Vermieter und die E-Rechnung

Es mag für die meisten Menschen lächerlich klingen. Trotzdem: In der Bundesrepublik Deutschland existieren mit Sicherheit noch immer viele Personen, die nicht über einen Zugang zum Internet verfügen. Insbesondere bei älteren Mitbürgerinnen und Mitbürgern dürfte dies so sein.

Mit der Umsetzung der E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz werden die Unternehmer dieses Landes quasi zwangsdigitalisiert. Sie müssen sich entweder einen eigenen Internetzugang zulegen oder den Rechnungsempfang an einen externen Dienstleister auslagern. Wir empfehlen Ihnen die erste Alternative.

Was bei größeren Unternehmen üblich ist, sollten Sie nach unserer Ansicht auch als Vermieter weniger Immobilien machen: Legen Sie eine gesonderte E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an (z.B. „Rechnungseingang@Vermietung-Test-Straße-11.de“). Anschließend teilen Sie diese sämtlichen Dienstleistern mit, die Sie im Zusammenhang mit Ihrer Vermietungstätigkeit beauftragen.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie schaffen Strukturen und behalten leichter den Überblick.

Trotzdem: Eines sollte Ihnen klar sein. Sie müssen Ihr neu geschaffenes E-Mail-Postfach fortan genauso behandeln wie Ihren Hausbriefkasten, in den Sie schließlich auch täglich schauen.

Hinweis: Gemäß Bundesfinanzministerium benötigen Sie zwar kein gesondertes E-Mail-Postfach, das ausschließlich dem Empfang von E-Rechnungen dient (Randziffer 40 des aktuellen BMF-Schreibens zur E-Rechnung). Für mehr Übersicht raten wir jedoch grundsätzlich dazu. Schließlich werden Sie auch so schlau sein, ein spezielles Bankkonto für alle Angelegenheiten, die mit der Vermietung Ihrer Immobilie zusammenhängen, eingerichtet haben

Für den internen Gebrauch Ihrer empfangenen E-Rechnungen dürfen Sie diese natürlich gern ausdrucken und in einem Ordner abheften. Ihnen sollte allerdings klar sein, dass diese Vorgehensweise nur bei ZUGFeRD-Rechnungen sinnvoll sein dürfte, da diese für Menschen problemlos lesbar sind. Bei XRechnungen dürfte Ihnen dies zumindest sehr schwerfallen.

Für den externen Gebrauch (bspw. zur Weitergabe an Ihr Steuerberatungsbüro für die Erstellung der Steuererklärung) sollten Sie dies allerdings keinesfalls tun. Sie sollten unbedingt daran denken, dass die digital vorliegende E-Rechnung das Original ist, das Sie auch aus steuerlichen Gründen vorhalten müssen. Sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, muss Ihnen klar sein, dass Sie ggf. Ihren Vorsteuerabzug gefährden könnten.

Bei Mietverhältnissen handelt es sich um sog. Dauerschuldverhältnisse. Üblicherweise werden hierüber Verträge geschlossen (bspw. ein Mietvertrag). Diese sind als Rechnung anzusehen, soweit sie die nach § 14 Absatz 4 UStG erforderlichen Pflichtangaben enthalten (u.a. vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, etc. – mehr Informationen hierzu auch in unserer Checkliste zur Vorsteuerabzugsberechtigung).

Bei der Immobilienvermietung gibt es eine Besonderheit, die man kennen sollte. Die dauerhafte Vermietung von Immobilien ist nämlich nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich umsatzsteuerbefreit. Diese grundsätzliche Steuerbefreiung dürfte auch der Grund dafür sein, dass sich nur wenige Vermieter und Vermieterinnen ihrer Unternehmereigenschaft bewusst sind. Sie kommen bei der Vermietung ihrer Eigentumswohnung oder Ihres Hauses schlichtweg nie mit der Umsatzsteuer in Berührung.

Allerdings besteht eine Möglichkeit, bei der Vermieter auf die Steuerbefreiung verzichten können: Wenn der Mieter das Grundstück nachweislich ausschließlich für Umsätze verwendet oder zu verwenden beabsichtigt, die seinen Vorsteuerabzug nicht ausschließen (siehe § 9 Absatz 2 UStG). Beispiele hierfür sind die Vermietung einer Werkstatt an einen Handwerker oder die Vermietung einer Ladenfläche an einen Autohändler.

Man spricht in den zuletzt genannten Fällen übrigens davon, dass der Vermieter zur Umsatzsteuer optiert. Er weist im Mietvertrag Umsatzsteuer aus, die sein Mieter als Vorsteuer abzieht.