Einführung der elektronischen Rechnung durch das Wachstumschancengesetz
Ab dem 01. Januar 2025 startet aufgrund in Deutschland die Einführungsphase der E-Rechnung im B2B-Bereich. Die gesetzlichen Grundlagen hierfür wurden im sog. Wachstumschancengesetz gelegt. Wir geben Ihnen in diesem Artikel einen Überblick und informieren Sie darüber, was deutsche Unternehmer nach diesem Gesetzesstand ab 2025 beachten müssen.
Autoren: Nicole Mentel und Michael Repschläger
Datum: Änderung am 19.11.2024 wegen Hinweis auf FAQ des BMF
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- Lesezeit: 6 Minuten
Einleitung: Neue Regelungen nach dem Wachstumschancengesetz zur E-Rechnung
Wie wir uns das Thema der E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz systematisch erarbeiten
Uns ist wichtig, dass Sie das Thema E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz möglichst schnell und umfassend durchdringen können. Jedes Unternehmen kann in einem anderen Ausmaß von den neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung betroffen sein. Deshalb haben wir zuerst nach Gemeinsamkeiten gesucht.
Fündig wurden wir bei der Tatsache, dass normalerweise jedes Unternehmen einen Rechnungseingang und einen Rechnungsausgang hat. Insofern betrachten wir im weiteren Verlauf stets zuerst die Rechnungseingangsseite. Anschließend wenden wir uns der Rechnungsausgangsseite zu.
Als Einstieg wenden wir uns jedoch zuerst einer elementaren Frage zu: Wer ist eigentlich Unternehmer? Der Grund für diese Fragestellung liegt auf der Hand. Schließlich gilt die neue E-Rechnung für Umsätze zwischen Unternehmern.
Eine wichtige Frage vorab: Wer ist Unternehmer?
Unternehmer - gesetzliche Definition
Da die E-Rechnung für B2B-Umsätze gilt, also für Umsätze zwischen Unternehmern, sollte man sich im ersten Schritt unbedingt damit beschäftigen, wer überhaupt ein Unternehmer ist.
Nach § 2 Umsatzsteuergesetz ist Unternehmer, „wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt“.
Gewerblich oder beruflich ist hiernach jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob man die Absicht hat, Gewinn zu erzielen.
Das heißt, Unternehmer sind bspw.
- Einzelhändler,
- Großhändler,
- Handelsvertreter,
- freiberuflich tätige Personen (z.B. Ärzte, Zahnärzte, Steuerberater oder Rechtsanwälte),
aber auch
- Vermieter (!),
- Künstler (!),
- Autoren (!),
- Personengesellschaften und
- Kapitalgesellschaften.
Folgerungen aus der gesetzlichen Definition
– Allgemeine Folgerungen:
Wahrscheinlich war einigen unserer Leserinnen und Leser bisher überhaupt nicht klar, dass sie Unternehmer sind. Insbesondere bei Mitgliedern der Heilberufe (bspw. Ärzte), Vermietern und künstlerisch Tätigen mangelt es erfahrungsgemäß oftmals an diesem (Selbst-)Verständnis.
Sie sollten nunmehr allerdings den gesetzlichen Tatsachen ins Auge schauen und einsehen, dass sie, wie alle anderen Unternehmer auch (auch sog. Kleinunternehmer!) – aufgrund ihrer Unternehmereigenschaft auch von der E-Rechnung betroffen sind.
– Noch eine Folgerung:
Auch Vereine sind von der E-Rechnung betroffen, soweit sie Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Dies gilt auch für gemeinnützige Vereine.
– Eine Klarstellung für Vereine:
Sofern ein Verein Leistungen für seinen nichtunternehmerischen Bereich bezieht, muss er allerdings keine E-Rechnungen empfangen können. Umgekehrt muss der Verein für seine eigenen Leistungen des nichtunternehmerischen Bereichs auch keine E-Rechnungen ausstellen. Mehr Informationen finden Vereine unter Punkt 5 der „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025“ des BMF vom 19.11.2024.
- Unternehmer: Wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt.
Somit auch Unternehmer:
- Vermieter,
- Künstler,
- Autoren,
- Ärzte,
- Zahnärzte,
- Personengesellschaften,
- Kapitalgesellschaften,
- Kleinunternehmer,
- etc.
E-Rechnung betrifft alle deutschen Unternehmer.
Eingangsrechnungen: Die neuen Regelungen ab 2025
Pflicht ab 01.01.2025: Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können
Hierfür ist es ausreichend, ein E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen.
Für die Herstellung der Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen existieren keinerlei Übergangsfristen!
Dringende Empfehlung: Empfangsbereitschaft herstellen!
Wir empfehlen allen Unternehmerinnen und Unternehmern dringend, sofern noch nicht geschehen, bis zum 01.01.2025 wenigstens die Empfangsbereitschaft für elektronische Rechnungen durch die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs herzustellen.
Grund: Sie müssen eine E-Rechnung, die von einem anderen Unternehmer im Inland im Format EN 16931 ausgestellt wurde, annehmen. Dieser darf die elektronische Rechnung ohne Ihre Zustimmung an Sie versenden.
Außerdem gilt: Nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 hat der Rechnungsempfänger bei Ablehnung einer elektronischen Rechnung keinerlei Anrecht auf eine alternative Rechnung. Dies gilt übrigens auch, wenn er technisch nicht zur Annahme in der Lage ist.
Der Rechnungsaussteller hat in derartigen Fällen durch die E-Rechnungsausstellung und sein nachweisliches Bemühen um eine ordnungsgemäße Übermittlung seinen umsatzsteuerrechtlichen Pflichten Genüge getan. Als Nachweis kann bspw. ein Sendeprotokoll dienen.
Nur, wenn ein übersandter Datensatz nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht, können Rechnungsempfänger ihren zivilrechtlichen Anspruch auf Rechnungserteilung gerichtlich geltend machen. Soweit sollte man unserer Ansicht nach in der Praxis allerdings nicht gehen. In solchen Fällen empfiehlt sich wohl eher, zuerst das Gespräch mit dem Rechnungsaussteller zu suchen.
Alle deutschen Unternehmer (auch Vermieter und Kleinunternehmer) müssen ab 01.01.2025 zwingend E-Rechnungen empfangen können.
- Zurverfügungstellung eines E-Mail-Postfachs ist hierfür ausreichend.
- Bei Ablehnung der E-Rechnung: Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf eine alternative Rechnung.
- Rechnungsempfänger muss der E-Rechnung seines deutschen Lieferanten nicht zustimmen.
Keine Übergangsfristen für elektronische Eingangsrechnungen!
Ausgangsrechnungen von Unternehmern an andere Unternehmer: Die neuen Regelungen nach dem Wachstumschancengesetz
Rechnungsausgang: Wen betrifft die E-Rechnung?
Bezüglich des Rechnungsausgangs betrifft die E-Rechnung alle Unternehmer, die Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführen. Lediglich Kleinunternehmer sollen wohl von der E-Rechnungspflicht für Ausgangsrechnungen ausgenommen werden. So ist es zumindest mittlerweile durch das Jahressteuergesetz 2024 geplant (siehe Seite 258 der Drucksache 20/13419 des Deutschen Bundestages).
Voraussetzungen für die Betroffenheit sind:
- Leistender Unternehmer und Leistungsempfänger sind im Inland (oder einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete = in Freihäfen und in den Gewässern und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie) ansässig und
- die Umsätze sind nicht nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei.
Somit sind diese Unternehmer zukünftig im B2B-Bereich von der E-Rechnungspflicht für Ausgangsrechnungen betroffen. In derartigen Fällen müssen zukünftig elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, ausgestellt werden.
Es gelten allerdings Übergangsfristen im Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2027, auf die wir weiter unten eingehen.
(Gesetzliche Fundstellen: § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG n.F. und § 27 Abs. 38 Nr. 1-3 UStG n.F.)
Sonstige Rechnungen: Andere Datei-Formate und Rechnungen auf Papier
Die bisher erlaubten und für die Rechnungsschreibung genutzten Datei-Formate sind, da sie nicht den im letzten Absatz genannten neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, nunmehr sogenannte „sonstige Rechnungen“.
Das heißt: Eine sonstige Rechnung ist ab dem 01. Januar 2025 eine Rechnung, die
- in einem anderen elektronischen (Datei-) Format oder
- auf Papier
an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
Die Übergangsfristen für die E-Rechnung im Ausgangsrechnungsbereich
Ab dem 01.01.2025 darf jeder deutsche Unternehmer E-Rechnungen an seine deutschen Unternehmenskunden versenden. Was ab 2025 unter dem Begriff der E-Rechnung zu verstehen ist, erfahren Sie in einem weiteren Artikel.
Da der Vorrang der Papierrechnung ab diesem Zeitpunkt entfällt, muss der Empfänger der E-Rechnung nicht mehr zustimmen.
Ferner dürfen ab Januar 2025 andere elektronische Rechnungen (bspw. PDF-Rechnungen) nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers versandt werden.
Papierrechnungen dürfen prinzipiell noch in der Zeit vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2026 versandt werden.
In der Zeit vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR sonstige Rechnungen (= Papierrechnungen und digitale Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen – bspw. „reine“ PDF-Dateien) an ihre inländischen unternehmerischen Kunden versenden.
Ab 01.01.2028 gilt im inländischen B2B-Bereich eine Pflicht, ausschließlich ordnungsgemäße E-Rechnungen zu versenden.
Einen Überblick zu den Übergangsfristen finden Sie in unserem Artikel „E-Rechnungspflicht – Der Zeitplan“.
Unsere Empfehlungen:
- Stellen Sie Ihre Prozesse schnellstmöglich auf der Versand von E-Rechnungen um, möglichst bis zum 01.01.2025,
- Nutzen Sie hierfür das ZUGFeRD-Format, das in unseren Augen eine einheitliche und einfache Lösung darstellt.
- Nutzen Sie unsere Checklisten zur Vorbereitung auf die E-Rechnung.
- Achten Sie darauf, Ihre Verfahrensdokumentation nach GoBD hinsichtlich der neuen Prozesse anzupassen.
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