Upload Mail von DATEV - So klappt die schnelle Einrichtung des Tools

Damit Sie Sie DATEV Upload Mail einrichten und nutzen können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Sie benötigen natürlich einen Vertrag für DATEV Unternehmen online. Außerdem müssen Sie über ein Zugangsmedium der DATEV verfügen. Zugangsmedien sind die DATEV SmartCard, der DATEV mIdentity oder DATEV SmartLogin.

Des Weiteren müssen Ihnen für Ihr jeweiliges Zugangsmedium Standardrechte für Belege in der Rechteverwaltung online erteilt worden sein.

Sofern Sie bereits zuvor Belege nach Unternehmen online übertragen haben, sollten diese Voraussetzungen eigentlich erfüllt sein. Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich an Ihr Steuerberatungsbüro. Dort wird man Ihnen sicher weiterhelfen können.

Melden Sie sich mit Ihrem Zugangsmedium in Unternehmen online an: Öffnen Sie dort in Ihrem Browser die Startseite Belege.
Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie eine Seitenleiste. Es kann sein, dass Sie die Seitenleiste mit der Maus aufklappen müssen.

Klicken Sie auf die oberste Position der Leiste: “Stammdaten”

Nach Schritt 2 öffnet sich das Fenster der Stammdaten.
Klicken Sie zuerst links auf “Upload Mail”.
Anschließend wählen Sie “Konfigurieren”.

Infolge Ihres letzten Klicks sind Sie zum Ausgangspunkt der tatsächlichen Einrichtung gelangt.
Durch das Anklicken des Buttons “Jetzt einrichten” starten Sie den eigentlichen Einrichtungsprozess.

Unter der Überschrift “Konfigurieren” legen Sie zuerst die Absender-E-Mail-Adresse fest, die Sie für das Upload-Tool nutzen wollen. Tragen Sie diese im oberen Feld ein. Dabei muss Ihnen klar sein, dass Sie zukünftig nur genau diese Absenderadresse zum Senden von Belegen an Belege online nutzen können. Allerdings ist es Ihnen möglich, später weitere Absenderadressen festzulegen.
Nach dem Eintrag der E-Mail-Adresse klicken Sie auf den Button “Bestätigungs-E-Mail verschicken”. Hiermit fordern Sie die Bestätigung der Adresse an.

Anschließend erhalten Sie umgehend die Bestätigung, dass eine Mail an die angegebene Adresse gesendet wurde. Daneben werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Sie Ihren Spam-Ordner prüfen sollten, sofern Sie keine E-Mail in Ihrem Postfach vorfinden.

Öffnen Sie die Bestätigungsmail der DATEV und klicken Sie einfach auf den Button “Absenderadresse bestätigen”. Dadurch zeigen Sie der DATEV, dass Sie die Person sind, die kurz zuvor Anstrengungen unternommen hat, Ihre Absenderadresse in Unternehmen online zu hinterlegen.

Durch die Bestätigung Ihrer Absenderadresse haben Sie den Einrichtungsprozess (fast) abgeschlossen. Der Browser öffnet sich und Sie sehen die nebenstehende Seite “Einstellungen” von Upload Mail.
Außerdem erkennen Sie oben rechts, dass die Einrichtung (zumindest für die DATEV) erfolgreich abgeschlossen wurde.
Auf dieser Seite können Sie außerdem weitere Belegtypen und zusätzliche Absender hinzufügen. Ferner sehen Sie die Ihnen zugeteilte Zieladresse. Diese endet immer auf “@uploadmail.datev.de”. Hier sind auch Dinge wie das Kopieren und Löschen der Zieladresse möglich.
Wir empfehlen Ihnen, nicht den Haken für die E-Mail-Benachrichtigung zu entfernen. Dadurch besteht wenigstens eine kleine Chance, dass Sie bemerken, wenn Belege nicht in Belege online ankommen.

Update:
Es ist jetzt möglich, hinsichtlich der E-Mail-Benachrichtigung eine Auswahl zu treffen. Das Dropdown-Menü lässt dem User die Wahl zwischen “Immer” und “Nur bei Fehlern”. Diese sinnvolle Neuerung dürfte Ihr Postfach – zumindest beim Treffen der letzteren Auswahlmöglichkeit – angenehm frei von weitgehend nutzlosen Benachrichtigungsmails zu halten. Im nebenstehenden Bild erkennen Sie, wo Sie Ihre persönliche Wahl treffen können.

Sie erhalten noch eine Mail von DATEV Unternehmen online. Diese trägt den Betreff “Belege hochladen – so funktioniert´s”.
Unser Tipp: Lesen Sie die Mail und merken Sie sich die wichtigsten Inhalte!
Damit Ihr neues Upload-Tool zu voller Form auflaufen kann sind nämlich die folgenden drei Punkte immer zu beachten:

1. Sie können nur bis zu zehn Anhänge pro E-Mail mit Ihrem neuen Werkzeug zum Hochladen versenden! Die bisherige Limitierung auf einen Anhang pro Mail wurde von der DATEV am 23.09.2020 aufgehoben.
2. Die Dateigröße darf maximal 20 MB betragen!
3. Es werden nur Anhänge im PDF-, TIF- oder TIFF-Format unterstützt!

Damit Sie nicht immer die kryptische Zieladresse von Hand eingeben müssen, sollten Sie diese unbedingt durch Anklicken der im Mail-Anhang befindlichen Visitenkarte zu den Kontakten in Ihrem Mail-Programm hinzufügen.

Wie immer gibt es natürlich auch bei dieser praktischen Anwendung anscheinend Kinderkrankheiten. Die DATEV berichtet aktuell von einem sporadisch auftauchenden Phänomen. So kann es wohl hin und wieder vorkommen, dass die Bestätigung der Absender-E-Mail-Adresse nicht durch Anklicken des Buttons in der Bestätigungs-Mail durchgeführt werden kann. Dabei wird keine Weiterleitung zu Unternehmen online durchgeführt.

In derartigen Fällen kopieren Sie einfach den Hyperlink durch Rechtsklick auf den Button und Auswahl von “Hyperlink kopieren” im Kontextmenü. Diesen Link fügen Sie in Ihren Browser ein und melden sich mit einem Zugangsmedium (DATEV mIdentity, DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin) in DATEV Unternehmen online an. Hierdurch bestätigen Sie die Absender-E-Mail-Adresse auf manuellem Wege.