen zu können. Das geht nur mit aktuellen Daten.
Keine Angst vor der Zusammenarbeit mit einer digitalen Kanzlei!
Sie müssen kein IT-Crack sein!
Immer wieder begegnen uns Unternehmer, die sich sorgen, dass sie die Digitalisierung ohnehin nicht verstehen würden. Sofern Sie ebenfalls zu dieser Bevölkerungsgruppe gehören: Wir können Ihnen Ihre Ängste nehmen! Es ist wirklich nicht erforderlich, ein Digital Native oder gar ein Nerd zu sein. Bisher hat noch jeder unserer Mandanten den Einstieg in die Materie des digitalen Rechnungswesens gefunden. Schließlich gehen wir stets schrittweise vor und lassen Sie nicht allein.
Alles, was Sie wirklich benötigen, sind in der Regel ein handelsüblicher Computer, ein Scanner und ein Internet-Anschluss. Der Rest findet sich. Schließlich unterstützen wir Sie: Beispielsweise durch persönliche Hilfestellungen. Vor Ort, telefonisch, per Videokonferenz oder mittels Mandantenfernbetreuung.
