Checklisten für Unternehmen zur Vorbereitung auf die E-Rechnung

Überprüfen Sie, welche Ihrer Lieferantinnen und Lieferanten in Deutschland ansässige Unternehmerinnen bzw. Unternehmer sind und führen Sie im Zuge dieser Durchsicht eine ggf. erforderliche Korrektur / Pflege der Stammdaten in Ihrer IT / Ihren Datenbanken durch.
Saubere Stammdaten sind das A und O guter Unternehmensprozesse!

Kontaktieren Sie Ihre Lieferantinnen und Lieferanten, um mit diesen die Möglichkeiten für einen zeitnahen Einstieg in ein sinnvolles E-Rechnungsformat zu besprechen.
Machen Sie Ihren Geschäftspartnern klar, dass Sie die Gelegenheit zur Optimierung von Unternehmensprozessen möchten. Zeigen Sie Ihnen die Vorteile der E-Rechnung für alle Beteiligten auf.

Richten Sie für den Rechnungseingang ein zentrales E-Mail-Postfach mit einer möglichst eindeutigen E-Mail-Adresse ein (bspw. „rechnungseingang@mein-unternehmen.de“).
Vorteile: Mehr Überblick im E-Mail-Programm und die Möglichkeit von signifikanten Prozessoptimierungen – sofern Sie diese Adresse ausschließlich für eingehende Rechnungen verwenden und diese von allen Lieferantinnen und Lieferanten verwendet wird.
Tipp: Lassen Sie sich hinsichtlich der Möglichkeiten optimierter Prozesse von Ihrem Steuerberater / der Steuerberaterin Ihres Vertrauens beraten. Hierdurch können Sie zukünftig ggf. viel Zeit sparen.

Sofern die von Ihnen eingesetzte (ERP-)Software keinen XML-Viewer hat: Besorgen Sie sich einen derartigen Viewer, um ggf. zukünftig eingehende E-Rechnungen mit diesem betrachten und überprüfen zu können.

XML-Viewer erhalten Sie teilweise kostenlos im Internet.

Software prüfen: Erfüllt die bei Ihnen eingesetzte Software alle Voraussetzungen, um Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat gut und komfortabel empfangen (und ggf. verarbeiten bzw. weiterleiten) zu können?
Benötigen Sie evtl. neue Software / neue Softwareversionen? Kontaktieren Sie diesbezüglich Ihren Anbieter.

Hinweis an alle kleineren Unternehmen: Wir raten Ihnen dringend vom Empfang Ihrer (Rechnungs-) Mails in einem rein browserbasierten E-Mail-Postfach ab. Gönnen Sie sich einen lokalen E-Mail-Client. Hierdurch erschließen Sie sich völlig neue Möglichkeiten in Sachen Überblick und Optimierungspotenzial.

Daneben: Insbesondere bei kleinen Unternehmen erleben wir in der Praxis einen sehr lockeren Umgang mit dem Thema IT-Sicherheit. Bitte beschäftigen Sie sich angesichts des sich fortschreitenden Digitalisierung damit! Ein kostenpflichtiger und stets aktueller Virenscanner auf einem PC mit aktuellem Betriebssystem gehört mittlerweile zu den Basics, ohne die Sie ansonsten gesamten Ihren Betrieb tagtäglich gefährden. Auch an dieser Stelle empfehlen wir Ihnen, kompetente Beratung in Anspruch zu nehmen und nicht mit gefährlichem Halbwissen „ins offene Messer zu laufen“. Es lohnt sich!

Zuständigkeiten für den E-Rechnungseingang in Ihrem Betrieb klären: Wer ist momentan für den Rechnungseingang zuständig? Wer soll zukünftig zuständig sein? Muss die zuständige Person ggf. geschult werden? Ist sie hinsichtlich der E-Rechnungsvorschriften im Bilde?

Prüfen Sie, welche Ihrer Kundinnen und Kunden Unternehmerinnen bzw. Unternehmer sind, die in Deutschland ansässig sind.
Erstellen Sie eine entsprechende Liste hierüber.

Als Nächstes erstellen Sie eine entsprechende Liste Ihrer Kunden, die Privatpersonen sind.
Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten ist es sinnvoll, einheitliche Prozesse zu gestalten. Überlegen Sie sich in diesem Zusammenhang unbedingt, ob Sie deshalb auch diesem Kundenkreis zukünftig E-Rechnungen senden. Hierfür bieten sich insbesondere ZUGFeRD-Rechnungen an, da diese problemlos für Menschen lesbar sind.

Nehmen Sie den Umstellungsprozess zum Anlass, die Stammdaten Ihrer Kundinnen und Kunden einer intensiven Pflege zu unterziehen.
Prüfen Sie, ob die Daten noch aktuell sind und korrigieren Sie diese bei Bedarf. Sofern dies technisch möglich ist, hinterlegen Sie in Ihrem Faktura-System eine gesonderte E-Mail-Adresse Ihrer Kundinnen und Kunden für den Rechnungseingang. So verringern Sie, dass Ihre Rechnungen zwischen Massen von Newslettern und sonstigem Schriftverkehr im E-Mail-Postfach Ihrer Geschäftsfreunde untergehen.

Checken Sie Ihre IT (Teil 1):
Erfüllt Ihr bisher genutztes Fakturierungsprogramm die neuen Anforderungen der E-Rechnung? Müssen Sie ggf. auf ein neues Programm bzw. eine neue Programmversion umstellen? Kontaktieren Sie in diesem Zusammenhang unbedingt Ihren Software-Anbieter und ggf. Ihren Systempartner / EDV-Verantwortlichen. Holen Sie sinnvollerweise auch Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin mit ins Boot. Stichworte: Schnittstellen und (zukünftige) Prozesse.
Hinweis: Sie sind wahrscheinlich nicht die einzige Person, die in nächster Zeit fachkundigen Rat im Bereich der E-Rechnungseinführung benötigt. Rechnen Sie mit einer hohen Auslastung von Software-Anbietern, IT-Experten und Steuerberatungsbüros.

Checken Sie Ihre IT (Teil 2):
Nutzen Sie womöglich bisher lediglich ein Textverarbeitungsprogramm (bspw. Microsoft Word ™) oder ein Tabellenkalkulationsprogramm (bspw. Microsoft Excel ™) für Ihre Rechnungsschreibung? Dann besteht für Sie dringender Handlungsbedarf! Wir empfehlen Ihnen dringend, auf ein professionelles Fakturierungsprogramm umzusteigen. Günstige Cloudlösungen wie DATEV Auftragswesen next oder Lexware Office machen den Umstieg grundsätzlich einfach.
Bedenken Sie allerdings auch in diesem Zusammenhang die erforderliche Einarbeitung und die Umstellung von alten Gewohnheiten. Auch hierfür gilt: Steuerberater / Steuerberaterin kontaktieren! Hier hat man Erfahrungswerte und kann Ihnen im Rahmen einer E-Rechnungs-Beratung Empfehlungen aussprechen. So sparen Sie am Ende viel Zeit, viel Geld und unnötigen Frust.

Stellen Sie die Zuständigkeiten für den E-Rechnungsversand in Ihrem Betrieb auf den Prüfstand:
Wer ist aktuell für die Rechnungsschreibung zuständig? Wer soll es zukünftig sein? Besteht Schulungsbedarf rund um das Thema E-Rechnung bzw. hinsichtlich einer veränderten Software? Sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf dem Stand der aktuellen Rechtslage?