Upload Mail von DATEV - So klappt die schnelle Einrichtung des Tools

Melden Sie sich mit Ihrem Zugangsmedium in Unternehmen online an: Öffnen Sie dort in Ihrem Browser die Startseite Belege.
Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie eine Seitenleiste. Es kann sein, dass Sie die Seitenleiste mit der Maus aufklappen müssen.

Klicken Sie auf die oberste Position der Leiste: „Stammdaten“

Nach Schritt 2 öffnet sich das Fenster der Stammdaten.
Klicken Sie zuerst links auf „Upload Mail“.
Anschließend wählen Sie „Konfigurieren“.

Infolge Ihres letzten Klicks sind Sie zum Ausgangspunkt der tatsächlichen Einrichtung gelangt.
Durch das Anklicken des Buttons „Jetzt einrichten“ starten Sie den eigentlichen Einrichtungsprozess.

Unter der Überschrift „Konfigurieren“ legen Sie zuerst die Absender-E-Mail-Adresse fest, die Sie für das Upload-Tool nutzen wollen. Tragen Sie diese im oberen Feld ein. Dabei muss Ihnen klar sein, dass Sie zukünftig nur genau diese Absenderadresse zum Senden von Belegen an Belege online nutzen können. Allerdings ist es Ihnen möglich, später weitere Absenderadressen festzulegen.
Nach dem Eintrag der E-Mail-Adresse klicken Sie auf den Button „Bestätigungs-E-Mail verschicken“. Hiermit fordern Sie die Bestätigung der Adresse an.

Anschließend erhalten Sie umgehend die Bestätigung, dass eine Mail an die angegebene Adresse gesendet wurde. Daneben werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Sie Ihren Spam-Ordner prüfen sollten, sofern Sie keine E-Mail in Ihrem Postfach vorfinden.

Öffnen Sie die Bestätigungsmail der DATEV und klicken Sie einfach auf den Button „Absenderadresse bestätigen“. Dadurch zeigen Sie der DATEV, dass Sie die Person sind, die kurz zuvor Anstrengungen unternommen hat, Ihre Absenderadresse in Unternehmen online zu hinterlegen.

Durch die Bestätigung Ihrer Absenderadresse haben Sie den Einrichtungsprozess (fast) abgeschlossen. Der Browser öffnet sich und Sie sehen die nebenstehende Seite „Einstellungen“ von Upload Mail.
Außerdem erkennen Sie oben rechts, dass die Einrichtung (zumindest für die DATEV) erfolgreich abgeschlossen wurde.
Auf dieser Seite können Sie außerdem weitere Belegtypen und zusätzliche Absender hinzufügen. Ferner sehen Sie die Ihnen zugeteilte Zieladresse. Diese endet immer auf „@uploadmail.datev.de“. Hier sind auch Dinge wie das Kopieren und Löschen der Zieladresse möglich.
Wir empfehlen Ihnen, nicht den Haken für die E-Mail-Benachrichtigung zu entfernen. Dadurch besteht wenigstens eine kleine Chance, dass Sie bemerken, wenn Belege nicht in Belege online ankommen.

Update:
Es ist jetzt möglich, hinsichtlich der E-Mail-Benachrichtigung eine Auswahl zu treffen. Das Dropdown-Menü lässt dem User die Wahl zwischen „Immer“ und „Nur bei Fehlern“. Diese sinnvolle Neuerung dürfte Ihr Postfach – zumindest beim Treffen der letzteren Auswahlmöglichkeit – angenehm frei von weitgehend nutzlosen Benachrichtigungsmails zu halten. Im nebenstehenden Bild erkennen Sie, wo Sie Ihre persönliche Wahl treffen können.

Sie erhalten noch eine Mail von DATEV Unternehmen online. Diese trägt den Betreff „Belege hochladen – so funktioniert´s“.
Unser Tipp: Lesen Sie die Mail und merken Sie sich die wichtigsten Inhalte!
Damit Ihr neues Upload-Tool zu voller Form auflaufen kann sind nämlich die folgenden drei Punkte immer zu beachten:

1. Sie können nur bis zu zehn Anhänge pro E-Mail mit Ihrem neuen Werkzeug zum Hochladen versenden! Die bisherige Limitierung auf einen Anhang pro Mail wurde von der DATEV am 23.09.2020 aufgehoben.
2. Die Dateigröße darf maximal 20 MB betragen!
3. Es werden nur Anhänge im PDF-, TIF- oder TIFF-Format unterstützt!

Damit Sie nicht immer die kryptische Zieladresse von Hand eingeben müssen, sollten Sie diese unbedingt durch Anklicken der im Mail-Anhang befindlichen Visitenkarte zu den Kontakten in Ihrem Mail-Programm hinzufügen.

Für alle, die sich der Einrichtung von DATEV Upload Mail lieber anhand von bewegten Bildern nähern möchten, haben wir nachfolgend einen Link zu einem Servicevideo der DATEV eingebaut:

Wir beurteilen die Einführung von Upload Mail als enorm hilfreich. Endlich kann der User Belege per E-Mail hochladen und Rechnungen einfach weiterleiten. Hierdurch lässt sich die Buchführung stark automatisieren und der Buchführungsprozess vereinfachen. Es dürfte jetzt auch für den letzten Skeptiker keinen plausiblen Grund mehr geben, auf die Vorzüge von Unternehmen online zu verzichten. Da Belege jeglicher Art ohne vorheriges „Einloggen“ selbst mit dem Smartphone hochgeladen werden können, gibt es keinen Grund mehr, weiterhin auf Pendelordner zu setzen. Dabei ist es nach unserer Meinung nunmehr sogar vollkommen egal, ob Sie überhaupt über einen Scanner und einen PC verfügen. Ein Smartphone reicht völlig.

Und noch etwas ist wirklich prima: Sie benötigen keine Administrator-Rechte für die Einrichtung von Upload Mail. Somit benötigen Sie keine Hilfe Ihres Steuerberatungsbüros hierbei. Nutzen Sie einfach diesen Artikel als Einrichtungsleitfaden. Dann sollte eigentlich alles klappen.

Wie immer gibt es natürlich auch bei dieser praktischen Anwendung anscheinend Kinderkrankheiten. Die DATEV berichtet aktuell von einem sporadisch auftauchenden Phänomen. So kann es wohl hin und wieder vorkommen, dass die Bestätigung der Absender-E-Mail-Adresse nicht durch Anklicken des Buttons in der Bestätigungs-Mail durchgeführt werden kann. Dabei wird keine Weiterleitung zu Unternehmen online durchgeführt.

In derartigen Fällen kopieren Sie einfach den Hyperlink durch Rechtsklick auf den Button und Auswahl von “Hyperlink kopieren” im Kontextmenü. Diesen Link fügen Sie in Ihren Browser ein und melden sich mit einem Zugangsmedium (DATEV mIdentity, DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin) in DATEV Unternehmen online an. Hierdurch bestätigen Sie die Absender-E-Mail-Adresse auf manuellem Wege.

Diejenigen, die ein höheres Belegaufkommen haben, sollten jetzt unbedingt darüber nachdenken, wie sich die Buchführung mit Upload Mail weiter automatisieren lässt. Dazu möchten wir Sie animieren, vielleicht über einen Scanner mit einer „Scan to Mail“- Funktionalität nachzudenken. Dabei scannen Sie Ihre Rechnungen und Ihr Scanner wird sie einfach direkt an Unternehmen online weiterleiten.

Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per Mail versenden, setzen Sie die Ziel-E-Mail-Adresse für den Belegtyp „Ausgangsrechnungen“ von Upload Mail einfach in das Feld „BCC“. So schicken Sie die Rechnung in einem Schritt an Ihren Kunden und an Unternehmen online. Das gilt natürlich nur, wenn Sie nicht DATEV Auftragswesen online verwenden. Dort ist eine andere Bereitstellungslogik anzuwenden.

Außerdem sollten Sie sich damit beschäftigen, wie Sie die Dinge um Ihre Buchführung herum automatisieren. Durch die Einrichtung sinnvoller Regeln im Mail-Programm halten Sie Ihr Postfach sauber. Hierfür richten Sie im Mail-Client bspw. für die Bestätigungsmails der DATEV entsprechende Ordner ein, in denen diese dann automatisiert abgelegt werden.

Des Weiteren ist es unserer Ansicht nach nicht empfehlenswert, die Ziel-E-Mail-Adresse an Geschäftspartner (Lieferanten, etc.) weiterzugeben. Schließlich müssen Sie Belege vor dem Upload inhaltlich prüfen. Eine Prüfung die erst in Unternehmen online erfolgt, ist unserer Ansicht nach nicht sinnvoll. Hierbei gehen Sie verschiedene Prozessrisiken ein. Ein Beispiel: Ihr Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung über Leistungen, die er nie erbracht hat. Wenn diese Rechnung direkt in Unternehmen online landet, da der Lieferant sie an die Ziel-E-Mail-Adresse gesandt hat (die Sie ihm mitgeteilt haben), besteht bspw. die Gefahr, dass dieser Beleg bereits durch Ihren Steuerberater verbucht wird bevor Sie ihn inhaltlich geprüft haben.

Bei allen Bestrebungen, die Buchführung weiter automatisieren zu wollen, müssen Sie auch stets die GoBD im Auge behalten. Ihr Buchführungsprozess muss nachvollziehbar sein, Belege können Sie zwar einfach hochladen, die Belegbilder müssen aber immer gut lesbar sein. Im Zweifel sollten Sie sich unbedingt an ein Steuerbüro wenden, das Erfahrung mit der Digitalisierung der Prozesse des Rechnungswesens hat.