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Digitale Buchführung: So haben Sie alle Zahlen im Blick

Buchführung war bisher immer lästig für Sie? Ihre BWA ist veraltet? Mit Ihrer OPOS-Liste können Sie nichts anfangen? Dann steigen Sie so schnellstmöglich mit uns auf digitale Buchführung um. Dabei ist es egal, ob Sie in Hamburg, in Hannover oder gar in München sind, wir als Steuerberatungsbüro kümmern uns um Ihre Fibu.
Damit Sie mehr Überblick und weniger Stress haben. Papierkram war gestern!

Ihre Vorteile – Das bringt Ihnen digitale Buchführung

1. Vorteil der digitalen Buchführung

Zeitersparnis durch digitale Fibu: Belege scannen Sie einfach. Danach laden Sie diese in sichere DATEV-Cloud. Übrigens auch mobil mit dem Smartphone. Zahlungen? Erledigen Sie direkt vom Belegbild. Sicher und praktisch!

2. Vorteil der digitalen Buchführung

Weniger Papier: Im revisionssicheren Belegarchiv finden Sie jede Rechnung in Sekundenschnelle. Sie müssen nicht mehr mühselig in dicken Ordnern blättern. Ebenso entfallen Belegkopien für den Steuerberater.

3. Vorteil der digitalen Buchführung

Mehr Überblick: Zeitnahe Auswertungen helfen Ihnen bei der Steuerung Ihres Unternehmens. Dadurch haben Sie Ihre Liquidität mit Unternehmen online jederzeit im Blick. Wobei dies natürlich auch für Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten gilt. Kurzum: Lästige Buchhaltung war gestern. Stattdessen gehört Buchhaltung mit Mehrwert die Zukunft.

4. Vorteil der digitalen Buchführung

Ortsunabhängigkeit: Sie sind viel unterwegs? Kurz gesagt: Kein Problem! Denn mobiles Scannen ist kein Hexenwerk. Und Ihre BWA können Sie auch im Hotel checken. Ihre OPOS-Liste ebenfalls.

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Ja, das interessiert mich

Wie funktioniert digitale Buchführung?

Jedes Unternehmen ist individuell. So ist es auch mit den Komponenten, die in der Buchhaltung benötigt werden. Im Folgenden finden Sie einige ausgewählte Kerntätigkeiten. Denn diese kommen in den meisten Betrieben vor. Dessen ungeachtet können Sie neben diesen Standards auch andere Module einsetzen. Kein Problem! Sprechen Sie uns gern an.

Zuerst klicken Sie einfach mal auf einen der folgenden Buttons. So kommen Sie direkt zu dem Prozess, der Sie interessiert.

kaufmännische Prozesse bearbeiten

Führen eines Kassenbuchs

Angebote und Rechnungen

Digitale Buchführung und kaufmännische Prozesse

Buchhaltungsprozess bisher:

Bisher war die Finanzbuchführung von viel manueller Arbeit geprägt. Außerdem drehte sie sich viel um Papier.
Es wurden Belege für den Steuerberater gesammelt. Diese wurden sortiert und in einem Ordner außer Haus gegeben.
Unbezahlte Rechnungsbelege wurden häufig kopiert. Schließlich benötigte das Steuerberatungsbüro einige Zeit für die Bearbeitung.

In vielen Betrieben gab es eine Schattenbuchführung. Dafür wurden Listen geführt und offene Posten und Kontoauszüge manuell geprüft.
Sie als Unternehmer hatten das Gefühl, das Ganze fast nur für das Finanzamt zu machen. Entlastung sah jedenfalls anders aus.

Mit den Auswertungen des Steuerberaters war auch nicht viel anzufangen. Schließlich waren diese meist veraltet. Außerdem schienen sie nur für die Steuer benötigt zu werden.
Und die Belege mussten Sie oftmals auch noch wieder umsortieren, wenn sie denn mal zurück im Betrieb waren. Denn Sie haben ja ein anderes Ablagesystem als die Steuerberatungskanzlei.

Buchhaltungsprozess digital:

Papierbelege, die Ihr Unternehmen von Lieferanten erhält, werden von Ihnen gescannt. Anschließend übermitteln Sie die Belegbilder an die sichere Plattform DATEV Unternehmen online. Sofern Ihnen Rechnungen in elektronischer Form vorliegen, leiten Sie direkt dorthin weiter. Dafür stehen Ihnen verschiedene kostenlose Tools zur Verfügung. Bei Bedarf bearbeiten Sie Ihre Belege in Unternehmen online einfach nach.

Die Papierbelege bleiben bei Ihnen. Darum legen Sie diese einfach Ihrem Büro ab! Natürlich nach Ihrem eigenen Ordnungssystem!
Die Steuerberatungskanzlei erstellt Ihre Buchführung zeitnah. Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und OPOS-Listen stellt sie Ihnen online zur Verfügung.

Die Bezahlung von Eingangsrechnungen wird über die Zahlfunktion in Unternehmen online vorgenommen. Folgerichtig zahlen Sie einfach direkt vom Belegbild. Danach wird dieses automatisch im integrierten Onlinebanking an den Kontoumsatz geheftet. Die Überweisung wird automatisch über eine Texterkennung vorausgefüllt.

Weiterer Bestandteil der digitalen Buchführung: Das elektronische Kassenbuch

Kassenbuch bisher:

Auch das Führen eines Kassenbuchs war bisher stark von manuellen Tätigkeiten geprägt. Natürlich waren diese ebenfalls ziemlich papierlastig.
Die Zahlen wurden mit dem Kugelschreiber in ein Formblatt eingetragen. Wehe, wenn man sich einmal verschrieb.

Außerdem waren manuelle Kassen fehleranfällig. Schließlich kann sich jeder mal verrechnen. Egal, wie oft man seine Werte kontrolliert.
Handschriftliche Kassenblätter mit Rechenfehlern und Übertragungsfehlern kennen bestimmt auch Sie.

Haben Sie auch schon mal Ihre mühsam geschriebene Kasse vom Steuerbüro mit einem bösen Brief zurückerhalten?
Dann wissen Sie selbst, wo die Probleme einer offenen Ladenkasse liegen.

Elektronisches Kassenbuch:

Sie erfassen Ihre täglichen Einnahmen und Ausgaben in Kassenbuch online. Das ist ein Bereich in der Cloud-Anwendung Unternehmen online. Die Erfassung geschieht anhand der Belegbilder. Diese liegen dort von Ihren gescannten Papierbelegen vor.

Sie befinden sich dabei immer auf der sicheren Seite:
Das Programm errechnet den Kassensaldo automatisch. Ebenfalls in das Tool integriert: Eine Kassenminusprüfung. Und ein Zählprotokoll finden Sie auch darin.

Es können praktisch keine Fehler passieren. Deshalb ist Kassenbuch online GoBD-konform.

Die Papierbelege bleiben auch beim elektronischen Kassenbuch wieder bei Ihnen. Ihren fertigen Kassenaufzeichnungen stellen Sie der Kanzlei elektronisch zum Verbuchen zur Verfügung. Die Belegbilder hängen an der Kasse. Das war´s.

Gehört auch zur digitalen Buchführung: Angebote und Rechnungen richtig schreiben

Angebote und Rechnungen früher:

Viele Unternehmer haben Probleme mit Rechnungen und Angeboten. Ihr Hauptproblem: Sie sind schlecht organisiert. Außerdem schreiben sie Rechnungen oft mit Word™ oder Excel™. Das ist nicht nur wegen der Einführung der GoBD problematisch.

Es ist auch unpraktisch und kostet viel Zeit. Denn meist fehlt den Selbstständigen eine Datenbank mit gepflegten Stammdaten. Und automatische Übernahmen in ein Rechnungsformular oder ein Angebotsformular gibt es auch nicht.

Warum schreiben Viele wohl zu wenige Angebote und Rechnungen? Weil es einfach zu lange dauert und keinen Spaß macht.

Angebote und Rechnungen heute:

Unternehmen online wird bei Bedarf durch eine Rechnungsschreibung ergänzt. In dem Faktura-Programm Auftragswesen online durchlaufen Sie einen Workflow. Zuerst erstellen Sie dort ein Angebot. Anschließend übernehmen Sie die Angebotsdaten direkt in den nächsten Prozessabschnitt. Dort stehen Sie Ihnen für Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung zur Verfügung. Für den Fall, dass mal etwas schief läuft: Eine einfache Überführung in eine Rechnungskorrektur („Gutschrift“) gibt es natürlich auch. Und Zahlungserinnerungen lassen sich ebenfalls leicht erstellen.
Außerdem finden Sie im Programm Datenbanken für die Stammdaten. Dort sammeln Sie die Daten Ihrer Kunden, Artikel oder Dienstleistungen. Auch verschiedene Rankings enthält die GoBD-konforme Software. Rechnungen werden im ZUGFeRD-Format per Mail verschickt. Belege werden direkt an die Fibu übergeben.

Digitale Finanzbuchhaltung - Mehr Informationen

Wahrscheinlich konnten wir Sie schon von den Vorzügen einer digitalen Zusammenarbeit überzeugen. Allerdings sind vielleicht ein paar Dinge noch unklar. Deshalb möchten wir Ihnen noch häufig gestellte Fragen (FAQ) beantworten.

Buchhaltung – Weitere Infos zur digitalen Zusammenarbeit

Ist die digitale Buchhaltung mit Unternehmen online sicher?

Für Sicherheit sorgen bei Unternehmen online verschiedene Komponenten. Zum einen liegen Ihre Daten in einem der sichersten Rechenzentren der Bundesrepublik. Andererseits ist der Zugang zum DATEV-Rechenzentrum nur mit zusätzlichen Komponenten möglich.

Beispielsweise handelt es sich hierbei um die DATEV SmartCard. Diese sichert die Verbindung zum Rechenzentrum ab.

Außerdem benötigen Sie für die Nutzung der SmartCard neben einer speziellen Software (DATEV Sicherheitspaket compact) ein Lesegerät oder einen sog. DATEV mIDenty Stick.

Ferner ist es möglich, den sicheren Zugang zum Rechenzentrum über die App DATEV SmartLogin herzustellen. Hierfür benötigen Sie neben Ihrem Rechner und Ihrem Smartphone keine weitere Hardware.

Hier finden Sie in diesem Zusammenhang eine Zusammenstellung von Tools.

Funktioniert die digitale Fibu mit Unternehmen online auch auf dem Mac?

Im Falle, dass Sie Apple-Nutzer sind, nutzen Sie bitte den Browser Google Chrome auf Ihrem Mac. Zur Authentifizierung verwenden Sie dann DATEV SmartLogin.

Welche Tools gibt es zum Hochladen von Belegen in die DATEV-Cloud?

Es gibt viele verschiedene Situationen und Szenarien, in denen man Belege digitalisieren möchte. Aus diesem Grunde existieren unterschiedliche Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Für die Nutzung auf dem PC empfiehlt sich das Scan-Modul. Dieses wird lokal installiert. Es eignet sich besonders für direkt mit dem Rechner verbundene Scanner mit Twain-Schnittstelle. Das Scan-Modul ist verquickt mit dem Belegtransfer. Falls Sie einmal eine Rechnung hochladen möchten, die Ihnen bereits digital zugegangen ist, sind Sie hiermit gut bedient. Durch die Aktivierung eines Überwachungsmodus in DATEV Belegtransfer automatisieren Sie Ihren Belegfluss. Auch der Upload von strukturierten Belegdaten ist hierdurch leicht möglich. Z.B. bei ZUGFeRD-Rechnungen ist dies wichtig.
Der Belegtransfer eignet sich auch für den Einsatz in Netzwerken.

Das browserbasierte Tool Dokument-Upload online steht Mac- und PC-Usern gleichermaßen zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine leicht verständliche Web-Anwendung. Mit dieser scannen Sie problemlos zwischendurch Belege und laden sie ins Rechenzentrum hoch.

Auch unterwegs scannen Sie ohne Probleme. Hierfür steht Ihnen die App Upload mobil zur Verfügung. Die App ist lauffähig unter Android™ und iOS™.

Außerdem gibt es DATEV Upload Mail. Dabei handelt es sich um einen neuen Zugangsweg, den die DATEV erst Anfang 2020 eröffnete. Hiermit kann der Anwender per E-Mail eingegangene PDF-Rechnungen komfortabel an eine eigene Zieladresse im Rechenzentrum weiterleiten. Die PDF-Datei wird aus der E-Mail extrahiert und in Unternehmen online gespeichert. Eine Authentfizierung ist bei diesem Verfahren lediglich bei der Einrichtung erforderlich. Somit ist auch eine Weiterleitung aus der Mail-App Ihres Smartphones problemlos möglich.

Kann ich Unternehmen online auch als Selbstbucher nutzen?

Sofern Sie eine entsprechende Rechnungswesen-Anwendung der DATEV für die Verbuchung Ihrer Belege nutzen, ist es auch Ihnen als Selbstbucher möglich, Unternehmen online zu nutzen. Sprechen Sie uns gern an. Sicher finden wir gemeinsam einen Weg für eine gewinnbringende Zusammenarbeit.

Darf ich meine Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Leider ist das sog. Ersetzende Scannen ohne eine besondere Verfahrensdokumentation nicht zulässig. Sofern Sie sich mit dem Gedanken befassen, Ihre Papierbelege wegwerfen zu wollen, sprechen Sie uns gern an. Wir empfehlen Ihnen dringend, hierzu eine umfassende Beratung in Anspruch zu nehmen.

Ich mache meine Buchhaltung mit einem anderen Programm. Kann ich trotzdem mit MENTEL zusammenarbeiten?

Na klar! Am besten ist es, wenn Sie sich einfach mal an uns wenden. Wir schauen dann nach einer sinnvollen Schnittstelle zwischen unseren Softwarewelten. Wenden Sie sich einfach an Michael Repschläger. Er hilft Ihnen gern weiter.

Noch Fragen? Jetzt anrufen: 040 800085170